新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

陳淑玲

摘 要：事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展改革當(dāng)中扮演著重要角色，是社會(huì)建設(shè)的堅(jiān)實(shí)力量，也在跟隨著社會(huì)發(fā)展變遷而不斷的進(jìn)行變革。新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理需要變革傳統(tǒng)落后的檔案工作思路和管理方法，改變不適應(yīng)新時(shí)代事業(yè)單位發(fā)展要求的內(nèi)容，迎接新時(shí)代的到來。只有加大事業(yè)單位檔案管理思路與方法的創(chuàng)新力度，才能夠滿足事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展的要求，為社會(huì)進(jìn)步提供必要?jiǎng)恿?。事業(yè)單位需要積極調(diào)整檔案管理思路，了解新時(shí)代的檔案管理需求，以便用新型檔案管理模式滿足事業(yè)單位的改革創(chuàng)新需要，彌補(bǔ)事業(yè)單位在管理工作方面存在的薄弱點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路;方法

事業(yè)單位是一種特殊性的組織機(jī)構(gòu)，雖然組織形式和國(guó)家機(jī)構(gòu)比較相似，但不能夠歸入政府機(jī)構(gòu)范疇，顯現(xiàn)出極強(qiáng)的公益性。事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于單位的長(zhǎng)足發(fā)展來說，有著很高的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不單單可以進(jìn)一步強(qiáng)化單位的登記管理和其他服務(wù)也可以提升單位工作效率與質(zhì)量，有效統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位需要扭轉(zhuǎn)過去的檔案管理思想，高度關(guān)注檔案管理事業(yè)，并對(duì)新時(shí)期背景下的檔案管理要求進(jìn)行分析，助推事業(yè)單位的長(zhǎng)效改進(jìn)，消除傳統(tǒng)管理模式存在的弊端。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案管理是事業(yè)單位管理工作體系的組成部分。就檔案管理的性質(zhì)而言，這項(xiàng)工作具備基礎(chǔ)性特征，不過會(huì)給事業(yè)單位各項(xiàng)工作的推進(jìn)落實(shí)起到關(guān)鍵性作用，與此同時(shí)，有助于維護(hù)單位與職工權(quán)益，最大化體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值與功能。不過事業(yè)單位檔案管理價(jià)值發(fā)揮會(huì)受到很多因素制約，也需要和單位發(fā)展與時(shí)代高度一致。針對(duì)這一情況，管理者必須牢記職責(zé)與使命，在檔案管理中承擔(dān)責(zé)任，履行義務(wù)，助推檔案管理質(zhì)量與效率的綜合提高?？紤]到檔案管理是事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展的保障，同時(shí)還和社會(huì)的穩(wěn)定建設(shè)息息相關(guān)，所以要進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理的重視程度，全面增強(qiáng)單位管理能力，將做好檔案管理作為新時(shí)期事業(yè)單位的一項(xiàng)重要任務(wù)。在如今的信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理需要走出傳統(tǒng)模式的包圍圈，加大信息化建設(shè)力度，通過創(chuàng)新檔案管理模式與加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用獲得更為理想的檔案管理效果。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的原則

事業(yè)單位是政府領(lǐng)導(dǎo)的具備公益性特征的社會(huì)組織，檔案管理作為其中管理事業(yè)當(dāng)中的一部分，需要得到高度關(guān)注，也需要在創(chuàng)新改進(jìn)上加大力度。在具體工作當(dāng)中需要嚴(yán)格落實(shí)以下幾項(xiàng)原則：第一，制度化原則。檔案管理工作有著很高的規(guī)范性要求，需要在實(shí)際工作當(dāng)中遵循有關(guān)規(guī)定與嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，所以，事業(yè)單位在立足實(shí)際創(chuàng)新檔案管理工作的同時(shí)，必須把制度的制定與落實(shí)放在首位，確保各項(xiàng)管理創(chuàng)新工作能夠在明確制度的約束和規(guī)范之下開展。只有這樣才能夠真正改善事業(yè)單位的檔案管理工作，為管理創(chuàng)新注入源源不斷的動(dòng)力。第二，明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益原則。事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)程中，需要明確各個(gè)部門與工作人員承擔(dān)的職責(zé)，力求將責(zé)任落實(shí)到人，便于對(duì)檔案管理的實(shí)施情況進(jìn)行全面追責(zé)。部門領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)當(dāng)?shù)闹饕?zé)任是明確檔案管理各環(huán)節(jié)責(zé)任，做好統(tǒng)籌工作，監(jiān)督檔案管理者的工作行為與執(zhí)行情況。檔案管理人員需要把握好各個(gè)管理細(xì)節(jié)，依照制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作的落實(shí)。除此以外，在檔案管理中要落實(shí)以人為本原則高度關(guān)注管理人員的工作情緒與狀態(tài)，保護(hù)他們的合法權(quán)益，維護(hù)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。第三，靈活規(guī)范原則。國(guó)家針對(duì)事業(yè)單位有一套嚴(yán)格規(guī)范的管理方法，所以在檔案管理創(chuàng)新時(shí)需要依照國(guó)家相關(guān)法規(guī)進(jìn)行，避免隨意更改。與此同時(shí)，事業(yè)單位本身性質(zhì)有著明顯的差異性，導(dǎo)致單位工作內(nèi)容與特性也有著很大的差別，所以在檔案管理創(chuàng)新中不能夠一味堅(jiān)持統(tǒng)一性，需要立足實(shí)際進(jìn)行靈活調(diào)整。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法

1）大力創(chuàng)新檔案管理理念。新時(shí)期各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展著力點(diǎn)開始轉(zhuǎn)移到工作創(chuàng)新上，并將創(chuàng)新作為主旋律促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的深度變革，迎接創(chuàng)新時(shí)代的來臨，通過發(fā)揮創(chuàng)新作用，給各個(gè)單位的改革與長(zhǎng)效發(fā)展提供動(dòng)力。對(duì)于事業(yè)單位來說，要促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，首先就需要有創(chuàng)新性的管理理念作為根本引導(dǎo)，始終把握好創(chuàng)新方向。具體來說，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的重視程度，并在這一工作實(shí)施當(dāng)中增加宣傳力度，確保單位全員深入準(zhǔn)確的把握檔案管理的重要價(jià)值，同時(shí)鼓勵(lì)他們主動(dòng)發(fā)言，表達(dá)自己的意見和建議，強(qiáng)化單位員工的主人翁意識(shí)，讓他們?cè)跈n案管理創(chuàng)新中做出自己的貢獻(xiàn)。除此以外，檔案管理人員也要高度重視檔案管理工作的開展，秉持以人為本原則和創(chuàng)新發(fā)展的思想，通過學(xué)習(xí)借鑒和創(chuàng)新優(yōu)化促進(jìn)檔案管理工作的全面改進(jìn)，使得創(chuàng)新性的檔案管理模式和單位實(shí)際情況保持一致。

2）引入現(xiàn)代化的管理方式。檔案管理創(chuàng)新要落實(shí)到具體的行動(dòng)當(dāng)中就是要把現(xiàn)代化管理作為重中之重，使得檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，充分體現(xiàn)出技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理工作復(fù)雜，要處理的信息種類繁多，無形之中增加了處理難度，也給檔案管理人員帶來了繁重的工作量。過去的檔案管理工作全部由檔案管理人員利用人工處理的方式完成，效率低，管理質(zhì)量也得不到保證，很容易因?yàn)槿藶槭д`而帶來一系列的檔案管理問題。為了最大化解放人力，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，事業(yè)單位可以積極引入現(xiàn)代化的管理方式，其中非常關(guān)鍵的就是要推進(jìn)檔案管理工具創(chuàng)新，加大對(duì)信息技術(shù)的利用力度，通過購置現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和軟件打造一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理體系，落實(shí)歸檔自動(dòng)化與檔案處理電子化。

3）有效健全檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位要從根本上提高檔案管理能力，有效達(dá)成管理創(chuàng)新目標(biāo)，就要將健全管理機(jī)制放在重要地位，在提高檔案管理規(guī)范建設(shè)水平的同時(shí)，滿足新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)際需要。首先，事業(yè)單位需要對(duì)當(dāng)下檔案管理工作當(dāng)中顯現(xiàn)出來的問題與具體特征進(jìn)行分析，在把握現(xiàn)實(shí)情況的基礎(chǔ)之上，制定科學(xué)化的檔案管理制度，結(jié)合新時(shí)期檔案管理的實(shí)際需要，找準(zhǔn)創(chuàng)新改進(jìn)方向，緊跟時(shí)代步伐，循序漸進(jìn)推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新。其次，事業(yè)單位要高度關(guān)注制度約束作用的發(fā)揮，意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新，不僅要健全管理機(jī)制，也要強(qiáng)化監(jiān)督作用，這里所涉及的監(jiān)督，既有對(duì)員工的監(jiān)督，也有對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，只有這樣才能夠增加檔案管理的規(guī)范性，消除創(chuàng)新過程中的阻礙。最后積極健全和落實(shí)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理中認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)實(shí)際工作當(dāng)中不負(fù)責(zé)任甚至惡意篡改檔案信息的人員給予嚴(yán)厲懲罰。

4）開展檔案管理人員培訓(xùn)。隨著現(xiàn)代技術(shù)的引入和信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，事業(yè)單位在檔案管理工作當(dāng)中對(duì)于人力的依賴有所減少，但是管理的本質(zhì)仍舊在于對(duì)人的管理。所以事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新建設(shè)，加大培訓(xùn)力度。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員的人才引進(jìn)進(jìn)行嚴(yán)格把控，引進(jìn)具備較高文化素質(zhì)和專業(yè)水平的專業(yè)人才。除此以外，事業(yè)單位內(nèi)部需要建立良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，最大化消除職工消極怠工的問題。具體來說可落實(shí)末位淘汰制，對(duì)管理人員實(shí)施定期考核。在對(duì)檔案管理者進(jìn)行教育培訓(xùn)時(shí)，必須將定期培訓(xùn)和不定期培訓(xùn)結(jié)合起來，高度重視崗前培訓(xùn)，以便由高素質(zhì)管理人才推進(jìn)單位檔案管理創(chuàng)新工作的落實(shí)。

如今的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)事業(yè)獲得了長(zhǎng)足發(fā)展，事業(yè)單位在發(fā)展建設(shè)和改革當(dāng)中也在逐步走向深入，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位的功能優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮出了事業(yè)單位在服務(wù)國(guó)家與社會(huì)發(fā)展方面的積極作用。檔案管理是事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)部分，涉及資料文件的全方位收集、科學(xué)開發(fā)與利用，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展提供必要指導(dǎo)與決策根據(jù)。雖然檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，但是對(duì)管理方法的要求很高。事業(yè)單位需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思路，引入科學(xué)有效的管理方法，保證檔案管理事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)。

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