開創(chuàng)新時(shí)代干部人事檔案工作新局面

黃敏茹

摘 要：人事檔案是記錄干部信息與組織評(píng)價(jià)的重要載體，在企事業(yè)單位管理工作中占據(jù)重要地位。干部人事檔案管理效果會(huì)直接影響干部工作效率，是職位晉升、獎(jiǎng)懲處理、職能監(jiān)管的重要依據(jù)。本文主要是討論新時(shí)代背景下的干部人事檔案工作，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;管理措施

為了加大干部檔案管理力度，中共中央組織部將干部人事檔案重心放在內(nèi)容建設(shè)上，開展人事檔案審核工作。通過省管干部檔案審核試點(diǎn)，獲得顯著成效，并逐漸推廣到全國各省市地區(qū)。各級(jí)組織部門對(duì)人事檔案進(jìn)行分批分級(jí)審核，上級(jí)單位檢查驗(yàn)收下級(jí)單位的審核成效。中央中共組織部于2006年下發(fā)干部人事檔案審核通知，全面開展干部檔案審核工作，以此強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性。盡管管理力度如此之大，干部檔案作假造假問題依然嚴(yán)峻，仍需加強(qiáng)干部人事檔案管理力度[1]。本文將干部人事檔案作為研究對(duì)象，開展合理有效的干部人事檔案管理，充分發(fā)揮出檔案功能，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化和目標(biāo)化。

1 干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將不同人員的工作經(jīng)歷、能力水平、工作年限劃分為不同等級(jí)，便于后續(xù)提拔任用和獎(jiǎng)懲處理?？茖W(xué)整理和歸納人事檔案，有助于提升干部人員的積極性。干部人事檔案包括干部的學(xué)歷水平、工作能力、政治身份和工作經(jīng)歷。工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)歷水平是干部人事檔案的重要內(nèi)容，干部的專業(yè)知識(shí)水平已經(jīng)成為職位調(diào)升的參考標(biāo)準(zhǔn)。此外，通過人事檔案管理工作，可以使企事業(yè)單位掌握細(xì)節(jié)工作，全面提升工作效率和質(zhì)量，為人事部人員調(diào)用提供重要參考。

2 干部人事檔案管理存在的問題

1）缺乏強(qiáng)烈的管理意識(shí)。為了做好干部人事檔案工作，必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)層的充分重視。當(dāng)前多數(shù)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層沒有認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，不注重資金投入、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和制度建設(shè)。正是由于領(lǐng)導(dǎo)層的忽視，導(dǎo)致檔案管理人員工作懈怠。企事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)能力不足，人員調(diào)動(dòng)頻繁，從而影響檔案管理人員對(duì)自身工作的歸屬感和自信心，無法提升工作能力。如果檔案管理人員的能力不足，且缺乏管理意識(shí)，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理部門松散，引發(fā)嚴(yán)重后果。檔案管理部門不注重收集檔案資料，干部個(gè)人檔案信息的形成過程隨意，從而影響檔案信息的規(guī)整度，極易存在錯(cuò)誤信息，無法反映出干部實(shí)際情況與能力水平。該類問題還會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性造成影響，影響用人單位判斷干部是否適用的準(zhǔn)確性，需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力審核檔案內(nèi)容。

2）缺乏完善的檔案管理制度。干部人事檔案管理工作的專業(yè)性和政策性比較強(qiáng)，檔案材料形成屬于增量式過程，一般會(huì)流轉(zhuǎn)多個(gè)單位。若管理制度不到位，將會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案交接出現(xiàn)遺漏。由于受到歷史原因影響，干部人事檔案多由本單位管理部門進(jìn)行存儲(chǔ)，由于單位內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏獨(dú)立的檔案存儲(chǔ)室和整檔空間，導(dǎo)致不同檔案堆放混亂[2]。此外，企事業(yè)單位也不注重檔案管理制度的補(bǔ)充和修訂，日常管理不嚴(yán)格，缺乏明確的責(zé)任分工，從而導(dǎo)致檔案管理存在多種漏洞，無法確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

3）檔案服務(wù)效用水平低。人事檔案管理人員將多數(shù)精力耗費(fèi)在檔案卷宗的剪切和粘貼上，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度大且工作效率低，管理人員無法關(guān)注到信息利用的服務(wù)功能，不能滿足現(xiàn)代化管理需求。由于干部人事檔案的內(nèi)容單一，只能夠了解一般情況，無法為干部選拔和人才培養(yǎng)提供參考，為充分發(fā)揮出干部檔案的考察功效和權(quán)威性。

4）人事檔案管理信息化水平低下。在信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展過程中，盡管多數(shù)單位推行檔案管理系統(tǒng)，然而由于受到物理?xiàng)l件和人力條件影響，收到檔案信息機(jī)密性限制，無法將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中。盡管部分單位通過計(jì)算機(jī)開展輔助管理，然而只是關(guān)注檔案目錄建立和索引問題，從而導(dǎo)致案件信息仍為手工管理與查閱。由于多數(shù)檔案原件為紙質(zhì)版材料，若沒有合理保管，檔案紙張容易變脆發(fā)黃，導(dǎo)致案卷信息模糊。干部人事檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平低，且信息化建設(shè)力度不足，會(huì)影響信息查詢速度，無法提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)一步降低檔案信息的依據(jù)功能和憑證功能。

5）缺乏完善的檔案管理考核制度。企事業(yè)單位為了促進(jìn)自身發(fā)展，建立一套完整的績效工作考核制度，全面提升工作人員的工作效率與積極性。在內(nèi)部績效考核制度中，不注重人事檔案管理的制度建設(shè)，從而導(dǎo)致檔案管理人員容易出現(xiàn)松懈心理。由于干部人事檔案管理制考核制度會(huì)受到多種因素影響，必須深入分析檔案制度不完善的原因，為后續(xù)整改提供參考依據(jù)。

3 人事檔案管理工作的開展對(duì)策

1）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立職業(yè)的認(rèn)同感。對(duì)于企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來說，必須充分重視干部人事檔案管理工作的重要性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期派遣監(jiān)察小組排查和糾正干部人事檔案工作，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣諊?。可以通過線上線下講座宣傳、專業(yè)團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)等方式，即與檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)不斷提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)管理工作的實(shí)效性。其次，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，強(qiáng)化自身道德意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，可以積極主動(dòng)的收集干部信息，并且做好嚴(yán)密排查。確保檔案信息正確與真實(shí)的同時(shí)，再提交到不同部門進(jìn)行歸檔，避免由于自身無操作所致，檔案信息失真問題。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)措施，給予優(yōu)秀員工物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此提升工作積極性，增強(qiáng)職業(yè)工作的自信心和歸屬感。

2）建立和完善檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)前，多數(shù)企事業(yè)單位采用公開招聘方式，內(nèi)部極易產(chǎn)生人事變動(dòng)，干部調(diào)轉(zhuǎn)頻繁。干部人員所接受的考察，考核及培訓(xùn)任務(wù)比較多，在不同活動(dòng)中均會(huì)產(chǎn)生大量資料。人事檔案管理工作涉及多種內(nèi)容，相應(yīng)提升資料收集要求，所以企事業(yè)單位必須完善資料收集制度。按照檔案資料收集制度，確定收集范圍和收集方法，有效結(jié)合突擊收集，日常收集和定向收集，全面提升檔案資料的真實(shí)性。按照人事工作需求，對(duì)檔案歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，全面提升檔案的有效利用率，確保材料文件的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立一套完整的收集網(wǎng)絡(luò)，確立檔案材料內(nèi)容，細(xì)致劃分不同人員的工作職責(zé)，以此發(fā)揮出檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，確保材料收集的完整性。

3）實(shí)施人檔分離管理機(jī)制。當(dāng)前，多數(shù)單位都實(shí)行人檔合一管理模式，此種管理模式將會(huì)影響人事檔案質(zhì)量。所以必須根據(jù)人檔分離制度實(shí)施管理，將行政部門人才流通價(jià)值，勞動(dòng)部門服務(wù)機(jī)構(gòu)以及高校就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的管理職能進(jìn)行轉(zhuǎn)移，建立統(tǒng)一的人事檔案管理中心。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立單獨(dú)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，以此確保檔案管理質(zhì)量的提升。

4）提升人事檔案管理的信息化水平。干部人事檔案會(huì)對(duì)干部發(fā)展產(chǎn)生重大影響，檔案內(nèi)詳細(xì)記錄干部的工作履歷等信息，職位晉升的重要參考依據(jù)。在新時(shí)代發(fā)展背景下，信息技術(shù)對(duì)于人事檔案管理工作的要求比較高，為了滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。管理人員必須通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)，注重建設(shè)數(shù)據(jù)庫資源，全面提升檔案材料資源的有效利用率。在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)容建設(shè)，開展人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理。電子檔案能夠有效彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)難問題，通過檢索方式可以識(shí)別不同干部的人事檔案，全面保證檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)技術(shù)知識(shí)，熟練掌握各類信息技術(shù)，確保檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代發(fā)展，全面提升檔案管理質(zhì)量與效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，為了提升干部人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須提升領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員重要性認(rèn)知，加大資金和技術(shù)投入力度，全面提升檔案管理的信息化水平。通過各項(xiàng)優(yōu)化整改措施，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供真實(shí)的檔案信息，以此促進(jìn)干部人員的發(fā)展，推動(dòng)企事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]段紅宇.新經(jīng)濟(jì)形勢下高職學(xué)院人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2020，12（02）：212.