工程設(shè)計單位檔案管理工作的優(yōu)化策略探討

薛曉歌

摘 要：建筑工程設(shè)計單位的檔案資源是優(yōu)化工程項目設(shè)計的重要資料，應(yīng)當提高工程設(shè)計檔案管理的規(guī)范性、科學化與完整性。當前工程設(shè)計單位檔案管理工作還有待完善，本文主要分析工程設(shè)計單位檔案管理的問題，著力構(gòu)建科學的檔案管理工作體系，達到提高工程檔案管理質(zhì)量目標。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計;檔案管理;規(guī)范性

工程設(shè)計中會產(chǎn)生多種文檔資料，工程設(shè)計需要以往檔案資料的支持，從而為工程建設(shè)提供必要的依據(jù)。當代建筑工程設(shè)計單位應(yīng)當提高工程檔案管理水平，構(gòu)建專業(yè)的工程檔案管理工作體系，明確檔案管理的重點任務(wù)，消除工程檔案管理的風險隱患，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的共享價值。

1 工程設(shè)計檔案管理的主要問題

1.1 管理成本較高

工程建筑行業(yè)的快速發(fā)展，使得工程設(shè)計檔案數(shù)量不斷增加。在檔案管理工作過程中需要處理大量的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的歸檔、存檔的人力需求量大。很多工程設(shè)計單位都會存在工程設(shè)計檔案管理的高峰期現(xiàn)象。一些設(shè)計單位不得不引進檔案密集裝架設(shè)備解決檔案存儲空間不足問題。隨著檔案管理工作任務(wù)加大，檔案管理成本也相應(yīng)提高，檔案管理面臨任務(wù)激增的情況。

1.2 檔案修復困難

工程建筑設(shè)計行業(yè)工作任務(wù)量大，涉及的工程數(shù)據(jù)信息多，以往一些工程項目主要以紙質(zhì)方式進行檔案存儲，這使得一些工程設(shè)計圖紙存在著磨損嚴重、老化、脫墨、經(jīng)常性的調(diào)曬底圖，使得一些數(shù)據(jù)信息易丟失。當前，設(shè)計工程紙質(zhì)圖紙信息修復難度大，修復檔案的成本較高，檔案修復效果無法保障，這給工程設(shè)計人員的檔案使用帶來較大難度，加大了檔案管理成本。

1.3 人員素質(zhì)問題

有些工程設(shè)計單位人員未能充分的重視檔案管理工作，尤其是部分設(shè)計人員沒能積極參與到檔案管理工作當中。例如，有時收集的甲方數(shù)據(jù)信息整理不足，數(shù)據(jù)信息檢驗不準，影響工程建設(shè)有效性。還有一些工程檔案的交付不及時，沒能按照要求規(guī)定及時的完成檔案的歸檔工作。很多專職檔案管理人中習慣了傳統(tǒng)的工作方式，導致電子信息化工程設(shè)計檔案的應(yīng)用性不足。由于忽略了電子檔案的應(yīng)用價值，未能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息有效檢索，降低了檔案管理工作質(zhì)量。

2 工程設(shè)計檔案管理的優(yōu)化措施

2.1 完善檔案管理制度

工程設(shè)計單位檔案管理應(yīng)當建立一套完善的整編、收集、校正、電子化的管理缺席，保證工程設(shè)計檔案的標準化管理運行，從而提高工程設(shè)計檔案的應(yīng)用效率。首先，應(yīng)當加大工程設(shè)計檔案的監(jiān)管力度，明確工程設(shè)計檔案的運轉(zhuǎn)流程，促進所有部門人員遵守工程設(shè)計檔案管理的基本要求。其次，加大工程設(shè)計檔案管理工作力度，形成良好的工程設(shè)計檔案的宣傳機制，明確檔案的分類與使用權(quán)限，重點提高設(shè)計人員的交檔意識，提升檔案管理人員的審檔核查水平。第三，還要定期進行工程檔案的信息梳理工作，分析工程設(shè)計檔案管理存在的漏洞，從而為更新工程設(shè)計檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，加強檔案管理有效性奠定基礎(chǔ)。

2.2 引進專業(yè)管理人員

工程設(shè)計單位應(yīng)當組建專業(yè)的檔案管理部門，配置有豐富建筑工程行業(yè)從來經(jīng)驗的檔案信息管理技術(shù)人才。首先，現(xiàn)代化的檔案管理工作需要具備專業(yè)信息技術(shù)人才，要求檔案管理人員熟悉工程設(shè)計企業(yè)運轉(zhuǎn)模式，檔案管理體系，能夠開發(fā)和創(chuàng)新現(xiàn)有的工程檔案管理軟件系統(tǒng)。其次，要求檔案管理人員具有較強的服務(wù)意識，能夠運用大數(shù)據(jù)思維與技術(shù)手段加強工程設(shè)計信息的分析工作。做到在工程設(shè)計工作環(huán)境下及時準確的提供檔案信息，提供有價值的檔案信息數(shù)據(jù)。第三，檔案管理人員應(yīng)當提高檔案管理工作效率，加強檔案管理人員的基礎(chǔ)技術(shù)培訓，促進檔案管理人員熟練的操作技術(shù)軟件。檔案管理人員必須接受豐富的專業(yè)技術(shù)培訓，了解工程檔案收集、存儲、開發(fā)、共享、應(yīng)用的全過程，以便于更好的為建筑工程設(shè)計服務(wù)。

2.3 開發(fā)檔案系統(tǒng)軟件

工程設(shè)計單位人員數(shù)量有限，檔案管理工作任務(wù)繁重，為了更好的發(fā)揮工程項目檔案數(shù)據(jù)資源的參考價值，提高檔案資源的使用效率，保證檔案信息的安全性，應(yīng)當開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。首先，應(yīng)當設(shè)計用于工程設(shè)計單位檔案管理的專業(yè)軟件，打造信息化的工程檔案數(shù)據(jù)信息平臺，保證工程檔案管理系統(tǒng)功能的全面性，符合工程設(shè)計單位進行檔案收集整理、發(fā)布共享、使用維護的需要。其次，還要提高軟件智能化水平，提高檔案數(shù)據(jù)信息的檢索效率，保證工程設(shè)計人員可以在各種條件下檢索到需要的數(shù)據(jù)信息。第三，應(yīng)當把大數(shù)據(jù)與云存儲的理念融入到檔案管理軟件系統(tǒng)當中，構(gòu)建設(shè)計單位與開發(fā)建設(shè)單位有機互動的數(shù)據(jù)信息平臺，實現(xiàn)多端口設(shè)計數(shù)據(jù)信息的有效銜接，在圖文一體化的理念下滿足檔案管理與檔案控制的需要。還要保證軟件可擴展性，以便于適合所有工程檔案的檔案需要，提高檔案的使用價值。

2.4 提高檔案整合水平

現(xiàn)代工程設(shè)計單位檔案管理主要采用電子化管理的方式，工程檔案管理重點提高電子檔案整合水平，在傳統(tǒng)分類管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)工程數(shù)據(jù)信息的全面有效收集。首先，應(yīng)當由專人負責具體工程項目的電子檔案收集整理工作，在明確工程檔案管理責任分工的基礎(chǔ)上，按照相關(guān)標準要求實現(xiàn)電子檔案的及時匯總。其次，按照統(tǒng)一標準對所有檔案進行整編，對不同類型的設(shè)計檔案進行有效分類，按照檔案的編號、種類、電子文檔的格式要求統(tǒng)一納入信息庫當中。第三，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，讓紙質(zhì)檔案管理更加合理，從而保證檔案管理的整體質(zhì)量。工程設(shè)計項目的檔案管理應(yīng)當形成有效分類匯總體系，促進各設(shè)計部門檔案有效流轉(zhuǎn)，同時在專業(yè)檔案管理人員操作下防止檔案流失，為工程項目設(shè)計積累更加詳細的資料。

3 結(jié)論

工程設(shè)計單位檔案管理應(yīng)當突出專業(yè)性、開發(fā)性、周期性與完整性的要求，形成科學的工程檔案管理體系，以信息化的措施保證工程檔案管理工作的效率與質(zhì)量，更好發(fā)揮工程檔案服務(wù)工程建設(shè)的作用，著力推動工程的順利實施，為工程的使用、維護與未來需要提供有效的保障。

參考文獻

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