新時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及優(yōu)化策略

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在的辦公設(shè)備基本實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化，檔案管理模式也發(fā)生了巨大變化。新時(shí)代背影下，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來極大推動(dòng)了檔案管理工作的高效發(fā)展。雖然借助檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了高效工作，削減了大量人力、物力，提升了整體工作效率，但是在檔案信息化建設(shè)過程之中仍然面臨一系列的挑戰(zhàn)，影響著其進(jìn)一步的高效管理?；诖?，筆者將對(duì)這一問題進(jìn)行剖析，針對(duì)性提出新時(shí)代檔案管理建設(shè)的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)措施，以期對(duì)未來檔案管理優(yōu)化建設(shè)提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;影響因素;挑戰(zhàn);優(yōu)化措施

經(jīng)過多年的探索與發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作有了極具創(chuàng)新意義的跨越。與此同時(shí)，技術(shù)的進(jìn)步推進(jìn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為檔案管理工作前進(jìn)路徑帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)充分把握檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇，同時(shí)也應(yīng)看到檔案信息管理在技術(shù)、管理、人員等各方面尚存在不足，并積極開展檔案管理優(yōu)化工作，進(jìn)而有效推進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作建設(shè)的步伐。

1 加強(qiáng)新時(shí)代檔案信息化管理的重要意義

隨著時(shí)代的發(fā)展以及當(dāng)下改革的不斷深入，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展趨勢(shì)。進(jìn)入新時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作模式已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理新模式，即在檔案管理工作借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，檔案管理人員將各類檔案錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)將會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，有效利用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管理的工作效率。同時(shí)，借助檔案管理信息化手段，能夠削減復(fù)雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡(jiǎn)明化、高效化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度資源共享。更為重要的是，還能夠促進(jìn)傳統(tǒng)檔案資源的搶救與開發(fā)，并通過用信息化的手段進(jìn)行管理與儲(chǔ)存，有助于將記錄歷史的珍貴館藏資源進(jìn)行整合與完整保存。通過智能化、人性化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，也能夠有助于社會(huì)個(gè)體自助搜索相關(guān)資料，并實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)，極大提高服務(wù)社會(huì)的水平。伴隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作正面臨著巨大的變革，管理人員應(yīng)把握機(jī)遇并看到目前情境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，進(jìn)一步把握準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性等原則，借助信息化手段高效開展檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。

2 當(dāng)前檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

2.1 人員因素：檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步，信息化已經(jīng)走入了各部門檔案管理工作之中，但是由于檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不夠，部分人員參與信息化管理培訓(xùn)效果不顯著，會(huì)出現(xiàn)管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，致使相關(guān)工作得不到落實(shí)的情況。而另一方面，信息技術(shù)卻在不斷地更新發(fā)展，便會(huì)導(dǎo)致專業(yè)能力與信息技術(shù)不匹配，達(dá)不到應(yīng)有的檔案信息化建設(shè)水平。

2.2 技術(shù)因素：檔案信息管理技術(shù)運(yùn)用不成熟

一些檔案管理部門，由于忽視檔案工作，會(huì)導(dǎo)致一些信息技術(shù)得不到及時(shí)更新，以致計(jì)算機(jī)硬件以及軟件系統(tǒng)跟不上時(shí)代發(fā)展。針對(duì)這種情況，一些檔案不能夠及時(shí)、高效的處理，同時(shí)由于系統(tǒng)較為落后，后臺(tái)技術(shù)的不完備，會(huì)被黑客入侵，進(jìn)而出現(xiàn)損害檔案管理工作的不法行為出現(xiàn)，還會(huì)導(dǎo)致檔案缺失或是出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象等，極大地?fù)p害檔案信息化的建設(shè)。

2.3 管理因素：檔案管理制度尚不健全

一些的檔案管理工作中，管理職責(zé)不清，甚至存在檔案管理職責(zé)混亂的情況。其根源，就是檔案管理缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性、合理性，信息化管理制度不健全。加上相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)單薄，又由于缺乏相關(guān)制度規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致重要檔案有泄密的可能。

3 新時(shí)代檔案管理工作優(yōu)化措施探究

3.1 加強(qiáng)培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

面對(duì)由于檔案管理人員專業(yè)意識(shí)薄弱而導(dǎo)致的影響檔案信息化建設(shè)的情況，要首先重視管理人員素質(zhì)的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質(zhì)高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責(zé)任意識(shí)并未充分得到重視，會(huì)出現(xiàn)部分檔案管理人員對(duì)所從事的工作以最低標(biāo)準(zhǔn)要求自己?；诖耍瑱n案管理部門要定期開展相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)講座，完善崗位考核機(jī)制，讓管理人員從根源上意識(shí)到所從事工作的重要性。檔案館（室）還應(yīng)結(jié)合本單位工作人員的實(shí)際情況，定期到相關(guān)高校進(jìn)行或是開展“兄弟檔案部門”業(yè)務(wù)以及管理經(jīng)驗(yàn)的交流活動(dòng)。由于當(dāng)下檔案管理工作中對(duì)人員信息化水平要求較高，專業(yè)技術(shù)人員不僅要掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)能夠熟練應(yīng)用相關(guān)軟件開展工作，所以要針對(duì)性的開展技術(shù)性的培訓(xùn)，逐步建設(shè)一支檔案管理與現(xiàn)代信息建設(shè)能力過硬的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。

3.2 實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分利用

面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用不充分、不成熟的情況，作為管理者，要及時(shí)對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)與更新，確保檔案管理系統(tǒng)處在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的前列。在此基礎(chǔ)上，加大計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備的投資，確保硬件系統(tǒng)與時(shí)俱進(jìn)。除此之外，還要及時(shí)進(jìn)行防毒軟件的檢測(cè)以及做好相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)工作，確保軟件系統(tǒng)也能夠高效、穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)可以聘請(qǐng)專業(yè)計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行軟件維護(hù)等相關(guān)工作的講解，有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行。在技術(shù)應(yīng)用層面，如檔案館管理人員可組織精干力量借助現(xiàn)代化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等完成對(duì)館藏紙質(zhì)資源的拍照、掃描及輸入等工作，形成數(shù)字化的管理模式，建設(shè)與完善館藏檔案文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)更新檔案館電子目錄情況，進(jìn)一步優(yōu)化檔案館檢索體系。

除此之外，為推進(jìn)檔案信息化管理，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)檔案資源的共享，進(jìn)而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。具體而言，作為檔案管理部門人員，要加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)，可根據(jù)部門要求積極創(chuàng)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心，推動(dòng)跨地區(qū)、跨部門等檔案館的互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)資源的共享以及數(shù)據(jù)的共聯(lián)。比如，在開展檔案信息錄入及更新工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)避免重復(fù)錄入，資料疊加，要采取有效的措施靈活借助信息化的手段提升檔案管理效果。再比如，企業(yè)開展檔案信息化管理過程中，更應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)手段做好文書檔案、科技檔案、人事檔案以及財(cái)務(wù)檔案等的妥善處理，并借助不同等級(jí)的安全權(quán)限設(shè)置，完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。

3.3 采取措施完善檔案管理制度

而針對(duì)檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門的相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)建設(shè)完備的檔案管理制度，依據(jù)當(dāng)下制度實(shí)施情況，及時(shí)做好制度更新以及規(guī)范工作，與此同時(shí)，要注重制度細(xì)節(jié)工作的落實(shí)，促進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)行;針對(duì)職責(zé)混亂的情形，要結(jié)合實(shí)際情況，并與檔案管理部門人員進(jìn)行開會(huì)研討，制定一套內(nèi)容明確、職責(zé)清晰的管理制度。在制度層面開展檔案管理工作基礎(chǔ)上，還應(yīng)采取相關(guān)措施完善檔案資源信息安全保障體系。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)代要實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)積極在互聯(lián)網(wǎng)背景下創(chuàng)新檔案信息化管理模式，全方位注重技術(shù)因素、管理因素以及人員因素。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)管理部門要充分重視檔案信息化管理一系列工作的開展，對(duì)當(dāng)下檔案信息化管理不完備的地方，采取更具針對(duì)性的措施，逐步提升檔案信息管理和信息化服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]甘璐，張曙，申飛.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校人事檔案管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)及對(duì)策探討[J].城建檔案，2018（07）：62-63.

[2]蘇莉.新時(shí)期檔案管理工作的轉(zhuǎn)型問題[J].城建檔案，2018（05）：63-65.

[3]陸曉慶.信息時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：135.

[4]陳宇萍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校人事檔案管理的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].蘭臺(tái)世界，2016（15）：40-42.

作者簡(jiǎn)介

韋翠清（1974-），女，廣西大化縣，本科，檔案館員，研究方向：廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院，主管人事檔案。