學(xué)校檔案管理與工作效率的提高策略

張華

摘 要：在目前學(xué)校實(shí)際發(fā)展的過程當(dāng)中需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，通過合理及科學(xué)檔案管理方式能夠充分的展現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、管理水平以及文化底蘊(yùn)等等。當(dāng)前學(xué)校發(fā)展過程當(dāng)中強(qiáng)化檔案管理工作，這對于提高學(xué)校教學(xué)水平教學(xué)質(zhì)量也具有重要價值和意義。本文主要是針對學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行分析，同時提出了相關(guān)的提高檔案管理工作效率的策略，以供相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;工作效率;提高策略

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)及科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展，目前社會對于教育領(lǐng)域加強(qiáng)了關(guān)注，在新的歷史時期需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，同時要對于學(xué)校檔案管理工作提出更多嚴(yán)格要求，在目前檔案管理工作實(shí)際開展的過程當(dāng)中還存在著諸多的問題，這些問題直接影響到了學(xué)校的健康發(fā)展，所以需要進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案管理工作，要提高相關(guān)檔案人員的法制意識、管理意識，提升檔案管理工作人員整體能力和綜合素養(yǎng)，切實(shí)的保障檔案管理工作可以達(dá)到較高的層次。同時，通過合理及科學(xué)檔案管理也有利于促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的提高。

1 學(xué)校檔案管理問題

1.1 重視程度不夠

在目前，依然存在著一部分的學(xué)校忽略了檔案管理工作的重要價值和重要意義，一部分學(xué)校管理人士片面的認(rèn)為學(xué)校只需要做好教育工作，對于檔案管理工作沒有進(jìn)行嚴(yán)格要求，這樣就造成了學(xué)校檔案管理工作嚴(yán)重缺失或者沒有做到位，直接影響檔案管理工作的整體質(zhì)量，同時對學(xué)校建設(shè)工作埋下了一定的隱患[1]。

1.2 檔案管理制度以及條件落后

在當(dāng)前，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校的健康、穩(wěn)定及可持續(xù)的發(fā)展，需要學(xué)校進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，但是目前大多數(shù)學(xué)校檔案管理制度相對較為落后，其主要體現(xiàn)在管理流程、工作規(guī)范、發(fā)展計(jì)劃不夠到位。雖然存在著一部分的學(xué)校建立了相對完善的管理制度，但是，管理制度缺乏監(jiān)督機(jī)制，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理制度往往流于形式。最近幾年，我國政府日益重視國民教育，在學(xué)校教育領(lǐng)域也加大了資金投入，但是，如今還依然存在著一部分學(xué)校設(shè)備老化，缺乏相關(guān)檔案室或者檔案室空間嚴(yán)重不足，又或者是防水防火措施未能夠做到位，整體上管理?xiàng)l件相對落后，直接影響到檔案管理水平和管理質(zhì)量的提高，很容易導(dǎo)致檔案破壞、丟失的問題。

1.3 人員素質(zhì)不高

目前依然存在著一部分的學(xué)校檔案管理工作人員并非專業(yè)性的人員，甚至一部分的人員往往是其他部門人員所兼職，這樣就造成了從事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低，嚴(yán)重匱乏相關(guān)專業(yè)知識。另外，由于兼職人員本身要切實(shí)做好自身本職工作，所以在檔案管理方面往往沒有花過多精力和時間投入其中，另外由于兼職人員專業(yè)知識不足，工作任務(wù)繁忙以及嚴(yán)重缺失創(chuàng)新意識就造成了當(dāng)前檔案管理工作效率普遍低下。與此同時，大部分的兼職檔案管理工作人員對于檔案管理工作沒有引起高度重視，在實(shí)際工作的過程當(dāng)中缺乏主動性和積極性，同時工作態(tài)度不夠認(rèn)真端正，嚴(yán)重缺失責(zé)任感，這都對于檔案管理工作順利開展和實(shí)施造成了不良影響[2]。

2 主要對策

2.1 建立完善以及健全管理制度

對于目前的學(xué)校來講，為了提高檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，需要建立完善、科學(xué)管理制度。我國教育行業(yè)在最近幾年得到了較為迅猛的發(fā)展，與此同時，在教育教學(xué)方式等方面也出現(xiàn)了較大的變革和創(chuàng)新，國內(nèi)的學(xué)校檔案數(shù)量也正在日益增加，檔案種類逐漸多樣化，所以就需要加強(qiáng)檔案管理工作。為了切實(shí)保障國內(nèi)學(xué)校檔案管理工作順利開展和實(shí)施，需要構(gòu)建相對健全完善的管理制度。針對檔案工作當(dāng)中所存在的問題也需要結(jié)合相關(guān)管理制度進(jìn)行合理科學(xué)的解決，切實(shí)的保障檔案問題解決過程當(dāng)中可以始終做到有據(jù)可依、有章可循，同時也可以對于相關(guān)檔案人員的工作行為進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。另外，在檔案管理的過程當(dāng)中需要構(gòu)建獎懲制度，對于表現(xiàn)突出優(yōu)秀的檔案人員要給予獎勵，對于工作失誤失職的行為要給予一定處罰[3]。

2.2 利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)發(fā)展，在各大行業(yè)當(dāng)中，信息技術(shù)都發(fā)揮了重要的作用，在目前學(xué)校檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，需要進(jìn)一步的強(qiáng)化信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，促使檔案管理工作質(zhì)量和工作效率得到有效的提高。信息化管理模式和傳統(tǒng)的管理模式相比更為方便快捷，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案合理及科學(xué)分類，同時也避免了紙質(zhì)檔案保存的不便之處，相關(guān)的工作人員想要對于檔案進(jìn)行查找也相對較為方便快捷，僅僅只需要通過利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索即可查找到相應(yīng)的資料，有利于提高管理質(zhì)量同時實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。另外，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理水平和管理質(zhì)量的提高，需要目前學(xué)校進(jìn)一步加大財(cái)力、人力和物力的投入，在檔案工作開展過程當(dāng)中還需要適當(dāng)?shù)奶砑訑?shù)字化設(shè)備，與此同時，進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)工作人員的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)工作，切實(shí)的保障所有工作人員都能夠通過利用數(shù)字化設(shè)備開展檔案管理工作，保障工作人員深入掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于檔案的規(guī)范、科學(xué)以及高效化的管理[4]。

2.3 提高工作人員綜合素質(zhì)以及能力

目前學(xué)校針對檔案實(shí)施管理過程當(dāng)中相關(guān)工作人員的能力和素養(yǎng)將會對于檔案管理工作質(zhì)量和效果造成重大影響。對于當(dāng)前檔案工作人員來講，不僅僅需要針對學(xué)校內(nèi)部檔案實(shí)施合理及科學(xué)的管理，而且還需要當(dāng)前檔案管理工作人員給學(xué)生和教師提供良好的服務(wù)，這就需要當(dāng)前的檔案人員能夠進(jìn)一步提高自身專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，這樣才能夠在本職崗位上更好為人民群眾服務(wù)。另外，學(xué)校在選拔相關(guān)檔案人才的過程當(dāng)中也需要加強(qiáng)考核，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，目前需要進(jìn)一步的強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作，提高學(xué)校檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量和學(xué)校發(fā)展存在密切關(guān)系，這就需要進(jìn)一步提高檔案管理工作人員素養(yǎng)和能力，要求加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)，同時要明確目前檔案管理工作當(dāng)中的不足，同時采取措施進(jìn)行有效彌補(bǔ)和完善。

參考文獻(xiàn)

[1]吳冬梅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐探索[J].信息記錄材料，2020，21（01）：102-103.

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[3]張東升.互聯(lián)網(wǎng)時代有效提高中職學(xué)校檔案管理工作的策略[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報，2019，36（03）：43-44.

[4]蔣艷華.學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及完善策略淺談[J].才智，2019（23）：208.

[5]賈俐研.高職院校檔案管理策略研究——以浙江安防職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].智庫時代，2019（28）：115-116.