對(duì)于檔案規(guī)范化管理與加強(qiáng)管理制度的思考

劉玉平

摘 要：現(xiàn)階段，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行業(yè)和部門工作信息都在逐漸地增大，檔案的儲(chǔ)存成為一個(gè)備受關(guān)注的問題。對(duì)于像發(fā)改局這樣的機(jī)關(guān)單位來說，很多文件檔案都是機(jī)密的。包含以往很多的信息以及對(duì)未來的規(guī)劃等，這些文件對(duì)無論是對(duì)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展和進(jìn)步還是對(duì)城市的建設(shè)都具有非常大的價(jià)值，由此，我們必須要加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化的管理，以此來促進(jìn)工作效率，保證效益。

關(guān)鍵詞：檔案規(guī)范化;管理;制度

單位檔案涵蓋上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)會(huì)議文件、本機(jī)關(guān)工作會(huì)議文件、本機(jī)關(guān)人事任免、本機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證等等材料，真實(shí)反映了單位的發(fā)展的整個(gè)過程，為機(jī)關(guān)單位開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入新時(shí)代以來，習(xí)近平總書記也多次強(qiáng)調(diào)“各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。為提升單位內(nèi)部管理水平，非常有必要及時(shí)推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。

1 檔案管理的現(xiàn)狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現(xiàn)狀看，大部分機(jī)關(guān)都采用了信息化的方式來進(jìn)行。但對(duì)于一些文件，機(jī)關(guān)會(huì)采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財(cái)力、物力的投資。還有的單位忽視文件的管理，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，這也導(dǎo)致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認(rèn)真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機(jī)關(guān)中一些文檔案管理人員的素質(zhì)也是有待提高的，很多由于缺人手或是節(jié)省人力，會(huì)出現(xiàn)一人身兼多職的現(xiàn)象。這樣他們沒有足夠的時(shí)間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行工作的開展，這導(dǎo)致了工作人員的不專業(yè)性，對(duì)待問題也是含含糊糊。另外，很多機(jī)關(guān)只追求文件的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現(xiàn)混亂、難以查詢與利用的問題。

2 推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的宣傳力度

實(shí)施檔案規(guī)范化管理最重要的工作部分就是要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業(yè)都要先確認(rèn)檔案管理部門的正確的檔案管理意識(shí)，在平常的檔案管理工作中，直接將規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容添加進(jìn)去，先由單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認(rèn)識(shí)到規(guī)范化對(duì)檔案管理的關(guān)鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層將檔案規(guī)范化管理模式與自己的工作特質(zhì)相結(jié)合，不僅會(huì)起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業(yè)的后續(xù)檔案規(guī)范化管理模式提供良好的發(fā)展環(huán)境。而在宣傳檔案管理意識(shí)的同時(shí)，可以通過整合單位、組織或企業(yè)的檔案信息，并結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作現(xiàn)狀和特征，進(jìn)行更有效的宣傳。這也表明，先從領(lǐng)導(dǎo)和管理層人員規(guī)范檔案管理的意識(shí)，也能夠?yàn)檎麄€(gè)單位、組織或企業(yè)的檔案規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

完善的制度是保證檔案規(guī)范化管理順利開展的基礎(chǔ)和前提，不斷健全自身的檔案管理制度是人們必須重視的工作。對(duì)檔案管理工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定和劃分，這樣就可以有效地避免違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，還需要在檔案規(guī)范化管理中構(gòu)建“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，分級(jí)管理是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在相關(guān)分級(jí)管理制度的輔助之下，檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)檔案開展有效的分類管理。正確看待檔案規(guī)范化管理工作，檔案規(guī)范化管理是日常管理工作的組成部分，專門的檔案規(guī)范化管理小組是推動(dòng)檔案規(guī)范化管理工作順利實(shí)行的關(guān)鍵。該工作小組的主要任務(wù)就是確定一系列的檔案規(guī)范化管理計(jì)劃，并給出具體的工作內(nèi)容。

2.3 加強(qiáng)人員的建設(shè)

人員的素質(zhì)直接影響著工作的質(zhì)量。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。讓他們意識(shí)到檔案管理的重要性以及自己在工作中角色的重要性。另外，要不斷地引入新生力量，帶來更多鮮活的能量，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新創(chuàng)意意識(shí)。再者還有加強(qiáng)他們的專業(yè)技能，如今隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，大多數(shù)的資料和檔案向著信息化的方向邁進(jìn)。所以，這也就對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。要求他們熟練掌握信息操作，掌握更前端的技術(shù)，不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)。當(dāng)然，最基本的法律知識(shí)、理論知識(shí)等都需要加以提高。對(duì)于員工的管理，可以實(shí)行獎(jiǎng)懲制度來促進(jìn)他們工作的積極性與主動(dòng)性，盡可能地提高他們的待遇，讓員工感受到溫暖。只有這樣，員工才能夠更加努力的貢獻(xiàn)出自己的力量，更好地開展檔案的管理工作。

2.4 提高檔案規(guī)范化管理水平

檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能直接影響檔案規(guī)范化管理的水平。因此在對(duì)于檔案管理人員的要求方面，除了需要具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，還應(yīng)具有一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，與此同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，也要不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)，使自身水平緊跟時(shí)代的腳步、發(fā)展的需要，從而整體提高管理水平。

3 結(jié)語

綜上，對(duì)于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發(fā)展方向、核心競爭力提高、未來規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，并通過加大檔案管理工作的監(jiān)管力度，創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和行為，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

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