探究當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中的安全保密與高效利用

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐步深入，醫(yī)院管理的相關(guān)環(huán)節(jié)都在有條不紊地做著相應(yīng)的調(diào)整和變化。財(cái)務(wù)檔案管理首當(dāng)其沖成為醫(yī)院管理建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，其中財(cái)務(wù)檔案管理中的安全保密工作更是重中之重?；诖?，本文從醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理入手，分析研究如何提高財(cái)務(wù)檔案的安全性、保密性，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值和用途，這是目前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案工作中亟待解決的新問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;財(cái)務(wù)檔案;安全;保密

財(cái)務(wù)檔案是記錄醫(yī)院各個(gè)時(shí)期發(fā)生財(cái)務(wù)往來(lái)情況的重要憑證和依據(jù)，屬于醫(yī)院系統(tǒng)中重要的經(jīng)濟(jì)檔案，也是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案中的不可缺失的一部分。財(cái)務(wù)檔案中包含了醫(yī)院的債權(quán)債務(wù)合同協(xié)議、會(huì)計(jì)憑證資料等重要檔案資料，對(duì)醫(yī)院的依法依規(guī)運(yùn)營(yíng)、安全穩(wěn)健發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，所以財(cái)務(wù)檔案的安全保密工作十分關(guān)鍵。新時(shí)期，如何做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中的安全保密工作，是推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和安全性的重要問(wèn)題。

1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)在價(jià)值

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)在價(jià)值指的是財(cái)務(wù)檔案資料在被需要、利用、分析、開(kāi)發(fā)過(guò)程中激發(fā)出來(lái)的價(jià)值，而并非檔案資料本身的外在表現(xiàn)形式的價(jià)值。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)在價(jià)值主要表現(xiàn)為：一是財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值和保存科研價(jià)值;二是財(cái)務(wù)檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，即財(cái)務(wù)檔案對(duì)醫(yī)院實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策、實(shí)施的指導(dǎo)意義;三是證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，也就是說(shuō)財(cái)務(wù)檔案資料可以為醫(yī)院的各項(xiàng)研究提供有價(jià)值的情報(bào)信息資料。

2 當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中安全保密工作存在的漏洞

2.1 財(cái)務(wù)檔案管理中常規(guī)性的工作環(huán)節(jié)比較大意、不夠細(xì)致

當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中有些檔案管理工作人員對(duì)待工作不夠細(xì)致認(rèn)真，工作較為隨意。如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證歸檔不夠及時(shí)，不能嚴(yán)格按照規(guī)章制度對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行歸類整理，有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料破損、丟失的嚴(yán)重問(wèn)題。由于財(cái)務(wù)檔案資料集中管理不善，就會(huì)使得醫(yī)務(wù)人員查閱不便，給醫(yī)院其他工作帶來(lái)不良影響。財(cái)務(wù)檔案中會(huì)有一些涉密資料，個(gè)別檔案工作人員不具備一定的保密意識(shí)，隨意將這些資料外借，不知不覺(jué)中就會(huì)泄露醫(yī)院的一些重要財(cái)務(wù)秘密，給醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)安全帶來(lái)隱患。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理工作人員保密意識(shí)不強(qiáng)烈

財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的職責(zé)就是確保檔案資料的完整性、條理性和保密性，這是基本的工作任務(wù)也是職責(zé)所在。然而實(shí)際情況卻是，很多財(cái)務(wù)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)不強(qiáng)烈，對(duì)涉密財(cái)務(wù)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不到位。一些涉密財(cái)務(wù)檔案資料外借流程不規(guī)范，不嚴(yán)謹(jǐn);個(gè)別工作人員信口開(kāi)河，隨意將醫(yī)院的財(cái)務(wù)秘密泄露出去;還有些檔案工作人員將涉密檔案資料私自攜帶出檔案室，無(wú)意中就會(huì)泄密。

2.3 涉密的財(cái)務(wù)檔案的保密級(jí)別、保密年限、保密要求不夠明確

很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案資料中都會(huì)有涉密檔案，但是對(duì)涉密財(cái)務(wù)檔案的保密級(jí)別、保密年限和保密要求卻不夠明確。在此種情況下，一些涉密級(jí)別較高的財(cái)務(wù)檔案資料得不到有效保存，一些年代久遠(yuǎn)，保密價(jià)值不高的檔案資料就會(huì)造成冗余。

2.4 常規(guī)化的保密措施已經(jīng)落后，并且缺乏事前預(yù)警和事后糾察

一般來(lái)說(shuō)，在絕大多數(shù)醫(yī)院，財(cái)務(wù)檔案資料的安全保管措施就是安裝攝像頭、保險(xiǎn)柜、出入檔案室登記、專人看管檔案館，這些都是常規(guī)化的保密措施。但是隨著電子財(cái)務(wù)檔案資料的增多，很多涉密的財(cái)務(wù)憑證都是電子信息，那么常規(guī)化的保密措施就會(huì)顯得無(wú)力，并且缺乏事前預(yù)警和事后糾察工作環(huán)節(jié)。

3 做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全保密工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的高效利用

3.1 細(xì)化并嚴(yán)謹(jǐn)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，這是檔案安全保密工作的第一步

細(xì)化并嚴(yán)謹(jǐn)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，這是檔案安全保密工作的第一步。首先是醫(yī)院檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要完善，檔案資料保管庫(kù)房、資料借閱室、辦公室要分開(kāi)，并且分別由專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員一律不得入內(nèi)、防盜窗網(wǎng)要牢固、檔案資料庫(kù)房?jī)?nèi)要通風(fēng)，干燥，防蟲(chóng)，防鼠。其次是落實(shí)并完善醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案日常管理辦法和工作流程，完善醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的保密制度，財(cái)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印、調(diào)取等制度要進(jìn)一步補(bǔ)充完善，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。三是認(rèn)真做好檔案室來(lái)訪登記工作，財(cái)務(wù)檔案資料需至少一名財(cái)務(wù)人員陪同查閱，查閱完成后財(cái)務(wù)人員要及時(shí)檢查被借閱過(guò)的檔案文件資料的完整性并完成歸檔，若發(fā)現(xiàn)檔案損壞、缺失等問(wèn)題要及時(shí)做好記錄并報(bào)告上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)以追究相應(yīng)責(zé)任。

3.2 涉密檔案的日常管理制度要趨于細(xì)分化和嚴(yán)謹(jǐn)化

醫(yī)院財(cái)務(wù)涉密檔案是分級(jí)別的，并且是有時(shí)間期限要求的，所以說(shuō)，我們要以動(dòng)態(tài)發(fā)展的眼光來(lái)看待醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全保密工作。一是做好醫(yī)院財(cái)務(wù)涉密檔案的審查分類工作，也就是說(shuō)通過(guò)逐級(jí)審查，確定涉密檔案的級(jí)別，根據(jù)《保密法》分別設(shè)為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)，并給與不同的保管措施。一旦保密期滿，會(huì)根據(jù)資料價(jià)值的重要性再予以審查評(píng)級(jí)。合理的密級(jí)調(diào)整是為了進(jìn)一步規(guī)范涉密財(cái)務(wù)檔案的管理建設(shè)，同時(shí)也為了提高涉密財(cái)務(wù)檔案的使用價(jià)值，避免造成重要文件資源的浪費(fèi)。

二是做好涉密檔案使用過(guò)程中的保密工作。財(cái)務(wù)檔案在使用中很容易發(fā)生泄密，所以使用中的監(jiān)督工作就顯得尤為重要，如對(duì)涉密財(cái)務(wù)檔案的外借要有明確要求和事后追責(zé)，確保涉密檔案在安全可控的情況下使用。

3.3 明確財(cái)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)，提高保密意識(shí)

財(cái)務(wù)檔案管理人員是可以直接接觸到涉密財(cái)務(wù)檔案資料的相關(guān)人員，那么財(cái)務(wù)檔案的安全保密性，檔案工作人員責(zé)無(wú)旁貸。醫(yī)院應(yīng)按保密局要求，組織財(cái)務(wù)檔案工作人員以多種方式深入學(xué)習(xí)《保密法》，集中培訓(xùn)最新的財(cái)務(wù)檔案保密的工作方法和注意事項(xiàng)，提高保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，切實(shí)履行好保守醫(yī)院檔案秘密的工作職責(zé)。

3.4 借助信息化手段提高涉密財(cái)務(wù)檔案在保管、利用中的保密水平

想要做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的安全保密工作，除了要做好一些基本常規(guī)化的工作以外，還要借助信息化手段提高涉密財(cái)務(wù)檔案在保管、利用方面的保密水平。首先根據(jù)不同密級(jí)，將部分紙質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行電子掃描，轉(zhuǎn)化成圖片或電子文檔，然后存儲(chǔ)到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣就可以方便檔案工作人員快速檢索、查閱，及時(shí)發(fā)現(xiàn)涉密檔案是否存在泄密的漏洞。其次要注意網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密管理。增強(qiáng)醫(yī)院局域網(wǎng)的安全防火墻的建設(shè)，并且開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和預(yù)警，要保證涉密的電子檔案不能聯(lián)網(wǎng)。

4 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)檔案的保密工作不僅對(duì)醫(yī)院的檔案管理有著重要的意義，同時(shí)還直接關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展的安全性、平穩(wěn)性和可持續(xù)性，因此，財(cái)務(wù)檔案管理的安全保密工作將會(huì)始終貫徹到醫(yī)院的日常管理環(huán)節(jié)中。當(dāng)然，目前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的保密工作還存在著很多需要補(bǔ)充、完善的地方，需要財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作人員共同努力。財(cái)務(wù)檔案的保密工作是安全保障，高效利用才是終極目的，是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的理想狀態(tài)。在嚴(yán)格做好財(cái)務(wù)檔案管理保密工作的同時(shí)，積極提高涉密檔案的利用效率，避免資源浪費(fèi)才是促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。

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作者簡(jiǎn)介

何靜儀（1983-），女，廣東東莞人，本科，廣州市番禺區(qū)第三人民醫(yī)院，助理會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)管理。