關(guān)于國有企業(yè)技術(shù)資料檔案管理的探究

周鳳

摘 要：技術(shù)資料檔案是企業(yè)技術(shù)工作的重要參考，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說至關(guān)重要，隨著社會(huì)檔案意識(shí)的提高、企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)推進(jìn)，這項(xiàng)工作的重要性已逐漸深入人心，但在實(shí)際管理過程中，仍存在一些不足。本文將針對(duì)技術(shù)資料檔案管理中出現(xiàn)的三大問題進(jìn)行分析，提出優(yōu)化與改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：技術(shù)資料;檔案管理;企業(yè)

技術(shù)是保證國有企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵，技術(shù)資料是記錄與保存關(guān)鍵技術(shù)的重要文件。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，技術(shù)資料檔案管理作為不可忽視的一環(huán)，讓越來越多的人意識(shí)到它的重要性。作為檔案管理人員，如何做好企業(yè)的技術(shù)資料檔案管理工作，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期思考與探索的工作任務(wù)。

1 技術(shù)資料檔案管理工作的重要性

所謂技術(shù)資料檔案，就是在生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖紙、文字材料、照片、影片、錄像等文件材料，是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。技術(shù)資料檔案是企業(yè)的重要檔案，具有專業(yè)性與很強(qiáng)的保密性，一旦保管不善發(fā)生泄密，將涉及企業(yè)各方面技術(shù)的泄露，影響企業(yè)的生產(chǎn)與運(yùn)營，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的倒閉。近年來，隨著企業(yè)的發(fā)展與社會(huì)各界在檔案安全意識(shí)方面的進(jìn)步，技術(shù)資料檔案管理工作逐步獲得了企業(yè)人員的重視，成為企業(yè)的一項(xiàng)重要日常工作，進(jìn)入了每位員工的視野。但在目前的管理過程中，還存在著一些問題，需要引起企業(yè)檔案人員的重視。

2 國有企業(yè)技術(shù)資料檔案管理中存在的問題

首先在日常管理中，技術(shù)資料在歸檔時(shí)可能存在過度歸檔的問題。技術(shù)資料數(shù)量龐大，但重要程度不同，各個(gè)部門在歸檔過程中，因不確定某些技術(shù)資料在之后的一段時(shí)期里是否繼續(xù)有參考價(jià)值，就將所有技術(shù)資料文件都進(jìn)行了歸檔，這勢(shì)必給歸檔工作帶來許多壓力，不僅在人力上會(huì)造成浪費(fèi)，在存儲(chǔ)空間上也會(huì)有更高的要求，不利于歸檔工作的長(zhǎng)期開展。而有些部門因過于重視文件的歸檔行為，將一些未結(jié)束現(xiàn)行使用階段的技術(shù)資料也納入歸檔的流程中去，導(dǎo)致技術(shù)資料過早地被作為檔案保管，不便于進(jìn)行復(fù)制查看與利用。這一方面使文件歸檔流于形式，失去了實(shí)際意義，另一方面也使技術(shù)資料無法充分發(fā)揮它在技術(shù)工作中的價(jià)值與作用。

其次，在歸檔時(shí)還需警惕資料檔案收集不完善的問題，越是過度歸檔，越是容易出現(xiàn)非重要文件過多，而重要文件遺漏未歸檔的情況。檔案收集的意義與目的在于歸檔后為以后的工作提供重要的參考與憑證作用。檔案如果發(fā)生缺失和遺漏情況，將會(huì)影響到歸檔后的檔案利用與借閱，一旦員工無法借閱到對(duì)工作有參考價(jià)值的檔案，便會(huì)對(duì)企業(yè)的歸檔工作逐漸失去積極性。

最后在人員管理方面，技術(shù)資料檔案管理由于實(shí)行的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的工作模式，各部門任用的兼職檔案員，對(duì)于技術(shù)資料檔案的收集與整理工作常常是依據(jù)規(guī)定執(zhí)行，處于被動(dòng)管理狀態(tài)，對(duì)于歸檔過程中的問題未進(jìn)行積極主動(dòng)的思考與反饋，未發(fā)揮檔案人員自身的作用，這也是需要改進(jìn)的方面。

3 國有企業(yè)技術(shù)資料檔案管理問題的改進(jìn)措施

3.1 進(jìn)一步劃分技術(shù)資料歸檔范圍，并試行完善

要求各部門對(duì)現(xiàn)有技術(shù)資料進(jìn)行梳理，對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)資料根據(jù)重要程度進(jìn)行劃分，日常的、基礎(chǔ)性的、重要性一般的資料可作為文件保管，不納入歸檔范圍。對(duì)于一些重要的或重要程度不確定，但具有一定參考與憑證價(jià)值的，可以先納入歸檔范圍中去，在檔案制度修編發(fā)布后，進(jìn)行制度試行，試行期間留意技術(shù)資料歸檔后的利用率，根據(jù)情況對(duì)歸檔范圍的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整完善。

3.2 嚴(yán)格規(guī)范歸檔流程與檔案資料銷毀流程

要求技術(shù)資料的紙質(zhì)原件在結(jié)束現(xiàn)行使用期才可作為檔案歸檔，對(duì)不符合規(guī)定的過度歸檔與檔案缺失進(jìn)行退回與考核。針對(duì)紙質(zhì)技術(shù)資料數(shù)量龐大這一問題，企業(yè)應(yīng)加大檔案信息化投入，開發(fā)電子檔案系統(tǒng)，利用電子檔案系統(tǒng)對(duì)電子文件的歸檔過程進(jìn)行全過程管控，一些OA上流轉(zhuǎn)過的技術(shù)資料，可在OA系統(tǒng)中進(jìn)行內(nèi)容鑒定與預(yù)歸檔，再轉(zhuǎn)入電子檔案系統(tǒng)的文件收集階段中。進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)后，應(yīng)發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，對(duì)電子文件進(jìn)行整理與歸檔，將電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保管。對(duì)于一些重要的紙質(zhì)技術(shù)資料檔案，可統(tǒng)一進(jìn)行電子掃描，形成電子檔案進(jìn)行歸檔，這一舉措既節(jié)約檔案室空間，又可方便技術(shù)資料檔案的檢索查找與翻閱利用。

對(duì)于形成檔案的技術(shù)資料檔案，要根據(jù)保存期限，組織技術(shù)專業(yè)人員與檔案員一起進(jìn)行檔案銷毀鑒定，及時(shí)清理一些到期的不再具有保存價(jià)值的技術(shù)資料檔案，為以后的技術(shù)資料歸檔工作騰出更多可利用的空間。

3.3 提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到企業(yè)技術(shù)資料檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行定期培訓(xùn)教育，通過送外培訓(xùn)，增進(jìn)同行間的交流，逐步提升檔案人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案安全意識(shí)與分類歸檔意識(shí)。此外，也應(yīng)通過嚴(yán)格規(guī)范季度檢查標(biāo)準(zhǔn)、制定人員管理獎(jiǎng)懲辦法，來調(diào)動(dòng)檔案人員主動(dòng)參與技術(shù)資料檔案管理的積極性。

總而言之，技術(shù)資料檔案管理是國有企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于技術(shù)資料歸檔過程中與日常管理中涌現(xiàn)出的問題，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)首先重視起來，不僅是要通過各項(xiàng)措施引起其他人員對(duì)歸檔工作的重視，更要在長(zhǎng)期思考與摸索中，不斷改進(jìn)管理方式，使檔案管理工作更具有價(jià)值與意義，并向企業(yè)提出合理化建議，推動(dòng)優(yōu)化措施的實(shí)施。

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