城市檔案工作中如何有效歸納策略研究

摘 要：城市檔案管理是城市未來(lái)發(fā)展頗為重要的參考依據(jù)，要提高城市檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在整理城市檔案信息化進(jìn)程中，如何歸納整理的信息對(duì)于檔案管理工作具有重要意義。本文對(duì)城市檔案的歸納進(jìn)行了深入細(xì)致的分析，并且做出相應(yīng)的實(shí)施策略，展現(xiàn)了城市檔案的實(shí)際價(jià)值。

關(guān)鍵詞：城市檔案;檔案管理;有效歸納;策略

城市檔案管理主要是指城市在發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中留下來(lái)的具有研究意義的文字、圖片、影像等相關(guān)資料。城市檔案詳實(shí)記錄了城市的發(fā)展變遷，對(duì)于城市的發(fā)展具有重要意義。要想提高管理的效率和質(zhì)量，在實(shí)際的管理工作中，針對(duì)其歸納工作需要制定科學(xué)合理的策略，使其更好的為城市發(fā)展提供參考。

1 城市檔案管理的重要性

1.1 為城市管理提供重要依據(jù)

隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，社會(huì)生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高，城市居民的生活水平在不斷改善，城市居民的法律及其相關(guān)意識(shí)在不斷提升，城市檔案成為后期案件處理的重要依據(jù)，這樣的背景下需進(jìn)一步提高對(duì)于城市檔案的重視程度。相關(guān)部門(mén)和工作人員需要深入研究城市檔案管理的價(jià)值，并且深入挖掘城市檔案所存在的信息，為城市的建設(shè)和后期發(fā)展提供重要的依據(jù)，這樣的轉(zhuǎn)變將進(jìn)一步促進(jìn)城市檔案管理的發(fā)展。

1.2 為城市未來(lái)發(fā)展提供方向

城市檔案是城市管理水平和發(fā)展水平的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)于城市發(fā)展過(guò)程中具有歷史意義的信息有著原始的記錄和保存，這是一個(gè)城市發(fā)展歷史的積淀。一些極具歷史意義的城市檔案，正在逐漸成為歷史發(fā)展的寶庫(kù)，通過(guò)城市檔案反映的內(nèi)容，能夠更加深刻地認(rèn)識(shí)到城市的發(fā)展現(xiàn)狀，使城市的未來(lái)發(fā)展變的可以預(yù)見(jiàn)。

1.3 為城市建設(shè)管理提供依據(jù)

城市在不斷發(fā)展的過(guò)程中需要進(jìn)行擴(kuò)建或市政設(shè)施建設(shè)，這需要各種經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)做支撐，以便于城市建設(shè)更加科學(xué)合理，更好的方便城市居民的生活，進(jìn)一步促進(jìn)城市的發(fā)展。城市檔案中留存了大量的城市發(fā)展數(shù)據(jù)，這些信息為城市的建設(shè)提供了良好的規(guī)劃指導(dǎo)和建設(shè)指導(dǎo)，促進(jìn)了城市發(fā)展決策的科學(xué)性和合理性。

2 城市檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 管理制度需要提高

城市管理檔案對(duì)于城市的發(fā)展具有重要意義，做好檔案的歸納工作能夠更好的總結(jié)城市在發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，或者是借鑒其成功的經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于城市的發(fā)展是具有實(shí)際意義的。但在實(shí)際的城市檔案管理工作中，由于管理制度的不完善，導(dǎo)致部分城市檔案管理信息沒(méi)有做到科學(xué)合理的分類(lèi)，并且沒(méi)有建立文檔歸納的長(zhǎng)期機(jī)制，沒(méi)有體現(xiàn)城市檔案工作的實(shí)際價(jià)值。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高思想認(rèn)識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理的價(jià)值，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍，在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，檔案管理制度才能真正發(fā)揮效果。

2.2 缺少完整的歸檔信息

信息收集是檔案管理工作的重要部分，檔案信息收集的完整性直接決定了檔案管理水平的高低，是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，如果信息收集不全則會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。在實(shí)際的收集歸檔過(guò)程中，如果信息收集時(shí)間過(guò)長(zhǎng)則會(huì)失去時(shí)效性，如果信息收集不全面對(duì)于城市的建設(shè)和發(fā)展也不具備參考性。在此過(guò)程中，由于檔案管理的人員調(diào)動(dòng)，也有可能導(dǎo)致檔案信息丟失，進(jìn)一步阻礙了檔案信息的價(jià)值發(fā)揮。

2.3 檔案管理人才缺失

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的工作，需要檔案管理人員擁有較強(qiáng)的綜合能力和敏銳的決策能力，在檔案信息收集和歸納的過(guò)程中完整的將檔案信息進(jìn)行忠實(shí)記錄。但實(shí)際工作中，一些檔案管理人員都是臨時(shí)指派或者兼職工作，本身不具備專(zhuān)業(yè)性，這樣的現(xiàn)狀導(dǎo)致檔案信息收集歸納工作的效果會(huì)進(jìn)一步降低。

3 針對(duì)當(dāng)前城市檔案歸納工作問(wèn)題的對(duì)策

3.1 建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度需要相關(guān)部門(mén)提高對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于城市發(fā)展的重要意義，這樣才能根據(jù)本城市的實(shí)際情況，建立切合實(shí)際的檔案管理制度。在這樣的制度影響下，檔案管理人員才會(huì)在日常工作中將工作細(xì)則落到實(shí)處，在處理檔案信息歸納工作中，才能充分認(rèn)識(shí)檔案信息歸納的重要性，進(jìn)一步保證檔案信息完整收取、分類(lèi)歸納。建立管理制度，還需要針對(duì)檔案管理人員建立切合實(shí)際情況的績(jī)效考核管理制度，并且將檔案的歸納作為績(jī)效考核的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)考核制度激勵(lì)檔案管理人員在工作中不斷的提高工作效率，提高對(duì)于檔案工作有效歸納的認(rèn)知，從而將相關(guān)工作落實(shí)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及和現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都在不斷利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，在城市檔案管理工作中利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，能夠促使檔案管理不斷向信息化發(fā)展。在實(shí)際的工作中，相關(guān)部門(mén)首先要加大資金投入，為檔案管理的信息化做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)備和數(shù)據(jù)收集設(shè)備，這樣才能使現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面收集和歸納，在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的過(guò)程中，可以將現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在進(jìn)行數(shù)字化管理和保存，這樣能夠克服紙質(zhì)檔案不易保存的缺點(diǎn)，并且運(yùn)用數(shù)字化的方式進(jìn)行歸納，能夠節(jié)約更多的空間，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，進(jìn)一步提高了歸納效率，在需要查閱檔案信息時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠第一時(shí)間查閱所需信息，并且避免了紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期的借閱查詢過(guò)程中出現(xiàn)損壞的問(wèn)題。

3.3 提高管理人員的素養(yǎng)

首先要提高管理人員對(duì)檔案工作的歸納意識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)會(huì)、座談會(huì)、交流會(huì)等形式提高其思想認(rèn)知，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行歸納的重要性。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，培養(yǎng)其歸納能力，這需要定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)而系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高其工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，才能在檔案管理工作中針對(duì)檔案進(jìn)行更好的歸納，在進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)的過(guò)程中，也要建立相應(yīng)的管理制度，對(duì)于積極參加檔案管理的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的鼓勵(lì)。并且，相關(guān)部門(mén)還要組織管理人員與其他檔案管理部門(mén)進(jìn)行友好交流，在交流的過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，吸取對(duì)方的長(zhǎng)處和經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化自身的工作方式，和歸納管理模式。除此之外，還應(yīng)當(dāng)提高人才準(zhǔn)入門(mén)檻，通過(guò)提高準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的方式，確保加入檔案管理的人員擁有良好的思想意識(shí)，并且具備一定的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能使其又快又好投入工作，進(jìn)一步提高城市檔案管理歸納的工作效率，也能夠節(jié)省人力資源培訓(xùn)成本。

4 結(jié)語(yǔ)

提高城市檔案工作的有效歸納，首先需要領(lǐng)導(dǎo)層提高認(rèn)識(shí)，重視其工作價(jià)值，這樣才能創(chuàng)造良好的工作氛圍，在此基礎(chǔ)上認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作存在的不足。其次，在檔案管理工作中要建立完善的管理制度，加強(qiáng)檔案管理的信息化發(fā)展，并且提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能展現(xiàn)城市檔案工作中有效歸納的價(jià)值，通過(guò)城市檔案信息資源為城市健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供科學(xué)有效的決策，使得城市化進(jìn)程又快又好發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

張彩連，女，河南省西華縣人，助理館員，從事檔案管理工作。