事業(yè)單位人事檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：事業(yè)單位人事檔案由組織、人事、勞資三個(gè)部分組成，是考察和管理機(jī)構(gòu)人員的重要依據(jù)，人事檔案中記載了各類綜合情況，包括績(jī)效、業(yè)務(wù)水平、人事變動(dòng)等等。隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展，人事檔案管理的模式也在發(fā)生著變化，在人事檔案管理工作中難免出現(xiàn)各種問(wèn)題，制約了人事檔案管理工作的有效性，這需要針對(duì)問(wèn)題不斷優(yōu)化。本文探討了事業(yè)單位人事檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策，可供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理;問(wèn)題;對(duì)策

人事檔案管理在發(fā)展和變革的過(guò)程中，不可避免會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題，如管理人員的綜合能力、管理工作的規(guī)范性需要提升等等，這些問(wèn)題對(duì)于事業(yè)檔案人事管理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生了阻礙。事業(yè)單位在不斷發(fā)展，人員變動(dòng)和體制變革等檔案信息不斷變動(dòng)。因此，人事檔案管理對(duì)單位的發(fā)展具有重要意義，需針對(duì)這些問(wèn)題深入分析，提出解決策略，促使檔案管理工作效率進(jìn)一步提升。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性

事業(yè)單位的人事檔案管理主要是服務(wù)性的工作內(nèi)容，由于人事檔案無(wú)法直接為事業(yè)單位發(fā)展提供相應(yīng)的信息，導(dǎo)致大多數(shù)人沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，一些人認(rèn)為檔案管理沒(méi)有技術(shù)含量，這樣的認(rèn)知制約著人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，難以提高工作的有效性，工作過(guò)程顯得較為隨意。這些片面化的思想認(rèn)知，導(dǎo)致管理人員在工作中難以按照相應(yīng)的規(guī)范和流程進(jìn)行人事檔案管理。

1.2 檔案管理人員的管理水平需要提高

一些事業(yè)單位的人事檔案內(nèi)容繁多，工作過(guò)程瑣碎，需要管理人員有足夠的信心，并且在大多數(shù)人的意識(shí)中認(rèn)為檔案管理不需要專業(yè)技術(shù)。因此，部分事業(yè)單位的人事檔案沒(méi)有指定擁有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理。這樣的問(wèn)題導(dǎo)致管理人員在工作中出現(xiàn)較多的問(wèn)題，例如管理過(guò)程中沒(méi)有按照規(guī)范保存檔案，導(dǎo)致檔案信息損壞，文件檔案內(nèi)容字跡褪色等等，給人事檔案的查閱造成了較大麻煩。

1.3 沒(méi)有建立健全完善的管理制度

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，需要建立相應(yīng)的管理制度，促使管理人員按照規(guī)范進(jìn)行操作，保證各項(xiàng)人事檔案有序歸類，從而便于查閱。但在實(shí)際工作中，由于沒(méi)有完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員在人事檔案管理和保存過(guò)程中沒(méi)有按照流程操作，例如沒(méi)有嚴(yán)格按照人事檔案中的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分類保管，導(dǎo)致查閱人事檔案過(guò)程中需要大量的時(shí)間尋找相應(yīng)的信息，這種低效率的查找方式加劇了時(shí)間損耗，降低了人事檔案管理的工作效率。

1.4 軟硬件設(shè)施設(shè)備配備不齊全

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，各項(xiàng)檔案信息主要依靠管理人員手工錄入，在錄入過(guò)程中，難免會(huì)因?yàn)槿斯げ僮鞒霈F(xiàn)各種失誤，導(dǎo)致信息錄入不全，或者更新不及時(shí)。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，大多數(shù)事業(yè)單位已用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，但由于資金不夠充足，硬件軟件設(shè)施設(shè)備無(wú)法滿足信息技術(shù)的使用要求，導(dǎo)致信息化的管理方式難以真正提高效率，設(shè)施設(shè)備的缺失導(dǎo)致?lián)p壞的人事檔案難以利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，也難以使信息技術(shù)發(fā)揮其真正的作用。

2 針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題對(duì)策

2.1 提高管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先，事業(yè)單位的管理層應(yīng)當(dāng)重視人事檔案信息對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的價(jià)值，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，這樣才能自上而下不斷提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，也能促使管理層不斷關(guān)注檔案管理工作。有這樣的前提，管理層應(yīng)當(dāng)借助事業(yè)單位的各類渠道加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳，進(jìn)一步提高事業(yè)單位內(nèi)部各部門各層級(jí)管理人員對(duì)于人事檔案的管理工作提高思想認(rèn)知，在這樣的影響下，事業(yè)單位內(nèi)每一個(gè)人都能不斷扭轉(zhuǎn)自身的固有認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到其工作的重要性，檔案管理人員才能在工作中增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)自身對(duì)于工作的認(rèn)同感和責(zé)任感，不斷促使自身在工作中提高工作質(zhì)量和效率。

2.2 不斷提高人事檔案管理人員的管理水平

首先，要樹(shù)立檔案管理人員按規(guī)范工作，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，人事檔案管理工作具有一定的保密性，在管理工作中必須做到信息保密，要求人事檔案管理人員提高自身職業(yè)素養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，熟練工作流程，這樣才能在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中發(fā)揮自身的專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的管理。在當(dāng)前的信息技術(shù)時(shí)代背景下，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)水平，使得檔案管理人員在工作中充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案的高效管理，使檔案信息發(fā)揮更大的價(jià)值。

2.3 建立健全人事檔案管理工作制度

檔案管理工作制度能夠使用相應(yīng)的外部約束，促使檔案管理人員在人事檔案管理工作中不斷發(fā)展自身的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，提高工作積極性，利用健全的制度進(jìn)一步激勵(lì)員工，并且能夠用適當(dāng)?shù)耐獠考s束促使檔案管理人員發(fā)展自身能力，促使檔案管理工作不斷向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。在此過(guò)程中，還要完善相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，將績(jī)效考核納入工作制度中，進(jìn)一步激勵(lì)檔案管理人員工作的自覺(jué)性和積極性，促使員工在工作中，真正實(shí)現(xiàn)效率和質(zhì)量的雙向提升。

2.4 不斷提高檔案管理的信息化水平

在當(dāng)前的時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的對(duì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的影響，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中提高信息化管理水平。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，用于購(gòu)進(jìn)信息化硬軟件設(shè)備，為信息化管理提供基礎(chǔ)的必要條件。同樣，檔案管理人員要將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并且將紙質(zhì)檔案按規(guī)范進(jìn)行保管。在數(shù)字化檔案處理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入挖掘檔案信息的價(jià)值，設(shè)計(jì)為事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供更好的數(shù)據(jù)支持。接下來(lái)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對(duì)人事檔案管理建立相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，在信息查詢的過(guò)程中更加快捷方便的尋找需要的信息。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)硬軟件進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)，保證系統(tǒng)的流暢運(yùn)行，并且要針對(duì)軟件系統(tǒng)建立相應(yīng)的防護(hù)手段和身份認(rèn)證登錄系統(tǒng)，保證檔案信息的安全性，通過(guò)這些方式不斷提高檔案管理的信息化水平，展現(xiàn)人事檔案所承載的價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位人事檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和變革，難免會(huì)出現(xiàn)一系列問(wèn)題，這需要進(jìn)行的針對(duì)性的研究，并且結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r做出相應(yīng)的解決策略，才能進(jìn)一步提升工作的實(shí)效性，對(duì)這些問(wèn)題提出相應(yīng)的解決策略。在提出解決策略的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)下的信息化時(shí)代背景，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，使人事檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的需要，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量，使檔案信息為事業(yè)單位的發(fā)展做出科學(xué)合理的決策。

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作者簡(jiǎn)介

鐘日鵬，男，廣西欽州市人，助理館員（檔案系列），從事人事管理（事業(yè)單位考試招聘、檔案管理）工作。