新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效措施

王虎

摘 要：通常而言，學(xué)校的檔案的主要構(gòu)成部分為完成教育教學(xué)活動(dòng)后保留的原始資料，教師教學(xué)的成績(jī)和學(xué)生認(rèn)同教師教學(xué)情況的程度均記錄在學(xué)校檔案之中。同樣學(xué)校實(shí)際的管理水平也能通過(guò)學(xué)校檔案管理工作得以體現(xiàn)。在日常經(jīng)營(yíng)和管理中，學(xué)校要積極對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與管理，最大化借助檔案資源，促進(jìn)學(xué)校良好發(fā)展。對(duì)此，本文主要對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;意義

隨著黨的十九大順利召開(kāi)，我們進(jìn)入了中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代，在黨的正確領(lǐng)導(dǎo)下，中國(guó)特色社會(huì)主義教育事業(yè)以及檔案工作發(fā)展迅猛，在此形勢(shì)下，對(duì)檔案工作以及教育工作的要求也越來(lái)越高。不斷深入推進(jìn)的教育工作，使得各級(jí)各類(lèi)學(xué)校越來(lái)越重視檔案管理工作，這對(duì)學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展提供了極大的幫助，但仍有很多問(wèn)題存在。對(duì)此，學(xué)校檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)黨的正確領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)科學(xué)健全的管理模式進(jìn)行大力研究，從而更加好地服務(wù)于新時(shí)代教育工作，推動(dòng)新時(shí)期社會(huì)主義事業(yè)良好發(fā)展。

1 學(xué)校檔案管理工作的重要意義

首先，可以真實(shí)記錄學(xué)校的發(fā)展情況。作為一種文件材料，學(xué)校檔案的形式多種多樣，如音像、圖標(biāo)和文字等，可以真實(shí)記錄學(xué)校的管理工作和教師的教學(xué)工作，把學(xué)校的歷史情況直觀呈現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)真實(shí)記錄了全校師生的實(shí)際情況[1]。學(xué)校檔案中學(xué)校發(fā)展檔案的占比最大，此外還涉及了各個(gè)優(yōu)秀教學(xué)成果和各種先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。真實(shí)記錄學(xué)校的管理者以及教師們的心血，將學(xué)校的教學(xué)水平直觀呈現(xiàn)了出來(lái)。其次，為學(xué)校的良好發(fā)展服務(wù)。在學(xué)校的不斷發(fā)展過(guò)程中，學(xué)校檔案隨之形成，同時(shí)其具有一定的變化性，檔案存在于學(xué)校教育教學(xué)工作、管理和組織之中，其可以真實(shí)記錄學(xué)校管理、教學(xué)和運(yùn)行軌跡，是學(xué)校十分重要的信息資源。借助學(xué)校檔案可以充分掌握本校的現(xiàn)狀、歷史、發(fā)展規(guī)律和特點(diǎn)，通過(guò)分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以加深對(duì)學(xué)校教育教學(xué)工作各方面發(fā)展情況的了解，進(jìn)而更好地歸納總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的缺陷與成果。新形勢(shì)下，做好學(xué)校檔案管理，是社會(huì)以及學(xué)校自身發(fā)展的切實(shí)所需。在學(xué)校建設(shè)中檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行評(píng)估的重要內(nèi)容之一，是使學(xué)校保持良好形象的關(guān)鍵。把檔案管理工作做好，可以更好地服務(wù)于全校師生，促進(jìn)學(xué)校良好發(fā)展。

2 新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效措施

2.1 高度重視學(xué)校檔案管理

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的想法和一個(gè)學(xué)校的發(fā)展有著極為密切的聯(lián)系，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作引起高度重視，充分了解加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，將檔案管理部門(mén)地位提升，可以加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)力度，組建具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的檔案管理部門(mén)。學(xué)校要基于國(guó)家提出的要求把自身工作做好，和自身實(shí)際情況相結(jié)合制定切實(shí)可行的檔案管理制度。此外，要借助典型事例宣傳、參觀學(xué)習(xí)、會(huì)議等形式，積極對(duì)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，同時(shí)抓住一切機(jī)會(huì)與具體事例相結(jié)合展開(kāi)宣傳，以此加深教職工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，充分了解檔案和自己生活以及工作的緊密聯(lián)系，為檔案管理工作提供大力支持，從而促進(jìn)全校所有教職工檔案意識(shí)增強(qiáng)。

2.2 建立健全檔案管理各項(xiàng)制度

對(duì)科學(xué)的檔案管理體系予以構(gòu)建，積極完善檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理檔案工作的重中之重。各學(xué)校要和本單位檔案工作的實(shí)際情況相結(jié)合，制定一套系統(tǒng)、完整、科學(xué)的檔案管理制度。集中統(tǒng)一管理和考核各處室以及各類(lèi)檔案材料，同時(shí)評(píng)價(jià)與發(fā)展檔案管理和教學(xué)管理。用文件的形式為各教研組和處室下發(fā)制度，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行大力宣傳，促進(jìn)其檔案意識(shí)增強(qiáng)，以此獲得相關(guān)人員的積極配合。此外，必須由專(zhuān)門(mén)的人負(fù)責(zé)收集和上交檔案材料，在人員晉升和考核的條件中納入進(jìn)歸檔質(zhì)量，嚴(yán)格實(shí)施所有檔案工作制度，以此確保材料收集的完整性、齊全性，從而充分發(fā)揮出檔案的實(shí)際作用。

2.3 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響著檔案工作的質(zhì)量，因此，應(yīng)大力促進(jìn)學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)提高[2]。首先，學(xué)校要積極組織管理人員參加職業(yè)道德培訓(xùn)，以使其思想覺(jué)悟得到提升，安全意識(shí)和服務(wù)意識(shí)更強(qiáng)。其次，加大職業(yè)技能培訓(xùn)力度，促進(jìn)技能水平提升。不論何種職業(yè)均是以專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能為支撐，檔案工作同樣如此，只有將檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)能力增強(qiáng)，不斷充實(shí)自己，積極投入到各種培訓(xùn)以及相關(guān)活動(dòng)之中，促進(jìn)其職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平全面提升。新上崗的檔案管理工作人員要積極參與各地檔案局組織的崗位培訓(xùn)活動(dòng)中，將是否具備從業(yè)資格證書(shū)作為上崗的硬性條件;就一些穩(wěn)定的檔案管理人員，還要注重不斷學(xué)習(xí)新的方法和知識(shí)技能，需要參與檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，顯著提高自身綜合素質(zhì)水平。最后，多關(guān)心檔案管理人員，構(gòu)建獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)其責(zé)任心增強(qiáng)。

2.4 加強(qiáng)建設(shè)信息化的檔案管理設(shè)施

學(xué)校在檔案管理中需要的基礎(chǔ)設(shè)備較多，如計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備和其他輔助設(shè)施，要想順利開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，首先必須配備充足的檔案管理設(shè)施。所以，應(yīng)把檔案資料收集工作中的切實(shí)所需納入考慮范圍，確保檔案管理室中基礎(chǔ)設(shè)施齊全，為檔案管理工作效率的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，如為檔案收集配備好計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、掃描儀以及光盤(pán)刻錄機(jī)等設(shè)備。做好上述工作后，再借助這些設(shè)備建立電子目錄以及電子檔案，確保被接受中心可以順利接管錄入電子檔案，促進(jìn)電子數(shù)據(jù)采集效率提高，為收集電子文件提供方便。檔案管理的相關(guān)軟件系統(tǒng)，其具備的文件管理功能形式多種多樣，如收集、檢索以及歸納整理文件等功能，同時(shí)可以與其他種類(lèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)展開(kāi)連接和數(shù)據(jù)交換工作，從而將學(xué)校檔案信息管理流通性提升[3]。

2.5 保證學(xué)校數(shù)字檔案安全

不斷發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在帶給學(xué)校檔案管理方便的同時(shí)，也導(dǎo)致其面臨的信息風(fēng)險(xiǎn)越來(lái)越多。當(dāng)前，我國(guó)對(duì)信息的安全性十分重視，學(xué)校應(yīng)根據(jù)國(guó)家頒布的信息安全管理法規(guī)， 立足于學(xué)校的實(shí)際情況，對(duì)行之有效的安全保密規(guī)范以及檔案管理規(guī)范進(jìn)行制定。如數(shù)字檔案信息安全儲(chǔ)存規(guī)范、數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全操作規(guī)范等，借助人為力量有效保護(hù)學(xué)校檔案信息安全。迅速把技術(shù)保證體系建立起來(lái)，有效提高系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性。學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)積極運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)，對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)威脅進(jìn)行有效防御，如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、病毒防范技術(shù)等技術(shù)，從技術(shù)上有效保護(hù)數(shù)字檔案信息的安全。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，在學(xué)校管理工作中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，所以務(wù)必要把檔案的收集、整理和歸檔工作做好，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，將檔案的價(jià)值與功能充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，管理人員要把檔案資料掌握好，促進(jìn)自身的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力提升，分析和研究檔案的利用信息，及時(shí)將工作中存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，保持嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作態(tài)度，使檔案管理水平與質(zhì)量有效提高，進(jìn)而充分發(fā)揮出檔案功能為學(xué)校穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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