Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應用技巧

黃丹

摘要：目的：通過具體分析Microsoft Office等一系列辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧，學習并掌握這些技巧，可以來幫助解決在日常辦公中的難題，從而使辦公軟件可以方便快捷的應用于日常辦公之中，提升辦公的效率。方法：分析介紹MicrosoftOffice辦公軟件在日常辦公過程中的具體應用方法，分析其辦公應用的具體技巧，了解應用這些辦公軟件在辦公自動化中的應用效率。結果：MicrosoftOffice軟件辦公軟件功能的強大，操作之簡單、快捷、方便、應用性強還有其性價比是大家有目共睹，軟件的實際應用技巧，對于辦公人員來實行辦公自動化來說也是必不可缺的。結論：在日常辦公中，學習掌握一些必用MicrosoftOffice軟件應用技巧，可以大大提高了日常辦公速度，改善辦公的一些不良習慣，MicrosoftOf-rice辦公軟件在辦公自動化中，也可以服務于復雜的管理，參與決定重點決策，最終提升工作的效率。

關鍵詞：Microsoftomce辦公軟件;辦公自動化;應用技巧

中圖分類號：TP37 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0220-02

1背景和分析意義

1.1選題背景

隨著社會科技技術的不斷創(chuàng)新，辦公自動化的模式開始層出不窮，辦公方式的自動化不僅提高了工作效率，而且辦公的自動化也是數(shù)據(jù)化信息管理技術至關重要的保證。微軟的Mi-crosoft Office辦公軟件在這一系列辦公軟件的競爭中嶄露頭角，因為其強大的數(shù)據(jù)處理和文字編輯以及多媒體技術的應用技術，得到了辦公人員的青睞。Microsoft Office辦公軟件也使我們工作效率的提升。

1.2分析意義

Microsoft Office軟件在辦公自動化中是一個必不可缺的存在，因為辦公自動化其自身就是一個不斷發(fā)展的過程，Micro-soft Office軟件尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)技術，將電腦軟件在自動化辦公中不斷普及，使其現(xiàn)今的Microsoft Office軟件深受大家的喜愛和推崇。掌握一些必備的辦公技巧，成為現(xiàn)今辦公人員必不可缺的品質(zhì)，因此學習和掌握MicrosoftOffice辦公軟件在辦公自動化中的應用技巧尤為重要。

2文獻資料與研究對象

2.1文獻資料

辦公自動化指的是一種新型的辦公形式，它借助于計算機網(wǎng)絡并與現(xiàn)代化辦公相結合的模式，通過這種模式可以實現(xiàn)辦公事務的自動化處理，最終影響個人或者群體辦公事務的工作效率，最終為企業(yè)或部門機關的管理與決策提供科學的依據(jù)。而在辦公領域的軟件主要由Microsoft Office軟件占領市場主導地位，其中微軟的.Net+關系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術，正應用于Mi-CrOSOft Office軟件之中，使其軟件有強大的辦公功能，使Micro-soft Office軟件為廣大辦公人員所接受。

2.2研究對象

Word的文字處理技術在辦公自動化中的應用：今天要求我們辦公自動化，word其錄入效率高、編輯方便等特點，被應用于現(xiàn)今文字編輯的主要方法，還可以對文章進行排版操作美化文章閱讀感受，并且可以以多種方式輸出各種版本的文章，大大簡化了職工編寫文字的壓力，使辦公更加自動化。

Excel的數(shù)據(jù)處理技術在辦公自動化中的應用：我們正處于一個大數(shù)據(jù)的年代，在日常辦公過程中面對各種各樣子的數(shù)據(jù)進行定性和定量的研究，從而掌握更多的有效信息。要依賴于我們的excel軟件進行，因為他是簡單式、傻瓜化的操作，對于大部分非計算機專業(yè)的職工來說更加容易上手使用excel對有價值的數(shù)據(jù)進行采集、分析、比較和儲存，通過excel數(shù)據(jù)可以直觀的圖表的展現(xiàn)，更有利于我們對于信息的處理。

PowerPoint的多媒體技術在辦公自動化中的應用：其展示文字可以結合聲音、圖像對文字進行組合表達，使文字更加生動形象，簡化了信息。將其應用于辦公自動化，可以拓寬自動化信息處理方式，比如在進行一項工作匯報時，可以通過充分PowerPoint的多媒體技術，將展示的內(nèi)容結合圖像和聲音生動形象地表達出來，使工作內(nèi)容更加有助于理解，提高了辦公效率。

3應用軟件與技巧

3.1應用軟件

現(xiàn)今占領辦公軟件桌面市場的主要有Microsoft Office的其中主要幾個軟件，其中以Word、Excel、PowerPoint類軟件，為辦公主要應用產(chǎn)品，這些產(chǎn)品涵蓋了文字處理、數(shù)據(jù)處理以及多媒體應用技術，從而解決了日常辦公中所遇到的大部分難題。

3.2實用技巧

3.2.1 Word實用技巧

1.高級查找與替換。在辦公時遇到大量需要修改的文字，可以借助此功能，首先打開需要查找替換的文檔，然后鍵盤按下ctrl+H。會彈出一個對話框。在對話框做相應的設置即可。如果有特殊符號或者需要識別大小寫等?？梢渣c開“更多”進行設置。2.word還提供幫助文檔，可以幫助我們解決排除故障，用法是打開幫助文檔有兩種方式：第一種是按F1，第二種是點擊頁面右上方關閉操作旁邊的問號打開。3.world有時處理特殊文件進行雙行標題的制作，可以先錄入我們所需要修改的文字內(nèi)容，然后選中分為兩行的標題文字，進入開始，然后進入段落，在進入中文版式，最后雙行合一，在彈出的雙行合一框中，這樣就可以為分為雙行的標題添加括弧樣式，也可據(jù)自己需求來進行選擇。

3.2.2 Excel實用技巧

1）我們經(jīng)常會在excel中添加一些圖片，可以讓添加的這些圖片固定在單元格中，這樣我們后期調(diào)整表格大小，圖片也能夠自動適應單元格的大小，具體方式如下：首先插入圖片，然后將單元格與圖片大小調(diào)整到一致大小，通過ALT鍵，然后再用鼠標左鍵拖動圖片，圖片就可以自動吸附之單元格邊框線上，然后右擊圖片，在“大小和屬性”中的“屬性”，勾選“大小和位置隨單元格而變”。2）excel還有雙擊向下填充的功能，可以將光標定位到選中單元格邊框的右下角，當光標變成黑色十字后，左鍵雙擊一下，就可以填充。3）Excel還有一鍵求和功能，在辦公中如果需要快速的求出行或者列的和，可以先選中該列或該行數(shù)據(jù)，然后使用“ah+=”，就能一鍵求和，大大縮短了輸人公式計算的時間。

3.2.3 PowerPoint實用技巧

1）我們平常工作中做好的PPT如何快速轉(zhuǎn)換成JPGWNG＼GIF等圖片格式，方法很簡單通過“另存為”，選擇“保存類型”為“JPGWNG＼GIF”，最后選擇應用于“所有幻燈片”即可。2）PPT用于美化表格首先“插入表格”，錄入內(nèi)容以后，進入“設計”在進入“變體”選擇“顏色”中將表格主題顏色設為“灰度”。然后進入“表格工具”選擇“設計”，“表格樣式”可以選擇自己想要的樣式。3）PPT中SmartArt這項功能就為提供很多圖片排版版式，這個鍵可以對圖片的版式排版，首先將圖片插入PPT中，然后進入“格式”，選擇“圖片樣式”，挑選“圖片版式”，例如可以選擇“螺旋圖”的樣式效果，再右鍵將選擇好排版處的螺旋圖邊緣處，選擇“轉(zhuǎn)換為形狀”，再進行右擊，將整個圖片“取消組合”。

4討論與分析其現(xiàn)實意義

隨著信息時代的悄然而至，導致了人們的辦公形式發(fā)生了翻天覆地的變化，辦公自動化技術日益成熟，熟練地掌握辦公軟件當中的技巧，可以以提高辦公效率，人們對于Microsoft Of-fice辦公軟件越來越熟悉，導致現(xiàn)今有很大一部分的人現(xiàn)在日常辦公中離不開，這也正是Microsoft Office辦公軟件的強大功能受到認可的表現(xiàn)。

由于其在辦公自動化領域內(nèi)的廣泛使用，而且現(xiàn)代化的辦公設備與這些辦公軟件高度融合，實現(xiàn)了由實際操作人員與設備一起共同構建的“人機合一”信息操作理念，繼而完成我們辦公想達到的信息自動化管理目標，最終使公司經(jīng)濟效益趨向良好發(fā)展。

隨著市場環(huán)境對于辦公自動化要求的不斷提高，給這些工作人員提出了挑戰(zhàn)，就業(yè)者現(xiàn)今只有不斷地加強對于辦公軟件技巧的學習，才能更好地駕馭辦公軟件，充分發(fā)揮應用價值，使Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中為我們工作提供更大的幫助，從而提高工作效率。

5結論

隨著近年來科學技術和勞動生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，日常使用的工作軟件也在不斷地更新?lián)Q代之中，因為日常所需要處理的事務越來越多，所需要搜集的資料也越來越多，這要求我們更好地學習并掌握使用一些在日常辦公中必用的一些技巧，提高自身的市場競爭力，從而提高辦公效率，以適應辦公自動化的發(fā)展。正由于現(xiàn)在處于一個大數(shù)據(jù)的時代，更加應該緊隨社會發(fā)展的步伐，掌握Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應用技巧，就尤為重要，這樣才能夠促進自身和社會的共同發(fā)展。