基于“釘釘”的高校二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

艾林

摘要：目前，各大高校都已普遍使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），但在實(shí)際應(yīng)用中也存在不少問(wèn)題（存在如兼容性不高、缺乏個(gè)性化管理等問(wèn)題）。該文針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校二級(jí)學(xué)院的使用現(xiàn)狀和日常溝通協(xié)作中存在的問(wèn)題，設(shè)計(jì)了基于OA+釘釘軟件的二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并將其應(yīng)用到對(duì)二級(jí)學(xué)院教職工、黨務(wù)和學(xué)生日常管理中。結(jié)果證明，該設(shè)計(jì)方案具有操作流程簡(jiǎn)單、易實(shí)現(xiàn)、成本低廉等優(yōu)勢(shì)，可廣泛應(yīng)用于高校二級(jí)學(xué)院的管理工作中。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）;釘釘;管理信息化;黨務(wù)管理;二級(jí)學(xué)院

中圖分類號(hào)：Tp317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）15-0089-02

1引言

2015年7月4日，國(guó)務(wù)院印發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，指導(dǎo)各行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)深度融合。經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，各高校已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但在實(shí)際應(yīng)用中還存在不少問(wèn)題需要解決。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在某高校使用現(xiàn)狀

2.1系統(tǒng)支撐速度慢

高校規(guī)模迅速擴(kuò)大和管理方式快速升級(jí)，傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要二次升級(jí)才能支撐，需要花費(fèi)大量的費(fèi)用和人力，且無(wú)法快速響應(yīng)管理方式的轉(zhuǎn)變。

2.2移動(dòng)辦公支撐較低

隨著我國(guó)4G網(wǎng)絡(luò)的深度覆蓋和高性能智能終端的普及，人們更傾向于隨時(shí)隨地的移動(dòng)辦公，而傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)智能終端的移動(dòng)辦公兼容性并不高。

2.3個(gè)性化功能少

高校成立了二級(jí)學(xué)院，將管理權(quán)限下放，但全校統(tǒng)一的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不完全適用二級(jí)學(xué)院的個(gè)性化管理，重新購(gòu)買(mǎi)或者開(kāi)發(fā)一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成本較高。

2.4黨務(wù)工作需要

新時(shí)代“互聯(lián)網(wǎng)+黨建”對(duì)高校黨務(wù)工作和黨員學(xué)習(xí)提出了新的要求，二級(jí)學(xué)院黨委組織也希望通過(guò)使用便捷的黨務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校黨員進(jìn)行管理嘲。

3日常管理溝通存在的問(wèn)題

高校的教職工和學(xué)生除了使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以外，通常使用QQ或者微信這一類普及率較高的社交軟件進(jìn)行日常管理和溝通。但使用這類軟件存在以下局限性。

3.1降低工作專注度

使用這兩款軟件進(jìn)行工作會(huì)降低人們對(duì)工作的專注度。例如：在QQ群里討論開(kāi)會(huì)，親朋好友的一句消息，公號(hào)里推送的一篇文章，朋友圈里一則有趣的動(dòng)態(tài)，都有可能分散人的注意力。

3.2溝通協(xié)作支撐低

這兩款軟件除了基本的溝通和圖片文件的共享，并沒(méi)有一些適用于協(xié)作的功能，也沒(méi)有審批和流程管理功能，無(wú)法滿足日常管理的信息化需求。

3.3存在信息安全隱患

高校信息安全員認(rèn)為這兩款軟件的群管理過(guò)于簡(jiǎn)單，用戶能夠隨意的加入和退出，存在信息安全隱患，會(huì)出現(xiàn)離職人員沒(méi)有退群導(dǎo)致原單位的信息泄露等情況。

3.4日常辦公自動(dòng)化管理功能缺失

這類軟件沒(méi)有日常的審批、考勤、簽到、會(huì)務(wù)管理等功能，不方便二級(jí)學(xué)院管理人員管理職工和學(xué)生，也沒(méi)有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總功能。

4使用釘釘軟件的優(yōu)勢(shì)

作為一款專注于企業(yè)內(nèi)部溝通和管理軟件，釘釘?shù)玫搅烁餍袠I(yè)的認(rèn)可，在部分擁有自主研發(fā)OA能力的企業(yè)中（如中國(guó)聯(lián)通，中國(guó)鐵塔），日常也使用釘釘進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的溝通、協(xié)作。釘釘軟件簡(jiǎn)單易學(xué)，有使用智能手機(jī)習(xí)慣的人群10分鐘就可以掌握使用方法，有計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)的人群均可通過(guò)1-3小時(shí)的學(xué)習(xí)快速掌握后臺(tái)設(shè)置和管理功能。釘釘主要功能見(jiàn)表1。50A+釘釘實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

通過(guò)根據(jù)實(shí)際需求分析，設(shè)計(jì)基于OA+釘釘軟件的二級(jí)學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將其應(yīng)用到二級(jí)學(xué)院教職工和學(xué)生日常的溝通和活動(dòng)中?，F(xiàn)以某二級(jí)學(xué)院為例，介紹如何通過(guò)OA+釘釘?shù)姆绞皆O(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院辦公系統(tǒng)自動(dòng)化管理。

5.1系統(tǒng)框架搭建

1）明確辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與釘釘之間的工作界面。通過(guò)劃分工作界面的劃分，劃分兩套系統(tǒng)的職能，具體工作界面劃分如表2所示：

2）根據(jù)所在二級(jí)學(xué)院建立一個(gè)釘釘群組，并在群組下設(shè)置二級(jí)院級(jí)管理、學(xué)生管理、黨建管理三個(gè)一級(jí)部門(mén)，分別服務(wù)三類人群的管理需求，組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

3）設(shè)置三個(gè)子管理員對(duì)三個(gè)一級(jí)部門(mén)進(jìn)行個(gè)性化管理，并建立一級(jí)部門(mén)的群組。并設(shè)置各個(gè)一級(jí)部門(mén)成員的管理權(quán)限和可見(jiàn)權(quán)限，對(duì)三個(gè)一級(jí)部門(mén)進(jìn)行分隔，避免出現(xiàn)三個(gè)一級(jí)部門(mén)之間的管理功能出現(xiàn)重復(fù)。

4）考慮到一個(gè)人在多個(gè)部門(mén)任職的情況，管理者在執(zhí)行不同部門(mén)的管理職能前，需要先選擇管理職能所對(duì)應(yīng)的部門(mén)。

5.2釘釘應(yīng)用實(shí)現(xiàn)

根據(jù)二級(jí)學(xué)院的管理組織架構(gòu)搭建好釘釘?shù)慕M織框架后，本研究者利用釘釘?shù)奈宕蠊δ軐?shí)現(xiàn)相關(guān)管理工作：

1）使用企業(yè)通訊實(shí)現(xiàn)人員的統(tǒng)一管理，企業(yè)群內(nèi)信息共享，同時(shí)能減少信息泄露：從通訊錄刪除人員，相關(guān)內(nèi)部群組自動(dòng)刪除;新人員加入自動(dòng)加入部門(mén)群組;設(shè)置部門(mén)通訊錄可見(jiàn)權(quán)限限制人員可查看通訊錄的范圍。

2）使用“ding”功能實(shí)現(xiàn)通知百分之百送達(dá)，“ding”會(huì)議功能實(shí)現(xiàn)會(huì)議通知、會(huì)前提醒、開(kāi)會(huì)簽到，并可以批量導(dǎo)出，減少會(huì)務(wù)組織者的工作量。

3）靈活的自定義審批功能實(shí)現(xiàn)二級(jí)院系行政審批、學(xué)生和老師請(qǐng)假審批管理的電子化，并支持審批單據(jù)導(dǎo)出和打印。

4）簽到功能方便使用者快速簽到，并支持簽到表導(dǎo)出打印，學(xué)生出勤和行政人員考勤更透明，日志管理功能能夠進(jìn)行日常的工作匯總并支持導(dǎo)出。釘釘?shù)囊曨l會(huì)議、電話會(huì)議、直播功能突破了空間的局限，使得會(huì)議和講座通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳遞到每一位老師的手機(jī)上。

5）留言信息已讀、未讀查看功能：發(fā)言者的發(fā)言在群內(nèi)有多少人已讀，單獨(dú)留言對(duì)方是否已讀一目了然。

6）釘盤(pán)功能實(shí)現(xiàn)各群組，用戶之間的文件共享，也能夠?qū)崿F(xiàn)QQ和釘釘之間的相互轉(zhuǎn)發(fā)。

7）通過(guò)釘釘注冊(cè)的手機(jī)號(hào)碼，可以直接登錄學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)App，黨員在學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)的學(xué)習(xí)情況公告可以通過(guò)學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)推送到釘釘黨員群內(nèi)。通過(guò)學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)布置黨員學(xué)習(xí)任務(wù)，在黨務(wù)群內(nèi)上傳資料，充分利用黨員碎片時(shí)間通過(guò)手機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)用。

在開(kāi)展黨支部選舉推薦工作中，線上完成投票推選、結(jié)果上報(bào)，線上線下結(jié)果公布相結(jié)合，提高選舉工作的透明性、科學(xué)性與高效性，匿名投票功能也能保證投票工作更加公平公正公開(kāi)。

8）釘釘可以通過(guò)微應(yīng)用的接人通達(dá)OA，通過(guò)調(diào)用釘釘相關(guān)公共接口，通達(dá)OA的消息提醒都集中在一個(gè)特定的待辦模塊（該待辦包括發(fā)文、收文、內(nèi)部文件等各類文件及請(qǐng)假、蓋章、會(huì)議室申請(qǐng)、公車申請(qǐng)等流程的各個(gè)階段的審批處理），可以實(shí)現(xiàn)在釘釘上處理OA的工作。同時(shí)釘釘還有豐富的第三方應(yīng)用市場(chǎng)，提供豐富的應(yīng)用程序供用戶選擇。

6結(jié)論

本研究采用OA+釘釘?shù)姆绞浇鉀Q了高校管理系統(tǒng)中存在的信息孤島問(wèn)題。對(duì)于需要協(xié)同辦公管理的高校二級(jí)學(xué)院而言，釘釘完全可以滿足需求，實(shí)現(xiàn)OA和釘釘兩個(gè)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，同時(shí)釘釘也是高校黨建工作和學(xué)生管理工作多元化的重要的補(bǔ)充。這種模式的運(yùn)用并不是全盤(pán)否定其他模式，也不是意味著它能夠完全取代原先的管理模式，而是在原有模式基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸和完善。隨著信息化進(jìn)一步的推進(jìn)以及5G網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，以及釘釘軟件的升級(jí)優(yōu)化，管理系統(tǒng)也會(huì)進(jìn)一步的升級(jí)，給管理信息化的建設(shè)提供了無(wú)限可能。