從財(cái)務(wù)視角淺談會(huì)展項(xiàng)目管理

張美琴

關(guān)鍵詞：會(huì)展項(xiàng)目 ?項(xiàng)目管理 ?財(cái)務(wù)視角

會(huì)展業(yè)集商品展陳、項(xiàng)目合作、文化科技交流于一身，具有經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)“加速器”、城市發(fā)展“助推器”、城市形象“傳播器”、勞動(dòng)就業(yè)“吸納器”的功能，各地政府都大力發(fā)展會(huì)展業(yè)，從而打造城市知名度、促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展、推動(dòng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

天時(shí)地利人和，使得會(huì)展業(yè)成為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的朝陽(yáng)行業(yè)，不可避免地使得同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇。如何既能獲得政企信任，承接重大會(huì)展項(xiàng)目，又能讓企業(yè)獲得合理利潤(rùn)，則離不開(kāi)項(xiàng)目管理。本文從財(cái)務(wù)視角對(duì)會(huì)展項(xiàng)目管理進(jìn)行一些探討，以期對(duì)會(huì)展項(xiàng)目實(shí)際業(yè)務(wù)處理提供一些方法、建議。

一、 會(huì)展項(xiàng)目的特點(diǎn)與作用

會(huì)展業(yè)對(duì)于城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要的作用，它能精準(zhǔn)對(duì)焦相關(guān)行業(yè)、品類，展示行業(yè)前瞻性，快速聚集起業(yè)內(nèi)需求，促進(jìn)參展商戶快速簽約，引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展;同時(shí)，輻射到城市交通、餐飲、住宿等相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈，帶來(lái)聯(lián)動(dòng)發(fā)展。會(huì)展項(xiàng)目一般有主辦單位、執(zhí)行單位、參展商、觀眾等組成，具有籌備期長(zhǎng)、展會(huì)期短的特點(diǎn)。

二、 會(huì)展業(yè)項(xiàng)目管理可能存在的問(wèn)題

（一）項(xiàng)目前期準(zhǔn)備不充分

項(xiàng)目未經(jīng)充分調(diào)研、詳細(xì)部署，倉(cāng)促上馬，造成定價(jià)不合理、服務(wù)跟不上，最終未能產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

（二）項(xiàng)目預(yù)算不細(xì)致

項(xiàng)目預(yù)算粗糙，考慮不全面，未能做到末級(jí)預(yù)算，可能造成資金緊張、費(fèi)用超標(biāo)，最終以決算湊預(yù)算的局面，不能很好地實(shí)施事中控制。

（三）項(xiàng)目多頭實(shí)施，缺少有效監(jiān)督

項(xiàng)目未制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，未對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行有效安排與管理，缺少抓手，造成項(xiàng)目組成員煥散，職責(zé)不清，效率低下。

（四）項(xiàng)目結(jié)算不及時(shí)

項(xiàng)目結(jié)算不及時(shí)，甚至在項(xiàng)目結(jié)束后，才流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算，起不到事中控制的效果，造成成本浪費(fèi)、核算超支等無(wú)法挽回的局面。

（五）項(xiàng)目考核粗放

會(huì)展項(xiàng)目未制定科學(xué)的考核制度，考核沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，或者僅對(duì)合同收入進(jìn)行考核，未對(duì)資金收款進(jìn)行考核，造成應(yīng)收賬款催收困難、甚至出現(xiàn)壞賬。

（六）項(xiàng)目總結(jié)回訪流于形式

會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后，未及時(shí)總結(jié)、回訪，或者總結(jié)回訪流于形式，起不到真正的借鑒意義，也未能進(jìn)行有效的蓄客。

三、 從財(cái)務(wù)視角探討會(huì)展項(xiàng)目管理的方法

（一）項(xiàng)目前期管理

1、項(xiàng)目前期進(jìn)行相關(guān)調(diào)查研究，做好充分評(píng)估

會(huì)展項(xiàng)目前期，根據(jù)具體會(huì)展類型，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，資料搜集，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析，建立有效的數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于曾經(jīng)承辦過(guò)的會(huì)展項(xiàng)目，通過(guò)對(duì)客戶進(jìn)行回訪、調(diào)查，了解客戶需求，聽(tīng)取建議。對(duì)于前期的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、會(huì)展成交數(shù)據(jù)進(jìn)行收集歸納、分析整理，分析數(shù)據(jù)背后的內(nèi)涵。比如，通過(guò)對(duì)參展客戶成交數(shù)據(jù)的分析，尋找規(guī)律，哪一種類型的客戶最有希望簽單，他們也是最有可能成為下屆展會(huì)最有意愿參展的客戶;再如，通過(guò)既往預(yù)決算對(duì)比數(shù)據(jù)的分析，為本次項(xiàng)目預(yù)算的編制及調(diào)整作出一些提示與參考。

2、認(rèn)真細(xì)致地做好項(xiàng)目預(yù)算，進(jìn)行立項(xiàng)審批

項(xiàng)目預(yù)算是會(huì)展項(xiàng)目管理的非常關(guān)鍵的內(nèi)容，一個(gè)好的會(huì)展項(xiàng)目預(yù)算，既是詳實(shí)的項(xiàng)目規(guī)劃與資源安排，也是項(xiàng)目控制與監(jiān)督的關(guān)鍵工具。收支預(yù)算盡量做細(xì)做實(shí)，將總預(yù)算按項(xiàng)目類別、項(xiàng)目明細(xì)、具體內(nèi)容等進(jìn)行分解。收入預(yù)算，包括財(cái)政撥款（政府采購(gòu)項(xiàng)目）、市場(chǎng)化招展收入、廣告收入等;支出預(yù)算包括展館租賃費(fèi)、展廳搭建費(fèi)、物資費(fèi)（包括證卡費(fèi)用、地毯鋪設(shè)等）、宣傳費(fèi)（包括設(shè)計(jì)費(fèi)、視頻制作費(fèi)、攝影攝像錄播費(fèi)、媒體費(fèi)用等）、保障費(fèi)（包括審批費(fèi)、安保費(fèi)、車輛保障費(fèi)、人員餐費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等）、咨詢費(fèi)、志愿者費(fèi)用、管理費(fèi)（包括交通、差旅、招待、公雜費(fèi)等）、不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用等?？傊?，將預(yù)算按數(shù)量單價(jià)質(zhì)量要求，盡可能做到詳實(shí)、明晰。根據(jù)項(xiàng)目總成本，運(yùn)用量本利分析法，計(jì)算出盈虧平衡點(diǎn)。對(duì)會(huì)展產(chǎn)生的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)估，做好立項(xiàng)審批工作。

3、制定項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)

會(huì)展項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，需要多部門通力協(xié)作，立項(xiàng)審批后，首先要成立會(huì)展項(xiàng)目組委會(huì)，進(jìn)行全面籌劃部署，推進(jìn)項(xiàng)目落地。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目預(yù)算、會(huì)展項(xiàng)目具體明細(xì)要求，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌安排，包括質(zhì)量要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員安排、資金安排，制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)。對(duì)執(zhí)行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提前評(píng)估，進(jìn)行制度梳理，建章立制。

4、簽訂考核責(zé)任書(shū)

對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、全體項(xiàng)目組成員建立考核機(jī)制，并簽訂考核目標(biāo)責(zé)任書(shū)，既對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的收入、回款、毛利等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行考核，也注重對(duì)會(huì)展引進(jìn)的龍頭企業(yè)個(gè)數(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播點(diǎn)擊量、收集參展商的有效信息、觀眾預(yù)約人數(shù)等非經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的考核。通過(guò)考核激勵(lì)機(jī)制，做到高質(zhì)高效，定人定崗，各司其職，相互配合又井然有序，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目的雙效統(tǒng)一。

（二）項(xiàng)目中期管理

1、建立項(xiàng)目臺(tái)賬，實(shí)時(shí)反映預(yù)決算對(duì)比情況，進(jìn)行高效跟蹤管理

通過(guò)建立完整的項(xiàng)目臺(tái)賬，反映合同情況、合同履約情況、項(xiàng)目收支金額、預(yù)決算對(duì)比、差異分析、以及與賬務(wù)處理系統(tǒng)的勾稽關(guān)系等。臺(tái)賬具體要素包括日期、簽約單位名稱，經(jīng)辦人，合同金額，收付款條件，收支內(nèi)容摘要，收支金額，項(xiàng)目類別，項(xiàng)目明細(xì)，做賬憑證號(hào)，付款憑證號(hào)等。再通過(guò)財(cái)務(wù)設(shè)計(jì)及表格工具，按項(xiàng)目類別及項(xiàng)目明細(xì)，實(shí)時(shí)自動(dòng)抓取預(yù)決算對(duì)比數(shù)據(jù)，進(jìn)行預(yù)警設(shè)置，及時(shí)提醒，讓所有項(xiàng)目參與者及管理者掌握實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)信息，一目了然，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的內(nèi)控管理職能。

2、關(guān)注項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理與成本管理，實(shí)施有效監(jiān)控

（1）在合同簽批環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、公司制度，采取相應(yīng)的項(xiàng)目采購(gòu)方式，比如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等，做到程序合法合規(guī)。另外，財(cái)務(wù)人員及時(shí)根據(jù)預(yù)決算對(duì)比分析表，嚴(yán)格控制項(xiàng)目成本，對(duì)于超預(yù)算合同，及時(shí)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。

（2）在款項(xiàng)支付環(huán)節(jié)，嚴(yán)格進(jìn)行實(shí)時(shí)的預(yù)算對(duì)比，關(guān)注合同約定的付款條件，尤其關(guān)注項(xiàng)目是否驗(yàn)收合格、取得了項(xiàng)目驗(yàn)收單。

（3）關(guān)注耗材物資的管理，對(duì)于購(gòu)買的可以多次使用的物資，比如對(duì)講機(jī)、入場(chǎng)券掃碼槍、裝飾工藝品等物料的入庫(kù)保管;對(duì)展會(huì)智慧管理系統(tǒng)等軟件的管理與維護(hù)。

（4）對(duì)于項(xiàng)目應(yīng)收賬款，通過(guò)項(xiàng)目臺(tái)賬合同金額與收入金額的差異，實(shí)時(shí)反映回款情況，對(duì)于欠收的款項(xiàng)提醒項(xiàng)目人員及時(shí)催收。

（三）項(xiàng)目后期管理

1、及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目總決算，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的效益進(jìn)行評(píng)價(jià)

會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同項(xiàng)目組及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目的總決算，核算項(xiàng)目損益，反映會(huì)展項(xiàng)目的執(zhí)行結(jié)果。對(duì)于期末應(yīng)收賬款加大催收力度，做到應(yīng)收盡收。

2、對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組成員進(jìn)行考評(píng)

根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目責(zé)任書(shū)，核算各類經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)，評(píng)估各類非經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)，同時(shí)也為以后的會(huì)展項(xiàng)目提供考核基礎(chǔ)。

3、對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)分析，形成有價(jià)值的報(bào)告，并進(jìn)行有效溝通

每個(gè)會(huì)展項(xiàng)目都是一次寶貴的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)通過(guò)展會(huì)智慧系統(tǒng)、參展商反饋、觀眾交流，聽(tīng)取相關(guān)建議，取得相關(guān)數(shù)據(jù)及信息，同時(shí)形成參展商庫(kù)、觀眾信息庫(kù)。從經(jīng)濟(jì)效益到社會(huì)效益，形成有價(jià)值的報(bào)告，并與管理層進(jìn)行有效溝通，使之應(yīng)用于后面的會(huì)展項(xiàng)目決策與營(yíng)銷。

4、及時(shí)組織項(xiàng)目審計(jì)工作

通過(guò)審計(jì)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，積累更多的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。另外，政府采購(gòu)項(xiàng)目，一般需要根據(jù)項(xiàng)目要求進(jìn)行會(huì)展項(xiàng)目的全面審計(jì)，及早組織審計(jì)工作，及早取得項(xiàng)目尾款，回籠資金。

四、 結(jié)束語(yǔ)

會(huì)展企業(yè)的財(cái)務(wù)工作應(yīng)當(dāng)貫穿會(huì)展項(xiàng)目前期、中期、后期全過(guò)程，通過(guò)調(diào)查回訪、數(shù)據(jù)整理分析做好項(xiàng)目評(píng)估，將項(xiàng)目預(yù)算做實(shí)做細(xì)，通過(guò)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的預(yù)決算對(duì)比，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行、項(xiàng)目收支、回款等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的全過(guò)程監(jiān)控，重視會(huì)展項(xiàng)目的考核、總結(jié)。通過(guò)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施精細(xì)化財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]余文天.昆明市會(huì)展業(yè)關(guān)鍵影響因素識(shí)別及發(fā)展對(duì)策研究[J].中國(guó)商貿(mào)，2015，（04），143-145.