城建檔案在線接收實踐與研究

張春穎

【摘要】城建檔案在線接收是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)技術(shù)而實現(xiàn)的一次流程再造，是順應(yīng)行政審批流程實現(xiàn)從“線下跑”向“網(wǎng)上辦”和落實“最多跑一次” 改革的重大舉措。建設(shè)單位隨著工程進度在互聯(lián)網(wǎng)上實時報送所產(chǎn)生的城建檔案，城建檔案接收單位在線實時審核并反饋審核結(jié)果，將工程竣工時的線下審核和整改時長分解到工程建設(shè)的全過程，并在線上報送中自動采集項目信息、工程信息、案卷信息等大數(shù)據(jù)。由于在線接收是對傳統(tǒng)接收模式的創(chuàng)新，難免會遇到諸多問題，本人在實踐中，對存在的問題和解決方案進行深入的研究。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;在線接收;實踐與研究

隨著科技的進步，城建檔案接收的方式方法也在不斷的創(chuàng)新，從最初的紙質(zhì)檔案接收，到紙質(zhì)檔案和電子檔案（和紙質(zhì)檔案完全一致的掃描件）同步接收，再到電子檔案在線接收，每一次的創(chuàng)新，都意味著接收流程的再造。筆者參與了青島市城建檔案館這三次比較大的流程再造實踐，并對正在實施的城建檔案在線接收所遇到的問題及解決方案進行了研究。

1、在線接收的意義

城建檔案在線接收是順應(yīng)時代發(fā)展和科技進步的必然趨勢，是提高管理水平和服務(wù)效率的較好方式，是互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時代的要求，是實施數(shù)字山東發(fā)展規(guī)劃（2018-2022）、逐步實現(xiàn)從“線下跑”向“網(wǎng)上辦”和落實“最多跑一次”行政審批流程改革的重大舉措。

2、在線接收實踐

青島館正在推進的城建檔案在線接收報送建設(shè)單位報建端整體流程為：

檔案館審核端整體流程為：

具體操作為：第一步在線注冊，互聯(lián)網(wǎng)上在線錄入注冊信息上傳必要附件，無須到館;第二步工程項目登記，在線著錄項目、工程級著錄單;第三步項目申報，選擇申報工程，電子文件收集并選擇對應(yīng)目錄上傳電子文件，按照項目進度，分階段在線提報實體檔案電子版;第四步電子文件提交、審核整改;審核問題在線反饋，直至通過審核;第五步電子文件和紙質(zhì)文件同步整理、提交審核整改，可以任意選擇電子文件組成案卷;第六步驗收申請，電子案卷審核通過后進入驗收申請;最后紙質(zhì)檔案移交和電子檔案同步導(dǎo)出。所有審核全部為同步在線審核，審核問題一次性在線反饋。大大解決了報建單位抱著檔案頻繁跑，積壓式移交等問題。

3、在線接收依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求

3.1 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

《建設(shè)工程文件規(guī)定規(guī)范》（GB/T50328-2014）;《建設(shè)工程檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》;《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）;《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）;《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）等。

3.2 技術(shù)要求

電子文件格式要求：一是雙層PDF（可檢索式PDF）;二是分辨率不低于200DPI（帶圖章彩色掃描）;三是純文字類OCR識別率不低于95%;四是以卷內(nèi)目錄為單位形成多個多頁或單頁PDF。

圖像處理要求：一是掃描后形成的影像文件要進行去污、旋轉(zhuǎn)、糾偏等優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正，且有效信息與檔案資料完全一致;二是方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等，應(yīng)進行去污處理;三是圖像空白處污點必須去除，內(nèi)容周圍可適當(dāng)去除，處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。

4、在線接收存在的問題

4.1 傳統(tǒng)觀念問題

無論是城建檔案管理人員還是城建檔案報送人員，對以往的報送流程都非常熟悉，而在線接收應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)+以及各類電子文件制作設(shè)備、各種電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件等先進技術(shù)手段，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案報送及審查方式變成了計算機網(wǎng)上報送及審核，因此存在執(zhí)行起來都不太適應(yīng)，對在線接收有畏難情緒等問題。

4.2 人員素質(zhì)問題

受現(xiàn)有城建檔案從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)以及人員頻繁變換，接受新知識新技術(shù)的能力不強、整體素質(zhì)不高等因素影響，存在在線接收流程的推行遇到了很多的具體操作上困難等問題。

4.3 軟件友好問題

一是存在檔案在線接收系統(tǒng)與原有系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)融合問題，例如：在實現(xiàn)檔案在線接收之前，城建檔案館大多實現(xiàn)了文件級（或案卷級或目錄級）檢索，文件級數(shù)據(jù)基本是JPG格式，而在線接收文件級數(shù)據(jù)是PDF格式，轉(zhuǎn)換或融合不好，在檔案檢索查詢利用上會出現(xiàn)錯誤;二是存在軟件智能化程度有待提高，一般性的審核比對工作不能通過編程交由計算機來完成問題，例如：一些復(fù)檢報告匯總表與報告的比對工作等;三是存在檔案在線接收系統(tǒng)客戶端不夠友好，文件級著錄時造成大量重復(fù)錄入問題，例如：竣工圖編制單位及編制日期對于同一個單位工程應(yīng)該是不變的，竣工圖按文件級著錄上傳時應(yīng)默認(rèn)，免得每張竣工圖著錄時都要重復(fù)錄入等等。

4.4 上傳檔案質(zhì)量問題

一是由于以往報送的項目竣工檔案電子版都是JPG格式，而在線接收要求上傳PDF格式，一些建設(shè)單位現(xiàn)有的掃描儀不能直接掃成PDF格式，需要先掃成JPG格式后再轉(zhuǎn)換成PDF格式，存在轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高，上傳的圖像清晰度不高、不正，修邊不整齊，著錄不規(guī)范等問題;二是存在上傳的紙質(zhì)檔案制作質(zhì)量不高造成其電子版質(zhì)量不高等問題，例如：檔案原件不清楚、不正，缺少簽字，缺少日期，公章不清等等。

4.5 管理問題

一是存在城建檔案管理機構(gòu)制定的在線接收規(guī)則及要求不夠完善和優(yōu)化，審核效率及服務(wù)水平有待進一步提高等問題;二是存在城建檔案報送單位對檔案在線報送認(rèn)識不高、重視不夠、資金設(shè)備投入不足等問題。

5、解決問題的對策

5.1 加強培訓(xùn)提高行業(yè)整體水平

一是加強檔案在線報送流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)知識線上線下培訓(xùn)，提高城建檔案從業(yè)人員技能;二是將操作指南、標(biāo)準(zhǔn)要求等制成視頻或PPT放到網(wǎng)站上供建設(shè)單位下載學(xué)習(xí);三是召開座談交流會、現(xiàn)場觀摩會等形式，編制檔案報送標(biāo)準(zhǔn)案例，提升檔案在線報送效率、質(zhì)量和水平。

5.2 強化服務(wù)提高在線報送檔案質(zhì)量

一是檔案管理機構(gòu)業(yè)務(wù)人員要深入建設(shè)工地進行指導(dǎo)服務(wù)，及時答疑解惑，解決建設(shè)單位在竣工檔案在線報送中所遇到的問題;二是要定期深入建設(shè)工地進行督查，對不按工程進度編制竣工檔案，假數(shù)據(jù)、假公章、假簽字、粗制亂造等違法行為進行行政處罰，并將違法行為納入誠信檔案。

5.3提高城建檔案管理水平

一是不斷地完善和優(yōu)化城建檔案在線接收系統(tǒng)流程，進一步提升系統(tǒng)軟件的智能化水平，更加方便建設(shè)單位使用，提高檔案在線報送及審核效率;二是城建檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展步伐，加強專業(yè)知識和法規(guī)學(xué)習(xí)，不斷地提高和完善自己，加強建設(shè)工程檔案前期和過程管控，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作超前部署，在建設(shè)項目前期做好告知工作，加強事中事后監(jiān)管。

結(jié)語：

時代在發(fā)展，科技在進步，隨著電子簽字簽章應(yīng)用的普及，不久的將來，我們要的竣工檔案電子版將會是電子簽字和電子簽章的檔案電子版，而不是掃描件（圖像）。那時，城建檔案的管理模式和接收流程還會隨之改變，但只要我們服務(wù)蘭臺的初心不變，我們就一定能解決好變革中遇到的問題和挑戰(zhàn)。