本科教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的歸檔管理初探

[摘 要] 本科教學(xué)評估項(xiàng)目檔案是評估全過程的依據(jù)佐證材料，也是反映學(xué)校歷史面貌的記錄，建好、管好、用好具有重要的意義。結(jié)合學(xué)校歷年迎評促建工作實(shí)踐，就本科教學(xué)評估項(xiàng)目檔案歸檔組織與管理從遵循“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的歸檔原則、制定科學(xué)的歸卷類目并專項(xiàng)歸檔保管、注重特色檔案的歸檔、加強(qiáng)相關(guān)人員互相配合支持、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助督促、歸檔的宣傳和便于利用等方面作了初步的探討。

[關(guān)鍵詞] 本科教學(xué)評估;教學(xué)評估項(xiàng)目;檔案;歸檔;歸檔組織管理

[中圖分類號]G646 ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 1008-2549（2020） 06-0040-02

本科教學(xué)評估是國家對高等教育進(jìn)行宏觀管理的一種手段，從發(fā)展過程來看，高等學(xué)校本科教學(xué)工作評估相繼經(jīng)歷了三種形式：合格評估、水平評估、審核評估。2013年以來，教育部開展的普通高校本科教學(xué)工作審核評估，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，我國本科教學(xué)評估的周期為五年一輪回，由國家教育部委派的評估專家根據(jù)評估方案指標(biāo)體系來衡量高校教學(xué)工作達(dá)到國家的某個標(biāo)準(zhǔn)的一個程序，從而對學(xué)校工作做一個鑒定，這種鑒定被認(rèn)為是“國檢”，其結(jié)論對學(xué)校來說都是非常重要的。本科教學(xué)評估流程主要包括三個階段，即：學(xué)校自評、專家現(xiàn)場考察以及學(xué)校評估整改，評估方案中的維度及內(nèi)容涵蓋了高校教學(xué)實(shí)踐活動的各個因素。專家現(xiàn)場考察以及評估方案指標(biāo)體系都需要提供大量教學(xué)檔案來參閱和支撐。我校于2002年、2007年和2017年先后經(jīng)歷了三種形式的本科教學(xué)評估，本文結(jié)合在教學(xué)評估工作中的教學(xué)檔案工作的實(shí)踐，談?wù)剬Ρ究平虒W(xué)評估項(xiàng)目檔案（以下簡稱“教學(xué)評估項(xiàng)目檔案”）歸檔管理的粗淺認(rèn)識。

一 教學(xué)評估項(xiàng)目檔案歸檔工作的意義

教學(xué)評估涉及高等教育過程的方方面面，如學(xué)校定位與目標(biāo)、師資隊(duì)伍、教學(xué)資源、培養(yǎng)過程、學(xué)生發(fā)展、質(zhì)量保障和學(xué)校自選特色項(xiàng)目等幾個指標(biāo)體系，從評估指標(biāo)體系所對應(yīng)的教學(xué)檔案材料可知，是本科教學(xué)評估的重要材料佐證和依據(jù)支撐。評估過程中評估專家的看、聽、查、議等都必須依據(jù)學(xué)校教學(xué)活動中形成的教學(xué)檔案材料，顯然，齊全完整的歸檔是非常重要的;同時，本科教學(xué)評估是學(xué)校整體建設(shè)、全方位的建設(shè)的一過程，作為記錄這一過程的形成的檔案，也是反映學(xué)校歷史面貌的真實(shí)記錄，理應(yīng)收集歸檔保管好。[1]教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的必要條件，建好、管好、用好教學(xué)評估項(xiàng)目檔案，對確保順利通過“國檢”，總結(jié)辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)高質(zhì)量、高水平的發(fā)展有著重要的意義。

二 教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的歸檔與管理

本科教學(xué)評估項(xiàng)目檔案包含了《高等學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表》中的大部分內(nèi)容，這是因?yàn)榻虒W(xué)評估項(xiàng)目是一個綜合性的項(xiàng)目，針對對教學(xué)評估項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔管理，我們采取了以下措施。

（一）遵循“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的歸檔原則是做好教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的保證

收集整理一套教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的目的是充分發(fā)揮它的積極作用。一套評估項(xiàng)目檔案的價值，它所能發(fā)揮參考、借鑒和憑證作用，除了與評估項(xiàng)目的內(nèi)容本身價值有一定聯(lián)系外，還取決于檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性。一套教學(xué)評估項(xiàng)目檔案，必須是從評估準(zhǔn)備，評估過程，到評估結(jié)束的全過程的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記錄，教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的形成伴隨著評估活動的全過程。教學(xué)評估項(xiàng)目檔案，實(shí)際上它是整個評估活動本身不可分割的一部分，作為記錄評估活動的全過程的一套完整的檔案，是在評估公布結(jié)果后才完成的，但作為一套完整的評估檔案之中每一組成部分的材料都是評估過程中各個不同時期的產(chǎn)物。特別是檔案涉及面廣，種類多加之評估活動持續(xù)時間長，參與人員眾多，為了保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須自本科教學(xué)評估活動一開始就著手抓住檔案工作不放松。因此，在日常各項(xiàng)教學(xué)工作中，做好平時歸檔工作，就要注意收集和整理與評估指標(biāo)體系相關(guān)的各個門類檔案文件，做到及時歸檔，這樣可以隨時隨地、較好地配合相關(guān)單位完成各個時期、各種評估以及各階段性檢查工作，才能從根本上杜絕浮夸造假之風(fēng)，并且在評估關(guān)鍵時刻“不折騰”或“少折騰”，真正做到實(shí)事求是，講究實(shí)效，使得評估、檢查工作真正達(dá)到“以評促改、以評促建、以評促管”的目的。

（二）制定科學(xué)的歸卷類目實(shí)行專項(xiàng)歸檔保管是保證教學(xué)評估項(xiàng)目檔案順利歸檔的重要環(huán)節(jié)

歸卷類目是事先編制出的立卷計(jì)劃，由教學(xué)評估指標(biāo)體系所對應(yīng)的類和條款組成，每一條款也就是將要形成的一組文件材料，一卷或若干案卷。評估項(xiàng)目的文件材料的內(nèi)容涉及面廣，歸檔、整理是一件很繁雜的工作，及早制定科學(xué)的評估材料歸卷類目體系將有助于歸檔單位和相關(guān)人員工作的順利開展。從著手向教育部申請?jiān)u估起，將評估方案的一級指標(biāo)7項(xiàng)，二級指標(biāo)64項(xiàng)，層層分解、分類落實(shí)到具體的歸檔單位，并制定了《本科教學(xué)評估材料體系》，統(tǒng)一了整理規(guī)范和要求。面對大量的文件材料，如不制定科學(xué)合理的歸檔體系，形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)評估項(xiàng)目檔案，只能是一句空話，經(jīng)過多年的努力形成教學(xué)評估項(xiàng)目檔案材料15320多卷。實(shí)踐證明，由于較早地制定了比較合理的歸卷類目，使得各項(xiàng)工作井然有序，各階段形成的繁雜的文件材料，各有各的歸宿，此外，也為各階段評估活動提供了方便，協(xié)調(diào)各階段、各部門的評估建設(shè)工作。

本科教學(xué)評估是一項(xiàng)綜合工程，為了確保這項(xiàng)工程檔案的成套性，我們的實(shí)踐是在教學(xué)評估項(xiàng)目檔案作為一個整體管理下，按教學(xué)評估指標(biāo)體系不同內(nèi)容，分類歸卷，并在相關(guān)處注明與教學(xué)評估指標(biāo)體系相對應(yīng)的一級二級評估項(xiàng)目檔案的標(biāo)記。這既維護(hù)了教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的整體性，又方便查閱利用。如與評估指標(biāo)體系中“學(xué)生發(fā)展”項(xiàng)目相對應(yīng)，重視學(xué)生檔案材料的管理，豐富的學(xué)生檔案也為教學(xué)評估工作順利開展拓寬了道路;與評估指標(biāo)體系中“定位與目標(biāo)”項(xiàng)目相對應(yīng)，凡涉及學(xué)校發(fā)展情況的教學(xué)文件，如學(xué)校的教學(xué)規(guī)劃文件都永久歸檔保存;與評估指標(biāo)體系中“培養(yǎng)過程”項(xiàng)目相對應(yīng)，注重對實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、社會實(shí)踐的落實(shí)及效果，以及用人單位對畢業(yè)生評價等相關(guān)材料的歸檔。

（三）注重教學(xué)評估學(xué)校特色項(xiàng)目檔案的歸檔

筆者所在學(xué)校始終堅(jiān)持“立足紅土地辦學(xué)、用蘇區(qū)精神育人、為蘇區(qū)振興服務(wù)、做蘇區(qū)精神傳人”的辦學(xué)傳統(tǒng)，培育形成了“崇德、尚學(xué)、求實(shí)、創(chuàng)新”的優(yōu)良校風(fēng)和以“多謀思變、同心創(chuàng)業(yè)，自強(qiáng)不息、艱苦奮斗，勇于開拓、追求卓越”為基本內(nèi)涵的贛南師范大學(xué)人所特有的“精氣神”文化。通過學(xué)校評建實(shí)踐，學(xué)校凝練出“立足贛南老區(qū)，扎根客家搖籃，以“精氣神”文化辦學(xué)育人”這一辦學(xué)特色。在迎評促建過程中，學(xué)校專門設(shè)立特色項(xiàng)目組負(fù)責(zé)學(xué)校辦學(xué)過程中所形成的特色檔案材料的歸檔，受到來校參加實(shí)地考察和評估的專家的好評。

（四）評建檔案相關(guān)人員互相配合和支持是做好評估項(xiàng)目檔案的重要條件

評估材料的歸檔整理是評估過程一個重要環(huán)節(jié)，要求遵循四個原則即針對性、原始性、真實(shí)性、層次性。針對性指根據(jù)評估體系方案所要求的，學(xué)校自主確定的辦學(xué)目標(biāo)和人才培養(yǎng)模式，來準(zhǔn)備材料;原始性和真實(shí)性主要是指要尊重歷史、客觀、實(shí)事求是，在整理材料的時候，不補(bǔ)造假材料;材料要注意層次性，對照指標(biāo)體系，分校院兩級，有層次的準(zhǔn)備材料。在評估建設(shè)工作中落實(shí)檔案工作的“三納入”和“四同步”，在學(xué)校制定評估項(xiàng)目建設(shè)規(guī)章制度時對有關(guān)檔案的管理作出了明確規(guī)定，如規(guī)定綜合檔案館負(fù)責(zé)對各有關(guān)單位教學(xué)評估項(xiàng)目的檔案的形成積累，立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查;在部門領(lǐng)導(dǎo)簽訂子項(xiàng)目責(zé)任狀時明確指出各責(zé)任單位必須在負(fù)責(zé)評估建設(shè)工作過程中形成的文件質(zhì)量，負(fù)責(zé)歸檔文件的收集、整理和立卷歸檔工作。在子項(xiàng)目完成驗(yàn)收時，子項(xiàng)目承擔(dān)單位要在檔案館有關(guān)人員的指導(dǎo)下，將該項(xiàng)目的全部檔案材料按照要求進(jìn)行立卷，由檔案人員驗(yàn)收，檔案不合格的項(xiàng)目不予驗(yàn)收。

（五）加強(qiáng)對教學(xué)評估項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助督促管理

教學(xué)評估檔案形成于學(xué)校教學(xué)管理部門、各二級教學(xué)學(xué)院。學(xué)校檔案館應(yīng)主動積極的指導(dǎo)和協(xié)助相關(guān)部門和人員堅(jiān)持執(zhí)行文件材料歸檔制度，教學(xué)文件材料由教學(xué)管理部門集中立卷歸檔，可以發(fā)揮教學(xué)業(yè)務(wù)部門熟悉有關(guān)教學(xué)檔案的形成過程和教學(xué)文件之間有機(jī)聯(lián)系的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷的質(zhì)量。同時，協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。首先，協(xié)助教學(xué)管理部門正確選擇立卷環(huán)節(jié)或叫立卷地點(diǎn)、立卷單位，即確定立卷工作放在教學(xué)部門哪一級機(jī)構(gòu)，由誰負(fù)責(zé)立卷，這是組織好立卷工作的關(guān)鍵問題之一。其次，為了避免重復(fù)立卷和防止立卷時遺漏文件，還須劃定教學(xué)管理部門內(nèi)部與各教學(xué)學(xué)院之間分工立卷的范圍。并依據(jù)立卷類目，明確各自的工作職責(zé)，形成制度，以便督促管理。

（六）提高教學(xué)評估檔案歸檔意識和方便利用服務(wù)

為了推動教學(xué)評估檔案歸檔制度的順利實(shí)施，通過宣傳《檔案法》及相關(guān)法規(guī)辦法和檔案知識有獎競賽普及等多種形式來開展宣傳活動，使各教學(xué)單位和相關(guān)人員了解教學(xué)檔案集中保管的意義，消除各種思想顧慮，提高歸檔意識。同時，做好通過現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)評估檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為教學(xué)管理人員和教師利用方便提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這是最有效的宣傳。實(shí)踐證明，學(xué)校檔案館的工作要做到：教學(xué)文件能夠“收得來、查得到”，“進(jìn)得來、借得出”，“收進(jìn)的是原始文件，借出的是經(jīng)過整理的材料”，因而使人感到“交出的少、得到的多”，教學(xué)管理人員、教師等有關(guān)人員將會更加樂于歸檔，這對教學(xué)評估檔案的齊全完整地歸檔非常有利。[2]

參考文獻(xiàn)：

[1]李光銑，舒六英.試論高校檔案在高校評估中的作用[J].贛南師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（2）： 79-81.

[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（第三版）[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1986：76-79.

（責(zé)任編輯： 姜海晶）