氣象檔案管理優(yōu)化發(fā)展探討

摘 要：氣象檔案數(shù)量較大、類型較多、利用面較廣，在現(xiàn)代社會發(fā)展中已經(jīng)被多個部門所認識，各個部門不但需要原始記錄檔案，同時還要求提供很多的站點與年代長的信息加工產(chǎn)品。氣象檔案資源還沒有及時開發(fā)，造成檔案服務和社會需求矛盾凸顯。所以，氣象檔案管理工作需要從以往的管理方式中解放出來，進行電子化與信息化的現(xiàn)代化管理優(yōu)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：氣象;檔案管理;優(yōu)化;發(fā)展

伴隨氣象事業(yè)的快速發(fā)展，氣象檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)與機遇。氣象檔案管理不但是氣象部門歷史發(fā)展的憑證，同時還是氣象事業(yè)發(fā)展與臺站變遷的重要依據(jù)，對于國家經(jīng)濟發(fā)展與建設(shè)，還有維護國家與單位等多方的利益發(fā)揮著重要的法律保護作用。因此，對氣象檔案管理優(yōu)化發(fā)展相關(guān)問題進行研究與論述是很有必要的。

1 氣象檔案管理概述

氣象檔案就是說將氣象部門在日常工作過程中構(gòu)成的文件與錄像、圖表與盤片等多種資料加以存檔，此乃氣象部門的珍貴經(jīng)驗財富，其特征分別是統(tǒng)一性與區(qū)域性、時間性與持續(xù)性等，是社會發(fā)展與進步的重要表現(xiàn)。氣象部門經(jīng)過氣象歷史記錄記載，于天氣持續(xù)變化階段汲取經(jīng)驗，精準預測氣象變化。經(jīng)過分析歷史記錄，同時擬定氣象災害預案。其是建立和諧社會不能夠缺少的重要部分。

現(xiàn)如今，中國的氣象檔案管理大部分沿用的是以往的管理方式，就是采用紙質(zhì)檔案管理加以實現(xiàn)，并且會有一些電子檔案與數(shù)字檔案作為輔助。伴隨時間的持續(xù)推移，不斷涌現(xiàn)出很多的紙質(zhì)文本，這部分文本必須要很大的庫房才可以存儲，同時也需要分配專業(yè)人員展開分類管理，為未來查詢提供便捷?？墒?，在現(xiàn)實工作過程中，因為文本資源太多且比較復雜，倘若出現(xiàn)管理不當?shù)膯栴}就會造成文本資源很難查詢，導致信息查詢與咨詢備受空間與地區(qū)等因素所限，文本信息共享變得更加困難，從而導致資源浪費，而且還會將經(jīng)濟非因公增大。除了這些以外，因為檔案管理傳統(tǒng)方式工作任務繁重，所以檔案收發(fā)與歸檔工作分別交給各個工作人員進行，在某種程度上有著脫節(jié)的情況發(fā)生。

2 氣象檔案管理優(yōu)化發(fā)展路徑

2.1 加強氣象檔案職能部門管理意識，增加檔案管理指導與培訓力度

首先，因為氣象檔案管理對于氣象事業(yè)的發(fā)展具有一定的促進性作用，需要進一步意識到氣象檔案管理工作的重要性，除去需要給予物質(zhì)與精神方面的投入以外，還應當增加對氣象檔案管理工作的指導與培訓力度，這一環(huán)節(jié)是十分關(guān)鍵的。其次，需要增強所有職工對于氣象檔案管理工作重要性的認識，在管理工作過程中遇到價值較大的信息資料需要主動采集，避免隨意丟棄。參與多種會議與培訓班帶回來的多種信息資料與活動材料等需要主動上交至各個單位檔案室，避免占為己有，各個單位檔案室同樣應不定期或者定期上交信息資料與檔案給檔案館。當構(gòu)成了一套健全且完善的匯交于接收機制，才可以真正確保主要的檔案實時收集，才可以推動檔案事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

2.2 氣象檔案管理電子化與信息化

氣象檔案管理需要向著電子化方向發(fā)展，電子文件特征就是經(jīng)過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接采用計算機展開擬稿，同時根據(jù)程序交給專業(yè)人員審核且定稿。電子文件一旦構(gòu)成，就儲存于信息數(shù)據(jù)庫里面，在某種范圍以內(nèi)達到資源共享。除此以外，因為電子文件經(jīng)過計算機展開處理與傳遞，所以在處理環(huán)節(jié)中可以添加畫面與同期聲，促使氣象檔案管理工作不但停滯于紙質(zhì)文件上，能夠更為生動且形象地掌握多種氣象災害，例如大雪與暴風來臨的時候，經(jīng)常伴隨著7級以上的風，給行人與車輛出現(xiàn)帶來了很大的麻煩。假設(shè)只從文字上來看，不具備渲染力，可是增加了畫面與同期聲，就可以還原當時的災害情況，提高感染力，促使氣象檔案變得更直觀化，為未來氣象事業(yè)發(fā)展提供關(guān)鍵資料。其次，氣象檔案管理還需要具備大范圍信息化，促使檔案信息能夠不受時間與空間等所限，于授權(quán)下獲得綜合共享。氣象檔案管理信息化就是構(gòu)建專門的檔案內(nèi)部網(wǎng)站系統(tǒng)，將每次總結(jié)的檔案使用計算機文件形式錄入且經(jīng)過編制氣象檔案名稱對已經(jīng)錄入的檔案加以分類，促使多種氣象檔案變得更加清晰。

2.3 氣象檔案檢索工具標準化

氣象檔案館管理的重要檢索工具就是案卷目錄，通常反映的是檔案文獻外部特點，而反映檔案文獻內(nèi)容特點的檢索工具，比如著錄，其內(nèi)容簡單，不完善，同時因人而異，有著一定的主觀性，對于檢索效率影響較大。所以，需要主動推行氣象檔案管理檢索工具標準化，此乃實現(xiàn)計算機自動化檢索的基礎(chǔ)與前提條件。吸納階段需要加強檔案著錄格式標準化工作，需要嚴格根據(jù)檔案著錄要求展開著錄。然后就是主題詞標準化，加速計算機檢索的速度，反映檔案核心內(nèi)容，促使氣象檔案在大范圍以內(nèi)可以獲得有效的利用。最后，氣象檔案管理專業(yè)化術(shù)語應標準化，根本原因在于其是檔案專業(yè)領(lǐng)域中得到共同語言且構(gòu)建多項指標的基礎(chǔ)。

2.4 強化檔案業(yè)務人才隊伍建設(shè)，合理挑選檔案儲存策略與架構(gòu)

氣象檔案管理工作業(yè)務體制變革乃業(yè)務優(yōu)秀人才隊伍轉(zhuǎn)型的最佳契機，需要進一步思考到現(xiàn)代化業(yè)務建設(shè)階段于系統(tǒng)構(gòu)建完成以后的人才需要。在新時代發(fā)展過程中，氣象檔案業(yè)務優(yōu)秀人才隊伍之中，不僅需要了解與掌握數(shù)據(jù)儲存技術(shù)，擁有系統(tǒng)研發(fā)和運維能力的技術(shù)工作人員，同時還需要擁有檔案員數(shù)據(jù)信息整合編輯經(jīng)驗，熟練使用多種載體長期安全儲存技術(shù)的檔案管理工作人員，還需要了解檔案數(shù)據(jù)實體與多種類型用戶的需求數(shù)據(jù)服務工作人員。其次，氣象檔案管理優(yōu)化發(fā)展的難點就是儲存技術(shù)改革創(chuàng)新速度快，氣象檔案載體對于軟件與硬件設(shè)施依賴性強的基礎(chǔ)之上，怎么確保數(shù)字檔案長時間可讀性。有效的解決思路就是挑選標準化的儲存格式，挑選安全且穩(wěn)定的儲存設(shè)施，使用異地與異質(zhì)等儲存方式，不定期讀取對載體與軟件、硬件環(huán)境展開測試與讀取。當計算機軟件與硬件，還有激素標準出現(xiàn)比較大的變化，需要在第一時間遷移數(shù)據(jù)，按照檔案數(shù)據(jù)量與管理目的挑選儲存技術(shù)與架構(gòu)。

3 結(jié)束語

氣象檔案管理工作在發(fā)展階段扮演著非常關(guān)鍵的角色，氣象檔案的可行性與真實性，大大推動了社會發(fā)展現(xiàn)代化進程。此次經(jīng)過增強氣象檔案工作重要性的認識，推動氣象檔案管理建設(shè)和業(yè)務協(xié)調(diào)性發(fā)展，增加人員技術(shù)培訓，研發(fā)氣象檔案管理資源等作了進一步討論，目的在于促進氣象檔案管理優(yōu)化發(fā)展。

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作者簡介

李正堂（1986-），男，彝族，云南廣南人，大學本科，助理館員，從事辦公室文秘工作。