基于知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理探究

王勇

摘 要：企業(yè)檔案是一種非常重要的核心資源，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展與決策提供重要的依據(jù)保障，同時(shí)還能保證企業(yè)獲得良好的信譽(yù)，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中非常重要的一種資產(chǎn)形式。因此一定要對(duì)企業(yè)檔案管理給予足夠的重視，并將其視為企業(yè)管理非常重要的組成部分。良好的檔案管理對(duì)于企業(yè)的全面運(yùn)作與健康發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生積極的影響。但是我們通過(guò)大量的實(shí)踐分析得出企業(yè)的檔案管理存在一定的不完善性，在管理過(guò)程當(dāng)中會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，無(wú)法形成全面化的檔案管理。因此本文對(duì)知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理進(jìn)行充分的探究分析，然后提出相關(guān)性的建設(shè)意見，以此能夠幫助企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行充分的管理。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理背景下;企業(yè)檔案管理探究

當(dāng)下隨著經(jīng)濟(jì)的提升，科學(xué)技術(shù)手段的創(chuàng)新，使得人們已經(jīng)邁入到了高速發(fā)展的階段當(dāng)中。特別是企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，已經(jīng)逐漸發(fā)展成為信息的強(qiáng)占利用，只有對(duì)信息進(jìn)行充分的應(yīng)用，才能夠?qū)崿F(xiàn)更為長(zhǎng)久的發(fā)展目標(biāo)。因而科學(xué)合理的檔案管理能夠保證企業(yè)獲得詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行全面的反映，在企業(yè)管理當(dāng)中已經(jīng)成為非常重要的核心部分。特別是在基于知識(shí)管理背景的發(fā)展之下，使得標(biāo)準(zhǔn)化模式和科學(xué)化模式能夠有效的運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，對(duì)于企業(yè)的全面發(fā)展將會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

1 采用知識(shí)管理為背景取得的重大意義

所謂知識(shí)管理就是利用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行不斷的組織完善，以此能夠形成良好的評(píng)價(jià)作用和分析作用，對(duì)于信息的有效利用能夠達(dá)到90%以上，以此能夠彰顯出企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。通常情況下主要是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能化技術(shù)作為依托條件，以用戶為核心，提供出更為專業(yè)化個(gè)性化的服務(wù)內(nèi)容，讓知識(shí)管理更具有特色，對(duì)于每一項(xiàng)知識(shí)內(nèi)容都能夠進(jìn)行全面的跟蹤，從而為用戶提供更高品質(zhì)的服務(wù)。對(duì)于知識(shí)背景體系下進(jìn)行企業(yè)檔案管理，主要是引入了全方位的知識(shí)管理應(yīng)用模式，利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案信息作為主要應(yīng)用的核心，對(duì)用戶的個(gè)性化和服務(wù)化能夠做到充分的展示，從而使得檔案管理體現(xiàn)出一定的完善性。此種模式的檔案管理也是以文件內(nèi)容和檔案作為主要的管理核心，但卻開發(fā)出主動(dòng)服務(wù)內(nèi)容，改變了以往的管理理念，更加注重信息的利用與加工。使得知識(shí)管理與檔案管理進(jìn)行充分的結(jié)合，對(duì)于檔案管理過(guò)程當(dāng)中存在的不足以及問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，從而實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展的良好模式，以此能夠更好的貼合當(dāng)下的信息發(fā)展時(shí)機(jī)，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步管理能夠起到一定的優(yōu)化作用，在不斷的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，能夠不斷提升企業(yè)的實(shí)力[1]。

2 在應(yīng)用過(guò)程中對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要陳述

1）思想意識(shí)存在一定的欠缺。當(dāng)下在知識(shí)管理的背景之下，要想能夠全面的應(yīng)用到企業(yè)檔案管理當(dāng)中，不僅要提供技術(shù)支持物質(zhì)保障，同時(shí)相關(guān)的企業(yè)內(nèi)部還要給予足夠的重視。但是企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展產(chǎn)生的檔案內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)其重要性難以進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，同時(shí)相關(guān)的部門也沒(méi)有給予充足的認(rèn)知，導(dǎo)致知識(shí)管理背景下難以形成全面有效的檔案管理，經(jīng)常以經(jīng)費(fèi)不足，時(shí)間不允許作為主要的推脫借口，還是采用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行管理，造成整體的工作效率低下，無(wú)法取得良好的成效。

2）資金投入不夠充足。檔案在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定和信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，需要各種軟硬件設(shè)施的投入，因此就需要利用大量的資金。通過(guò)當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展來(lái)看，還不能夠提供大量的資金運(yùn)轉(zhuǎn)，只能夠?qū)ψ陨淼倪\(yùn)營(yíng)進(jìn)行一定的維持，無(wú)法提供出有效的人力資源物理資源進(jìn)行檔案管理建設(shè)。所以說(shuō)大部分的企業(yè)經(jīng)常由于資金力度不到位，導(dǎo)致檔案管理信息建設(shè)不夠投入，使其成為一種書面形式[2]。

3）應(yīng)用的軟件不夠科學(xué)合理。在這種模式的應(yīng)用之下，智能化技術(shù)和信息化技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理非常重要的核心，這兩大技術(shù)的應(yīng)用能夠更好的開發(fā)出新型檔案管理模式。所以說(shuō)企業(yè)在進(jìn)行改進(jìn)提升的過(guò)程當(dāng)中，一定要充分的運(yùn)用相關(guān)的軟件。才能夠展現(xiàn)出良好的管理效率，更好的避免由于人為因素產(chǎn)生的誤差，從而能夠取得良好的優(yōu)化成效。但是在具體的管理過(guò)程當(dāng)中，一些企業(yè)沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，特別是在信息化軟件應(yīng)用上存在一定的片面性，使得軟件無(wú)法體現(xiàn)出良好的工作效率。同時(shí)相關(guān)的企業(yè)投入力度不夠到位，自身的配套設(shè)施還不夠完善，對(duì)于各種功能板塊都存在一定的缺失，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的高效管理[3]。

3 針對(duì)不足提出的有效解決措施

1）提升員工的思想認(rèn)知。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過(guò)不斷的培訓(xùn)管理，進(jìn)一步的提高人們的思想意識(shí)，保證每個(gè)員工能夠從傳統(tǒng)的檔案管理模式解脫出來(lái)，重新認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新與完善將會(huì)起到?jīng)Q定性的作用。所以說(shuō)通過(guò)不斷的培訓(xùn)管理，不僅要使每個(gè)員工的思想意識(shí)做到有效的提升，同時(shí)還要有明確檔案管理的重要價(jià)值。此外我們還要進(jìn)一步的加強(qiáng)管理機(jī)制和管理模式的構(gòu)建，使得檔案管理銜接配合方面更加的順暢，實(shí)現(xiàn)全方位的檔案管理，提供更加全面的應(yīng)用服務(wù)[4]。

2）提高資金的投入。當(dāng)下雖然大部分的企業(yè)對(duì)于資金利用存在一定的匱乏現(xiàn)象，相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要引起足夠的重視，在保障正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，一定要支出一部分的資金進(jìn)行檔案管理建設(shè)發(fā)展，從而保證信息化管理模式更加的全面。同時(shí)企業(yè)也要節(jié)約開支，保障檔案的建設(shè)與發(fā)展能夠提供出充分的資金使用，從而更好的完善檔案管理所應(yīng)用的信息設(shè)備和信息技術(shù)，為現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展提供重要的保障。

3）加大軟件的有效利用。我們要對(duì)員工內(nèi)部情況進(jìn)行充分的分析，然后提出具體的檔案管理需求，保證所應(yīng)用的管理軟件更為合理，切實(shí)可行的應(yīng)用到整個(gè)工作當(dāng)中。除此之外，我們還要加大軟件應(yīng)用的培訓(xùn)力度，使得每個(gè)人都能夠快速了解軟件的操作流程，軟件的全面應(yīng)用對(duì)于企業(yè)全面的信息化管理與建設(shè)將會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。從而形成以下圖一檔案良好管理的模式。

4 知識(shí)管理背景下，提出的主要檔案管理策略

1）從戰(zhàn)略上給予足夠重視。當(dāng)下企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)變得日趨激烈，在這種環(huán)境之下，越來(lái)越多的企業(yè)開始重視知識(shí)管理，但是檔案管理是知識(shí)管理當(dāng)中非常重要的核心部分，所以說(shuō)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者一定從戰(zhàn)略的發(fā)展角度出發(fā)，適當(dāng)?shù)母淖児芾砝砟?，從原有的管理方式向知識(shí)管理層面邁進(jìn)，對(duì)于檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理。從傳統(tǒng)的思維當(dāng)中能夠釋放，丟棄傳統(tǒng)的思維方式和管理模式，保證管理更加的科學(xué)合理，檔案的管理方案也更加的明確，對(duì)于相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容能夠進(jìn)行有效的保存，以此能夠獲得較大的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升將會(huì)起到?jīng)Q定性作用。

2）對(duì)組織體系進(jìn)行不斷創(chuàng)新。在企業(yè)知識(shí)管理體系當(dāng)中，進(jìn)行不斷的組織建設(shè)，能夠更好的激發(fā)出組織的創(chuàng)新力，對(duì)于組織結(jié)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)扁平化的發(fā)展，消除各種消極因素，在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)全面化的管理與應(yīng)用，創(chuàng)造出更好的管理氛圍，對(duì)于人員的工作意識(shí)能夠進(jìn)行全面的提升，更好的保障了員工的工作積極性。

5 結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入到新世紀(jì)之后，信息的高速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的全面提升，企業(yè)要想在這種環(huán)境之下求得生存，一定要加強(qiáng)檔案信息的全面應(yīng)用，所以說(shuō)在知識(shí)管理背景之下，一定對(duì)自身的不足以及應(yīng)用進(jìn)行不斷的完善，進(jìn)行全面的彌補(bǔ)，從而能夠更好的跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為企業(yè)創(chuàng)造出更為可觀的經(jīng)濟(jì)利益。

參考文獻(xiàn)：

[1]張淯.知識(shí)管理背景下民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌大學(xué)，2018.

[2]白芳.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式研究[J].長(zhǎng)江叢刊，000（8）：149.2018.

[3]苗菁.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式研究[D].山西大學(xué)，2019.

[4]霍燕.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案價(jià)值研究[D].天津師范大學(xué)，2018.