基于域的MailMerge在文秘工作中的應用探究

宋福英

摘要：域是文本處理軟件內(nèi)置的一個文檔部件，應用廣泛，功能強大。在文檔合并、數(shù)據(jù)更新等方面有獨到的用途。文秘工作經(jīng)常涉及大量不同類型文檔信息的合并處理，應用域及Mail Merge功能，可以快速高效地將電子表格中相應的記錄單數(shù)據(jù)合并進文本文檔，一鍵生成多個個性化文檔。

關鍵詞： 域; Mail Merge; 文秘; Excel

【Abstract】 Domain is a built-in document component of text processing software， which is widely used and powerful. It can be used for document merging and data updating. Secretarial work often involves the merging of a large number of different types of document information. Application domain and mail merge function can quickly and efficiently merge the corresponding record sheet data in the spreadsheet into the text document， and generate multiple personalized documents with one click.

【Key words】 ?domain; Mail Merge; secretarial work; Excel

0 引 言

在文秘和統(tǒng)計等信息整理匯總工作中，經(jīng)常遇到類似Excel格式的數(shù)據(jù)源和Word格式的文本與圖片數(shù)據(jù)之間的穿插合并操作。多種類型的批量數(shù)據(jù)源合并，用手動逐個合并顯然不現(xiàn)實，利用文本編輯軟件中的基于域的Mail Merge功能，可以智能化、高效、精準、一鍵生成批量合并文檔。

1 相關概念

1.1 域

在文本編輯軟件（如常用Word、WPS等）中是指文檔中的一些特定區(qū)域?！坝蛴糜蛎麃砦ㄒ粯俗R，不同的域取值不同。常用域主要有：頁碼、頁眉、頁腳、圖表的題注、腳注和尾注的編號及格式、長文檔目錄的一鍵提取等;按編輯要求的格式插入日期和時間; 通過鏈接與引用以文檔部件的形式在當前活動文檔的指定位置插入其它文檔（比如excel數(shù)據(jù)源）的部分內(nèi)容，實現(xiàn)自動更新;一鍵創(chuàng)建目錄、關鍵詞索引、圖表目錄的規(guī)范插入;插入當前活動文檔屬性信息;實現(xiàn)Mail Merge與保存打印;簡單數(shù)學運算;創(chuàng)建編輯數(shù)學公式;調(diào)整文字位置等多種功能，如圖1所示。

域不是靜態(tài)的常量，是文檔中的變量，類似于函數(shù)。域由域代碼和域結(jié)果兩部分構成，域代碼是由域特征字符花括號"{}"、域類型（是文本域的名稱，如“鏈接和引用”類）等要素組成的字符串;域結(jié)果是域代碼在具體文檔中的運算結(jié)果（值）。由于域與函數(shù)有相似的功能，所以可以根據(jù)活動文檔的相關變量改變而實時自動更新。域特征字符是指界定域代碼的大括號"{}"，在插入域操作時自動生成，花括號內(nèi)所有內(nèi)容為域代碼，且被選中后有灰色底紋顯示。

1.2 Mail Merge

Mail Merge即“郵件合并”，是Word、Wps等文本處理軟件的一項高級應用，可以將文本文檔、電子表格文檔、圖片等不同類型的文本快速一鍵合并，生成多個個性化文檔。

1.3 域代碼格式

域格式的組成：一對花括號、域類型名、選項開關命令等。域類型名類似于函數(shù)的函數(shù)名，域選項開關相當于函數(shù)的參數(shù)，可觸發(fā)特定的域操作。例如，在活動文檔中按指定格式插入頁碼的域命令代碼如圖2所示。

該域代碼是有分支運算的表達式：如果表達式1（page）大于2那么頁面減2，否則還是原頁碼。其中：{ Page } 域所在頁面的頁碼，{ IF } 比較2個值，根據(jù)比較結(jié)果決定執(zhí)行“TURETEXT”還是“FALSETEXT”。切記：該代碼中所有元素必須在英文半角狀態(tài)下輸入和編輯。

2 域操作

2.1 鎖定/解除域操作

（1）域的運算結(jié)果是動態(tài)的，隨文檔信息改變而自動更新，所以域在編輯時，往往要鎖定該域，以防誤操作而修改當前的域結(jié)果。操作方法：單擊選定欲鎖定的域，鍵盤按下“CTRL+F11”組合鍵。

（2）更改某個域之前，須先解除該域的域鎖定。方法：選定擬解鎖的域，使其處于選中狀態(tài)，再按下“CTRL+SHIFT+F11”組合鍵。

2.2 顯示或隱藏域代碼

（1）域代碼由花括號、英文字母、英文符號、算術運算符號或關系、邏輯運算符組成，與文字處理界面的現(xiàn)實格式完全不同。為了不影響文字編輯，防止域代碼被誤編輯，往往需要隱藏指定的域代碼。操作方法：選定需要隱藏或顯示域代碼域，按下“SHIFT+F9”組合鍵” 。注意，該操作的組合鍵是一個開關鍵。

（2）隱藏或顯示文檔中所有域的域代碼，使其不可見。操作方法：先按下“Ctrl+A”全選，再按下“ALT+F9”組合鍵即可。該操作也是開關鍵，可逆操作。

2.3 更新域操作

當前活動文檔信息有更新，但之前文檔中插入的域沒有更新出最新值時，可采取以下操作方法更新域，以獲取與文檔匹配的最新域結(jié)果。

（1）更新單個域：單擊擬更新的域或域值，按下F9鍵刷新。

（2）更新文檔中插入的所有域以匹配主文檔信息更新。操作方法：點擊“菜單”-“編輯”-“全選”命令，或按下“Ctrl+A”，選定整篇文檔的所有內(nèi)容（包括域），再按下F9鍵刷新。也可以選擇“文件”-“選項”-“顯示”-“打印選項”，點選“打印前更新域”，可使文檔在每次打印前都自動更新文檔中所有域。

2.4 解除域的鏈接

有些域鏈接功能不需要自始至終存在于文檔中，要解除域鏈接，斷開或去除其函數(shù)的自動更新功能。操作方法：選擇擬解除鏈接的域內(nèi)容，鍵盤按下“CTRL+SHIFT+F9”組合鍵（注意與解除域鎖定“CTRL+SHIFT+F11”組合鍵的區(qū)別）即可解除該域的數(shù)據(jù)鏈接，成功解除后，當前域就會失去域的所有特殊功能，轉(zhuǎn)變?yōu)槠胀ǔＲ?guī)文本，自然無數(shù)據(jù)鏈接、函數(shù)的自動計算和更新功能。若需要重新回復之前的域更新功能，必須在文檔中再次重復之前插入域的操作才能達到再次使用域的目的。

3 帶照片的Mail Merge 實例

本實例以某單位需要完成5 000名職工的工作證制作。

3.1 資料準備

分析工作證制作實例可知，需預先收集整理每個職工的基本信息，如姓名、性別、部門、照片等，為防止張冠李戴，所有信息按照一定順序進行編號。照片最好是標準的“JPG”格式，所有準備材料統(tǒng)一保存在文件 “D： ＼＼職工信息”中。

（1）建立職工信息電子表格數(shù)據(jù)庫。使用Excel軟件建立“職工信息表”，記錄單的一行數(shù)據(jù)對應一名職工信息，記錄單的列數(shù)據(jù)格式和名稱最好與單位數(shù)據(jù)庫中所存儲的保持一致，這樣就可以一鍵導入所有職工的信息。“照片”列不需要插入真實的職工照片，而是輸入該職工照片的本地存儲地址，本例為“D：＼＼職工信息＼＼*. jpg”，制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息表”，保存到“D：＼＼職工信息”中，如圖3所示。

（2）創(chuàng)建工作證模版。啟動文本處理軟件（如Word），建立一個主控文檔，設計排版出如圖4所示效果，文檔的背景圖、文本內(nèi)容、格式、排版等效果是單位內(nèi)所有職工的工作證共用的模板，也是工作證中不會因人變動的部分。

3.2 添加域

（1）選擇主菜單“郵件”菜單項，調(diào)出“郵件合并”工具欄。

（2）點擊“開始郵件合并”功能區(qū)上的“選擇收件人”，再選擇“使用現(xiàn)有列表”，（如果之前沒有建成數(shù)據(jù)源文件，也可在這一步選擇“鍵入新列表”）打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在“E：＼＼職工信息”中選擇剛才建立的“職工信息表”，“點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框中選擇“Sheet1$”，點選復選框“數(shù)據(jù)首行包含列標題”如圖5所示。點擊“確定”按鈕返回主控文檔。

（3）將光標定位到主控文檔預先留好的“姓名”后的空單元格內(nèi)， 點擊“郵件”菜單，在打開的“郵件合并” 工具欄上的“編寫和插入域”功能區(qū)內(nèi)，點擊“插入合并域”按鈕，“從下拉列表框中的域列表中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，點擊“關閉”按鈕返回到主控文檔。

（4）以相同的方法， 將除“照片”外的“性別”、“部門”、“編號”域依次插入到主文檔中相應的預留位置，效果如圖6所示。

（5）“照片”域的插入。將光標定位于 “姓名”域上方，要在此合并職工的照片域。按"Ctrl+F9"或選擇主菜單“插入”，在“文本”功能區(qū)選“文檔部件”，下拉列表框中選擇“域……”來插入域，類別選“全部”，域名選“INCLUDEPICTURE”， 文件名輸入“照片”，其余默認，點“確定”，返回主文檔，在照片單元格內(nèi)按“ALT-F9”顯示域代碼，拖曳鼠標只選擇“照片”二字，再仿照“姓名”域的插入方法，合并照片域，“最后“Ctrl+A”全選，再按“F9”刷新所有域，即可完成郵件合并。如圖7所示。

（6）所有域插入完成后，點擊郵件工具欄上的“預覽效果”，可單個預覽，也可預覽全部，所有域尤其是照片域顯示正確后，可選擇最終的合并結(jié)果去向。輸出效果如圖8所示。

4 結(jié)束語

文秘工作中符合下列特點的文檔處理均可用以上方法高效完成：

（1）多封信函的絕大部分內(nèi)容相同，只有少部分信息因人而變。

（2）所有客戶的信息，都存放在數(shù)據(jù)源文件中（如EXCEL）。

（3）信函數(shù)量較大。帶圖片的mail merge因為域的特殊性，前期素材準備不同于單純文本性質(zhì)，照片素材存放路徑須一致。在合并圖片域操作中對域代碼切換、編輯、刷新時域代碼其余部分必須保持不變[7]。

參考文獻

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[2] 張山風，張敏. WORD中數(shù)學公式的另類輸入法-WORD中域的操作及其應用[J]. ?辦公自動化，2004（12）：51.

[3] 張朝輝，張敏. WORD中域的操作及其應用[J]. ?辦公自動化，2005（2）：51.

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[5] 徐世太. 深層應用word郵件合并功能 避免重復勞動 提高辦公效率[J]. ?辦公自動化，2011（12）：45.

[6] 張玉倩. 淺析辦公軟件Microsoft Word的應用技巧[J]. ?計算機產(chǎn)品與流通，2019（11）：125.

[7] 郭光園. 關于Word的小技巧[J]. ?計算機與網(wǎng)絡，2019（14）：33.