史燕玲 戴麗娜 尤曉煌 范姝 鄧美珍
摘要:“大智移云”時代,科技和經(jīng)濟的發(fā)展不但給企業(yè)帶來無限發(fā)展機遇,同時也給企業(yè)帶來了危機,傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已不能滿足新時代的要求,企業(yè)急需提升自己的財務(wù)管理能力以及效率。現(xiàn)以蒙牛集團為例,分析了當(dāng)前財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用存在的不足,并在此基礎(chǔ)上,從建立強大的信息系統(tǒng)支撐、完善人力資源配置、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、增強資金管理控制工作以及建立健全財稅管理機制等方面提出基于大智移云背景的財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化路徑,使財務(wù)共享服務(wù)中心更好地為企業(yè)服務(wù)。
關(guān)鍵詞:“大智移云”;財務(wù)共享;優(yōu)化路徑
中圖分類號:F830? ? 文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1005-913X(2020)06-0070-04
一、引言
近年來我國經(jīng)濟發(fā)展迅速,大數(shù)據(jù)、智能化物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)蓬勃發(fā)展,大智移云時代的開啟,給傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、財務(wù)管理模式推開了一扇充滿機遇與挑戰(zhàn)的大門。許多境外的跨國公司和國內(nèi)的大型企業(yè)開始尋求管理層面的突破,競相設(shè)立財務(wù)共享服務(wù)中心,財務(wù)共享服務(wù)中心儼然已成為企業(yè)未來發(fā)展的新方向。
二、財務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)涵
大數(shù)據(jù)。其主要是將大量的碎片化的信息集中起來再從中篩選出有用數(shù)據(jù)的技術(shù)。大數(shù)據(jù)通過搜集存儲、篩選、匯總整理、分析數(shù)據(jù)、再用淺顯易懂的形式傳遞給信息的使用者。將大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用在集團的財務(wù)共享中心上可以由原本的報賬、結(jié)算中心轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)中心,為企業(yè)的管理者在企業(yè)的運營、風(fēng)險管理控制、預(yù)算管理等方面提供更強的決策力。
智能化物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)將全球信息串聯(lián)在一起,打破了原本的信息孤島,使得企業(yè)與上游的供應(yīng)商、下游的客戶實現(xiàn)對接,從而降低了會計成本,隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展,在未來,人工智能被引入企業(yè)的財務(wù)管理領(lǐng)域已經(jīng)不是夢想。
移動互聯(lián)網(wǎng)。手機等移動通訊工具通過移動網(wǎng)絡(luò)接入互聯(lián)網(wǎng)服務(wù),借此不在受限于以往的終端設(shè)備、時間和地點,而只需通過下載移動客戶端,[1]部門管理人員便可通過APP進行移動審批、移動決策支持以及移動運營管理;員工也可以在APP上報銷差旅費,實時到賬,解決了以往報銷慢的問題。
云計算。利用網(wǎng)絡(luò)將分散于各處的資源經(jīng)過一系列的整理,最后調(diào)配給需求者并收取一定的費用這便是云計算。[2]其優(yōu)勢在于工作效率高,數(shù)據(jù)不易丟失,可靠性和通性強,規(guī)模大,具有可拓展性和靈活性,用戶不需要安裝任何軟件,按需服務(wù)和計費,極其廉價。財務(wù)共享平臺把云計算作為載體組建“云”端,利用互聯(lián)網(wǎng)取得云服務(wù),降低了企業(yè)財務(wù)處理成本的同時也提高了資源的利用效率。
三、財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢與弊端
(一)優(yōu)勢
1.減少人力成本。在這種新型模式下,對于基礎(chǔ)會計人員的需求大量減少,有利于解決財務(wù)部門機構(gòu)臃腫問題,可大幅削減管理費用。通常而言,一家大型企業(yè)下會有多家的分公司、子公司。又因其地理位置不同與項目部門的繁多,使得企業(yè)不得不聘請大量的財務(wù)人員,對公司的日常賬目進行核算與監(jiān)督。人員冗雜的現(xiàn)象也最終致使企業(yè)每年管理費用居高不下。
2.優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制。企業(yè)不斷成長,隨之而來的問題也在增加。規(guī)模擴大的同時,企業(yè)控管能力卻在弱化。分支機構(gòu)的壯大,使企業(yè)不得不考慮如何加大治理效力。而新型模式能更好地解決企業(yè)管理上的問題。與原模式相比,分散化轉(zhuǎn)為集中化的管理,更能強化企業(yè)的控制能力,避免不必要的財務(wù)風(fēng)險的產(chǎn)生。
3.提高財務(wù)人員工作效率。財務(wù)共享服務(wù)是通過資源整合的手段,借助信息共享平臺,集中處理企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的財務(wù)管理和會計核算的事務(wù)。依托于信息共享平臺,內(nèi)部使用者可以先把單據(jù)交由票據(jù)掃描人員掃描,然后上傳原始憑證。這種模式不僅全程無紙化,而且財務(wù)人員可以不受空間限制,及時處理相關(guān)事項。加快了信息的傳遞,便于財務(wù)人員快速審批各項事務(wù),進而實現(xiàn)工作效率的提升。
4.減少企業(yè)運營成本。財務(wù)共享服務(wù)中心不僅對內(nèi)服務(wù),還可以有企業(yè)外部的客戶。做到多方面實現(xiàn)價值創(chuàng)造,使其從原來成本中心轉(zhuǎn)變成利潤中心,最終節(jié)約營運成本。 讓企業(yè)手中擁有更多的資本可以分配給核心產(chǎn)業(yè),促進核心產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
5.提高營運資金使用效率。在傳統(tǒng)模式下,各部門相互獨立,而企業(yè)里各個財務(wù)部門都須存有一定的備用金。但有些部門的備用金長期未投入使用,使得這部分資金無法為企業(yè)創(chuàng)造價值。在財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立后,財務(wù)人員加強對資金的把控,可以及時發(fā)現(xiàn)問題,削減部分部門的備用金,大大提升了資金的使用效率。
(二)弊端
1.信息系統(tǒng)的整合存在困難。想順利推行新型模式,基礎(chǔ)就在于要有一個功能完善,可以平穩(wěn)運行的信息系統(tǒng)。一個操作便捷的系統(tǒng),將會大大提升財務(wù)人員對其的接受程度。但是由于大型企業(yè)下分公司、子公司眾多,信息系統(tǒng)的構(gòu)建時間不同,研發(fā)單位不同,數(shù)據(jù)輸出的接口不同,可能導(dǎo)致無法兼容的情況。在財務(wù)人員使用系統(tǒng)的過程中就曾出現(xiàn)過界面不友好,操作不順暢,調(diào)取數(shù)據(jù)的時間過長,財務(wù)數(shù)據(jù)適應(yīng)性不強等情形,甚至在一些小的部門里,還可能出現(xiàn)沒有端口設(shè)計的問題。阻礙了財務(wù)共享中心的發(fā)展。
2.人員管理的難度增大。一方面,由于業(yè)務(wù)的變化,對基本財務(wù)人員的要求較低。更有甚者,有的公司已經(jīng)引入了財務(wù)機器人。光學(xué)字符識別系統(tǒng)可以使財務(wù)機器人做到批量、快速地識別出會計單據(jù),做到流程自動化。這將替代大量從事基礎(chǔ)工作的財務(wù)人員。如此一來,企業(yè)對財務(wù)崗位數(shù)量需求會驟然下降,那么如何安置員工,如果裁員,則需要大筆的遣散費用等問題,也將成為對管理者的巨大考驗。另一方面,把財務(wù)人員從原崗位上分離出來,令其長期從事簡單機械化的工作,容易使其產(chǎn)生倦怠感,做事沒有激情。如何充分調(diào)動他們的積極性也是管理上的難點,尤其對于本科及以上學(xué)歷者來說,他們大多對工作有更高的追求。長時間機械化勞作,會使其擔(dān)憂自身專業(yè)能力退化,晉升通道狹小等問題,轉(zhuǎn)而去尋找其他就業(yè)機會。
3.流程有待進一步完善。共享服務(wù)需對流程進行再造,而對于風(fēng)險的把控需要在一開始就考慮到。在此條件下做到流程精簡,以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制。但在實際運用過程中還是會出現(xiàn)流程設(shè)計不合理之處,如在實施過程中出現(xiàn)監(jiān)管不到位的情況。在流程再造過程中企業(yè)應(yīng)站在使用者的角度看問題,兼顧基層使用者的適應(yīng)能力。技術(shù)的革新可以為工作提供便利,但工作人員在初始階段難免對流程不夠熟悉。
4.企業(yè)資金管控仍然存有漏洞。一是,由于共享系統(tǒng)在研發(fā)、設(shè)計上存在某些環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)謹(jǐn),或共享系統(tǒng)在程序上仍存在漏洞,導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)付款的情況發(fā)生。二是,由于人員精簡后,人力資源和業(yè)務(wù)量存在不對等的情況,更少的付款人員卻要處理更多付款業(yè)務(wù), 付款人員容易出現(xiàn)視覺疲勞,導(dǎo)致付款審核時產(chǎn)生失誤,加之新系統(tǒng)的使用難度也有所提高,使得差錯率上升。三是,在企業(yè)與銀行對賬上,財務(wù)共享中心需要管控上百個銀行賬戶,與傳統(tǒng)模式相比,管理、對賬工作的難度也相應(yīng)提升。
5.稅務(wù)風(fēng)險敏感性降低。財務(wù)共享中心的設(shè)立是對分工協(xié)作理論的進一步實踐,但長此以往也容易導(dǎo)致業(yè)財分離現(xiàn)象的發(fā)生。在原有模式下,財務(wù)人員還能時常與當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)進行有效溝通,及時知悉當(dāng)?shù)氐亩愂諆?yōu)惠政策,有利減輕公司的稅收壓力。而共享模式下,財務(wù)人員因地理位置的關(guān)系,不能有效地與稅務(wù)部門溝通,對當(dāng)?shù)爻雠_的稅收優(yōu)惠政策也無法及時了解,可能錯過減免稅收的機會,增加企業(yè)負擔(dān)。
四、蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用現(xiàn)狀
(一)蒙牛集團簡介
內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)(集團)股份有限公司建立于1999年,經(jīng)過多年的不斷發(fā)展壯大,2004年成為入選恒生指數(shù)成分股的中國乳業(yè)第一股,連續(xù)9年入榜“全球乳業(yè)20強”。根據(jù)蒙牛集團2019年半年報,期內(nèi)蒙牛集團的營業(yè)收入為453.04億港元,同比增長15.61%;凈利潤23.61億港元,同比增長32.96%,其中液態(tài)奶的收入增長了14.4%,增幅遠超行業(yè)水平。
(二)蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的實施背景
2008年,中國奶制品污染事件給我國所有乳制品企業(yè)帶來了巨大打擊,蒙牛集團也未能幸免,行業(yè)危機和銀根緊縮給企業(yè)帶來了巨大的資金壓力。在中糧集團入股后,蒙牛集團的業(yè)務(wù)規(guī)模逐漸擴大,其分散式的財務(wù)管理模式在運行過程中所面臨的運營成本不斷增加、經(jīng)營質(zhì)量及效率持續(xù)下降,會計核算機制不一致,財務(wù)人員水平不相當(dāng),管理層無法及時獲取基層信息等問題也隨之日益凸顯。
(三)蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的建立
為了滿足企業(yè)不斷發(fā)展的需求,使財務(wù)人員盡可能少地把時間和精力放在重復(fù)分散的基礎(chǔ)作業(yè)中、減少企業(yè)人力物力的耗費以及更好地支持公司業(yè)務(wù)決策,蒙牛集團于2009年提出建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)想,2012年提出具體建設(shè)思路,2015年底,蒙牛集團財務(wù)共享中心正式成立。[3]
(四)蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的運行
蒙牛集團實施財務(wù)共享服務(wù)以后,財務(wù)共享服務(wù)的運行主要體現(xiàn)在統(tǒng)一公司制度,整合分散重復(fù)的業(yè)務(wù),實現(xiàn)核算集中處理以及財務(wù)組織從分散式轉(zhuǎn)變到了集中式。財務(wù)共享使所有財務(wù)業(yè)務(wù)循環(huán)的建設(shè)一次性完成,包括從采購到應(yīng)付、銷售到應(yīng)收、費用處理、資產(chǎn)、報表及總賬。蒙牛集團根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點將整個財務(wù)共享服務(wù)中心劃分成了七個部門。(如圖1)
(五)蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心運行的成效
1.運營成本降低。蒙牛集團實施財務(wù)共享服務(wù)后,處理業(yè)務(wù)的人員需求量明顯減少,業(yè)務(wù)處理的效率也得到了顯著的提升,明顯能夠更加高效地將分散在全國各地的財務(wù)工作進行整合集中,簡化了各項財務(wù)處理的流程,間接降低了集團的運營成本。
2.人員規(guī)模效率提升。蒙牛集團財務(wù)業(yè)務(wù)效率的提升不僅降低了企業(yè)的運營成本,同時也間接降低了其財務(wù)人員成本。在建立共享服務(wù)中心初期,共享服務(wù)范圍323FTE工作量需要323個標(biāo)準(zhǔn)工作人員來完成,隨著共享服務(wù)管理的不斷優(yōu)化,363FTE工作量由233人便可全部承接,效率提升了35.8%。在企業(yè)的工作量增加的情況下,財務(wù)人員的數(shù)量反而下降,可見財務(wù)共享的應(yīng)用使企業(yè)人員規(guī)模效率得到了顯著的提升。這一現(xiàn)象的發(fā)生也使得企業(yè)不需要招募更多的財務(wù)人員,且標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的財務(wù)業(yè)務(wù)操作使企業(yè)降低了對財務(wù)人員的要求,招聘成本也相應(yīng)的降低了。
3.業(yè)務(wù)處理效率提升。實施共享服務(wù)后,蒙牛集團在單據(jù)審批方面,由建設(shè)初期的26小時提升到11.8小時,效率提升了54.6%。付款審核時效在系統(tǒng)自動進行傳遞對接、付款提示的運行下提升了70%,同時在發(fā)票系統(tǒng)上線運行后工作量進一步節(jié)約了30FTE,為公司運作效率的提升做出了巨大的貢獻。運作效率提升的同時,服務(wù)質(zhì)量及員工滿意度也得到了相應(yīng)的提升,客戶滿意度由建設(shè)初期的44.1%提升至86.1%,累計提升了42%。[4]
(六)蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用困境
1.財務(wù)人員技能亟需提升。蒙牛集團財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用使得財務(wù)人員需要面臨從基礎(chǔ)核算到深層次財務(wù)分析的轉(zhuǎn)變,從事更加高強度的工作。而精細化分工后,員工的工作變得工作內(nèi)容單一、高標(biāo)準(zhǔn)化,無法學(xué)習(xí)到全面的專業(yè)知識與技能,使得財務(wù)共享服務(wù)中心的實施成效低于預(yù)期。
2.業(yè)務(wù)流程仍需完善。蒙牛集團實施的標(biāo)準(zhǔn)化流程只是一個規(guī)范性的流程,無法根據(jù)當(dāng)前情況進行靈活的分析,故還需要進行進一步調(diào)整優(yōu)化。如果蒙牛集團只是把財務(wù)共享服務(wù)工作停留在表面上,沒有為之賦予相應(yīng)行動,那么其實施效果將與預(yù)計成效相差甚遠。[5]
五、財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化對策
(一)建立強大的信息系統(tǒng)支撐
在實施財務(wù)共享服務(wù)中心的策略時,需考慮多方面的問題,包括系統(tǒng)、人員、資金等的一系列因素。首先就是要建立一個足夠龐大的企業(yè)信息系統(tǒng)來作為財務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)支持。在財務(wù)共享服務(wù)中心地不斷發(fā)展下,“財務(wù)共享服務(wù)”這個概念在行業(yè)內(nèi)廣為人知,并且開始得到實踐和擴張。在施行新模式時,可根據(jù)不同的顧客需求,為其提供更全面的服務(wù)。因此,在做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提下,需要加快推動財務(wù)共享服務(wù)中心有關(guān)平臺的設(shè)立,不斷地提升財務(wù)共享服務(wù)中心的現(xiàn)代智能化,并建立一個強大的信息系統(tǒng)支撐,讓企業(yè)的相關(guān)財務(wù)人員不再從事大量繁瑣、重復(fù)的底層基礎(chǔ)財務(wù)會計工作,從而促進財務(wù)共享服務(wù)中心由原先的勞動力型轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)型。
(二)完善人力資源配置
信息技術(shù)的高速發(fā)展,使得財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)日趨完善。對于企業(yè)來說,相關(guān)服務(wù)的需求會日益增多,這同時也導(dǎo)致了未來在該方面將需要大量的相關(guān)專業(yè)人員。因此,在建立該平臺的初始階段,要對員工進行專業(yè)的培訓(xùn),同時還要注重對會計人才的選拔和培養(yǎng)。通過加強對高級財務(wù)人員的提拔,提高財務(wù)人員的溝通能力及專業(yè)技術(shù)能力,改善員工所處的工作環(huán)境,提升員工的工資待遇,讓員工能夠不受外部因素干擾,全身心地投入到財務(wù)共享服務(wù)的工作中,從而達到完善財務(wù)共享服務(wù)中心資源配置的效果。
(三)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
“大智移云”技術(shù)條件下的財務(wù)共享服務(wù)是一種新的財務(wù)管理方式,其實質(zhì)是結(jié)合了大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等信息技術(shù),提高大型企業(yè)集團管控能力和業(yè)務(wù)處理效率,降低企業(yè)運營成本,提升客戶滿意度的分布式財務(wù)管理模式。[6]所以企業(yè)在實施過程中要采取措施監(jiān)管好各部門的工作,分配好各部門的財務(wù)人員。同時要對員工進行宣傳,加強員工的培訓(xùn),不斷加深員工對財務(wù)共享中心的認識,讓員工能夠更快地熟悉業(yè)務(wù)流程,以減少流程的滯后。此外,由于財務(wù)共享服務(wù)更偏向的是財務(wù)集中式的管理,所以針對此問題,可通過加快實現(xiàn)公司的智能業(yè)財稅一體化,強化財務(wù)共享服務(wù)中心各方面的能力,提高財務(wù)共享服務(wù)的效率,以便優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程。
(四)增強資金管理控制工作
在資金的管控上,首先,處理因共享系統(tǒng)自身缺陷而產(chǎn)生的問題,對此,一要完善校驗規(guī)則,二要健全評估機制。如在執(zhí)行付款操作時,對付款主體和付款對象相同的單據(jù)進行提醒,仔細檢查是否出現(xiàn)重復(fù)付款的可能。其次,對于人為因素產(chǎn)生的問題,則需要加大對企業(yè)收付款人員的培訓(xùn),要讓員工熟記職責(zé)規(guī)范,提高風(fēng)險意識,提升工作水平。同時,在此基礎(chǔ)上,還可以添加銀企直連功能,如此一來員工就可以在付款頁面上直接批量勾選,提高付款正確率。最后,為了銀行與企業(yè)對賬方便執(zhí)行,可以在銀企直連的基礎(chǔ)上,設(shè)置自動對賬功能,大大提高了工作效率。
(五)建立健全財稅管理機制
在新模式下,為了不影響下屬公司的日常業(yè)務(wù),這就需要建立健全財稅管理機制。首先,要通過加強企業(yè)財務(wù)人員和子公司的業(yè)務(wù)人員等之間有效的溝通與交流,要對子公司的各個業(yè)務(wù)流程做到心里有底。其次,還要經(jīng)常查詢各個子公司所在地的稅務(wù)網(wǎng)站,及時了解企業(yè)是否符合相關(guān)稅收優(yōu)惠的政策,如果符合稅收優(yōu)惠時就應(yīng)該在法律允許的范圍內(nèi)給企業(yè)申請或申報稅收優(yōu)惠,以此來減輕企業(yè)的稅收壓力,提高企業(yè)的盈利水平,擴大企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍。最后,要加大對財務(wù)共享中心的監(jiān)管,對其實行高要求、嚴(yán)監(jiān)控,以促使其更好地為公司創(chuàng)造價值。
建立財務(wù)共享服務(wù)中心,便于企業(yè)合理清楚地區(qū)分財務(wù)會計和管理會計,不僅能有效地提高公司經(jīng)營管理水平,還能在一定程度上提升企業(yè)在市場中的行業(yè)競爭力、改進企業(yè)的運營方式、節(jié)約企業(yè)相關(guān)的管理成本及財務(wù)費用?!按笾且圃啤北尘跋碌呢攧?wù)共享服務(wù)中心作為新時代的一種創(chuàng)新型的管理模式,企業(yè)切不可盲目跟風(fēng),應(yīng)取其精華去其糟粕,充分利用財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢,掌握其核心技術(shù),在參照公司的實際情況下將其管理方式與企業(yè)的內(nèi)部管理相結(jié)合,以發(fā)揮其最大化的價值,實現(xiàn)企業(yè)的有效管理。
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[責(zé)任編輯:王 旸]
收稿日期: 2020-01-17
基金項目: 福建省“大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃”項目(201913762044)
作者簡介: 史燕玲(1998- ),女,福州人,本科學(xué)生,研究方向:會計學(xué);戴麗娜(1998- ),女,福建漳州人,本科學(xué)生,研究方向:財務(wù)管理;尤曉煌(1999- ),女,福建泉州人,本科學(xué)生,研究方向:會計學(xué);范 姝(1999- ),女,福建龍巖人,本科學(xué)生,研究方向:會計學(xué);鄧美珍(1985- ),女,福州人,講師,碩士,研究方向:財務(wù)管理、稅法。