檔案管理中應(yīng)用知識管理的模式

王志祥

知識管理這種管理方法就是利用各種知識進(jìn)行管理，將已有的知識進(jìn)行保存，在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)的巨大壓力下，檔案可以承載人們珍貴的記憶，和知識管理具有十分密切的關(guān)系，在檔案管理中知識管理發(fā)揮著非常重要的作用，因此檔案工作者需要明確知識管理理念，在工作領(lǐng)域中運(yùn)用知識管理這種新型的管理方法，使自身的創(chuàng)新能力得到提升，從而在社會發(fā)展的過程中實(shí)現(xiàn)自我價值。

一、知識管理的特征和核心

（1）知識管理的定義。知識管理在當(dāng)今的管理領(lǐng)域中屬于創(chuàng)新管理，當(dāng)前還沒有得到廣泛的認(rèn)可。以網(wǎng)絡(luò)的定義為基礎(chǔ)，知識管理主要針對的對象就是知識、知識創(chuàng)造過程、知識應(yīng)用等各種活動，從而可以使組織共享顯性知識和隱形知識。

（2）知識管理的特征對于知識的流動性和共享性給予重視，對于集體智慧進(jìn)行利用，從而提高組織自身的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力，使組織在激烈的競爭當(dāng)中獲得一席之地，對于組織的職工給予精神鼓勵，使員工自身享有一定的權(quán)力和責(zé)任，從而將員工自身的自覺性和能動性等充分的發(fā)揮出來，組織對知識和人才給予重視，在組織內(nèi)部建立學(xué)習(xí)型組織。

（3）組織知識管理的核心。實(shí)現(xiàn)組織的知識管理主要就是識別組織的各種信息和知識，并且進(jìn)行全面的收集和科學(xué)的分類，對于各種相關(guān)的知識進(jìn)行共享，促進(jìn)知識創(chuàng)新，并且不斷實(shí)現(xiàn)知識增值，這樣才可以提升組織的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。知識管理的核心就是建設(shè)有關(guān)知識運(yùn)用和創(chuàng)造的組織，知識是組織重要的戰(zhàn)略資源，可以更好的和其他組織競爭，組織要更加嚴(yán)格的管理知識資源，可以利用知識共享的方式將知識的價值在最大限度上發(fā)揮出來，使組織的知識資源得到豐富，從而建立有關(guān)新知識共享的機(jī)制。組織為服務(wù)對象提供的產(chǎn)品和服務(wù)當(dāng)中也要蘊(yùn)含著知識，在組織的實(shí)際經(jīng)營管理模式當(dāng)中利用知識管理，創(chuàng)新組織管理。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化環(huán)境的檔案管理。檔案信息化，指的就是檔案管理模式的重心為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體數(shù)字化信息化形式，從而為社會提供更多的服務(wù)。利用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅耗費(fèi)時間而且耗費(fèi)人力，工作效率較低，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，可以提高工作效率，還可以將服務(wù)質(zhì)量提高，使檔案管理具備寬廣的發(fā)展空間。檔案管理不斷發(fā)展，需要建立信息化知識管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理，滿足社會各個方面的利用需求，可以創(chuàng)造出更多的價值，從而將檔案管理的核心競爭力得到有效提高。

（2）檔案管理工作存在的問題。針對當(dāng)前我國的檔案管理工作存在問題，檔案工作人員缺乏檔案意識，檔案管理人員的素質(zhì)比較低，需要得到提高。檔案管理過程中，工作人員缺乏檔案保護(hù)的意識，沒有制定具體的保護(hù)政策和措施。除此以外，檔案人員的學(xué)歷和專業(yè)技能方面的素質(zhì)也需要得到加強(qiáng)，切實(shí)改進(jìn)檔案管理工作，必須獲得社會各個方面的支持。當(dāng)前檔案工作的硬件設(shè)備比較差，相關(guān)的設(shè)施也沒有配備齊全，需要改進(jìn)庫房環(huán)境。

三、檔案管理中知識管理的應(yīng)用

（1）細(xì)化檔案管理保管過程。在網(wǎng)絡(luò)化的背景下，在檔案管理中利用知識管理，需要檔案管理的細(xì)化。在檔案管理中，基礎(chǔ)工作是檔案的保管，在傳統(tǒng)的管理過程中，管理單位就是立卷，其中存在很多隱含的問題，檔案人員對于檔案材料信息無法主動的了解。關(guān)于信息的查閱也不夠方便，變動過的檔案很難進(jìn)行查詢，如果需要查閱的內(nèi)容包含在內(nèi)，整卷的查閱，非常耗費(fèi)時間和人力。上述的管理方法比較落后，當(dāng)前我國辦公自動化技術(shù)不斷得到普及，開始廣泛的利用網(wǎng)絡(luò)信息存取技術(shù)，檔案管理細(xì)化了保管單位的運(yùn)用過程。知識管理的基本單位就是知識元，具備行政指令、基本原理、技術(shù)方法等各個單元。利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信實(shí)現(xiàn)知識元管理，這樣會更加便利。與此同時將檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行挖掘，并研究解決，從而促進(jìn)檔案信息資源得到更加深入的開發(fā)。

（2）再造檔案管理業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的再造就是再設(shè)計組織當(dāng)中的工作流程和程序。再造檔案管理業(yè)務(wù)流程，以文件生命周期設(shè)計為基礎(chǔ)，使組織文件和檔案成為不可分割的整體，突破傳統(tǒng)的文件工作和檔案工作存在的界限，從而可以促進(jìn)組織的文件檔案工作實(shí)現(xiàn)一體化，統(tǒng)一設(shè)計業(yè)務(wù)流程。這個流程當(dāng)中包括文件的生產(chǎn)、歸檔、保存等一系列過程，這樣可以更好的管理組織檔案，將其服務(wù)功能得到強(qiáng)化，從而提高組織的工作效率。知識管理不斷發(fā)展，檔案管理部門需要在自身的管理當(dāng)中利用知識管理新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，更多的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，使其作為強(qiáng)大的支撐，引進(jìn)各種現(xiàn)代化的工作方式，從而實(shí)現(xiàn)有序化的檔案管理。

（3）拓展檔案的管理職能。不斷加強(qiáng)組織的知識管理，并且在這個過程中不斷利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的職能，組織需要建立新的管理模式才能滿足這種需要。要想轉(zhuǎn)變職能，首先需要實(shí)現(xiàn)知識的歸納，并且大力開發(fā)檔案知識，從而針對檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化的服務(wù)，可以共享檔案知識資源，這就需要轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理，以組織知識管理的整體要求和規(guī)劃為基礎(chǔ)，將檔案管理職能進(jìn)行完善。轉(zhuǎn)變職能的同時也要轉(zhuǎn)變檔案人員的角色，使其成為檔案知識的管理者。

（4）強(qiáng)化檔案管理人員的修養(yǎng)。當(dāng)前在檔案管理工作者中存在著很多問題，專業(yè)技能不夠熟練，知識也比較匱乏。主要是因?yàn)楣芾碚邔I(yè)培訓(xùn)不足，自身的思想觀念比較落后，主要利用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理部門要想更好的進(jìn)行運(yùn)作，需要將檔案管理技術(shù)進(jìn)行更新，定期培訓(xùn)檔案管理人員，加強(qiáng)繼續(xù)教育，領(lǐng)導(dǎo)需要更多的利用鼓勵政策，創(chuàng)造出互利的氛圍，可以使員工之間進(jìn)行情景演練，使員工可以產(chǎn)生集體榮譽(yù)感，從而更加努力的工作，為組織爭取創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。在日后的工作當(dāng)中更好的利用最新的管理模式，有效的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)和檔案管理知識。

當(dāng)前我們正處于知識經(jīng)濟(jì)的時代，檔案工作應(yīng)該明確傳統(tǒng)管理模式對于檔案管理的不利影響，抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合檔案管理和知識管理，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理，使用戶可以盡快的獲得自己需要的信息，從而促進(jìn)檔案管理工作在知識管理模式中更加順利的進(jìn)行下去。