企業(yè)檔案整體分類理論研究

劉曉紅

【摘要】社會(huì)進(jìn)步的前提下，我國各企業(yè)隨之開始迅速發(fā)展，逐漸走向信息化。企業(yè)檔案在新時(shí)期下彰顯出其優(yōu)勢，也一直是我國擁有的較為重要的信息資源，蘊(yùn)含著不同的文化價(jià)值和強(qiáng)大的助推力。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況不斷探索著檔案分類的特點(diǎn)，做到理論與實(shí)踐結(jié)合，尋找到最恰當(dāng)?shù)墓芾硎侄?，提升整體的品牌形象，增強(qiáng)市場競爭力。實(shí)際工作中，企業(yè)檔案整體分類遇到諸多問題，需要及時(shí)采用相應(yīng)的解決辦法走出目前的困境，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;整體分類理論;探究

新時(shí)期下，企業(yè)檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)也走上一條全新的發(fā)展道路，其分類理論成為目前企業(yè)探究的關(guān)鍵內(nèi)容，以跟上社會(huì)進(jìn)步潮流。企業(yè)對檔案實(shí)施相應(yīng)的管理并發(fā)現(xiàn)工作中的眾多問題，在發(fā)展中不斷運(yùn)用創(chuàng)新思維去尋找解決方法，提升整體分類的效率。企業(yè)謹(jǐn)遵檔案分類理論，提升員工思想意識，使之形成正確的觀念去規(guī)范自身行為，做好分類管理，滿足各工作環(huán)節(jié)的需要，提供科學(xué)的依據(jù)和服務(wù)，推進(jìn)企業(yè)的在市場競爭中的穩(wěn)步前行。

一、企業(yè)檔案分類概述

檔案分類是指根據(jù)我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的年限、來源、多種形式及蘊(yùn)含的具體內(nèi)容等信息中的相似之處，做到不同層次的劃分，構(gòu)建出相應(yīng)的體系并隨著時(shí)間推移而逐步壯大。檔案涵蓋的內(nèi)容較多，我國根據(jù)分類的對象和作用的不同，可以將其劃分為實(shí)體和檢索兩個(gè)類型，以滿足檔案管理的需求，明確工作的內(nèi)容及方向。企業(yè)檔案隸屬于實(shí)體檔案分類，即以全宗檔案為對象，在規(guī)定范圍內(nèi)劃分出多個(gè)不同的層次，將冗雜的檔案資料歸類，體現(xiàn)出有條理的管理方式，較為全面的彰顯出企業(yè)職能活動(dòng)的整體情況和發(fā)展趨勢。企業(yè)檔案整體分類的規(guī)范化為日后的保管和查閱等提供便利，也是國家檔案分類中不可缺少的部分，需將理論與實(shí)踐結(jié)合，完善工作體系。企業(yè)檔案分類應(yīng)遵循相關(guān)理論，符合企業(yè)的全宗特點(diǎn)和發(fā)展歷程及進(jìn)步規(guī)律等，設(shè)置出合理類目，滿足檔案的真實(shí)需求，同時(shí)以創(chuàng)新觀念去對待新時(shí)期下的特殊情況，凸顯分類的靈活與實(shí)用性。

二、企業(yè)檔案整體分類遵循的原則

企業(yè)檔案分類是一個(gè)較為復(fù)雜的工作，需要遵循多個(gè)原理并保證符合發(fā)展規(guī)律，加強(qiáng)各子系統(tǒng)間聯(lián)系。為了突破保管條件的制約，工作人員要遵循分類原則，才能更好地保持檔案之間的聯(lián)系。首先，應(yīng)遵守標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的原則，在相同層次中只運(yùn)用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，避免子項(xiàng)的兼容和混亂。工作人員根據(jù)此原則進(jìn)行分類，明確檔案層次的概念，例如，將文書與科技檔案區(qū)分開，能有效避免檔案的重復(fù)保管。其次，堅(jiān)持以企業(yè)管理對象為主的原則，同時(shí)兼顧檔案管理的情況，做到全面的分類。工作人員以企業(yè)管理對象為方向，結(jié)合檔案形成的規(guī)律做好分類，使每個(gè)子系統(tǒng)成為獨(dú)立的個(gè)體，根據(jù)不同層次來保管，方便日后的使用，提升整體的服務(wù)質(zhì)量。新時(shí)期下，可能會(huì)出現(xiàn)一些特殊情況，工作人員以發(fā)展的眼前看待檔案分類，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的原則，采用檢索目錄等方式，進(jìn)行相應(yīng)的處理。然后，以全宗不可分割為原則，完善檔案管理體系。企業(yè)檔案管理中應(yīng)將企業(yè)全部的資料看作一個(gè)整體，不再局限于以往的思維模式下，涵蓋企業(yè)的多種經(jīng)營活動(dòng)，做到同宗不分割，不同宗勿混淆。企業(yè)檔案管理以此以為原則，才能進(jìn)行科學(xué)的分類，給使用者帶來便利。

三、企業(yè)檔案整體分類依據(jù)的理論

（一）遵循分類學(xué)原理

分類是人類思維方式的表現(xiàn)，也成為區(qū)分事物的方法，是檔案管理應(yīng)遵循的原則。分類中囊括兩種思維順序相反的操作，即區(qū)分和歸并，一方面將信息細(xì)化而另一工作則將分散的內(nèi)容匯總。企業(yè)檔案分類時(shí)應(yīng)遵此理論，按照事物分類規(guī)則來明確工作的對象，從而掌握檔案的范圍，構(gòu)建出完整的檔案體系。

（二）以系統(tǒng)科學(xué)為理論

企業(yè)的社會(huì)活動(dòng)可以形成一種系統(tǒng)，在進(jìn)行檔案分類時(shí)應(yīng)以系統(tǒng)為原理，體現(xiàn)出自身的層次性等。企業(yè)檔案管理為日常的運(yùn)營、生產(chǎn)等提供相應(yīng)的服務(wù)，為了能更好地完成分類工作，需建立起子系統(tǒng)，結(jié)合區(qū)分與歸并的方式做到全局性。企業(yè)檔案是由多個(gè)子系統(tǒng)組成的較為全面的母系統(tǒng)，彼此間相互制約，在交叉、包容的關(guān)系中轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的設(shè)備檔案?？梢?，想要做好企業(yè)檔案的分類應(yīng)以系統(tǒng)科學(xué)為理論，使國家檔案更為全面。與此同時(shí)，企業(yè)檔案分類還要符合邏輯劃分原理，將事物從整體轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€(gè)部分。根據(jù)這一原理，工作人員可以按照同一標(biāo)準(zhǔn)劃分出企業(yè)檔案的多個(gè)子項(xiàng)，保證其符合科學(xué)性，從而構(gòu)成完整的檔案分類體系。

（三）依據(jù)全宗理論

檔案分類中，全宗理論是工作的基礎(chǔ)和大方向，也是我國全部檔案中的核心。全宗理論是一個(gè)企業(yè)或單位、機(jī)關(guān)乃至著名人物等所參與的社會(huì)活動(dòng)下的全部記錄。企業(yè)的各種檔案中所包含的部分內(nèi)容是相互重疊，著實(shí)不易區(qū)分的，體現(xiàn)出不同類目設(shè)置間密切的關(guān)系，做到了相互補(bǔ)充，如實(shí)反映出企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢。每一個(gè)門類的檔案匯總后便形成企業(yè)的完整的檔案全宗，工作人員根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將其組成具有層次的系統(tǒng)，方便日后的使用，以為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案分類應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況并依據(jù)相關(guān)理論，以明確工作的內(nèi)容來構(gòu)建出完整的檔案體系，做到層次清晰且無冗雜現(xiàn)象，保證每一類目都涵蓋企業(yè)所有的運(yùn)營活動(dòng)。工作人員進(jìn)行檔案整體分類時(shí)，收錄企業(yè)發(fā)展過程中所包含的全部數(shù)據(jù)，設(shè)置看似獨(dú)立卻又聯(lián)系緊密的類目，使同一層次下的內(nèi)容無交叉或兼容的情況，逐步彌補(bǔ)以往操作的缺陷，彰顯出檔案管理價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。管理人員看清未來發(fā)展趨勢，準(zhǔn)確的分類完善檔案體系，走向信息化操作，科學(xué)的存儲(chǔ)企業(yè)全部資料，滿足新時(shí)期下企業(yè)進(jìn)步所需的數(shù)據(jù)，發(fā)揮出檔案的優(yōu)勢，保證企業(yè)愈發(fā)激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。

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