高職院校學(xué)生工作“1+X+1”程序化管理探索

陳冬蕾

（沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 沈陽 110045）

近年來，不斷發(fā)展的高職教育在對人才培養(yǎng)模式提出改革要求的同時(shí)，對學(xué)生工作也提出了科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的要求。隨著高職院校校企合作、產(chǎn)教融合、現(xiàn)代學(xué)徒制試點(diǎn)工作的深入推進(jìn)，高職學(xué)院學(xué)生工作也出現(xiàn)了新的狀況，而目前高職院校學(xué)生工作人員面臨短缺且流動(dòng)性大、管理手段單一等諸多問題，因此，建立科學(xué)合理的學(xué)生工作管理模式勢在必行。

一、高職院校學(xué)生工作面臨的困難

高職院校學(xué)生工作是學(xué)院人才培養(yǎng)工作的有機(jī)組成部分，如果從學(xué)生思想政治教育角度出發(fā)，可以將廣義上的學(xué)生工作和學(xué)生管理統(tǒng)稱為“學(xué)生事務(wù)管理”[1]。此項(xiàng)工作是“一種旨在為促進(jìn)學(xué)生發(fā)展所必需的學(xué)生事務(wù)的組織活動(dòng)過程”[2]，它在實(shí)現(xiàn)高職人才培養(yǎng)目標(biāo)方面具有重要的作用。但由于高職院校具有建校較晚、編制不足、學(xué)制短等特點(diǎn)，學(xué)生工作部門普遍存在一些共性問題。

（一）從事院系學(xué)生管理工作專任教師嚴(yán)重缺乏，更迭頻繁，工作效率低

高職院校學(xué)生管理一般為學(xué)生處和學(xué)工辦兩級管理，以二級學(xué)院的學(xué)生管理辦公室為例，它直接承擔(dān)著學(xué)生的思想工作教育、心理健康輔導(dǎo)、日常學(xué)習(xí)生活管理、貧困資助系統(tǒng)管理、就業(yè)服務(wù)及指導(dǎo)等具體工作[3]，其管理教師主要由學(xué)工辦主任、團(tuán)總支書記、學(xué)工辦干事和輔導(dǎo)員構(gòu)成。與本科院校相比，高職院校學(xué)生管理教師存在較大缺口，例如：一些高職院校是黨總支書記分管學(xué)生工作，沒有設(shè)立分管學(xué)生工作的副書記；部分高職院校的黨總支副書記與學(xué)工辦主任由同一個(gè)人擔(dān)任；有的部門團(tuán)總支書記由學(xué)工辦主任兼任或由輔導(dǎo)員輪流承擔(dān)；而學(xué)工辦干事崗位基本處于空缺狀態(tài)。

盡管近年來高職院校在專職輔導(dǎo)員招聘、管理、培養(yǎng)等工作中堅(jiān)持“教育優(yōu)先、德育為先、素質(zhì)領(lǐng)先”的方針，如招聘輔導(dǎo)員以“碩士+黨員+學(xué)生干部經(jīng)歷”為基礎(chǔ)條件，擇優(yōu)錄用，使得輔導(dǎo)員隊(duì)伍的發(fā)展正朝著“三化”即職業(yè)化、專業(yè)化、專家化的方向發(fā)展[4]，逐步改善了輔導(dǎo)員整體年齡偏大、兼職輔導(dǎo)員較多、黨員比例較低等問題，為提升學(xué)生管理工作質(zhì)量提供了一定保障；但由于高職院校的專職輔導(dǎo)員人數(shù)較少，加之信息化程度相對滯后，學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫相對獨(dú)立且分散，缺乏全局意識，學(xué)院各職能部門之間的數(shù)據(jù)基本上處于割裂狀態(tài)，缺乏共享與及時(shí)更新同步，導(dǎo)致基本數(shù)據(jù)的不一致甚至相互矛盾，從而造成學(xué)生工作效率低下且出錯(cuò)率高[5]。同時(shí)，輔導(dǎo)員和學(xué)工辦教師長期在學(xué)生管理的第一線，必然會遇到各種各樣的突發(fā)狀況，甚至有可能會遇到學(xué)生傷亡等意外事故，導(dǎo)致輔導(dǎo)員承擔(dān)很大的工作責(zé)任和心理壓力，輔導(dǎo)員工作和待遇的不匹配使他們產(chǎn)生倦怠情緒，謀求轉(zhuǎn)崗，輔導(dǎo)員的流失率逐年上升。雖然部分學(xué)院以職稱晉升、崗位調(diào)整為條件，增加兼職輔導(dǎo)員的數(shù)量，能夠起到一定的效果，但由于缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)和相關(guān)的專業(yè)知識，他們在后續(xù)的管理工作中仍會被諸如頻繁更換輔導(dǎo)員而使學(xué)生產(chǎn)生適應(yīng)性障礙等問題所困擾，無法做到工作得心應(yīng)手。

（二）學(xué)生工作方法單一，不能與時(shí)俱進(jìn)

學(xué)生管理工作有著種類多、任務(wù)重，各種新情況不斷涌現(xiàn)等特征，但大多數(shù)管理工作的教師在解決學(xué)生問題時(shí)，往往只能是按部就班，運(yùn)用之前流傳下來的理論、方法和手段來處理。這些理論和方法多數(shù)情況下是憑借教師自身的認(rèn)識和經(jīng)驗(yàn)的積累，很難做到與時(shí)俱進(jìn)，無法快速適應(yīng)工作中出現(xiàn)的新需求和新變化，如果不能及時(shí)調(diào)整和完善，則會嚴(yán)重降低學(xué)生工作管理的效率。如果是在部分學(xué)工辦教師工作理念有偏差，經(jīng)驗(yàn)和技巧缺乏，同時(shí)非程序性工作又不斷出現(xiàn)的情況下，將會導(dǎo)致許多程序性工作得不到妥善處理，給后續(xù)接手工作的教師造成困擾，甚至?xí)橐院蟮墓ぷ髀裣码[患。

（三）學(xué)生干部培養(yǎng)周期短，自主管理存在較大難度

學(xué)生干部在高職院校的學(xué)生管理工作中扮演著重要的角色，早操、晚自習(xí)、教室衛(wèi)生及宿舍安全檢查等工作的開展，日常管理信息的傳遞與相關(guān)政策的宣傳，學(xué)生之間的朋輩教育都離不開綜合素質(zhì)強(qiáng)的學(xué)生干部隊(duì)伍。在目前的管理實(shí)踐中，學(xué)生干部的培養(yǎng)仍是一個(gè)難題。其主要原因在于高職院校學(xué)制較短，大一的學(xué)生無法獨(dú)立承擔(dān)較復(fù)雜的任務(wù)，需要輔導(dǎo)員和高一屆學(xué)生的指導(dǎo)和幫助。通常到了大學(xué)二年級，學(xué)生干部才能夠獨(dú)當(dāng)一面，但這時(shí)學(xué)生們又會面臨著就業(yè)去向、是否專升本等諸多選擇，陷入到對自身未來的思考中，不能全身心地輔助輔導(dǎo)員和學(xué)工辦教師進(jìn)行學(xué)生管理工作。進(jìn)入大三的學(xué)生往往會到校外實(shí)習(xí)，剛培養(yǎng)成熟的學(xué)生干部又將面臨更換。以沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院工商管理學(xué)院為例，該學(xué)院三個(gè)年級共有1 600 名左右學(xué)生，學(xué)生會有十幾個(gè)部門，過去在沒有教師指導(dǎo)和程序文件指引情況下，基本無法實(shí)現(xiàn)自主管理，在對學(xué)生的行為養(yǎng)成管理工作中，出錯(cuò)的頻率也比較高。

二、程序化管理的概念和作用

程序化管理最早出現(xiàn)于企業(yè)管理工作中，主要是指通過各工作之間內(nèi)在邏輯關(guān)系而確定的對一系列關(guān)聯(lián)性活動(dòng)所實(shí)施的管理方式。它不僅要明確工作內(nèi)容，制定具體的操作方法與規(guī)則，建立前后工作之間的對應(yīng)關(guān)系，還要強(qiáng)調(diào)管理工作的整體性反饋，是構(gòu)建綜合一體化管理模式的有效應(yīng)用[6]。程序化管理一般包括明確概念、制定程序、頒布程序、培訓(xùn)運(yùn)行程序等步驟[7]。伴隨社會的發(fā)展，程序化管理也被廣泛應(yīng)用于醫(yī)護(hù)、教育等領(lǐng)域中。對于高職學(xué)生工作來說，程序化管理具有如下的作用。

（一）有利于明確各部門職能分工，各司其職

高職院校直接參與學(xué)生管理的職能部門較多，出現(xiàn)交叉工作內(nèi)容的部門也較多，一旦發(fā)現(xiàn)問題，如果各個(gè)部門相互推諉，問題就不能在第一時(shí)間得到解決。因此有必要對各部門的職責(zé)做明確分工，在各個(gè)子項(xiàng)目中細(xì)化任務(wù)量[8]。程序化管理的要點(diǎn)在于制定科學(xué)、規(guī)范、合理且符合實(shí)際的工作方法和工作程序。在工作程序中明確學(xué)工辦人員的工作范圍、工作方法和工作職責(zé)，使其能夠按照程序要求規(guī)范自己的行為，防止互相推諉或職責(zé)重疊混亂的情況發(fā)生。

（二）有利于提高創(chuàng)新能力，調(diào)動(dòng)工作積極性

輔導(dǎo)員、班導(dǎo)師等參與程序文件的編寫，促進(jìn)他們主動(dòng)思考。通過對自身權(quán)責(zé)范圍、工作方法和工作流程的思考，不僅有利于提高他們的思維創(chuàng)新能力，也有利于其積極主動(dòng)地投入管理工作。

（三）有利于提高學(xué)生管理教師和學(xué)生干部的工作效率

采用程序化管理會使得工作方法和工作程序更加標(biāo)準(zhǔn)，最大限度避免重復(fù)且不必要的工作，降低了工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高工作效率。在日常管理工作中，對輔導(dǎo)員和學(xué)生的績效考核是較為困難但確極為重要的環(huán)節(jié)，程序化管理能夠作為績效考核的依據(jù)，保證獎(jiǎng)懲制度的實(shí)施，從而成為促進(jìn)學(xué)生管理教師和學(xué)生干部工作的動(dòng)力。

（四）有利于學(xué)生管理合規(guī)化，規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)

學(xué)生管理的程序化文件在學(xué)校范圍內(nèi)具有一定約束力的文件，它將規(guī)定學(xué)生管理實(shí)踐中常遇到的一系列問題，并將非常規(guī)事件進(jìn)行程序化，模塊化和規(guī)范化，使得學(xué)生管理人員有規(guī)章可循，無論是新任學(xué)生管理人員還是有經(jīng)驗(yàn)管理人員都能夠有效掌握。學(xué)生管理程序化有利于規(guī)范學(xué)生工作流程，有效分配學(xué)生管理過程中的資源，有效梳理學(xué)生工作中各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的難點(diǎn)、堵點(diǎn)。同時(shí)，健全和完善學(xué)生團(tuán)體、評獎(jiǎng)評優(yōu)等管理工作的程序，能規(guī)避學(xué)生管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，從制度上制止腐敗、違法現(xiàn)象,保證學(xué)生管理順利實(shí)現(xiàn)[9]。

三、程序化管理在學(xué)生工作中的運(yùn)用

（一）關(guān)于“1+X+1”管理的內(nèi)涵

在這里，我們把“‘1+X+1’程序化標(biāo)準(zhǔn)集合”簡稱為“1+X+1”管理，它是由“1”——上級學(xué)生管理工作標(biāo)準(zhǔn)或流程、“X”——本部門學(xué)生管理工作標(biāo)準(zhǔn)或流程、“1”——相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)或流程說明會組成的學(xué)生工作管理模塊。具體操作是以上級學(xué)生管理的規(guī)范為指導(dǎo)和依據(jù)，結(jié)合二級學(xué)院的工作實(shí)際來制定本部門與之相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)或流程，并以工作標(biāo)準(zhǔn)或流程說明會的形式對執(zhí)行人員進(jìn)行說明解釋和培訓(xùn)。

（二）關(guān)于“1+X+1”管理的整體過程

在工作中，首先要明晰“程序育人”理念[10]，以全體管理教師及學(xué)生為主體，做好以下工作：

一是調(diào)研并設(shè)計(jì)相關(guān)學(xué)生管理工作標(biāo)準(zhǔn)或流程項(xiàng)目。為了確保程序化管理的可行性與通用性，首先，在沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院發(fā)放學(xué)生管理工作調(diào)研問卷，調(diào)研對象為輔導(dǎo)員、學(xué)工辦教師以及學(xué)生會干部，調(diào)研內(nèi)容為各類程序性及非程序性工作開展過程中較難處理或經(jīng)常出錯(cuò)的環(huán)節(jié)。

二是根據(jù)上級學(xué)生管理工作文件標(biāo)準(zhǔn)，梳理和編制學(xué)生日常事務(wù)管理、實(shí)習(xí)就業(yè)管理、學(xué)生行為養(yǎng)成管理、黨建及共青團(tuán)工作等程序化管理標(biāo)準(zhǔn)及流程。

三是組織“1+X+1”程序化標(biāo)準(zhǔn)集合構(gòu)建與實(shí)施的培訓(xùn)。因?yàn)檩o導(dǎo)員和學(xué)生會干部在前期開展工作時(shí)都沒有使用程序文件的習(xí)慣，因此，需要面向?qū)W生管理工作的所有參與者，定期或不定期進(jìn)行文件的說明和培訓(xùn)，以確保程序文件能夠真正投入使用。

四是組織分項(xiàng)實(shí)施程序文件，并對試運(yùn)行情況進(jìn)行總結(jié)和反饋。程序文件是對以往工作的歸納和總結(jié)，但正如前面文中提到的，學(xué)生管理工作會面臨許多之前未曾出現(xiàn)過的新的情況和諸如國家政策調(diào)整等新的變化，這些都需要及時(shí)監(jiān)控、調(diào)整程序文件的運(yùn)行過程。

五是對編制好的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行修訂及推廣。學(xué)生管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，為了保證程序文件的有效性，使其能夠應(yīng)對新情況、新變化，需要對試運(yùn)行過程中出現(xiàn)的失效及不能通用的部分進(jìn)行修訂，之后才能開始真正的推廣和運(yùn)行。

（三）關(guān)于“1+X+1”管理的兩個(gè)案例

1.各級各類獎(jiǎng)助學(xué)金評比程序化管理案例

目前，國家和地方政府及學(xué)院每年對貧困生和非貧困生都有許多助學(xué)政策，資助項(xiàng)目繁雜，使得很多新任職的輔導(dǎo)員或班導(dǎo)師有一種無從下手的感覺。因此，獎(jiǎng)助學(xué)金的評比和發(fā)放程序應(yīng)作為二級學(xué)工辦管理程序中很重要的組成部分。

下面以我院某二級學(xué)院已編寫完成的具體程序文件為例：

輔導(dǎo)員、班導(dǎo)師統(tǒng)計(jì)學(xué)生上一學(xué)年的學(xué)習(xí)成績，以班級為單位提交。學(xué)生會（團(tuán)總支）的思政部與學(xué)生核對個(gè)人量化考核成績后，將學(xué)生學(xué)習(xí)成績與量化考核成績匯總至學(xué)院統(tǒng)一成績單模板并下發(fā)給各輔導(dǎo)員、班導(dǎo)師。召開相關(guān)師生參加的說明會，進(jìn)行各類獎(jiǎng)助學(xué)金評比條件及評審、發(fā)放管理流程的說明解釋；輔導(dǎo)員、班導(dǎo)師及班級評審小組根據(jù)評比要求進(jìn)行評比。學(xué)工辦對各班級上報(bào)的獲獎(jiǎng)（助）學(xué)金學(xué)生名單及銀行卡號進(jìn)行審核、匯總、公示，之后上報(bào)至學(xué)生處并進(jìn)行過程跟蹤反饋，了解學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金到賬情況，對未收到獎(jiǎng)助學(xué)金的學(xué)生進(jìn)行問題處理。

2.就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)工作程序化管理案例

首先，制定完成的二級學(xué)院就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)程序化管理工作流程案例如下：

用人單位將企業(yè)招聘信息下發(fā)給負(fù)責(zé)就業(yè)的專職人員（簡稱就業(yè)專員）；就業(yè)專員將招就處下發(fā)的企業(yè)招聘信息及文件通過教研室主任及班導(dǎo)師群下發(fā)給各畢業(yè)班級（學(xué)生），由班導(dǎo)師將學(xué)生完成的就業(yè)任務(wù)材料反饋給就業(yè)專員，并將實(shí)習(xí)任務(wù)完成情況匯報(bào)給教研室主任。

教研室主任將實(shí)習(xí)企業(yè)登記表提供的實(shí)習(xí)崗位數(shù)發(fā)送給負(fù)責(zé)實(shí)習(xí)工作的專職人員（簡稱實(shí)習(xí)專員），并向院長匯報(bào)實(shí)習(xí)就業(yè)工作。各教研室主任留存招聘企業(yè)登記報(bào)告單及資質(zhì)審核材料紙檔，電子檔發(fā)送實(shí)習(xí)專員。

實(shí)習(xí)專員將各教研室主任發(fā)送的資料匯總后上報(bào)給二級學(xué)院院長，并將實(shí)習(xí)崗位、實(shí)習(xí)基地情況、招聘企業(yè)登記報(bào)告單及資質(zhì)審核材料電子檔轉(zhuǎn)遞給就業(yè)專員。

其次，研究制定部門實(shí)習(xí)就業(yè)工作流程圖（見圖1）。圖中的實(shí)習(xí)專員、就業(yè)專員也可以叫實(shí)習(xí)或就業(yè)干事，他們分別由部門分管其工作的教師擔(dān)任。同時(shí)，應(yīng)在程序文件中明確二級學(xué)院就業(yè)干事、實(shí)習(xí)干事的工作職責(zé)。例如，負(fù)責(zé)接收學(xué)院招就處、實(shí)習(xí)指導(dǎo)處工作文件及指令、發(fā)布實(shí)習(xí)、招聘信息、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況和負(fù)責(zé)本部門最后相關(guān)記錄的填寫、控制、管理和歸檔等工作。

圖1 實(shí)習(xí)、就業(yè)工作流程

可以看出，以上程序文件明晰了獎(jiǎng)助學(xué)金評比、實(shí)習(xí)就業(yè)等工作的整體流程，并做出簡單易懂的說明，必要時(shí)采用示意圖輔助，這樣輔導(dǎo)員和班導(dǎo)師不論在哪一個(gè)環(huán)節(jié)有疑問，都能在程序文件中尋求參考，而學(xué)生會（團(tuán)總支）各部門所承擔(dān)的工作項(xiàng)目也可以在各自的程序文件中找到操作方法。值得一提的是，“‘1+X+1’程序化標(biāo)準(zhǔn)集合”（見圖2）在構(gòu)建過程中，可以涵蓋校園危機(jī)管理、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、評獎(jiǎng)評優(yōu)、學(xué)生學(xué)籍管理、檔案管理等眾多方面的學(xué)生工作，在現(xiàn)階段構(gòu)建科學(xué)、合理的程序化管理集合，對于促進(jìn)高職院校學(xué)生工作質(zhì)量的提升具有十分重要的意義。

圖2 “1+X+1”程序化管理集合