制約高職教務(wù)管理系統(tǒng)的關(guān)鍵性問題研究
——以數(shù)字化校園及診改背景為例

翟宏昌

（撫順職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧 撫順 113122）

教務(wù)管理系統(tǒng)為高校提高教務(wù)管理效率和水平起到了舉足輕重的作用，為此，許多高職院校都引入了綜合教務(wù)管理系統(tǒng)，使教學(xué)管理信息化逐步走向深入和成熟[1-3]。一個(gè)成功的教務(wù)系統(tǒng)會(huì)極大地促進(jìn)學(xué)校的管理水平和工作效率，但現(xiàn)實(shí)情況是不同的高校管理辦法和流程都不盡相同，在這個(gè)高校運(yùn)行順暢的系統(tǒng)未必會(huì)適合于另一所高校。背景相似的高校在使用同一個(gè)系統(tǒng)時(shí)也會(huì)出現(xiàn)應(yīng)用水平的高低而導(dǎo)致的使用問題。目前許多高校都在大力建設(shè)數(shù)字化校園，提高信息化管理水平。教育部也明確要求各高校要基于高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)，建立校本數(shù)據(jù)中心，在此基礎(chǔ)上建設(shè)內(nèi)部質(zhì)量保證體系并進(jìn)行內(nèi)部診斷與改進(jìn)工作。在此背景下建設(shè)教務(wù)系統(tǒng)就有一定的特殊性，因此研究該背景下制約教務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵性因素就至關(guān)重要[4-5]。

一、背景

教職成司印發(fā)的《高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案（試行）》 (教職成司函〔2015〕168 號(hào)），（以下簡(jiǎn)稱《指導(dǎo)方案》）明確提出，要建立基于高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)、學(xué)校進(jìn)行自主診改、省級(jí)教育行政部門根據(jù)需要進(jìn)行抽樣復(fù)核的工作機(jī)制，促進(jìn)高職院校在建立教學(xué)工作診斷與改進(jìn)制度的基礎(chǔ)上，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、全覆蓋，具有較強(qiáng)預(yù)警功能和激勵(lì)作用的內(nèi)部質(zhì)量保證體系，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的持續(xù)提升。根據(jù)以上要求，我們必須做好兩項(xiàng)工作：一是做好人才培養(yǎng)狀態(tài)的數(shù)據(jù)采集；二是在數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)之上建立院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系并進(jìn)行內(nèi)部診斷與改進(jìn)工作，在此背景下高職院校建設(shè)教務(wù)管理系統(tǒng)會(huì)有一定的特殊性。

二、信息化條件下教務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀

根據(jù)教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020 年）》關(guān)于“加強(qiáng)高校數(shù)字校園建設(shè)與應(yīng)用。利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，整合資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的高等教育信息基礎(chǔ)設(shè)施”的要求，高職院校要立足本校實(shí)際情況，建設(shè)數(shù)字化校園系統(tǒng)，而教務(wù)系統(tǒng)屬于數(shù)字化校園的一個(gè)主要的構(gòu)成部分。目前，高職院校一部分是引進(jìn)的，由國(guó)內(nèi)公司開發(fā)研制的教務(wù)系統(tǒng)；另一部分是由本校自己開發(fā)并維護(hù)的。根據(jù)調(diào)查和研究，許多院校對(duì)現(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)滿意度不是很高，有的院校只使用了教務(wù)系統(tǒng)的部分功能。其主要原因：一是教務(wù)系統(tǒng)本身的不完善，主要表現(xiàn)在教務(wù)系統(tǒng)和教學(xué)管理流程不相符；二是教學(xué)改革和教育理念的改變而引發(fā)的教學(xué)管理制度的改變，從而影響了教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。為了更好地使用好教務(wù)系統(tǒng)，研究數(shù)字化校園背景下制約教務(wù)管理系統(tǒng)的問題就顯得非常迫切和必要。

高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)的全面實(shí)施大致分可以為三個(gè)階段：第一階段是2000 年以前，教務(wù)系統(tǒng)基本是以c/s 架構(gòu)的；第二個(gè)階段是2000—2014 年，主要是以c/s 架構(gòu)及b/s 架構(gòu)為基礎(chǔ)的；第三個(gè)階段是在教育部人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)及診斷與改進(jìn)工作背景下，要求統(tǒng)一建設(shè)校本數(shù)據(jù)中心，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化校園的建設(shè)[6]。

隨著我國(guó)教育信息化的發(fā)展，數(shù)字化校園理念應(yīng)運(yùn)而生。它要求采用最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、通信技術(shù)，通過(guò)一定的規(guī)范來(lái)統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)、集成校園的各種資源，進(jìn)而構(gòu)建安全、可靠的便于擴(kuò)展、可進(jìn)行二次開發(fā)的容易維護(hù)的智能化、數(shù)字化的校園系統(tǒng)。對(duì)于共享的數(shù)據(jù)一般有完整性、準(zhǔn)確性和一致性要求，一般包括OA 系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等。教務(wù)管理是高職院校教學(xué)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作之一。高等教育規(guī)模擴(kuò)大、教育制度的變化特別是學(xué)分制、基礎(chǔ)課程的分級(jí)管理等都給教學(xué)管理帶來(lái)了一系列需要解決的問題。隨著全國(guó)專委會(huì)制定的《智能化校園建設(shè)導(dǎo)則》的頒布和推出、高職院校人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)采集對(duì)數(shù)據(jù)的要求越來(lái)越規(guī)范、診改工作在高職院校的逐步推廣，高職院校教務(wù)系統(tǒng)的推進(jìn)和實(shí)施就要做相應(yīng)的改變。面對(duì)當(dāng)前形勢(shì)，教務(wù)管理系統(tǒng)就要勇于變革，抓住機(jī)遇，完善教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)容，使教務(wù)系統(tǒng)更加充分地服務(wù)教學(xué)，促進(jìn)診改工作，更大程度上提高教務(wù)管理工作效率和管理水平。

三、影響教務(wù)系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵性問題

教務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，它包括教學(xué)計(jì)劃、考試、成績(jī)、學(xué)籍、評(píng)教等模塊。教務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜性決定了不可能一蹴而就，而是要先抓住教務(wù)系統(tǒng)的主要部分[7-8]。教務(wù)系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的最關(guān)鍵之處是要打通如下關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）教務(wù)系統(tǒng)使用過(guò)程中重要模塊應(yīng)用問題是關(guān)鍵

1.教務(wù)系統(tǒng)的培養(yǎng)方案及教學(xué)計(jì)劃是教務(wù)系統(tǒng)的核心

培養(yǎng)方案是高職院校按照專業(yè)進(jìn)行教學(xué)和管理的綱領(lǐng)性文件，是保證人才培養(yǎng)全過(guò)程質(zhì)量控制和落實(shí)教學(xué)計(jì)劃的重要文件，其主要任務(wù)是確定人才培養(yǎng)目標(biāo)并根據(jù)總目標(biāo)設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)課、專業(yè)課及實(shí)踐環(huán)節(jié)，是組織教學(xué)、完成教學(xué)任務(wù)的基本依據(jù)，是教務(wù)管理系統(tǒng)的起始環(huán)節(jié)。有了培養(yǎng)方案就可以按照專業(yè)進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)安排。開課管理是本院教務(wù)系統(tǒng)的特色環(huán)節(jié)，是確定教學(xué)計(jì)劃之后在排課之前的一個(gè)中間環(huán)節(jié)。其任務(wù)是落實(shí)教學(xué)計(jì)劃中提出的若干關(guān)鍵性及特殊性的要求，例如合班課程的安排都是屬于這個(gè)環(huán)節(jié)。制定好教學(xué)計(jì)劃之后，通過(guò)開課管理環(huán)節(jié)可自動(dòng)生成學(xué)期的教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)安排表等，并在教學(xué)安排表中生成合班、教學(xué)班，任課老師信息，教材信息等，最終形成開課通知單。教務(wù)系統(tǒng)的開課通知單是排課、選課、成績(jī)管理、教材管理、考試管理的數(shù)據(jù)來(lái)源。因此做好開課管理是合理編排課表的必要條件。用好教學(xué)管理模塊主要是要處理好幾個(gè)關(guān)系并解決好幾個(gè)難題。

一是處理好幾個(gè)關(guān)系：梳理好教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)方案及教學(xué)計(jì)劃之間的邏輯關(guān)系，梳理好教學(xué)計(jì)劃和執(zhí)行計(jì)劃之間的關(guān)系，處理排課與教室資源之間的關(guān)系。

二是解決好兩個(gè)難題：要解決好排課算法的科學(xué)性；要解決好選課與不足的硬件之間的關(guān)系。

2.學(xué)籍異動(dòng)的管理一定要詳細(xì)和完善

學(xué)籍管理工作是學(xué)校教務(wù)管理的重要組成部分，而學(xué)籍異動(dòng)是學(xué)籍管理中最繁瑣、工作量最大最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，是最應(yīng)該受到關(guān)注的部分。學(xué)籍異動(dòng)通常指學(xué)生學(xué)籍上的非程序化變動(dòng)，主要包括參軍、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出）、專升本、保留入學(xué)資格、提前畢業(yè)、延期畢業(yè)、留級(jí)、降級(jí)、旁聽等，是學(xué)籍管理領(lǐng)域的常用術(shù)語(yǔ)。學(xué)籍異動(dòng)還會(huì)給學(xué)生提供學(xué)籍預(yù)警信息等。如果處理不好這個(gè)環(huán)節(jié)，教務(wù)系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)多米諾骨牌效應(yīng)。這些問題都會(huì)對(duì)教務(wù)系統(tǒng)的考試、選課、成績(jī)、補(bǔ)考等環(huán)節(jié)產(chǎn)生巨大影響，如果處理不當(dāng)，會(huì)造成學(xué)籍管理人員許多不必要的工作量?，F(xiàn)在國(guó)家每年都從應(yīng)屆大學(xué)生中進(jìn)行征兵，而且會(huì)給予升學(xué)、就業(yè)等方面的優(yōu)惠政策，入伍后要保留學(xué)籍，復(fù)學(xué)后要恢復(fù)學(xué)籍。這部分的學(xué)生數(shù)量與日俱增，而且休學(xué)、參軍的學(xué)生復(fù)學(xué)的日期還不太確定，都給教務(wù)管理帶來(lái)了很大的不確定性；另外還需要考慮如下問題對(duì)學(xué)籍的影響：學(xué)制的不統(tǒng)一例如五年制、三年制、擴(kuò)招后的學(xué)生學(xué)籍問題，學(xué)籍管理人員的頻繁換崗遺留問題等都是學(xué)籍模塊本地化要首要考慮的問題[9]。

3.成績(jī)模塊要處理好教學(xué)計(jì)劃及學(xué)籍間的關(guān)聯(lián)

成績(jī)管理是學(xué)籍管理的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)計(jì)劃和學(xué)籍管理之間聯(lián)系的紐帶。教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)和學(xué)籍的異動(dòng)會(huì)直接對(duì)成績(jī)管理產(chǎn)生重大影響。對(duì)學(xué)生而言考試成績(jī)非常重要，不能出一點(diǎn)差錯(cuò)，因此教務(wù)系統(tǒng)在生成成績(jī)名單的環(huán)節(jié)很關(guān)鍵。一方面要理清異動(dòng)學(xué)生名單、五年制學(xué)生名單，不能缺失；另一方面要理順補(bǔ)考名單和畢業(yè)前補(bǔ)考名單。新教務(wù)系統(tǒng)引入后這些都是考察的重點(diǎn)，需要模塊操作者及時(shí)和廠商溝通，確保名單的準(zhǔn)確性。

（二）兩個(gè)無(wú)縫銜接是教務(wù)系統(tǒng)本地化的重要保障

1.充分對(duì)接好研發(fā)人員和使用者間的無(wú)縫銜接

教務(wù)系統(tǒng)無(wú)論是校本開發(fā)，還是購(gòu)買商業(yè)公司的產(chǎn)品都存在一個(gè)重要的盲區(qū)——開發(fā)人員與使用者對(duì)學(xué)校管理方面的了解嚴(yán)重不對(duì)稱。改進(jìn)措施是：一是由不同模塊的使用者不斷提出需求和使用過(guò)程中存在的問題及解決方案，這些細(xì)節(jié)都應(yīng)該記錄在案；二是系統(tǒng)管理員將這些需求和問題提供給公司的研發(fā)人員，開發(fā)者解決后反饋給系統(tǒng)管理員，然后將解決方案提供給模塊使用者，問題得以圓滿解決。這個(gè)過(guò)程看似稍顯繁瑣，但是如果研發(fā)人員及模塊使用者即使發(fā)生變動(dòng)也不至于影響系統(tǒng)的運(yùn)行和管理，系統(tǒng)管理員會(huì)牢牢掌控教務(wù)系統(tǒng)的管理和運(yùn)行。許多院校對(duì)此問題研究不夠深入，必然會(huì)導(dǎo)致使用者的問題和公司的問題而導(dǎo)致的上下不銜接的空檔，很多高校教務(wù)系統(tǒng)用不好，教務(wù)系統(tǒng)本地化存在問題，原因就在于此。

2.教務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化校園及診改工作的無(wú)縫銜接

教務(wù)系統(tǒng)屬于數(shù)字化校園的重要一環(huán)，也是人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)采集數(shù)據(jù)的一個(gè)重要子系統(tǒng)，更是診改工作的不可缺少的重要組成部分。校本數(shù)據(jù)中心建成后必須能從教務(wù)系統(tǒng)里自動(dòng)抽取數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)源，人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)是它們之間建立關(guān)聯(lián)的文檔接口。診改工作的基礎(chǔ)是人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)，平臺(tái)的數(shù)據(jù)來(lái)源于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。教務(wù)系統(tǒng)是平臺(tái)數(shù)據(jù)來(lái)源最大的組成部分。在“高職院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷參考指標(biāo)（坐標(biāo)）體系”中，包含5 個(gè)診斷項(xiàng)目，15 個(gè)診斷要素，37 個(gè)參考診斷點(diǎn)，共涵蓋了學(xué)校、專業(yè)、課程、教師和學(xué)生五個(gè)層面。教務(wù)系統(tǒng)對(duì)這五個(gè)層面的數(shù)據(jù)都有所涉及。因此要確保這部分?jǐn)?shù)據(jù)源頭清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。目前要做好兩大工作：一是要建立教務(wù)系統(tǒng)與人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)的“6.師資隊(duì)伍”“7.2 課程設(shè)置”這兩部分的對(duì)接。因?yàn)檫@部分?jǐn)?shù)據(jù)量最大，準(zhǔn)確性要求非常高，是數(shù)據(jù)平臺(tái)的骨干部分。對(duì)接后作為教務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)重要功能，發(fā)揮系統(tǒng)的作用，可以有效地減少人工采集數(shù)據(jù)出現(xiàn)的錯(cuò)誤率，顯著提高數(shù)據(jù)采集的工作效率。二是要做好就業(yè)、財(cái)務(wù)、學(xué)工等應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)平臺(tái)的對(duì)接工作，最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)校本數(shù)據(jù)中心的目的。此項(xiàng)工作涉及面廣，涉及部門多，必須爭(zhēng)取學(xué)校層面的介入，加大資金投入，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

目前教務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字化校園建設(shè)的主要問題表現(xiàn)在：一是缺少頂層設(shè)計(jì)，“孤島”問題顯著，各子系統(tǒng)之間互不相連；二是數(shù)字化校園子系統(tǒng)注重硬件建設(shè)輕視軟件建設(shè)，投入資金很多，但軟件部分后續(xù)應(yīng)用不給力；三是沒有全面掌控并熟悉各個(gè)系統(tǒng)的“領(lǐng)頭羊”統(tǒng)攬全局，導(dǎo)致問題一大堆，解決乏力。

（三）要解決好制約教務(wù)系統(tǒng)良好運(yùn)行的其他影響因素

一是報(bào)表的打印及報(bào)表定制方面的問題。教務(wù)系統(tǒng)目前有c/s、b/s 以及c/s b/s 結(jié)合的架構(gòu)，b/s架構(gòu)的打印功能需要插件的啟用，操作很不方便，還有待提高。而選用c/s 與b/s 結(jié)合打印功能就要好很多。

二是遇到問題后，系統(tǒng)需要直接使用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)句去修改，非常麻煩，不易上手，維護(hù)性差，版本升級(jí)時(shí)容易忽略。

三是廠商答應(yīng)的數(shù)據(jù)遷移得不到有效執(zhí)行，最后不了了之。因此需要在簽合同階段都要把這些問題考慮進(jìn)去。

四、數(shù)字化校園及診改背景下制約教務(wù)系統(tǒng)的解決對(duì)策

在數(shù)字化校園及診改的背景下，教務(wù)系統(tǒng)面臨不少新的問題，要解決好這些問題需要著力解決好如下幾個(gè)方面問題[10-11]。

一是做好頂層設(shè)計(jì)，要讓管理者充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字化校園建設(shè)及診改工作的關(guān)聯(lián)性，自上而下抓好管理，落實(shí)責(zé)任，暢通解決問題渠道。

二是以人才培養(yǎng)狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)為接口，建立校本數(shù)據(jù)中心，做好教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)與診改工作的充分對(duì)接。

三是明確教務(wù)系統(tǒng)各模塊操作者及系統(tǒng)管理員職責(zé)，對(duì)系統(tǒng)推進(jìn)過(guò)程中提出的需求要記錄在案，確保系統(tǒng)管理人員和操作者對(duì)這些需求和問題同時(shí)掌控，不因人員變動(dòng)出現(xiàn)操作上的斷層。

四是在引進(jìn)成熟的教務(wù)系統(tǒng)的前提下，進(jìn)行院校級(jí)的二次開發(fā)。使教務(wù)系統(tǒng)能充分適應(yīng)本校實(shí)際的教學(xué)流程，進(jìn)而解決教務(wù)系統(tǒng)本地化“水土不服”問題。

五是對(duì)操作人員進(jìn)行全面培訓(xùn)并加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，讓操作人員有強(qiáng)烈的歸屬感和幸福感，在評(píng)職方面給予適當(dāng)傾斜。

因此，數(shù)字化校園與診改背景下建設(shè)教務(wù)系統(tǒng)存在諸多特殊情況，只有著力解決好影響教務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵性問題，才能更好應(yīng)用教務(wù)系統(tǒng)，建立完善的校本數(shù)據(jù)中心，為診改工作打下良好基礎(chǔ)。