大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略

劉云筠

摘要：國家網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，為大數(shù)據(jù)時(shí)代奠定了堅(jiān)固的基礎(chǔ)。在這樣的背景下，中小學(xué)校檔案的信息化管理也在發(fā)生著變化。對中小學(xué)校文書檔案的管理也從紙制檔案轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)存檔，在提高管理質(zhì)量的同時(shí)，方便了中小學(xué)校對于往期資料檔案的查找與使用，極大程度地促進(jìn)了中小學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。本文將針對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理目前所處的困境進(jìn)行闡述，同時(shí)提出在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化所帶來的便利，其次探討在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的管理辦法，最后提出相對應(yīng)的檔案管理方向，旨在為廣大中小學(xué)?？梢栽跈n案信息管理工作上提夠有效的幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;信息化;檔案管理;管理辦法

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-2177（2020）23-0119-02

0 引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，中小學(xué)校利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成了檔案的信息化管理，但由于檔案信息化模式的形成時(shí)間不長，導(dǎo)致中小學(xué)校在檔案信息化管理這一方面的工作收效較低。為了能夠合理發(fā)揮出檔案信息化管理在管理中小學(xué)生檔案中最大的利用價(jià)值，是需要中小學(xué)校方能夠全面的更新檔案數(shù)據(jù)信息管理的實(shí)際工作方法，不斷的努力去完善和補(bǔ)充大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息化檔案管理的工作理念，從而實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案信息化管理工作。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理所面臨的困境

1.1 存在信息泄露問題

在大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)互通技術(shù)更加成熟，在這種情況下，檔案信息管理工作中出現(xiàn)了中小學(xué)生信息泄漏的隱患。因此學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理人員的信息管理安全意識，同時(shí)還需要讓檔案管理人員能夠積極自主的提高自身對檔案信息化管理工作的能力水平，從而可以確保中小學(xué)校的檔案信息化管理工作更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)帶來的復(fù)雜帶有隱患的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，國家對網(wǎng)絡(luò)安全管理的法律法規(guī)還存在很多不足的方面，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息安全管理的標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際檔案信息化安全管理的需求不符合。中小學(xué)校如今應(yīng)用的聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及信息化安全管理技術(shù)并不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代中中小學(xué)校檔案信息化使用管理的要求。不少中小學(xué)校的重要機(jī)密文件例如中小學(xué)生的身份信息檔案等，在數(shù)據(jù)傳輸或者儲存中因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全漏洞或者管理人員使用權(quán)限不足等方面，導(dǎo)致中小學(xué)校的機(jī)密文件對外泄漏等事件的發(fā)生，其次由于中小學(xué)校中教師學(xué)生詳細(xì)的個(gè)人信息都在檔案信息化管理范圍內(nèi)，如果管理工作出現(xiàn)差漏，會(huì)導(dǎo)致中小學(xué)校教師學(xué)生的個(gè)人信息被泄漏，極大程度的威脅到了中小學(xué)生教師的人隱私安全。這些問題的出現(xiàn)都會(huì)影響著檔案信息化管理工作的質(zhì)量與效率，甚至?xí)?dǎo)致中小學(xué)校的教學(xué)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)下去。

1.2 檔案數(shù)據(jù)難處理

大數(shù)據(jù)時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，隨之而來的就是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的大量增長，這便導(dǎo)致檔案信息化管理工作中檔案數(shù)據(jù)處理工作出現(xiàn)了問題。面對日漸遞增的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，信息檔案管理人員無法有效的將日常獲得的數(shù)據(jù)信息全面完整的儲存下來，同時(shí)對各式各樣類型的檔案信息合理有效的進(jìn)行篩選分類。并且如果管理人員在數(shù)據(jù)儲存點(diǎn)上直接進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息完整的缺乏以及數(shù)據(jù)信息來源不明導(dǎo)致的信息泄漏等問題。那么就需要管理人員在處理檔案數(shù)據(jù)信息時(shí)需要將數(shù)據(jù)信息從各個(gè)分散點(diǎn)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)處理點(diǎn)上，在這過程中管理人員要著重注意信息傳輸?shù)陌踩珕栴}，給管理人員在進(jìn)行檔案信息化管理工作時(shí)增加了工作難度。

1.3 管理技術(shù)的能力不夠

在進(jìn)行檔案信息化管理工作時(shí)，還面臨著管理人員因信息化檔案管理的能力不足而出現(xiàn)各種問題。首先，在數(shù)據(jù)信息處理的過程中是有著很多容錯(cuò)率很高的問題出現(xiàn)的，而管理人員在利用大數(shù)據(jù)的容錯(cuò)計(jì)算面對這樣的問題時(shí)，存在著比較大的計(jì)算困難的，因現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算方法普遍比較復(fù)雜，并且無法保證數(shù)據(jù)在計(jì)算過程中的絕對安全，同時(shí)在為了降低計(jì)算錯(cuò)誤率的過程中會(huì)帶來比較高的運(yùn)算成本，并且在計(jì)算過程中一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中，擴(kuò)展性存在嚴(yán)重不足，根據(jù)調(diào)查顯示，目前使用的大數(shù)據(jù)方法進(jìn)行中小學(xué)校的管理檔案數(shù)據(jù)，導(dǎo)致需要為整體的管理系統(tǒng)的維護(hù)成本大幅度的增加，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理的數(shù)據(jù)信息故障率也會(huì)增高，很大程度的影響了整個(gè)中小學(xué)校信息管理系統(tǒng)的安全質(zhì)量。

1.4 缺乏信息管理人才

隨著檔案信息化管理工作的普及，中小學(xué)校對檔案信息化管理人才的需求量隨之增加，導(dǎo)致整個(gè)教育院校都面臨著人才短缺的現(xiàn)象。由于在大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展中，需要現(xiàn)有的中小學(xué)校的檔案管理人員積極努力的加強(qiáng)自身信息管理技術(shù)以及對網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識的更新，改變自身正在應(yīng)用的傳統(tǒng)檔案管理模式，讓檔案管理人員可以合理有效對檔案數(shù)據(jù)信息管理同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員對數(shù)據(jù)分析方法方式的掌握了解程度，使檔案管理人員可以做到對檔案數(shù)據(jù)信息能夠深層次的進(jìn)行正確的解讀。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理帶來的便利

在傳統(tǒng)的中小學(xué)校檔案管理中，大多數(shù)管理人員在工作過程中會(huì)出現(xiàn)信息短缺，相關(guān)的數(shù)據(jù)信息收集不全的問題的出現(xiàn)。而在大數(shù)據(jù)的背景下，管理人員在開展實(shí)際檔案信息化管理工作時(shí)，大數(shù)據(jù)可以提供廣泛且豐富的數(shù)據(jù)信息，從而滿足了管理人員對檔案數(shù)據(jù)信息收集的需求。海量的數(shù)據(jù)信息資源解決了檔案信息化管理工作中信息數(shù)據(jù)不足的問題，同時(shí)在大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的支撐下，很大程度的解決了數(shù)據(jù)管理工作現(xiàn)有的檔案儲存能力差、檔案管理系統(tǒng)維護(hù)成本高等各種問題。其次，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式是紙制檔案管理的方式，其承載的數(shù)據(jù)信息量少，無法對事件、人物進(jìn)行動(dòng)態(tài)描寫，達(dá)不到對檔案中記載的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面的跟蹤記錄。而在大數(shù)據(jù)的背景下，管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)信息的互聯(lián)性對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深度跟蹤，在大數(shù)據(jù)的支持下實(shí)現(xiàn)有效的提取、分類各類的檔案數(shù)據(jù)信息，找到數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，從而提高檔案數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。最后，大數(shù)據(jù)還可以實(shí)現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化擴(kuò)張，以方便管理人員更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)信息分類，加快數(shù)據(jù)信息的處理速度[1]。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案信息化管理辦法

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理工作可以科學(xué)合理的改變傳統(tǒng)紙制檔案的管理思維，實(shí)現(xiàn)對文字與數(shù)字檔案的處理速度的提升，同時(shí)可以讓檔案管理人員能夠迅速有效的處理好各式各樣的視頻與圖片資源的數(shù)據(jù)信息，達(dá)到對各種形式的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面有效的管理。因此，中小學(xué)校的信息化檔案管理工作不僅要更新傳統(tǒng)信息管理工作的陳舊思想，還要明確的建立智能且具備大數(shù)據(jù)分析以及云計(jì)算的管理系統(tǒng)，促使中小學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)可以重視檔案管理中數(shù)據(jù)信息處理工作，從而有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)化以及系統(tǒng)化。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化的管理方向

4.1 對檔案數(shù)據(jù)信息收集方法的改革

檔案管理人員應(yīng)改變傳統(tǒng)得到數(shù)據(jù)信息收集方法，創(chuàng)新可以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)信息處理需求的網(wǎng)絡(luò)收集方法。首先管理人員應(yīng)該發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)性的優(yōu)勢，積極擴(kuò)展檔案數(shù)據(jù)信息的類別，加大自身對檔案數(shù)據(jù)信息收集的能力。其次，面對大數(shù)據(jù)下豐富的信息資源，管理人員應(yīng)不斷的鍛煉自身對零散的檔案信息收集能力，合理有效的建立數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)可以快速有效的進(jìn)行不同形式的數(shù)據(jù)信息收集。

4.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的智能化

通過創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)的智能化，合理有效的提高檔案管理人員對中小學(xué)校檔案信息化管理的工作效率，科學(xué)合法的解決管理人員在開展實(shí)際檔案管理工作中出現(xiàn)的問題隱患。中小學(xué)校院方必須培養(yǎng)管理人員能夠合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的傳送能力，能夠有效的提高中小學(xué)校信息化檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)際數(shù)據(jù)管理的利用率以及檔案信息化管理的工作質(zhì)量，從而促進(jìn)中小學(xué)校檔案信息化的智能管理，激發(fā)出檔案信息化管理在教育體系中的應(yīng)用價(jià)值。

4.3 建立安全的檔案信息化管理工作系統(tǒng)

只有通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)檔案信息化管理工作的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，才能有效的提高檔案信息化管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的應(yīng)用價(jià)值。在通過合理有效的解決檔案數(shù)據(jù)信息管理中的數(shù)據(jù)傳輸以及儲存續(xù)集信息的安全隱患問題，為了能夠合理的發(fā)揮出檔案信息化管理在中小學(xué)校管理方面的價(jià)值。需要檔案管理人員對中小學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作著重重視起來，通過有效合理的管理辦法，提高中小學(xué)校檔案數(shù)據(jù)信息管理的物理防護(hù)工作的同時(shí)，還要著重加強(qiáng)檔案管理人員對檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作[2]。

5 結(jié)語

綜上所述，如何在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下開展科學(xué)有效的中小學(xué)校檔案信息化管理實(shí)際工作，需要被中小學(xué)校的高層領(lǐng)導(dǎo)著重重視起來。檔案信息化管理能夠合理的應(yīng)用在中小學(xué)校的檔案管理部門中，可以有效的促進(jìn)中小學(xué)校教學(xué)以及經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)發(fā)展。本文在針對實(shí)際情況下的大數(shù)據(jù)檔案信息化管理的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行闡述，并結(jié)合實(shí)際探討出相對應(yīng)的解決措施，希望可以通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶接懷芯浚瑸榇髷?shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理工作的提升，提供科學(xué)有效的助力。

參考文獻(xiàn)

[1]汪分曾.大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北中小學(xué)校，2020（9）：35-36.

[2]劉子倩.大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：72+92.

（責(zé)編：陳靜姝）