檔案管理工作信息化研究與對策

韓春陽

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、科技的日新月異的進(jìn)步，數(shù)字化、信息化時代大潮洶涌而來，在新的形勢之下無論事業(yè)單位還是企業(yè)，檔案管理工作的信息化建設(shè)都面臨著新的機(jī)遇與發(fā)展挑戰(zhàn)，在實際的工作中也逐漸出現(xiàn)很多問題。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)于信息化時代的發(fā)展，為了提升企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的智能化、規(guī)范化，本文對檔案信息化工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析和研究，并從不同角度對當(dāng)前問題進(jìn)行分析，深入探討檔案管理信息化建設(shè)問題的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企事業(yè)單位;信息化

一、引言

隨著社會和經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國的各類企、事業(yè)單位也發(fā)生著巨大的變革。由于企事業(yè)單位資料、人員信息變化的復(fù)雜性，單位的檔案管理工作一直受到了廣泛關(guān)注。計算機(jī)信息化的普及和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速應(yīng)用讓檔案管理工作逐漸從紙質(zhì)管理、存檔的時代轉(zhuǎn)變到數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息時代。在這個過程中，解決了保存困難的難題，減少了檔案管理工作對大量人力和時間精力的要求，使檔案管理工作變得更加高效、安全、快捷、方便。但是在當(dāng)前我國檔案管理工作發(fā)展過程中，還存在許多不容忽視的問題需要解決，甚至還會給企、事業(yè)單位的發(fā)展帶來不良影響。因此，企、事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的研究勢在必行，急需針對相關(guān)問題提出解決對策。

二、檔案管理工作信息化建設(shè)的意義

評價一個企事業(yè)單位、了解具體工作流程或人力資源信息，檔案資料是必需的證據(jù)和查實的主要手段。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為企事業(yè)檔案管理帶來了新的平臺。企事業(yè)單位的檔案管理通過信息平臺可以完整的反映了單位的具體情況和人力資源狀態(tài)，借助信息平臺可以更好地對單位所有職工進(jìn)行年齡、學(xué)歷和工作資歷等信息的分析，更有效地對單位各種資料進(jìn)行匯總，更智能地進(jìn)行科學(xué)化管理。檔案管理工作隨著信息化、智能化的不斷發(fā)展，逐漸提高了管理工作的效率、加快了檔案查詢的速度、降低了管理工作的難度、保障了檔案信息的安全、促進(jìn)了整體資源的優(yōu)化。因此，加快企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，對整個單位的管理提升有著不可忽視的現(xiàn)實意義。

三、檔案管理工作信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題

（一）企事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

由于企事業(yè)單位檔案管理工作涉及的人員較多、時間線較長，且常常耗資較大而收益較少，很難體現(xiàn)出好的成績與明顯效果，所以企事業(yè)單位往往對于檔案管理工作缺乏關(guān)注，忽視了其重要性，為了盡量降低成本往往一人身兼多職、精簡化組織構(gòu)成，造成檔案管理工作效率難以提升。

（二）企事業(yè)單位對檔案管理工作的信息化建設(shè)缺乏資金投入

進(jìn)行企事業(yè)的檔案管理工作的信息化建設(shè)，軟硬件的建設(shè)是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)，需要在前期投入并使用大量的資金來進(jìn)行建設(shè)。部分事業(yè)單位對于檔案管理軟硬件的更新、升級不夠及時，許多企業(yè)更看重產(chǎn)品研發(fā)和市場渠道相關(guān)環(huán)節(jié)的資金投入而對檔案管理工作不聞不問，都導(dǎo)致了企事業(yè)單位的信息化建設(shè)處于被動的初級階段，無法利用先進(jìn)的軟硬件對檔案資料進(jìn)行管理和應(yīng)用，不能及時進(jìn)行信息管理工作平臺的優(yōu)化。

（三）企事業(yè)單位檔案管理工作制度不夠完善

檔案管理工作一般分為六大類，分別是采集、保存、分類、檢索、統(tǒng)計和分析等方面，是一項較為復(fù)雜的綜合性工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式較為死板、不夠靈活，在信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，大部分的企事業(yè)單位都對檔案管理工作進(jìn)行了改革，應(yīng)用了新穎的信息技術(shù)軟硬件，但在改革的過程之中，各企事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一、規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員在處理檔案管理相關(guān)細(xì)節(jié)工作時沒有標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范，尤其是在檔案管理的信息化建設(shè)方面缺乏專項的信息管理制度，導(dǎo)致管理工作人員和檔案存儲、歸檔等操作人員無法掌握規(guī)范操作的工作要點(diǎn)，時常導(dǎo)致檔案管理信息化工作出現(xiàn)失誤。

（四）企事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提高

在我國企事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員往往不受領(lǐng)導(dǎo)重視或收入不高，導(dǎo)致部分檔案管理人員對于工作缺乏熱情，主動性不高，存在著安排任務(wù)才被動完成的現(xiàn)象。同時，部分企事業(yè)單位的檔案管理人員在崗工作多年，缺乏一定的信息素養(yǎng)，對于計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的操作不夠熟練，綜合應(yīng)用的能力也不高，導(dǎo)致難以合理利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行良好、綜合的管理和應(yīng)用。

四、檔案管理工作信息化建設(shè)問題的對策

（一）加大企事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度和投入

當(dāng)前，國家和相關(guān)機(jī)構(gòu)已經(jīng)開展了對各企事業(yè)單位的信息化政策扶持行動，也加大了資金、技術(shù)和人力方面的扶持力度，理應(yīng)喚起各企事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視和了解。在信息化迅猛發(fā)展的新形勢下，如果還處于過去的舊理念、舊觀念之中，檔案管理工作就會一直停滯不前，難以適應(yīng)日益增長的單位內(nèi)部、外部的信息資料需求，長此以往，必將影響各企事業(yè)單位的良性運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。因此，必須加大企事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度，增加企事業(yè)單位對檔案管理工作的各項投入，升級、更新相關(guān)軟硬件并及時進(jìn)行優(yōu)化管理，以便 進(jìn)行快速的信息查詢與獲取，力爭將檔案管理工作持續(xù)信息化、智能化、細(xì)節(jié)化、高效化管理，為本單位的發(fā)展提供良好的資料支撐。

（二）規(guī)范企事業(yè)單位檔案管理工作的制度

檔案管理工作是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，尤其是在進(jìn)行信息化建設(shè)的今天，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，更應(yīng)當(dāng)對其中的每一個環(huán)節(jié)與流程制定相對應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范化流程，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實提供支撐。在制定具體制度的時候，相關(guān)管理人員應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對制度的完善，為具體管理工作的落實提供科學(xué)依據(jù)。在規(guī)范并完善制度的時候，應(yīng)做到對檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對各級管理人員的管理職責(zé)的明確。

（三）提升企事業(yè)單位檔案管理人員的信息素養(yǎng)

在企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理工作人員所進(jìn)行的工作已經(jīng)不再是以往簡單記錄與保存性質(zhì)的工作，需要有更高層次的信息素養(yǎng)。除了在新招聘相關(guān)人員時盡量招錄檔案管理專業(yè)類的人員，便于盡快熟悉工作之外，對于現(xiàn)有的工作人員的信息素養(yǎng)，也需要通過專業(yè)軟硬件設(shè)施培訓(xùn)和交流，不斷提高其職業(yè)工作水平。管理者可以針對當(dāng)前檔案管理工作人員的具體情況安排專家授課、外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)、專業(yè)人員“傳、幫、帶”等多種形式，以及適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制不斷促進(jìn)檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，促使其提高自身素養(yǎng)，適應(yīng)檔案管理工作信息化建設(shè)的需要。

五、結(jié)語

信息化時代的到來，改變了企事業(yè)單位當(dāng)前很多工作的形式，同時也讓檔案管理工作發(fā)揮出了更大的功能。面對出現(xiàn)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，加大資金、人力、技術(shù)的投入，并規(guī)范對應(yīng)的制度，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)，積極主動投入到檔案管理工作的信息化建設(shè)之中，確保檔案管理工作在企事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮最大的效能。

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