淺談如何提高辦公室檔案管理工作效率

郭曉東

摘 要：檔案管理是辦公室工作中的重要基礎(chǔ)，直接影響著辦公室工作效率和質(zhì)量。伴隨著辦公信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公要求，在管理效率方面明顯“動(dòng)力不足”。本文主要對(duì)辦公室檔案管理中的問題進(jìn)行了分析，探討了提高工作效率的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

隨著科技的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)被各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。為了跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，應(yīng)不斷完善辦公室檔案管理工作，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提高辦公室檔案管理的工作效率。

一、做好檔案管理工作的重要性

檔案是指國家機(jī)關(guān)、社團(tuán)、企事業(yè)單位及個(gè)人過往發(fā)展過程中的業(yè)績(jī)和成果的有效記錄，是成長過程的記憶，是寶貴的歷史財(cái)富。檔案管理工作是辦公室工作的重要基礎(chǔ)，是提高機(jī)關(guān)單位工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作，它不僅能展現(xiàn)每個(gè)單位、每個(gè)人的成長過程，還能為組織人事等部門以及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，做好檔案管理工作，對(duì)單位科學(xué)管理、民主管理等有著十分重要的作用。

二、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題

（一）辦公室檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理是辦公室工作中的重要組成部分，然而許多單位對(duì)檔案管理的重視不夠、要求不高，致使檔案管理工作停滯不前。一是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化、重要性還不了解，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的材料收集、整理和保存，沒有把檔案管理工作放到重要位置，更舍不得花精力、財(cái)力投入建設(shè)，放松乃至忽視了檔案管理工作;二是辦公室檔案管理人員大部分都是兼職人員，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理可有可無，工作缺乏主動(dòng)性，只盡到了保管員責(zé)任，無法體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值;三是許多檔案管理仍為紙質(zhì)版，檔案管理信息化利用率低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。

（二）辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理人員大多是身兼數(shù)職，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，管理水平不高，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理工作效率。一是辦公室檔案管理人員大多是兼職，對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能，致使檔案整理管理無序、質(zhì)量不高;二是組織檔案管理人員參加系統(tǒng)培訓(xùn)較少，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練，致使業(yè)務(wù)水平和實(shí)操能力不高，不能滿足檔案管理現(xiàn)代化信息化的要求;三是辦公室工作人員流動(dòng)大，無相對(duì)固定的專、兼檔案管理人員，工作穩(wěn)定性較差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，只能從事簡(jiǎn)單的檔案資料收集、保存，不能規(guī)范化地進(jìn)行整理、立卷、歸檔等工作。

（三）辦公室檔案管理的規(guī)范化信息化不強(qiáng)。很多單位缺乏先進(jìn)的檔案管理模式，存在著管理不規(guī)范的情況。一是大部分單位檔案工作經(jīng)費(fèi)投入力度不大，檔案管理設(shè)施陳舊落后，安全保護(hù)措施不到位，一定程度上制約了檔案管理工作的正常開展;二是缺乏檔案管理激勵(lì)機(jī)制，單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對(duì)檔案管理工作存在消極情緒，缺乏主動(dòng)性和積極性，認(rèn)為干好干壞一個(gè)樣，檔案管理得過且過，沒有發(fā)揮檔案的重要價(jià)值;三是大多數(shù)單位檔案管理工作仍采用紙質(zhì)化方式，信息化配套設(shè)施投入不足，沒有建立專屬的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理信息化程度較低，影響了檔案利用率和管理效率。

三、如何提高辦公室檔案管理效率

（一）建立健全辦公室檔案管理制度?？茖W(xué)完善的檔案管理制度是檔案管理科學(xué)化的重要保障。一是各單位要結(jié)合自身實(shí)際，科學(xué)編制檔案管理工作的流程和規(guī)范，對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行全面的安排和指導(dǎo);二是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，建立機(jī)制、壓實(shí)責(zé)任，把檔案管理工作作為單位一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作來抓，確保檔案管理工作有人抓、問題有人查、責(zé)任有人負(fù)，做到及時(shí)收集、整理、歸檔，才能確保檔案管理工作有序開展;三是要加大檔案管理的宣傳力度，讓干部職工知曉檔案的重要性和利用價(jià)值。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。加快機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)，培養(yǎng)創(chuàng)新型人才是關(guān)鍵。一是檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)及科學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)，涉獵與檔案管理有關(guān)的書籍，汲取檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合實(shí)際情況，制定適應(yīng)時(shí)代、適合單位的管理體系;二是檔案管理人員要嚴(yán)格按照國家《檔案法》等相關(guān)規(guī)定管理檔案，不得隨意泄露個(gè)人隱私或單位秘密，要深知檔案的極端重要性和使用價(jià)值，以恪盡職守的工作態(tài)度保證檔案的安全性、完整性和嚴(yán)密性，以良好的服務(wù)意識(shí)，為檔案查閱者提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù);三是檔案主管部門要積極開展檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過組織培訓(xùn)、舉辦講座、現(xiàn)場(chǎng)講解等方式，傳授檔案信息化建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)，讓檔案管理員及時(shí)掌握方法，少走“彎路”，不斷提高他們的檔案管理水平和見識(shí)。

（三）提升檔案管理信息化水平。發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的作用，讓檔案管理更加有序、快捷。一是要加大對(duì)檔案信息化管理設(shè)備的投入力度，改善檔案保管保護(hù)條件，完善防火、防盜、防潮等安全防護(hù)設(shè)備;二是要結(jié)合單位實(shí)際，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)，把現(xiàn)有紙質(zhì)、實(shí)物檔案分門別類、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對(duì)庫藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文信息庫，逐步建成層次分明、量多質(zhì)優(yōu)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，更好地保護(hù)檔案原件;三是要加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防范，通過針對(duì)性措施來保障電子檔案信息資料不受外界非法攻擊影響，避免單位或個(gè)人檔案資料被盜取、丟失，同時(shí)，要加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的安全意識(shí)培養(yǎng)，建立健全檔案安全保密機(jī)制，使檔案管理工作走向?qū)I(yè)化、制度化。

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