我國(guó)企業(yè)境外檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策

敬嫻

摘 要：中國(guó)公司在海外的文件管理面臨著混亂的政治環(huán)境帶來的潛在安全隱患。需要提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí)，并需要建立文件應(yīng)急管理計(jì)劃。面對(duì)由多種文化環(huán)境引起的管理沖突，應(yīng)采用跨文化管理理論作為實(shí)施“雙向包容”檔案管理模型的指南。面對(duì)遠(yuǎn)程地理環(huán)境困難，需要建立全球企業(yè)文件管理系統(tǒng)并實(shí)現(xiàn)平臺(tái)云端化。

關(guān)鍵詞：境外檔案;管理;挑戰(zhàn)和對(duì)策

前言：

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入和對(duì)外開放的不斷深入，投資海外的公司以建立子公司，開展項(xiàng)目并開展業(yè)務(wù)。在項(xiàng)目與業(yè)務(wù)開展的過程中，產(chǎn)生了許多境外檔案。境外檔案是公司檔案資源的重要組成部分，是公司保護(hù)自己的權(quán)益，加強(qiáng)內(nèi)部控制和做出科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)。本文首先分析了國(guó)外環(huán)境與國(guó)外環(huán)境之間的差異，探討了中國(guó)公司海外檔案管理面臨的特殊挑戰(zhàn)，并尋求有效的對(duì)策。

一、我國(guó)企業(yè)境外檔案管理面臨的特殊挑戰(zhàn)

（一）動(dòng)蕩的政治環(huán)境帶來的安全隱患

動(dòng)蕩的政治環(huán)境，會(huì)給包括檔案在內(nèi)的公司資產(chǎn)造成損失。公司境外檔案的管理存在很多困難。負(fù)影響有三個(gè)特性：一是不可預(yù)測(cè)性。政治環(huán)境本身的變化是非常不確定的，公司很難了解政治趨勢(shì)，做出事先預(yù)測(cè)并做好充分的準(zhǔn)備。 不可預(yù)測(cè)性增加了對(duì)海外檔案管理功能（尤其是應(yīng)急處置功能）的需求。第二是直接性。政治環(huán)境的變化直接影響地方政府和人民對(duì)我國(guó)公司的態(tài)度，直接影響地方和司法當(dāng)局對(duì)我國(guó)公司的監(jiān)督，因此直接影響境外檔案的管理。第三是破壞性。政治環(huán)境的變化，特別是戰(zhàn)爭(zhēng)和內(nèi)戰(zhàn)，對(duì)境外檔案館造成極大破壞，這種破壞是不可逆轉(zhuǎn)的。如果原始存檔已損壞，則無法還原。

（二）復(fù)雜的法律環(huán)境帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)

1.外部合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)

在“走出去”之后，我國(guó)公司在國(guó)外面臨完全不同的法律環(huán)境。只有嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，才能使業(yè)務(wù)平穩(wěn)運(yùn)行并降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。文件管理本身也存在法律合規(guī)性問題。例如，我國(guó)公司的海外機(jī)構(gòu)通常同時(shí)擁有內(nèi)部和外部賬戶，會(huì)計(jì)管理面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。海外檔案保管員缺乏法律意識(shí)和知識(shí)。如果是這樣，它們可能會(huì)違反當(dāng)?shù)胤梢?guī)定，并受到當(dāng)?shù)貓?zhí)法機(jī)構(gòu)的起訴，從而影響公司內(nèi)部歸檔業(yè)務(wù)的正常發(fā)展并影響公司的日常運(yùn)營(yíng)。

2.檔案管轄權(quán)沖突的風(fēng)險(xiǎn)

確定檔案管轄權(quán)是在國(guó)外管理檔案時(shí)必須解決的主要問題。存檔法律因國(guó)家和地區(qū)而異，管理存檔管轄權(quán)的規(guī)則也不同，這可能導(dǎo)致沖突。例如，如果中國(guó)公司的國(guó)內(nèi)總部對(duì)其外國(guó)子公司的檔案管理施加了嚴(yán)格和強(qiáng)制性的要求，則外國(guó)子公司可能會(huì)由于遵守國(guó)家法律而根據(jù)地域原則予以拒絕。如果處理不當(dāng)，我國(guó)有關(guān)行政部門和公司總部將面臨失去對(duì)海外檔案的控制的風(fēng)險(xiǎn)，影響到整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和管理。

3.法規(guī)遵從選擇風(fēng)險(xiǎn)

境外檔案管理通常面臨選擇性問題，即合規(guī)性的選擇。復(fù)雜的外國(guó)法律環(huán)境會(huì)與外國(guó)法律法規(guī)產(chǎn)生沖突，并給公司帶來重大法律風(fēng)險(xiǎn)。如果公司遵守外國(guó)法律的規(guī)定，則其檔案管理行動(dòng)可能不符合中國(guó)法律的相關(guān)要求，并且將無助于公司整體歸檔工作的發(fā)展，從而影響公司境外業(yè)務(wù)的正常發(fā)展。如俄羅斯法律規(guī)定，凡是包含有關(guān)礦產(chǎn)資源方面的信息屬于俄羅斯所有，不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國(guó)境（指俄羅斯）;我國(guó)法律要求所有部門對(duì)檔案進(jìn)行集中和集成管理，而境外機(jī)構(gòu)則需要將重要的檔案帶回國(guó)內(nèi)。如何處理此類法律沖突是管理中國(guó)公司境外檔案的重要問題。

（三）多元的文化環(huán)境帶來的管理沖突

1.管理哲學(xué)方面

受“大統(tǒng)一”理念的啟發(fā)，我國(guó)公司越來越重視“集中”和實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。由各個(gè)業(yè)務(wù)部門組成的檔案需要轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)。許多境外國(guó)家和地區(qū)重視“分權(quán)”各負(fù)其責(zé)。這些國(guó)家和地區(qū)的公司將文件分發(fā)到不同的業(yè)務(wù)部門保存，以促進(jìn)日常運(yùn)營(yíng)。

2.經(jīng)營(yíng)理念

中國(guó)企業(yè)注重即時(shí)經(jīng)濟(jì)利益，無視品牌構(gòu)建和文化形象，不注意存檔與品牌推廣的關(guān)系。企業(yè)的品牌形象和社會(huì)責(zé)任深深扎根于許多海外企業(yè)的文化中。存檔體現(xiàn)了企業(yè)的任何無形資產(chǎn)品牌形象，體現(xiàn)了社會(huì)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展。這種不同的經(jīng)營(yíng)理念會(huì)給檔案管理造成沖突。

3.員工精神方面

我國(guó)公司始終高度重視人際關(guān)系，強(qiáng)調(diào)集體意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，并相信個(gè)人應(yīng)從團(tuán)體中尋求價(jià)值，并致力于服務(wù)他人。 但是，許多海外國(guó)家和地區(qū)提倡“個(gè)人主義”和“自由主義”，并且個(gè)人在平等競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中意識(shí)到自己的價(jià)值。我相信很難尋求外籍檔案人員“無私的奉獻(xiàn)”。

二、我國(guó)企業(yè)加強(qiáng)境外檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

（一）構(gòu)建全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

中國(guó)企業(yè)的海外機(jī)構(gòu)散亂，存檔監(jiān)督“鞭長(zhǎng)莫及”，成本高，需要借助信息技術(shù)的幫助克服地理障礙，削減成本。因此，為了實(shí)現(xiàn)海外檔案的遠(yuǎn)程在線管理，有必要建立全球區(qū)域性企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

（二）貫徹雙重遵守法律法規(guī)

雙重遵守原則的基礎(chǔ)是合規(guī)，中國(guó)企業(yè)不僅要遵守地方法，還要遵守中國(guó)法。雙重承諾的法律原則的執(zhí)行，遵循公司法（基于國(guó)際私法的所有權(quán)和支配權(quán)的行使的管轄權(quán)原則和國(guó)際經(jīng)濟(jì)交易法的“當(dāng)事人意思自治”原則）中的跨國(guó)家企業(yè)的管理原則，是堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)。實(shí)施雙重遵守的法律原則有助于整合對(duì)中國(guó)企業(yè)在海外存檔管理方面的法律承諾要求。同時(shí)，中國(guó)的法律和國(guó)家和地區(qū)法律之間的糾紛也面臨著中國(guó)企業(yè)的境外機(jī)構(gòu)的解決方案。

（三）建立檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制

構(gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系、建立檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制的建立，除了可以盡量降低自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)對(duì)檔案的損害，對(duì)境外檔案而言，實(shí)際對(duì)解決因文化沖突、政治沖突等造成的突發(fā)事件更有意義。因此，我國(guó)企業(yè)在指導(dǎo)境外機(jī)構(gòu)建立該機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重，充分研究電子化、信息化的憑證性作用，發(fā)揮系統(tǒng)的信息傳輸與備份優(yōu)勢(shì)，做好檔案災(zāi)害或突發(fā)事件預(yù)防的最大限度的可防可控。

（四）實(shí)行“雙向包容”的檔案管理模式

“企業(yè)檔案的不同文化之間的管理，主要在跨國(guó)家企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，采用對(duì)不同人種檔案管理相關(guān)問題的相似性和差異的綜合理解態(tài)度。子公司所處的國(guó)家不同文化類型和不同文化發(fā)展階段，集中了社會(huì)公司文化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案有效管理，改善企業(yè)檔案管理，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。境外機(jī)構(gòu)處于多元環(huán)境之中容易引起經(jīng)營(yíng)糾紛。因此，為了實(shí)現(xiàn)國(guó)內(nèi)外檔案跨文化管理，需要在不同文化經(jīng)營(yíng)論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)“雙向包容”的原則。首先明確檔案管理的首要目標(biāo)的管理，在達(dá)到管理的基礎(chǔ)上，可以適當(dāng)?shù)那笸娈悾愿玫耐七M(jìn)檔案管理工作的開展與協(xié)作。

結(jié)語：

企業(yè)境外檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)非常多，如何加強(qiáng)管理公司的境外檔案非常重要且意義深遠(yuǎn)，具有巨大的未來重要性。

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