淺談大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

石紅儒

摘要：在我國(guó)高速發(fā)展的社會(huì)背景下，單位的規(guī)模、數(shù)量以及在編人員等都比以前有了明顯的增長(zhǎng)，這時(shí)單純依靠以往的紙質(zhì)檔案來記錄各種數(shù)據(jù)顯然壓力很大，而大數(shù)據(jù)技術(shù)作為這個(gè)時(shí)代的新興技術(shù)，可以很好的改善這一問題。本文對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行介紹并分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的具體應(yīng)用，希望可以促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);單位;檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)是當(dāng)下的一種新興技術(shù)，在這個(gè)信息膨脹的時(shí)代可以很好對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。而我國(guó)單位的規(guī)模越來越大，每年通過國(guó)考入職的公務(wù)員也越來越多，這就無形中增加了很大的數(shù)據(jù)壓力，為了緩解這種壓力，單位應(yīng)該放棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用新型的大數(shù)據(jù)技術(shù)，跟上時(shí)代的步伐，減輕自身的壓力。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，各個(gè)用戶之間輸入、輸出的數(shù)據(jù)越來越多，多到已經(jīng)顛覆了整個(gè)云時(shí)代，相應(yīng)的也就迎來了全新的大數(shù)據(jù)時(shí)代。所謂大數(shù)據(jù)，字面上理解就是龐大的數(shù)據(jù)，實(shí)際上是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。由不同種類、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)群構(gòu)成的大數(shù)據(jù)，是基于云計(jì)算的一種數(shù)據(jù)處理方式，通過數(shù)據(jù)間的整合與交流而形成的一種資源。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中應(yīng)用的必要性

由于技術(shù)的限制，我們以前有很多無法解決的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難題，而當(dāng)下的檔案管理模式已經(jīng)建立了二十余年，在當(dāng)前的社會(huì)背景下已經(jīng)有了很多的漏洞，常出現(xiàn)檔案丟失或者查找困難等問題。由于現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的普及，各個(gè)網(wǎng)站、各個(gè)用戶直接相互傳遞的信息以及由信息衍生的龐大的數(shù)據(jù)已經(jīng)給現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)巨大的壓力，這種巨大的壓力一旦達(dá)到一個(gè)峰值就會(huì)壓垮這個(gè)檔案管理系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)檔案混亂起來，這無疑會(huì)給社會(huì)帶來很嚴(yán)重的影響。當(dāng)下的很多新型IT技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，但仍然會(huì)存在一些不可避免的漏洞與難題，相比之下大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好的契合檔案管理工作。而當(dāng)前的時(shí)代是一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，知識(shí)、數(shù)據(jù)代表著財(cái)富，將檔案資源轉(zhuǎn)化為知識(shí)財(cái)富儲(chǔ)存起來則需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助，因此對(duì)當(dāng)下的檔案管理技術(shù)進(jìn)行一次革新也就在所難免了，新時(shí)代下，大數(shù)據(jù)技術(shù)是最契合社會(huì)發(fā)展需要的前沿技術(shù)。

在當(dāng)前的檔案管理工作中，為了收集有用的數(shù)據(jù)不得不采用廣撒網(wǎng)的手段，這樣一來在有限的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存空間中就會(huì)出現(xiàn)很多無用的數(shù)據(jù)，在查找檔案數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)給人們帶來很大的影響。因此在檔案的收集環(huán)節(jié)會(huì)出現(xiàn)這種進(jìn)退兩難的局面，即害怕漏掉有用的信息，又害怕無用的信息占用有限的儲(chǔ)存空間。在使用數(shù)據(jù)時(shí)，人們需要快捷便利的從龐大的檔案庫中找到自己需要的文件，這是大數(shù)據(jù)技術(shù)就可以完美展現(xiàn)出它的優(yōu)點(diǎn)。在儲(chǔ)存過程中，儲(chǔ)存數(shù)據(jù)所需要的空間比儲(chǔ)存檔案要小得多，在收集過程中大數(shù)據(jù)技術(shù)也可以按照篩選要求，過濾掉無用的數(shù)據(jù)文件。因此，無論在數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存還是查找時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)都可以輕松的解決難題。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理中的具體應(yīng)用

3.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案資源信息的發(fā)掘

我國(guó)作為世界上的人口大國(guó)，在建立相關(guān)的檔案時(shí)，對(duì)于每個(gè)人的各項(xiàng)信息都要具體記錄，并且要根據(jù)一些相應(yīng)的關(guān)鍵字來將這些檔案信息區(qū)分開來。大數(shù)據(jù)技術(shù)在人口檔案信息整理時(shí)，可以通過錄入關(guān)鍵字來自動(dòng)檢索相應(yīng)的檔案信息，可以有效的減小數(shù)據(jù)的搜索范圍。例如在戶籍部門，工作人員可以通過輸入出生日期與出生地點(diǎn)來篩取自己需要的人員名單，或者再輸入性別血型等其他關(guān)鍵字進(jìn)一步縮小范圍，這使信息的查找更加準(zhǔn)確方便。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案的信息挖掘可以使檔案的儲(chǔ)存與查找更有效率，減少一些無謂的翻閱，這對(duì)于工作量大的工作人員來說無疑不是一種方便的技術(shù)。

3.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案用戶信息的挖掘

在信息搜索過程中，用戶會(huì)對(duì)需要搜索的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞的篩選，或者是查找相近意思的內(nèi)容，這時(shí)大數(shù)據(jù)平臺(tái)就會(huì)對(duì)用戶搜索的信息進(jìn)行整理以及深度的信息挖掘，通過分析可以得知用戶的潛在需求。同時(shí)大數(shù)據(jù)平臺(tái)也會(huì)記錄訪問用戶的身份以及他的搜索記錄，在他下一次訪問時(shí)可以結(jié)合他的搜索記錄為他推薦出相應(yīng)的信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)的智能信息分析平臺(tái)可以記錄用戶的身份信息、位置信息、搜索信息等一系列信息數(shù)據(jù)，通過智能的分析將用戶分配到相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)。例如在教育局的檔案庫里搜索信息，系統(tǒng)會(huì)記錄你第一次搜索的信息，分析出你所在的部門或者院校，在你第二次訪問這個(gè)檔案庫時(shí)，這個(gè)系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)幫你彈出與你所在部門相關(guān)的信息，這樣一來就可以很方便的查閱自己想要的信息了。

3.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案信息資源的服務(wù)挖掘

大數(shù)據(jù)信息處理平臺(tái)會(huì)記錄每個(gè)用戶的訪問歷史，并分析出你的信息需求，當(dāng)你下一次訪問的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已收集到的信息內(nèi)容為你提供相應(yīng)的咨詢幫助。單位都具有一定的服務(wù)性，在應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，系統(tǒng)可以智能篩選用戶信息，節(jié)省了人工分配資源的時(shí)間。同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過用戶的需求，為用戶提供智能的即時(shí)通訊服務(wù)例如智能客服等技術(shù)，也可以為用戶推薦相應(yīng)的檔案庫，方便用戶對(duì)所需求信息的查閱。在應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，事業(yè)部門對(duì)于大眾的服務(wù)將會(huì)更便捷更有效率，為用戶提供了優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化服務(wù)體驗(yàn)。

4 結(jié)語

時(shí)代是進(jìn)步的，當(dāng)前社會(huì)對(duì)于數(shù)據(jù)的收集與把控更加的重視課，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展完美契合了當(dāng)前社會(huì)的需求，單位的檔案管理工作者應(yīng)該具有現(xiàn)代化的思想認(rèn)識(shí)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到自己的工作中，讓檔案管理工作在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下進(jìn)行，不僅可以提高自身的工作效率，減輕自己的負(fù)擔(dān)，也可以更好的服務(wù)于大眾，改善人們的生活水平，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古烏海市自然資源局海勃灣分局）