事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

梁雙江

摘要：隨著現(xiàn)代技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生相應的變化，當前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設已經(jīng)成為了時代發(fā)展下的必然趨勢，是一種新型的檔案管理方式。但是，事業(yè)單位檔案管理信息化建設在建設的存在中還存在一些問題，因此事業(yè)單位的相關人員需要對此有充分的認知，并積極的采取針對性的解決方案進行處理。才能夠推進事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設就是將紙質(zhì)檔案利用信息技術相關手段進行轉(zhuǎn)換，然后保存在計算機上，并建立相關的數(shù)據(jù)庫，從而在需要查閱資料時能夠快速準確的查找到所有內(nèi)容。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

在信息化時代，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設，不僅符合時代發(fā)展的趨勢，同時也能夠促進整個事業(yè)單位的辦公信息化，從而有利于事業(yè)單位的發(fā)展。此外，檔案管理工作的信息化能夠提高當管理人員的工作效率，保證了紙質(zhì)檔案的完整性，能夠減少檔案管理工作人員的工作量。因此，事業(yè)單位相關人員需要重視檔案管理信息化建設。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏對檔案信息安全的保障

事業(yè)單位與普通的民營企業(yè)不同，事業(yè)單位的很多資料涉及到國家機密，因此在對相關資料進行信息化的過程中，一定要注重相關內(nèi)容的安全性和保密性。因為一旦泄露部分資料內(nèi)容，就會導致國家保密信息被泄露，從而造成不良的社會影響，危害到國家的安全。但是在日常的檔案管理工作時，部分的事業(yè)單位的領導以及檔案管理人員，對信息內(nèi)容的安全性缺乏足夠的重視，部分檔案管理人員使用存儲機密信息的計算機進行購物、網(wǎng)頁的瀏覽等，就會導致國家機密文件被泄露。因此事業(yè)單位的領導和檔案管理工作人員必須要重視這些問題，要在確保了檔案內(nèi)容安全的基礎上進行信息化建設。

2.2 檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)較低

當前在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中，從事該項工作的大多為受教育水平較低的人員，因為大部分人員認為檔案管理工作缺乏技術性和專業(yè)性，而且受重視程度較低，導致部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)降低，專業(yè)性較差，甚至部分人員無法熟練的應用計算機。而檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)也直接影響到檔案管理工作的信息化建設。

2.3 信息化建設速度較慢

將事業(yè)單位的檔案管理信息化是一項需要投入大量人力、物力和財力的工程，需要相關領導的重視以及檔案工作人員的積極配合，但是在實際上部分事業(yè)單位的領導對于檔案管理信息化的建設重要性較為忽視，部分單位甚至到目前為止還沒有進行全面的檔案管理信息化建設，導致了當前部分事業(yè)單位的大部分檔案是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。而紙質(zhì)管理對于檔案存儲的環(huán)境有一定的要求，而且紙質(zhì)管理容易丟失，容易損壞，查找起來較為困難。因此，相關領導需要加強重視，加快信息化建設速度。

3 解決方案

3.1 保障信息安全

事業(yè)單位的部分資料涉及到國家的機密，如果泄露將會影響到國家的發(fā)展，造成嚴重的后果，因此事業(yè)單位的領導人員需要重視信息的保密性和安全性，可以安裝安全軟件，對事業(yè)單位的網(wǎng)絡環(huán)境進行保護，降低事業(yè)單位信息竊取和信息接泄漏的機率。其次，還需要加強對檔案管理人員的培訓，加強他們的安全意識，并簽訂保密協(xié)議，防止信息的泄露。

3.2 提高工作人員的綜合素養(yǎng)

要加快事業(yè)單位的信息化的建設，首先就需要重視相關人員的信息化技能以及綜合素養(yǎng)的提高，事業(yè)單位需要定期的對相關人員進行培訓，讓相關人員能夠了解到檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展的重要性，增強他們的職業(yè)責任感。其次，還需要對相關人員進行信息技術相關內(nèi)容的培訓和專業(yè)知識的學習，如掃描儀的使用，相關數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的檢索方式等，提高他們的信息化能力和專業(yè)素養(yǎng)。在工作人員完成了培訓后，還需要定期的組織考核，并將考核結果與薪資水平相結合，提高工作人員的培訓積極性，促進工作人員綜合素養(yǎng)的提升。

3.3 加速推動檔案管理信息化建設

事業(yè)單位的領導需要加強對檔案管理信息化的重視，并根據(jù)自身的情況制定檔案管理工作的制度和監(jiān)督制度，對檔案管理人員進行約束和管理，使檔案管理工作規(guī)范化，并充分的保障相關資料的安全性。此外，事業(yè)單位的領導需要做好檔案管理工作重要性的內(nèi)部宣傳，加強基礎配套設施的建設，從而激發(fā)相關人員的工作熱情。

4 結語

隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位也需要加強信息化建設，尤其是檔案管理工作，檔案管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理工作的信息化建設，加強對相關人員的培訓，提高信息化建設水平。

（作者單位：內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗紀檢監(jiān)察干部培訓中心）