張軍
摘要:隨著數(shù)字化時代的來臨,各行各業(yè)都要致力于改革創(chuàng)新,對于檔案管理人員來說,檔案管理工作也必須要與時俱進,采取更好的創(chuàng)新方法和創(chuàng)新路徑,從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。本文針對數(shù)字化時代的檔案管理特點,探討檔案管理現(xiàn)存的問題,進而重點分析了數(shù)字化時代檔案管理的創(chuàng)新路徑,希望可以為今后的檔案管理工作提供借鑒。
關鍵詞:數(shù)字化;檔案管理;創(chuàng)新
在信息技術快速發(fā)展的今天,大數(shù)據(jù)和云計算等新技術層出不窮,越來越多領域受到數(shù)字化時代的沖擊,我們必須要重視數(shù)字化帶來的挑戰(zhàn),尋找數(shù)字化時代的新機遇。檔案管理工作雖然已經(jīng)進入新階段,但對如何利用數(shù)字化技術,如何采取數(shù)字化管理方案依然不明確,所以,檔案管理工作必須要進行轉(zhuǎn)型升級,思考更加富有質(zhì)量的管理技術和方法。
1數(shù)字化時代檔案管理的新特征
1.1側(cè)重數(shù)字檔案
數(shù)字化時代檔案的存儲方式更加側(cè)重數(shù)字形式,所以,數(shù)字檔案成為檔案內(nèi)容的主要形式。目前,在檔案管理過程中,紙質(zhì)檔案的數(shù)量不斷減少,數(shù)字檔案的數(shù)量不斷增多。其主要原因在于數(shù)字檔案便于儲存、管理、利用,不僅可以節(jié)省檔案儲存的空間,也能進一步提高檔案管理的效率,在需要利用檔案的時候可以更加方便的進行調(diào)閱。和數(shù)字檔案同步發(fā)展的還有數(shù)字化管理設備和系統(tǒng),包括計算機系統(tǒng)等,這些設備系統(tǒng)的應用也為數(shù)字檔案的發(fā)展奠定了基礎[1]。
1.2突出收集利用
以往檔案管理側(cè)重的是如何進行整理和保管,檔案管理人員的工作重心也在這兩個方面,在數(shù)字化時代,檔案管理更加關注如何進行收集利用。在數(shù)字技術日益成熟的今天,檔案的整理和保管已經(jīng)有特定的流程和方案,無需花費太多人力物力即可進行快速整理,實現(xiàn)智能保管。所以,檔案管理人員開始將檔案管理的重心放在檔案的收集利用上[2]。數(shù)字化檔案的收集和利用講求效率,所以,在檔案收集利用過程中,管理人員希望通過便捷的收集利用方式,加大檔案價值的開發(fā)力度,提高檔案的利用效果。
1.3關注數(shù)據(jù)安全
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全管理重點是防火、防盜、防潮等“九防”,數(shù)字化時代,檔案管理更多以數(shù)字檔案的形式進行收集利用,所以,檔案管理更加關注數(shù)據(jù)安全,一方面,檔案管理人員更加關注數(shù)字形態(tài)儲存的完整性,對檔案各方面信息進行全面檢查,確保檔案數(shù)據(jù)要素無一缺失;另一方面,檔案管理人員要更加關注檔案存儲過程中的安全性,通過檔案管理安全體系和安全保護技術,確保檔案數(shù)據(jù)安全。
2數(shù)字化時代檔案管理現(xiàn)存的問題
2.1歸檔缺乏統(tǒng)一標準
數(shù)字化時代,檔案管理工作顯得更加便捷,這也導致檔案歸檔的方式方法越來越多,很難形成統(tǒng)一的歸檔標準。一方面,在檔案的歸檔范圍上,檔案資料的歸檔內(nèi)容是否應該包含新內(nèi)容、新形式,成為檔案管理人員十分關注的問題。傳統(tǒng)檔案歸檔一般會將文字檔案、圖片檔案、視頻檔案進行歸檔,歸檔的類別十分清楚,但是在數(shù)字化時代,檔案處理的過程和業(yè)務信息流程也具備歸檔屬性,對于這一類信息是否需要歸檔,目前很多檔案管理人員在工作中依然難以做出科學決定[3]。另一方面,數(shù)字檔案歸檔的形式多為數(shù)據(jù),不同檔案管理單位的數(shù)據(jù)形式和檔案管理系統(tǒng)各不相同,在歸檔過程中很難形成一種普遍、通用的歸檔方式,阻礙了檔案的進一步交流和利用。
2.2安全缺乏有效保障
計算機網(wǎng)絡可以給檔案管理帶來方便,同時也給檔案管理工作帶來了威脅。特別是在大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術快速發(fā)展的新時代,我們利用數(shù)字技術進行檔案管理的同時,也不可避免的受到各類安全威脅。網(wǎng)絡病毒、系統(tǒng)漏洞、管理漏洞等安全問題不容忽視,對于一些關鍵、重要的檔案資料,一旦發(fā)生安全問題,便會造成十分嚴重的后果。目前,由于我國檔案管理尚未形成統(tǒng)一標準和管理模式,導致數(shù)字檔案安全管理缺乏有效保障。此外,數(shù)字檔案的真實性問題也是不容忽視的問題之一。由于數(shù)字檔案具備快速復制、快速更改等特征,如果沒有做好充分的安全保障,數(shù)字檔案很容易被修改和破壞,檔案的真實性難以得到有效保證。因此,要想提高數(shù)字檔案的安全性,必須要加強檔案的管理工作。
2.3隊伍缺乏專業(yè)人才
目前,我國從事檔案管理工作的人才素質(zhì)整體偏低,造成這種現(xiàn)象的原因是多方面的,一方面,許多單位、部門、企業(yè)對檔案管理工作存在認知偏差,認為檔案管理是組織內(nèi)無足輕重的工作,所以,委派一些素質(zhì)較低的人參與檔案管理工作,對檔案管理工作的質(zhì)量好壞漠不關心;另一方面,檔案管理工作的專業(yè)人才本身較為缺乏,由于檔案管理工作較為枯燥,難出成績,所以,愿意投身檔案管理工作的年輕人越來越少,檔案管理專業(yè)人才面臨斷層的窘境。所以,從總體上看,我國檔案管理專業(yè)人才依然較為缺乏。在數(shù)字化時代,數(shù)字檔案為主的局面下,檔案管理工作要求更高,許多檔案管理人員無法適應新型管理系統(tǒng)和方式,影響了檔案管理工作的發(fā)展和進步[4]。
3信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑分析
3.1確立檔案管理統(tǒng)一標準
檔案管理缺乏統(tǒng)一標準的解決之策在于為不同行業(yè)、不同組織的檔案管理制定符合其實際的檔案管理統(tǒng)一標準??梢酝ㄟ^行業(yè)協(xié)會或召開檔案管理協(xié)商會議等形式,將檔案管理的各項規(guī)章制度確定下來。同時,國家要根據(jù)檔案管理工作的實際情況以及未來發(fā)展趨勢,對檔案管理工作的管理標準進行法規(guī)化干預。數(shù)字時代檔案管理的統(tǒng)一標準要集中在管理的思路、方法、流程之上,進一步提高檔案管理的標準化水平,在此基礎上,為檔案管理人員提供更加便捷的檔案收集、整理、分析、歸檔、利用流程。檔案標準要符合統(tǒng)一標準、適當變化的原則,以提高檔案管理的利用效果。
3.2構建檔案信息安全體系
檔案信息安全管理可以看成一個體系,首先,要從思想上樹立檔案信息安全觀念,不論是檔案管理的單位、企業(yè),還是檔案管理的工作人員,都要從思想上重視檔案管理工作,將檔案管理工作視為組織內(nèi)部運轉(zhuǎn)必不可少的一個環(huán)節(jié),制定檔案管理規(guī)章制度,按照國家檔案管理規(guī)范,嚴格遵守《網(wǎng)絡安全法》《國家保密法》和《各級檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等法律法規(guī)進行規(guī)范化管理。其次,根據(jù)我國規(guī)定的信息安全保護標準,根據(jù)組織內(nèi)檔案管理的保護標準,根據(jù)“同步規(guī)劃、同步設計、同步實施”的要求進行嚴格管理。再次,要采取有效的檔案管理安全技術,例如數(shù)字簽名就是保證檔案信息安全有效的有效方式,可以通過構建電子檔案安全認證系統(tǒng),確保電子檔案的數(shù)據(jù)真實可靠,且不同意遭到不法篡改,該技術的原理在于電子檔案經(jīng)過摘要算法生產(chǎn)摘要,SHA1算法算出摘要信息的hash值,利用私鑰對hash值進行非對稱加密,簽名完成,把算出來的hash值和使用公鑰解密出來的hash值進行比對,兩者相匹配則驗證簽名成功,不然失敗。簽名認證中心的核心作用是簽發(fā)和管理數(shù)字證書[5]。
4 結語
數(shù)字化時代檔案管理工作要順應時代發(fā)展,結合檔案管理工作的實際情況,對檔案管理的流程和方法進行重新審視。本文針對數(shù)字化時代檔案管理工作進行了探討,明確了數(shù)字化時代檔案管理工作的特點,并對檔案管理工作現(xiàn)存問題進行了總結,提出了檔案管理工作的創(chuàng)新路徑,希望可以為今后的檔案管理工作提供參考。
參考文獻:
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