物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的探究

劉波

[摘 要]隨著我國房地產(chǎn)市場的逐步成熟，作為新興產(chǎn)業(yè)的物業(yè)管理取得了快速發(fā)展的條件和機(jī)遇。但在我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)，國家整體經(jīng)濟(jì)下行、房地產(chǎn)調(diào)控升級(jí)的大環(huán)境下，物業(yè)管理企業(yè)的市場競爭日趨激烈，企業(yè)經(jīng)營壓力越來越大。物業(yè)管理企業(yè)必須通過建立健全內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化內(nèi)部管控約束，以促進(jìn)企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。文章結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營實(shí)際從改善內(nèi)控環(huán)境、規(guī)范內(nèi)控活動(dòng)、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范、健全監(jiān)管機(jī)制、暢通交流渠道等多個(gè)方面提出了企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化和改進(jìn)策略，希望能為物業(yè)管理企業(yè)相關(guān)人員提供一定的借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]物業(yè)管理;物業(yè)管理企業(yè);企業(yè)內(nèi)部控制

1 改善內(nèi)控環(huán)境，完善內(nèi)控體系

物業(yè)管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要提高自身的內(nèi)控認(rèn)知，積極推動(dòng)內(nèi)控體系的建立和完善，在企業(yè)內(nèi)部營造良好的內(nèi)控文化，[1]鼓勵(lì)企業(yè)員工主動(dòng)參與和配合內(nèi)控相關(guān)工作。企業(yè)要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立完善的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度體系框架，具體包括會(huì)計(jì)核算控制制度、全面預(yù)算管理制度、成本控制制度、費(fèi)用報(bào)銷流程制度、不相容崗位分離制度、授權(quán)審批控制制度、風(fēng)險(xiǎn)管控制度、應(yīng)收賬款管控制度、固定資產(chǎn)管控制度、發(fā)票管理制度、績效考核制度、內(nèi)審監(jiān)督審查制度、財(cái)務(wù)信息化流程管理制度等。要求制度要覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及崗位人員，將制度進(jìn)一步細(xì)化，確保企業(yè)內(nèi)控人員在開展各項(xiàng)內(nèi)控活動(dòng)時(shí)有據(jù)可依，有規(guī)可守。企業(yè)要完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，建立專門的內(nèi)控機(jī)構(gòu)部門，與企業(yè)內(nèi)審部門、財(cái)務(wù)部門等共同協(xié)作開展內(nèi)控活動(dòng)，形成決策、執(zhí)行、監(jiān)管三權(quán)分立的治理機(jī)制，確保權(quán)力運(yùn)行的制衡性，以降低內(nèi)部貪污腐敗、徇私舞弊風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)在進(jìn)行相關(guān)崗位設(shè)計(jì)時(shí)，要確保分離不相容崗位，如費(fèi)用申請、審核、付款等崗位的分離，資產(chǎn)保管與清查盤點(diǎn)崗位的分離等。企業(yè)要明確各個(gè)部門的內(nèi)控歸口管理責(zé)任，建立嚴(yán)格的內(nèi)控責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)內(nèi)控不合規(guī)行為加大懲戒力度，以有效約束企業(yè)人員內(nèi)控行為，強(qiáng)化內(nèi)控權(quán)威。

2 規(guī)范內(nèi)控活動(dòng)，改進(jìn)內(nèi)控方法

一是，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營特點(diǎn)建立統(tǒng)一規(guī)范的管理流程和一體化的作業(yè)流程管理體系，明確各部門及崗位人員內(nèi)控責(zé)任，以工作手冊、業(yè)務(wù)準(zhǔn)則的形式切實(shí)指導(dǎo)和約束企業(yè)員工的內(nèi)控工作行為。以企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷付款流程為例，由經(jīng)費(fèi)核銷崗位人員根據(jù)報(bào)銷單完成記賬憑證的編制工作后，將原始票據(jù)、報(bào)銷單以及記賬憑證等交由經(jīng)費(fèi)復(fù)核崗人員進(jìn)行財(cái)務(wù)復(fù)核。由出納崗人員接受記賬憑證及附件，打印銀行存款日記賬，由財(cái)務(wù)審批崗人員根據(jù)銀行存款日記賬復(fù)核網(wǎng)銀數(shù)據(jù)并批準(zhǔn)支付，在接收到銀行的回單后由出納將回單粘貼到對(duì)應(yīng)的憑證上，由檔案管理人員負(fù)責(zé)將憑證存檔。注意在過程中要實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)申請、審批、付款等不相容崗位的分離，同時(shí)經(jīng)費(fèi)復(fù)核崗人員要督促出納崗人員及時(shí)接受流程信息，并完成付款行為，以確保業(yè)務(wù)表單的完整性。

二是，企業(yè)要改進(jìn)內(nèi)控方法。[2]具體包括職能分工控制、授權(quán)審批控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、信息技術(shù)控制、績效考評(píng)控制以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析控制等。以職能分工、授權(quán)審批以及財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制為例展開說明。①職能分工控制指的是企業(yè)要配備足夠的內(nèi)控崗位人員，加大人員的教育培訓(xùn)工作，合理設(shè)置崗位職能分工，確保不相容崗位分離?？勺屫?cái)務(wù)人員定期輪崗，拓寬其綜合知識(shí)面，培養(yǎng)關(guān)鍵崗位人才。②授權(quán)審批控制指的是嚴(yán)格限制關(guān)鍵崗位人員的職責(zé)權(quán)限，在《崗位說明書》中明確“崗位權(quán)限”。按照直線責(zé)任制要求各級(jí)管理人員定期對(duì)下屬內(nèi)控崗位人員權(quán)限履職情況進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果納入績效考評(píng)范疇內(nèi)。③財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制分為賬務(wù)保護(hù)控制和實(shí)物保護(hù)控制。賬務(wù)保護(hù)控制內(nèi)容包括財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門對(duì)會(huì)計(jì)賬務(wù)中增加的低值易耗品進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和相關(guān)文件資料的定期備份;綜合辦公部門定期進(jìn)行資產(chǎn)核對(duì)，更新電子設(shè)備資產(chǎn)管理臺(tái)賬數(shù)據(jù);物資管理部門及時(shí)開具存貨進(jìn)出票據(jù)，登記相關(guān)賬務(wù);服務(wù)運(yùn)營部門登記更新設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬，與資產(chǎn)部門進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)等。實(shí)物保護(hù)控制要求要明確企業(yè)各個(gè)部門及崗位人員的資產(chǎn)歸口管理責(zé)任，加強(qiáng)資產(chǎn)購置的成本效益分析，嚴(yán)格審批資產(chǎn)購置申請計(jì)劃，合理設(shè)置授權(quán)審批權(quán)限。在購置大額資產(chǎn)時(shí)，要組織企業(yè)多部門負(fù)責(zé)人集體商議決定，采購過程要盡可能公正、公開和透明。要確保資產(chǎn)實(shí)物與記錄相符，定期清查盤點(diǎn)和保養(yǎng)維護(hù)，減少資產(chǎn)的閑置及浪費(fèi)，提高企業(yè)資產(chǎn)使用效率和綜合效益。

3 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，降低風(fēng)險(xiǎn)損失

3.1 改變業(yè)務(wù)收費(fèi)模式

物業(yè)企業(yè)要改變傳統(tǒng)的人工業(yè)務(wù)收費(fèi)模式，通過智能一卡通實(shí)現(xiàn)對(duì)包括租金、物業(yè)費(fèi)用、水電費(fèi)用在內(nèi)的各種費(fèi)用的自動(dòng)劃轉(zhuǎn)，并將該數(shù)據(jù)信息變化實(shí)時(shí)更新到企業(yè)的收費(fèi)管理系統(tǒng)中，登記管理臺(tái)賬，每日根據(jù)臺(tái)賬中的收入項(xiàng)目核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)，確保賬目與實(shí)際相符，做到賬務(wù)日清月結(jié)。

3.2 規(guī)范資金收支管理

在收入管理方面，明確收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用收取的時(shí)間以及費(fèi)用核算的方式，控制發(fā)票的領(lǐng)用權(quán)限，規(guī)范發(fā)票開具行為，及時(shí)登記、清理和返還相關(guān)票據(jù)憑證。避免發(fā)票丟失和損毀造成不必要的損失。在支出管理方面，主要包括代收代付支出和日常運(yùn)行支出。以水電支出為例，該費(fèi)用占物業(yè)企業(yè)總支出費(fèi)用比例較大，如管理不善，可能引發(fā)一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。因此物業(yè)企業(yè)要在明確水電費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，定期檢查轄區(qū)內(nèi)水電儀表是否處于正常工作狀態(tài)，做好儀表設(shè)備的保養(yǎng)和維護(hù)工作，防止出現(xiàn)跑電漏電或計(jì)量失誤現(xiàn)象，嚴(yán)禁違規(guī)用電用水行為，避免給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。另外，在全面實(shí)行“營改增”后，物業(yè)企業(yè)要特別注意原來常規(guī)的一些費(fèi)用需要增收增值稅，為了防止企業(yè)過去的非盈利業(yè)務(wù)增加稅負(fù)，企業(yè)要合理地設(shè)置各項(xiàng)代收代支項(xiàng)目，與委托方簽訂協(xié)議，由對(duì)方承擔(dān)稅負(fù)，降低企業(yè)的稅務(wù)支出壓力，或者盡量減少代收代支行為，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)隱患。

加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理。企業(yè)在產(chǎn)生應(yīng)收賬款后，要及時(shí)統(tǒng)計(jì)賬款數(shù)據(jù)，將結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一開展催繳工作。建立責(zé)任催收機(jī)制，將應(yīng)收賬款回款率同崗位個(gè)人及相關(guān)部門績效考評(píng)相結(jié)合，針對(duì)不同的欠款對(duì)象、款項(xiàng)延期時(shí)間等采取不同的催收策略，盡可能防止呆賬壞賬現(xiàn)象產(chǎn)生，有效防控應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。

4 健全監(jiān)管機(jī)制，暢通交流渠道

為了確保審計(jì)監(jiān)管的獨(dú)立性和權(quán)威性，企業(yè)要在其最高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)下設(shè)專門的審計(jì)監(jiān)督委員會(huì)，成立審計(jì)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)針對(duì)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動(dòng)開展日常審計(jì)和不定期專項(xiàng)審計(jì)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控的合規(guī)性審查，企業(yè)要暢通內(nèi)控交流渠道，一方面完善渠道設(shè)計(jì)，橫向明確各個(gè)部門間的內(nèi)控溝通形式、頻率和時(shí)間，鼓勵(lì)企業(yè)全員積極參與到內(nèi)控管理工作中來。縱向縮短溝通流程，簡化溝通程序，開展專題內(nèi)控交流會(huì)議，提高縱向溝通效率。對(duì)外加強(qiáng)企業(yè)與租戶、業(yè)主間的關(guān)系維護(hù)，促進(jìn)內(nèi)控信息高效的傳遞和共享。另一方面完善財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)，借助信息化的技術(shù)手段強(qiáng)化系統(tǒng)相關(guān)功能模塊，如企業(yè)可通過引入“三費(fèi)”（物業(yè)費(fèi)、房租費(fèi)、供暖費(fèi)）軟件管理系統(tǒng)，拓展線上費(fèi)用繳納渠道，或者在微信公眾平臺(tái)提供物業(yè)費(fèi)、房租、供暖費(fèi)等費(fèi)用的繳納服務(wù)，同時(shí)增加相應(yīng)的投訴建議、服務(wù)引導(dǎo)等功能，將相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息直接對(duì)接到企業(yè)的信息系統(tǒng)中，自動(dòng)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，避免煩瑣的數(shù)據(jù)處理功能工作，同時(shí)還能有效降低企業(yè)溝通成本，也減少了資金傳遞風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)的內(nèi)控體系建設(shè)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，全面提升了企業(yè)的內(nèi)控效率和內(nèi)控質(zhì)量。

5 結(jié)論

綜上所述，物業(yè)管理企業(yè)管理者要強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，建立健全企業(yè)內(nèi)控體系，改進(jìn)和完善企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制，全面提升企業(yè)內(nèi)控能力水平，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

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