淺談大學(xué)檔案管理分析

楊曉帆

達州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川達州 635000

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為今后檔案發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)需要運用現(xiàn)代化技術(shù)，是各級檔案部門配合協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，可以說檔案現(xiàn)代化是工作目標，檔案數(shù)字化是基礎(chǔ)，檔案信息化是目的，做好檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一標準，協(xié)調(diào)組織，加強管理，多管齊下，多措并舉，才能加快檔案信息化建設(shè)。

1 檔案信息建設(shè)存在的問題

1.1 電子檔案信息安全性低

每個在生產(chǎn)和運行的過程中，都會產(chǎn)生或多或少的機密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設(shè)計出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實現(xiàn)，所以，我們很難全方位的確保電子檔案信息的安全[1]。

1.2 沒有專業(yè)性匯編資料，致使檔案利用具有局限性

主要問題集中反映在以下幾個方面：（1）檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；（2）案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；（3）大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；（4）許多案卷未編頁碼，如果利用中掉頁就很難發(fā)現(xiàn)；（5）組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的，還有按文種組卷的；（6）案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷?？傊?，檔案時間越長的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況看，檔案室目前還未具備實現(xiàn)信息化管理的充分條件，需要整合各個部門各方面的力量，科學(xué)地解決這些問題，把檔案信息化建設(shè)向深廣領(lǐng)域推進。

1.3 建設(shè)目標不清，缺少建設(shè)標準

多數(shù)對于不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益的檔案工作往往不能給予足夠的重視，檔案信息化建設(shè)也多停留在響應(yīng)國家號召這一目的上，檔案信息化在建設(shè)前期，缺乏科學(xué)的規(guī)劃與組織。對于本檔案信息化建設(shè)不能夠做到有所規(guī)劃、有所標準。建設(shè)的信息化內(nèi)容也難以為所用，如此以往，惡性循環(huán)，造成的低水平重復(fù)與各自為政現(xiàn)象嚴重阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2 加快文書檔案信息化管理的對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理信息化意識

檔案工作具有系統(tǒng)性、連續(xù)性，因此，多數(shù)單位的檔案管理人員具有多年的工作經(jīng)驗，但也正是如此，一些基層檔案工作者存在著因循守舊觀念，認為紙質(zhì)檔案管理才是檔案管理最好的模式，沒有認識到信息化可以為文書檔案管理帶來便捷和高效。因此，要加強文書檔案管理信息化建設(shè)的宣傳，提高檔案工作者的信息化意識[2]。

2.2 加快軟硬件建設(shè)，搭建信息化管理的平臺

加大文書檔案管理的資金投入力度，及時配備檔案信息化管理所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，安裝相關(guān)檔案管理軟件，以提供檔案查詢平臺。通常情況下，文書檔案管理部門都是全額撥款的單位，加快檔案信息化建設(shè)就必須有財政方面的支持，因此，相關(guān)管理部門應(yīng)提高意識，加大對文書檔案信息化建設(shè)的投入，保證文書檔案信息化建設(shè)的順利開展，為管理提供更多更有效的利用途徑。

2.3 規(guī)范檔案管理機制，統(tǒng)一檔案管理標準

文書檔案信息化管理之后，必然帶來安全問題，因此，要明確相關(guān)責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全運行，要從實際情況出發(fā)構(gòu)建起規(guī)范的文書檔案信息化管理機制。首先，構(gòu)建起全文書檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程以及技術(shù)規(guī)范，對電子檔案工作環(huán)節(jié)以及步驟進行進一步細化。其次，必須要制定出相對應(yīng)的安全保障措施，為檔案運行提供良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保電子檔案的完整性以及安全性。最后，要對檔案管理標準進行統(tǒng)一。規(guī)范化是檔案信息化管理的重要保證和運行基礎(chǔ)，因此應(yīng)建立統(tǒng)一的文書檔案信息化管理標準，以促進文書檔案數(shù)據(jù)庫資源的規(guī)范管理，保障資源共享的實現(xiàn)。

2.4 加強培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍建設(shè)

當前，許多大學(xué)開設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，為檔案管理提供了專業(yè)人才，檔案信息化管理更要善于開發(fā)利用這樣的專門人才，充實檔案管理的隊伍。同時，對于現(xiàn)有檔案管理人才隊伍要加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都通過計算機和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。這就要求檔案管理人員在現(xiàn)有檔案知識儲備的基礎(chǔ)上對電子文件的特征和電子檔案的特征進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

2.5 加強防護，為預(yù)防高校檔案管理信息化系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺遭受攻擊，采取以下措施進行安全防護

第一，物理措施防護：制定網(wǎng)絡(luò)安全管理措施；安裝防火墻，阻止來自外部的網(wǎng)絡(luò)入侵；安裝不間斷電源（UPS），防止突然停電造成電腦資料的損失或者硬件設(shè)備的損壞。第二，訪問控制防護：對登錄系統(tǒng)的用戶進行嚴格的身份認證，對用戶訪問的目錄和文件進行權(quán)限設(shè)置，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行安全配置與管理。第三，數(shù)據(jù)加密防護：加密是防護數(shù)據(jù)安全的重要手段。為防止敏感檔案信息被惡意訪問或挖掘，采取加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)解決數(shù)字檔案的安全傳遞問題。第四，網(wǎng)絡(luò)隔離防護：安裝物理隔離網(wǎng)閘，將內(nèi)網(wǎng)與外界有效隔離[3]。

綜上所述，在信息快速發(fā)展的時代，高校檔案信息化的建設(shè)是一項不能缺少的高校建設(shè)工程，是一項信息數(shù)字化進程中的一個不小的進步。但是，高校檔案信息化建設(shè)是一項十分復(fù)雜的工程，需要得到資金，技術(shù)上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸納許許多多的技術(shù)人才。只有結(jié)合高校自身的實際發(fā)展，高校檔案信息化工程才能更完善，才能更好的服務(wù)于高校的教育教學(xué)活動。