基于Excel Visual Basic Application的項目成本管理平臺設(shè)計

滿春帆

一、精確項目成本核算及管理的意義

1.市場現(xiàn)狀

據(jù)阿聯(lián)酋《國民報》報道，BMI研究發(fā)布最新評級報告顯示，中東地區(qū)建筑工程市場增長速度排名全球首位，總體增速達6%。報告同時顯示，阿拉伯聯(lián)合酋長國在2012年之后取代沙特成為本地區(qū)增速最快的建筑工程市場。

根據(jù)Protenders數(shù)據(jù)，阿聯(lián)酋在執(zhí)行項目中，城市房建項目價值2383億美元，約占57%；油氣項目價值1005億美元，約占24%，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目價值813億美元，約占19%。

根據(jù)項目金額，Protenders排列了阿聯(lián)酋前五大開發(fā)商，按照項目額排序依次為：阿布扎比通用服務(wù)公司，占總額的27%；迪拜伊瑪爾地產(chǎn)，占總額的25%；阿布扎比國家石油公司，占總額的22%；迪拜道路交通局，占總額的21%；阿布扎比交通局，占總額的18%。

2.行業(yè)現(xiàn)狀

基建類的傳統(tǒng)行業(yè)，一直有“外延式”“粗放式”的特點，依靠人力資源和生產(chǎn)資源的不斷投入收益，毛利率較低，盈利能力偏弱。對比世界五百強中美上榜前10名企業(yè)的營業(yè)收入和利潤情況，中國建筑作為唯一榜上有名的建筑業(yè)企業(yè)，以千億級營業(yè)額著稱，利潤率僅為1.71%，可謂真正“薄利多銷”。作為勞動密集型產(chǎn)業(yè)，一方面占據(jù)能夠帶動社會就業(yè)的優(yōu)勢，多得到政府扶持；另一方面，龐大的生產(chǎn)成本和微弱的邊界效益使得公司成本管理環(huán)節(jié)稍有紕漏，就極易造成虧損。而在建項目作為建筑業(yè)企業(yè)的產(chǎn)品成型和資金出入的端口，其成本管理和控制的優(yōu)劣直接決定了企業(yè)的盈虧，標(biāo)志著企業(yè)市場競爭力的強弱。

3.綜合單價形式下的收入和成本組成的多樣性和復(fù)雜性

（1）收入。工程量清單產(chǎn)生于19世紀(jì)30年代的歐洲，西方國家把計算工程量、提供工程量清單專業(yè)化作為業(yè)主工料計量師的職責(zé)，所有的投標(biāo)都要以業(yè)主提供的工程量清單為基礎(chǔ)，從而使得最后的投標(biāo)結(jié)果具有可比性。工程量清單作為工程項目合同的一部分，以工程估量為量、綜合單價為價，加上暫估項、計日工及稅金，形成合同總價，構(gòu)成理想情況下項目的所有收入。工程量清單下的綜合單價由各分部分項工程逐條組成，每項分部分項工程包括綜合人工單價、材料單價、機具單價及利潤。

（2）成本。項目理論成本產(chǎn)生于工程量清單，是與產(chǎn)值能夠相對應(yīng)的成本，一項分部工程對應(yīng)一項收益，同時對應(yīng)一項理論成本。而項目實際生產(chǎn)過程中的成本，除了包含人工費、材料費、設(shè)備費之外，還有措施費用等間接費用，以及一些可能發(fā)生的風(fēng)險費用共同組成，使得項目的實際成本與理論成本之間以一套系統(tǒng)作為歸口，分項分析盈虧，加大了成本管理和分析的難度。

成本及收益核算系統(tǒng)主要以成本代碼為成本歸類劃分依據(jù)，將成本及收益項劃分為共計151個科目。其中成本部分分為直接成本、間接成本、維修金和公司管理費，共計125條細目。

4.精確成本核算的意義

清晰、準(zhǔn)確的項目成本月報是對項目治理狀況和項目績效動態(tài)測度的依據(jù)，借助項目建設(shè)成本月報來反映每個階段工作量的完成情況，進而可表征相應(yīng)時間截面的項目績效。在建項目成本按月核算及分析，是眾多建筑企業(yè)采用的成本管理模式。而成本報表數(shù)據(jù)是否全面、無誤，分析模型建立是否準(zhǔn)確、有效，則決定了項目是否能夠反映市場現(xiàn)狀、有效作為投標(biāo)依據(jù)以及成為領(lǐng)導(dǎo)決策參考的重點。

項目成本材料來源豐富，設(shè)計部門眾多，時間不一，成本錄入及劃分工作數(shù)據(jù)量龐大、繁瑣，保證成本數(shù)據(jù)輸入無遺漏、不重復(fù)、分類詳實是一件費時費力的工作。隨著項目進展，如何精準(zhǔn)成本大數(shù)據(jù)，靈活地對其中數(shù)據(jù)進行核查、提取，亦成為成本管理中的工作難點。所以，思索出一套可靠的成本錄入、核算及管理模型，能夠簡明地推廣于有經(jīng)驗的工料計量師或行業(yè)新晉，對企業(yè)的創(chuàng)效降本有極大裨益。

二、模型構(gòu)建思路

以付款單為例，成本錄入中需采集付款單包括付款單所屬部、采購合同編號等在內(nèi)基本信息共15項，對付款項進行核驗、審批流程、支票流程等信息共18項，對該付款單進行成本分析信息共2項。一張付款單包含成本信息共計35項，數(shù)據(jù)有日期、短文本、數(shù)字、貨幣等多種類型，在數(shù)據(jù)量龐大、錄入時間有限的情況下，單純依靠Excel內(nèi)置操作易出現(xiàn)不易察覺的錯誤，為后續(xù)成本統(tǒng)計核算及分析埋下隱患。

目前，項目多由工料計量師應(yīng)用Microsoft Excel進行成本錄入和成本代碼劃分工作。Microsoft Excel擁有強大的計算功能，是成本分析不可多得的應(yīng)用軟件。但由于其界面過于開放，存儲、修改、刪除數(shù)據(jù)過于便捷，容易導(dǎo)致單據(jù)信息錄入不完整、數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)誤錄誤刪等問題，對成本管理的精確性干擾較大。加之Excel軟件開發(fā)者對之“重計算、輕存儲”的功能定位，使其往往不能負荷龐大的數(shù)據(jù)量。如果合理運用Excel自帶的VBA功能，編寫相應(yīng)的代碼，對數(shù)據(jù)的輸入、讀取以及運算加以相應(yīng)的限制，可取長補短，實現(xiàn)運算和分析的高效性。

三、模型建立

模型的整體思路是，在經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，設(shè)計付款單，錄入必須的參數(shù)，編寫付款單據(jù)錄入和數(shù)據(jù)查詢界面，以可視化的方式逐條錄入數(shù)據(jù)和搜索，利用VBA存儲至后臺相應(yīng)的位置，從而在很大程度上減少操作性失誤。同時，可在登錄界面處設(shè)置登錄密碼，達到僅有管理人員有維護數(shù)據(jù)的權(quán)限功能。

為防止大量數(shù)據(jù)錄入時出現(xiàn)輸入錯誤，影響成本分析，在后臺設(shè)計時，還可將成本編碼、工作區(qū)域代號、部門名稱、付款期等固定項進行提前數(shù)據(jù)預(yù)設(shè)，用戶在錄入時可進行選擇操作。

功能設(shè)計：

根據(jù)系統(tǒng)要求，成本管理系統(tǒng)共設(shè)計有基礎(chǔ)設(shè)置、成本錄入管理以及查詢信息3個模塊。

首先進行用戶登錄操作。登錄成功后，進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)計。按照前文分析，主要包括付款項目、供應(yīng)商、合同號、合同總價、部門、付款工作區(qū)間、付款單號、成本、稅金、付款金額、項目成本代碼、項目工作區(qū)域等內(nèi)容。除基本代碼外，如供應(yīng)商名稱、付款項目名稱等信息固定但數(shù)目變化的量，還可以內(nèi)置于另外的Excel工作薄或工作表中，在啟動時調(diào)用。

實現(xiàn)完成基本信息設(shè)定后，進入下一個子模塊：信息錄入的設(shè)計。設(shè)計主要實現(xiàn)錄入、糾錯、提示、運算等幾個功能。對于輸入在平臺界面內(nèi)的正確數(shù)據(jù)，實現(xiàn)錄入，而如果信息處輸入有誤，輸入了不符合數(shù)據(jù)格式的項，程序能夠自動識別并提示，并對用戶進行相應(yīng)地提示，直到數(shù)據(jù)符合要求方可錄入。

查詢功能可在查找信息不全情況下，提示用戶補全查找信息。如輸入付款項查找信息后，對儲存在后臺的數(shù)據(jù)進行搜索。查找完成后，如輸入信息不在庫中，則提示未查找到該結(jié)果。

通過一些VBA關(guān)鍵代碼，輔之以基本設(shè)定，可以實現(xiàn)縮小數(shù)據(jù)錄入口，規(guī)范錄入格式以減少錯誤，增加付款單成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時，規(guī)整的數(shù)據(jù)類型可極大縮減后期成本數(shù)據(jù)分析時清理數(shù)據(jù)的工作量，方便數(shù)據(jù)的提取和計算。

四、結(jié)語

綜上所述，本文以一張付款單作為案例，嘗試編寫了一套基于Excel宏的數(shù)據(jù)管理平臺，論述如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式、位置的規(guī)范化，如何控制輸入變量，如何分離前臺和后臺?；谶@個初步構(gòu)想，當(dāng)數(shù)據(jù)量足夠大時，可對模型進一步完善，如將后臺數(shù)據(jù)與Access或甲骨文等數(shù)據(jù)庫軟件相連，通過修改數(shù)據(jù)輸入和提取位置的代碼，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的維護。當(dāng)項目體量較大或者成本來源復(fù)雜時，與現(xiàn)有的開放式的錄入相比，該模型下的成本錄入明顯提高了成本數(shù)據(jù)精確性，是實現(xiàn)過程中成本控制的前提和基礎(chǔ)，也為項目投標(biāo)提供可靠的參考依據(jù)。