企業(yè)內控管理中信息化的應用探討

蘇付軍

【摘? 要】隨著我國經濟的不斷發(fā)展，現代企業(yè)在運行過程中想要在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，就需要明確自身的問題，了解現代企業(yè)內控管理控制過程中信息化建設的重要性。近年來，隨著網絡和信息技術的不斷發(fā)展，在內控管理工作中加強信息化建設不僅有助于企業(yè)開展合理的管理工作，對于企業(yè)管理方案、理念的革新也極為重要，是企業(yè)與時俱進的成果。因此，信息化對于企業(yè)的發(fā)展來說極為重要。

【Abstract】With the continuous development of China's economy， if modern enterprises want to stand firm in the fierce market competition in the process of operation， they need to clarify their own problems and understand the importance of the informatization construction in the process of internal control management of modern enterprises. In recent years， with the continuous development of network and information technology， strengthening the informatization construction in the internal control management work is not only helpful for the enterprises to carry out reasonable management work， but also very important for the innovation of the enterprises' management scheme and concept， which is the result of the enterprises advancing with the times. Therefore， informatization is very important for the development of enterprises.

【關鍵詞】財務信息;信息共享;企業(yè);內控管理

【Keywords】financial information; information sharing; enterprises; internal control management

【中圖分類號】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0005-02

1 引言

企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)的建設目的主要是使企業(yè)在進行現代化、信息化和網絡化建設時能夠更高效地運行，這也是企業(yè)開展現代化管理工作的必然趨勢。上述系統(tǒng)的運行是將企業(yè)財務與經營資料通過計算機以及網絡的方式進行結合，轉化為計算機能夠識別的數字信息，通過這種方式使計算機和網絡系統(tǒng)能夠保證企業(yè)財務的資料得以全面采集，進一步使企業(yè)財務系統(tǒng)中涉及的各種資源在網絡平臺上得到實時更新和共享，大大提高了企業(yè)財務信息的提取效率和儲存效率。企業(yè)信息儲存與信息共享處理系統(tǒng)在應用時能夠保證企業(yè)內不同部門中的所有經營資源均以數字化的形式進行傳播，大大提高了企業(yè)的綜合管理水平，同時，這種系統(tǒng)在應用時能夠摒棄傳統(tǒng)信息管理帶來的麻煩，實現無紙化的信息儲存工作，提高了信息儲存的安全性[1]。

2 企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)

2.1 企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)概述

企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)在應用過程中的主要目的是將企業(yè)部門中的財務工作、經營目標、商業(yè)活動等企業(yè)多項經營活動中需要重視的內容進行統(tǒng)一整合，保證信息能夠及時儲存和共享，這是保證企業(yè)在現代化建設過程中推進網絡和數字化建設的基礎。該系統(tǒng)在應用過程中能夠使企業(yè)內的所有部門全面聯網，大大提高了信息調取的速度和質量，使信息能夠通過數據庫調選的形式快速儲存、檢索和復制，大大節(jié)約了儲存空間，并降低了財會管理工作的復雜程度，保證企業(yè)內不同部門能夠在企業(yè)進行某一項商業(yè)決策時快速調取相關財政資料，實現資源的共享，使企業(yè)的管理人員在進行決策時，能夠參考多方面和多個部門的資源。

企業(yè)的信息化建設工作中包含的內容較為復雜，具有較多的內容網絡，其中包括硬件系統(tǒng)、數據資源以及信息系統(tǒng)。俗稱的硬件系統(tǒng)，主要是指企業(yè)在開展數字化管理工作時，需要具備的計算機設備以及其他終端設備，這是開展信息化建設的物質基礎。想要建立完善的信息網絡，更為重要的一項內容就是信息系統(tǒng)是現代市場中相關企業(yè)和單位制作的一種內控管理數據共享系統(tǒng)，其核心就是數據庫內的各項商業(yè)資源，這也是企業(yè)落實內控管理措施的重要基礎。

2.2 企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)優(yōu)化的作用

由于企業(yè)在開展內控管理工作時，涉及的內容較廣，而內部控制環(huán)境是保證整個內控管理工作順利開展的重要因素，這與企業(yè)內控目標是否能夠實現有密切的聯系。相較于傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作，信息化建設背景下的企業(yè)內控管理系統(tǒng)能夠使企業(yè)各項工作的開展更加網絡化、智能化、現代化。實現企業(yè)內控管理工作的信息化有助于企業(yè)內部不同部門的交流和合作，使員工與領導之間能夠互相約束、互相監(jiān)督，保證企業(yè)內控范圍得以全面擴大，使企業(yè)的資源共享率得到進一步提高。

3 企業(yè)內控管理與企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)融合的路徑

3.1 保證企業(yè)內控管理的合理性

首先，企業(yè)內部的信息系統(tǒng)在設置初期，其主要功能是對企業(yè)運行過程中的各種資源信息和商業(yè)活動進行自動保存。由企業(yè)的財務科對企業(yè)的財務狀況進行統(tǒng)一記錄，在明確企業(yè)的財務狀況后，根據企業(yè)的發(fā)展方向和商業(yè)目標建立完善的工作計劃，其主要目的是使企業(yè)能夠在不同的商業(yè)環(huán)境下獲得最大化的財務支持。管理人員在進行商業(yè)決策時，可以與企業(yè)內部的管控狀況進行結合，了解企業(yè)中的經濟狀況和人力資源配置狀況，根據管控需求設置科學的管理方案。其次，在開展企業(yè)內控管理工作時，企業(yè)通過信息化的資源共享，能夠明確不同部門的責任制，并做好細化管理工作，將工作細化到人，從而使不同工作人員明確自身的責任，制定不同工作的授權管理制度，保證各個工作人員各司其職，使企業(yè)內控管理工作得到落實。

3.2 建立完善的企業(yè)內控管理監(jiān)督體系

企業(yè)在開展信息化管理工作時，能夠使企業(yè)內控管理工作流程進一步規(guī)范，其中，不僅包括企業(yè)內控管理工作，對于企業(yè)財務、人力資源以及信息的整合工作來說都有良好的規(guī)范作用。具體制度應包括企業(yè)信息系統(tǒng)管理者的職責、財務信息的原始憑證、入庫信息等多項內容。通過對各項資源進行合理的管理和監(jiān)督，能夠保證企業(yè)內控管理工作的安全性得到提高，避免出現信息泄露或資源遺失的問題。值得注意的是，監(jiān)督體系的建設過程中，應當委派某一個小組進行，不應將這一項職責落實到某一個人身上，這樣能夠避免在工作過程中人員主觀性過強而影響管理效果。

3.3 建立存檔系統(tǒng)

在信息的存檔與移動時，可以將系統(tǒng)內涉及的不同信息利用光盤或U盤等方式進行永久儲存，這樣不僅能夠使原始數據在數據庫中得到網絡化的保存，還能夠使數據保存于移動終端中，這樣能夠使所有資料得到有效的網絡備份。同時，光盤或U盤等移動終端體積極小，一個光盤或U盤可以儲存大量的企業(yè)經營資料和財務信息等內容，這樣能夠大大提高信息的儲存效率和調用效率。建議在企業(yè)內每個部門內應當留存至少三個移動終端。值得注意的是，由于移動終端不能連接網絡，所以在保存完成后，每隔一個月或者每一季度需要對終端內的資料進行更新，這樣能夠保證信息的時效性，但具體更新時間可根據企業(yè)的具體運行狀況進行合理調整，但每年至少需要進行一次更新。

4 企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)的應用價值

4.1 經濟效益

在應用過程中選擇企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)，能夠大大減少企業(yè)對信息儲存所需求的空間，能夠節(jié)約儲存耗材等相關建設成本，同時，還有助于提高企業(yè)內管理人員的工作效率，使企業(yè)信息管理人員在開展信息調配時更為便捷，避免長時間的無序操作，大大降低了管理人員的工作強度，使部門內的經濟效益得到提高。除此之外，通過有效的信息共享系統(tǒng)建設，能夠使企業(yè)在開展內控管理工作時，對資源夠進行統(tǒng)一整合，而不同部門的人員在對其他部門資源進行查看時，也能夠大大增強部門之間的互通性，使不同部門之間糾紛出現的頻率降低，提高了企業(yè)的管理效果和經濟效益。

4.2 管理效益

在企業(yè)內應用企業(yè)信息儲存與信息共享系統(tǒng)進行管理時，能夠對部門內進行有效的信息化管理，使企業(yè)進行決策和目標分析的時間大大縮短。相關管理人員在完成決策后，通過運用信息化網絡的方式，將相關資料快速發(fā)放給不同的部門，使各個部門能夠在短時間內了解企業(yè)的發(fā)展目標，盡快投入工作中，以便于企業(yè)開展統(tǒng)一化管理。通過這種方式有助于改善企業(yè)的內控管理質量，減少管理人員的工作量，提高企業(yè)決策的效率。

4.3 推動企業(yè)業(yè)務流程改革

在進行企業(yè)業(yè)務流程改革時，通過合理的信息化管理機制能夠激勵業(yè)務流程改革效果的提升，使傳統(tǒng)的監(jiān)管制度轉變?yōu)閷ζ髽I(yè)內部工作人員的激勵和引導，保證各項內控管理工作科學且民主地進行。對于企業(yè)流程改革來說，建立完善的信息化系統(tǒng)有助于企業(yè)業(yè)務監(jiān)管的精確度得到大大提高，有效對業(yè)務流程進行管理，使企業(yè)的業(yè)務流程方向得到控制，對于企業(yè)的工作職責細化和部門之間的監(jiān)督來說，均有積極的促進作用。

5 結語

在信息化時代的背景下，企業(yè)想要開展有效的內控管理工作，就需要與信息化建設掛鉤，使企業(yè)科學的管理經驗得到不同部門的廣泛應用，建立完善的企業(yè)革新制度，使我國企業(yè)滿足市場需求。

【參考文獻】

【1】尹敘莉.企業(yè)財務管理內控體制的建設與風險防范[J].納稅，2019，13（30）：67-68.