基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)的采購業(yè)務(wù)管理實(shí)踐

邊洪錄　高歌

【摘? 要】針對(duì)企業(yè)原物資采購業(yè)務(wù)紙質(zhì)審簽過程中存在的業(yè)務(wù)審批不及時(shí)、數(shù)據(jù)更新慢、審批信息錯(cuò)誤多、過程內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)高等問題，以O(shè)A自動(dòng)化辦公系統(tǒng)為平臺(tái)，開發(fā)了采購業(yè)務(wù)管理模塊，實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)全流程信息化管理，提高了采購效率，降低了采購成本和內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。論文主要介紹實(shí)踐的背景、系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)、表單和流程設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)綜合利用、實(shí)施效果等方面的內(nèi)容。

【Abstract】In view of the problems existing in the process of paper-based examination and approval of enterprises' original material purchase business， such as untimely examination and approval of business， slow updating of data， many errors in examination and approval information， high risk of internal control in the process， and on the platform of OA automation office system， the procurement business management module is developed， which realizes the whole process information management of the procurement business， improves the procurement efficiency， reduces the procurement cost and internal control risk. The paper mainly introduces the background of practice， system framework design， form and process design， data comprehensive utilization， implementation effect and so on.

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化;采購管理;系統(tǒng)框架

【Keywords】office automation; procurement management; system framework

【中圖分類號(hào)】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0003-02

1 引言

神舟生物是以生物發(fā)酵和化學(xué)提取為關(guān)鍵工藝的原料藥制造企業(yè)，該企業(yè)原有物資采購全流程均使用紙質(zhì)審簽，合同臺(tái)賬采用Excel表格人工更新，業(yè)務(wù)開展過程中主要存在以下問題：①流程審簽時(shí)間長，存在不及時(shí)和事后補(bǔ)簽現(xiàn)象;②審簽表單為人工填寫，表單填寫的完整性和準(zhǔn)確性時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，審批過程預(yù)防差錯(cuò)的難度大;③數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，統(tǒng)計(jì)和查詢時(shí)間長，數(shù)據(jù)綜合利用效果差;④業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間存在時(shí)間差，對(duì)賬難度大;⑤采購業(yè)務(wù)審計(jì)工作量大，風(fēng)險(xiǎn)控制難度高?；谏鲜鰡栴}，企業(yè)亟需通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)審批流程的在線移動(dòng)簽署和數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集分析，提高采購效率，控制采購風(fēng)險(xiǎn)。

該企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)包括用友U8的庫存管理模塊，浪潮GS財(cái)務(wù)系統(tǒng)和致遠(yuǎn)A8-V5辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。為節(jié)約項(xiàng)目實(shí)施的投資，同時(shí)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的人員能力，最終確定在致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)平臺(tái)上，利用其業(yè)務(wù)生成器的功能，通過建立表單流程和基礎(chǔ)信息表單之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的全流程信息化管理。

2 系統(tǒng)的總體框架

采購管理系統(tǒng)由數(shù)據(jù)應(yīng)用層、業(yè)務(wù)流程層和基礎(chǔ)信息層三層框架組成：中間業(yè)務(wù)流程層以物資計(jì)劃、采購、入庫、報(bào)銷付款審批和供應(yīng)商新增、變更的審批兩部分為主線，共涉及了30余個(gè)模板流程，覆蓋了企業(yè)采購管理的全部過程;底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層通過與業(yè)務(wù)流程層交換數(shù)據(jù)信息，形成5大類檔案或臺(tái)賬;數(shù)據(jù)應(yīng)用層通過基礎(chǔ)信息層形成7類統(tǒng)計(jì)信息，為日常管理、考核和決策提供數(shù)據(jù)支撐。系統(tǒng)總體框架如圖1所示。

同時(shí)通過配置OA系統(tǒng)與U8系統(tǒng)的集成接口，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)采購物資與U8倉庫管理模塊的無縫對(duì)接。

3 表單和流程設(shè)計(jì)

3.1表單設(shè)計(jì)

本文采用的系統(tǒng)平臺(tái)版本為V6.1SP2，表單采用Microsoft InfoPath進(jìn)行格式設(shè)計(jì)和控件定義，導(dǎo)入OA系統(tǒng)后進(jìn)行數(shù)據(jù)類型和操作定義。系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，重新對(duì)審批表單進(jìn)行了結(jié)構(gòu)化定義和完善，增加了用于流程跳轉(zhuǎn)判斷、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、查詢統(tǒng)計(jì)及審批所需關(guān)鍵信息的字段。

表單設(shè)計(jì)采用的控件可根據(jù)功能分為兩類：顯性控件和隱性空間[1]。其中，顯性是組成表單的主體，用于表單內(nèi)容的填寫和審批，同時(shí)也可用于流程流轉(zhuǎn)判斷和數(shù)據(jù)校驗(yàn);隱性控件是指表單中不顯示的控件，主要用于數(shù)據(jù)校驗(yàn)和查詢統(tǒng)計(jì)。

表單字段數(shù)據(jù)類型的確定遵循了如下的原則：①審批意見欄使用“流程處理意見”類型，簽字欄采用“選擇人員”類型;人員、部門、日期等字段采用系統(tǒng)響應(yīng)的類型，不得采用文本框類型。②對(duì)于分類用字段采用枚舉類型;枚舉值個(gè)數(shù)小于等于3時(shí)，用單選按鈕，枚舉值個(gè)數(shù)大于3時(shí)使用下拉框。③各類表單編號(hào)必須使用系統(tǒng)的流水號(hào)功能進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。④針對(duì)價(jià)格的字段要求保留4位小數(shù)，針對(duì)金額的字段要求保留2位小數(shù)。⑤可從其他表單或基礎(chǔ)信息中關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，應(yīng)采用表單關(guān)聯(lián)類型，盡可能避免人工填寫。

3.2 流程設(shè)計(jì)

根據(jù)企業(yè)采購相關(guān)管理制度的要求，設(shè)計(jì)和優(yōu)化審批流程，在原紙質(zhì)表單審批流程的基礎(chǔ)上，利用系統(tǒng)協(xié)同、會(huì)簽、告知等功能，實(shí)現(xiàn)表單的審批，擴(kuò)大表單信息流轉(zhuǎn)的范圍。在流程設(shè)計(jì)中，充分利用表單控件的數(shù)據(jù)，設(shè)置分支條件的自動(dòng)跳轉(zhuǎn)，提高流程流轉(zhuǎn)效率，保證審批流程合規(guī)性。流程設(shè)計(jì)完成后，通過系統(tǒng)的流程仿真功能進(jìn)行流程校驗(yàn)，正確后方可試用。

3.3 數(shù)據(jù)校驗(yàn)和防差錯(cuò)設(shè)計(jì)

為保證表單審批過程中的數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性，主要采用了以下措施：①設(shè)置操作必填選項(xiàng)，保證填寫的完整性;②通過采用枚舉、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、日期等數(shù)據(jù)類型，更多地利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，減少表單數(shù)據(jù)的人工輸入;③利用表單的數(shù)據(jù)校驗(yàn)功能，設(shè)置關(guān)鍵校驗(yàn)信息，確保數(shù)據(jù)填寫符合要求，如在報(bào)銷流程中設(shè)置報(bào)銷金額必須小于等于合同到貨金額，報(bào)銷開支金額和財(cái)務(wù)核準(zhǔn)金額必須相等，付款流程中設(shè)置付款進(jìn)度不得大于100%，貨到付款時(shí)付款金額必須小于已報(bào)銷金額等;④通過設(shè)置流程發(fā)起先后順序，確保流程審批和業(yè)務(wù)同步實(shí)施，避免先做后批的現(xiàn)象，例如，合同審批結(jié)束后才能發(fā)起后續(xù)請驗(yàn)和報(bào)銷流程，報(bào)銷流程發(fā)起時(shí)必須關(guān)聯(lián)入庫流程等。

4 基礎(chǔ)信息的創(chuàng)建和更新

利用系統(tǒng)業(yè)務(wù)生成器的功能，創(chuàng)建物料檔案、供應(yīng)商檔案和合同臺(tái)賬等基礎(chǔ)信息底表，已有數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)導(dǎo)入功能直接導(dǎo)入，新增數(shù)據(jù)通過流程表單的數(shù)據(jù)存檔功能創(chuàng)建，并通過相關(guān)聯(lián)的流程表單對(duì)臺(tái)賬內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新[2]。針對(duì)需要使用未結(jié)束流程中的表單數(shù)據(jù)的情況，在信息底表中設(shè)計(jì)了預(yù)寫字段，用于保存該數(shù)據(jù)，能夠有效提高數(shù)據(jù)利用的準(zhǔn)確性。

例如，原材料合同臺(tái)賬，包括了合同的基本信息、合同到貨請驗(yàn)、入庫、報(bào)銷和付款的全部信息，并設(shè)計(jì)了流程中的請驗(yàn)數(shù)量、報(bào)銷金額和付款金額3個(gè)“外部預(yù)寫”字段，以確保數(shù)據(jù)校驗(yàn)的準(zhǔn)確性。該臺(tái)賬通過合同審批表單的數(shù)據(jù)存檔功能創(chuàng)建數(shù)據(jù)，利用請驗(yàn)、入庫、報(bào)銷、付款等相關(guān)表單的數(shù)據(jù)回寫功能實(shí)時(shí)更新臺(tái)賬的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)。

5 數(shù)據(jù)應(yīng)用層的實(shí)現(xiàn)

數(shù)據(jù)應(yīng)用層主要利用OA系統(tǒng)的查詢和統(tǒng)計(jì)功能以及第三方BI軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)7類信息的分類統(tǒng)計(jì)，包括新增供應(yīng)商數(shù)量統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商欠款統(tǒng)計(jì)、重要物料的欠款統(tǒng)計(jì)、物料采購數(shù)量和金額統(tǒng)計(jì)、物料歷史價(jià)格統(tǒng)計(jì)、發(fā)票報(bào)銷的統(tǒng)計(jì)和資金流出的統(tǒng)計(jì)，同時(shí)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要，隨時(shí)定制統(tǒng)計(jì)信息，為決策人員提供數(shù)據(jù)支撐[3]。

6 應(yīng)用的效果及后續(xù)改進(jìn)的思路

通過系統(tǒng)的應(yīng)用，具體有以下幾方面效果：①降低采購成本。通過比較分析各物料的歷史價(jià)格，引入新供應(yīng)商，合理地競價(jià)議價(jià)談判，實(shí)現(xiàn)了采購成本的降低。②降低差錯(cuò)，提高采購效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。③規(guī)范內(nèi)控。通過信息系統(tǒng)規(guī)范采購流程，加強(qiáng)審批流程控制和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，強(qiáng)化對(duì)采購業(yè)務(wù)的管控與監(jiān)督，有效促進(jìn)了采購業(yè)務(wù)的公開化、透明化、科學(xué)化。

后續(xù)改進(jìn)的主要思路：①持續(xù)優(yōu)化采購流程，開發(fā)數(shù)據(jù)綜合統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，提高數(shù)據(jù)利用效率;②開發(fā)采購業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口工具，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)實(shí)施和財(cái)務(wù)記賬功能的同步，提高財(cái)務(wù)記賬及時(shí)性和工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

【1】孫慧友，趙亮.高校OA系統(tǒng)辦公流程審批的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].吉林化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，36（09）：79-81.

【2】馬靜.信息化管理系統(tǒng)對(duì)采購過程的有效控制[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（24）：37.

【3】朱翠娟，黨相文，趙建光，等.中小型企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].吉林大學(xué)學(xué)報(bào)（信息科學(xué)版），2015，33（06）：723-727.