以專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)提升廢舊物資管理水平

張旭 寧文澤 司泰龍 張新磊

[摘要]廢舊物資管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的薄弱環(huán)節(jié)。本文突出新時(shí)代內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督與服務(wù)并重的職能定位，探討通過(guò)開(kāi)展廢舊物資專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)以及其他內(nèi)部審計(jì)方法，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督、評(píng)價(jià)、建議作用，助力企業(yè)廢舊物資管理水平提升。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部審計(jì)? ? 職能定位? ? 廢舊物資? ? 管理

一般情況下，企業(yè)特別是重資產(chǎn)型企業(yè)都會(huì)涉及廢舊物資管理。但廢舊物資一般零散瑣碎、涉及金額不大，容易被管理者忽視。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)明確定位，履行好監(jiān)督、評(píng)價(jià)、建議職能，在揭示廢舊物資管理風(fēng)險(xiǎn)及問(wèn)題、提出審計(jì)建議、督促問(wèn)題整改、促進(jìn)提高企業(yè)廢舊物資管理水平方面發(fā)揮積極作用。

一、明確廢舊物資管理重要性

一是防控廉潔風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)廢舊物資數(shù)量不大、價(jià)值不高，但積少成多、積小成大，如果長(zhǎng)期不予關(guān)注，保管人員有機(jī)會(huì)隨意甚至惡意拆解、處置、變賣(mài)廢舊物資，天長(zhǎng)日久就容易在一定范圍內(nèi)形成“小金庫(kù)”，滋生腐敗，產(chǎn)生廉潔風(fēng)險(xiǎn)。

二是防止資產(chǎn)流失。廢舊物資雖然價(jià)值較低，但仍屬于企業(yè)的資產(chǎn)。一方面，加強(qiáng)管理可以防止廢舊物資以各種方式流出企業(yè)，以免造成經(jīng)濟(jì)損失;另一方面，澄清廢舊物資和可利用物資界面，能夠促進(jìn)在合理范圍內(nèi)修舊利廢，延長(zhǎng)資產(chǎn)使用壽命，確保物盡其用。

三是促進(jìn)單位資產(chǎn)精簡(jiǎn)有效。加強(qiáng)廢舊物資管理，及時(shí)淘汰老舊資產(chǎn)并進(jìn)行更新迭代，能夠保證企業(yè)資產(chǎn)精簡(jiǎn)高效，降低不必要的資產(chǎn)管理成本，更有利于增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、提升企業(yè)價(jià)值。

四是加強(qiáng)跨部門(mén)協(xié)作。廢舊物資管理業(yè)務(wù)鏈條長(zhǎng)，涉及資產(chǎn)使用保管部門(mén)、固定資產(chǎn)管理部門(mén)、物資管理部門(mén)、工程管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，理順業(yè)務(wù)流程，保證責(zé)任落實(shí)，能夠加強(qiáng)企業(yè)跨部門(mén)協(xié)作，提升溝通效率，各部門(mén)各司其職，共同提升企業(yè)資產(chǎn)管理水平。

二、開(kāi)展廢舊物資專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)

（一）內(nèi)控制度方面

相對(duì)于外部審計(jì)，內(nèi)審人員更容易了解企業(yè)真實(shí)情況。審計(jì)過(guò)程中要充分利用這一優(yōu)勢(shì)，不僅從形式上檢查企業(yè)是否制定廢舊物資管理規(guī)章制度，還要認(rèn)真查看制度內(nèi)容，思考是否適用于企業(yè)實(shí)際，是否涵蓋各關(guān)鍵環(huán)節(jié)，進(jìn)行實(shí)質(zhì)內(nèi)容層面的審查。比如，檢查內(nèi)控制度時(shí)，發(fā)現(xiàn)本單位參照?qǐng)?zhí)行的是上級(jí)單位發(fā)布的廢舊物資通用管理制度，很多方面不適用于本單位實(shí)際情況，造成責(zé)任不清、執(zhí)行困難、實(shí)際內(nèi)控制度不健全。

內(nèi)控制度是企業(yè)管理的基礎(chǔ)和依據(jù)，存在該類(lèi)問(wèn)題時(shí)，務(wù)必要求責(zé)任部門(mén)建立健全規(guī)章制度，或以簡(jiǎn)單實(shí)用為原則，在通用制度基礎(chǔ)上制定差異性條款;或繪制管理流程圖，注明責(zé)任人、文件單據(jù)、審批程序等，夯實(shí)廢舊物資管理基礎(chǔ)。

（二）計(jì)劃管理方面

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。企業(yè)廢舊物資一般比較零散，需要積累后批量處置。為推進(jìn)廢舊物資管理，由資產(chǎn)價(jià)值或?qū)嵨锕芾聿块T(mén)牽頭，收集待報(bào)廢的固定資產(chǎn)、一般物資及工程項(xiàng)目拆舊物資信息，制訂年度報(bào)廢或處置計(jì)劃是廢舊物資管理的一項(xiàng)好經(jīng)驗(yàn)。內(nèi)審人員可詢(xún)問(wèn)相關(guān)部門(mén)是否統(tǒng)籌企業(yè)年度（或一定時(shí)間段）擬報(bào)廢物資情況制訂管理計(jì)劃。如果有計(jì)劃，根據(jù)對(duì)企業(yè)的了解，判斷不同來(lái)源、種類(lèi)的廢舊物資是否均在計(jì)劃中得以體現(xiàn)，處置批次的劃分是否符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)律。在此基礎(chǔ)上，檢查企業(yè)廢舊物資處置競(jìng)價(jià)和成交資料，將實(shí)際處置情況與計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)分析，了解企業(yè)是否在計(jì)劃完備性或計(jì)劃執(zhí)行率方面存在問(wèn)題，評(píng)價(jià)企業(yè)廢舊物資計(jì)劃管控水平。

如果企業(yè)廢舊物資計(jì)劃管理不完善，從提升管理水平和管理效能的角度出發(fā)，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)建議企業(yè)建立廢舊物資計(jì)劃管控機(jī)制，指定責(zé)任部門(mén)，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)。在計(jì)劃的指引下，推動(dòng)管理鏈條中各部門(mén)完成全年廢舊物資的報(bào)廢、處置工作，并考核計(jì)劃完成率。

（三）責(zé)任落實(shí)和業(yè)務(wù)銜接方面

廢舊物資管理的特點(diǎn)之一是業(yè)務(wù)鏈條長(zhǎng)?？赡苌婕捌髽I(yè)多個(gè)部門(mén)，如果各部門(mén)責(zé)任落實(shí)不到位、管理流程脫節(jié)，就會(huì)導(dǎo)致廢舊物資處置流程執(zhí)行不順暢。審計(jì)過(guò)程中，內(nèi)審人員應(yīng)檢查企業(yè)管理制度或規(guī)定，了解是否對(duì)廢舊物資管理職責(zé)和業(yè)務(wù)流程作出明確規(guī)定;檢查物資報(bào)廢申請(qǐng)、技術(shù)鑒定、報(bào)廢審批、拆除回收、價(jià)值評(píng)估、上網(wǎng)競(jìng)價(jià)、實(shí)物交接、資金回收等全過(guò)程資料，統(tǒng)計(jì)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)花費(fèi)的時(shí)間，評(píng)價(jià)管理責(zé)任是否落實(shí)、業(yè)務(wù)流程是否順暢。

如果發(fā)現(xiàn)責(zé)任不明確、流程不暢通等問(wèn)題，內(nèi)審人員應(yīng)從提升管理角度出發(fā)，主導(dǎo)多個(gè)部門(mén)在業(yè)務(wù)銜接環(huán)節(jié)共同梳理職責(zé)界面、建立連接機(jī)制，即時(shí)達(dá)成一致意見(jiàn)，將問(wèn)題解決方案固化于規(guī)章制度之中。另外，如果責(zé)任和流程有明確規(guī)定但執(zhí)行力度不夠，一方面內(nèi)部審計(jì)應(yīng)建議職能管理部門(mén)建立監(jiān)督考核機(jī)制，推動(dòng)各部門(mén)切實(shí)落實(shí)工作責(zé)任;另一方面應(yīng)建議加強(qiáng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)及應(yīng)用，將工作流程固化于信息系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)顯示廢舊物資業(yè)務(wù)處理進(jìn)度及當(dāng)前責(zé)任部門(mén)（人員），以便于責(zé)任履行及責(zé)任界定。

（四）實(shí)物管控方面

重視實(shí)物管控是保證資產(chǎn)安全完整的必要條件。由于廢舊物資分散瑣碎，實(shí)物管控不到位容易造成物資被盜、毀損、丟失等。審計(jì)過(guò)程中，內(nèi)審人員應(yīng)赴廢舊物資倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行實(shí)地檢查，查看擬報(bào)廢物資、廢舊物資是否在專(zhuān)門(mén)區(qū)域整齊擺放、完好保存，并分類(lèi)建立實(shí)物卡片;詢(xún)問(wèn)是否指定專(zhuān)人保管并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，查看是否形成完整準(zhǔn)確的廢舊物資臺(tái)賬，清晰顯示規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、來(lái)源等;檢查實(shí)物流轉(zhuǎn)過(guò)程資料，查看廢舊物資在企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)間移交形成的移交資料、企業(yè)與回收商交接形成的交接資料，了解是否規(guī)范履行出入庫(kù)、清點(diǎn)、過(guò)磅手續(xù)，比對(duì)分析是否存在廢舊物資未經(jīng)處置流出企業(yè)而造成企業(yè)資產(chǎn)流失的情況。

如果存在該方面問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)建議明確廢舊物資從報(bào)廢申請(qǐng)到處置交接各環(huán)節(jié)的實(shí)物保管責(zé)任、保管地點(diǎn)、保管措施、應(yīng)履行的實(shí)物流轉(zhuǎn)手續(xù)等，保證資產(chǎn)安全完整。

（五）處置管理方面

廢舊物資處置能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)物流出和資金流入的最終結(jié)果。內(nèi)部審計(jì)要注重推動(dòng)該業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)規(guī)范操作，保證企業(yè)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)過(guò)程中，內(nèi)審人員應(yīng)檢查處置的廢舊物資是否完成規(guī)定的審批手續(xù)及工作流程，需要價(jià)值評(píng)估的是否具備價(jià)值評(píng)估資料，評(píng)價(jià)處置計(jì)劃完成情況;了解企業(yè)廢舊物資處置是否以網(wǎng)上競(jìng)價(jià)或其他規(guī)定的形式開(kāi)展，檢查競(jìng)價(jià)委托代理合同、代理人和回收商的資質(zhì)、銷(xiāo)售合同等，評(píng)價(jià)回收價(jià)格是否合理、處置流程是否規(guī)范;檢查資金回收、費(fèi)用列支相關(guān)核算資料，評(píng)價(jià)企業(yè)是否嚴(yán)格執(zhí)行收支兩條線(xiàn)，是否及時(shí)、足額收回處置資金，處置費(fèi)用列支是否合理。

如果存在該方面問(wèn)題，內(nèi)審人員可根據(jù)情況提出以下建議：一是物資管理部門(mén)在組織處置前，制定一份完備且易于操作的總體檢查清單，檢查前期各項(xiàng)工作資料是否完備、實(shí)物是否完好并處于可交接狀態(tài)、涉密載體是否經(jīng)過(guò)脫密處理等，保證實(shí)物流出規(guī)范。二是網(wǎng)上競(jìng)價(jià)環(huán)節(jié)選取資質(zhì)合格的代理單位，由其規(guī)范開(kāi)展競(jìng)價(jià)活動(dòng)，組織簽訂銷(xiāo)售合同。三是明確實(shí)物移交和資金回收的時(shí)限、處置費(fèi)用類(lèi)型和列支標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行收支兩條線(xiàn)，建立回收商黑名單，保證資金流入規(guī)范。

（六）工程項(xiàng)目拆舊物資管控方面

內(nèi)部審計(jì)應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目拆舊物資管控予以關(guān)注。一般來(lái)說(shuō)，無(wú)論是技術(shù)改造還是大修類(lèi)工程項(xiàng)目，或多或少都會(huì)涉及退役設(shè)備和拆舊物資，退役設(shè)備等固定資產(chǎn)一般管理比較規(guī)范，但拆舊物資由于沒(méi)有單獨(dú)的賬面價(jià)值和資產(chǎn)卡片，容易被企業(yè)管理忽略。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)檢查廢舊物資計(jì)劃，了解工程項(xiàng)目拆舊物資是否納入企業(yè)廢舊物資總體管理范疇;檢查項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容是否包含拆除項(xiàng)，如果有拆除項(xiàng)并涉及拆舊物資，追查是否有退庫(kù)及物資管理部門(mén)的回收資料;檢查各項(xiàng)資料的完備性，如初步設(shè)計(jì)文件是否包含拆舊物資清單和處置建議，合同條款是否包含拆舊物資的相關(guān)約定，施工資料中是否形成實(shí)際拆除物資清單，結(jié)算資料是否包含廢舊物資回收說(shuō)明等。

在管理中，工程項(xiàng)目拆舊物資普遍存在以料抵工、施工方隨意處置等習(xí)慣性違規(guī)現(xiàn)象，內(nèi)部審計(jì)要充分發(fā)揮作用，扭轉(zhuǎn)企業(yè)對(duì)于工程項(xiàng)目廢舊物資管理的漠視態(tài)度，提高企業(yè)重視程度，加強(qiáng)管理。一是制訂廢舊物資計(jì)劃時(shí)，牽頭部門(mén)要注重收集擬實(shí)施的各工程項(xiàng)目拆舊物資信息，完善計(jì)劃的同時(shí)充分提醒項(xiàng)目管理部門(mén)注重拆舊物資管理。二是在工程項(xiàng)目初設(shè)評(píng)審、招投標(biāo)、合同簽訂、施工、結(jié)決算等環(huán)節(jié)，明確項(xiàng)目管理部門(mén)責(zé)任，履行拆舊物資管理職責(zé)，保證施工單位拆除的廢舊物資及時(shí)足額退庫(kù)。三是制定工程項(xiàng)目拆舊物資清單，加強(qiáng)物資管理部門(mén)的過(guò)程控制，通過(guò)參與工程竣工驗(yàn)收或結(jié)算審核等方式，對(duì)照清單督促項(xiàng)目管理部門(mén)以及施工單位完成拆除、退庫(kù)、移交等工作，推進(jìn)保質(zhì)保量回收拆舊物資。

三、通過(guò)其他內(nèi)審方式加強(qiáng)廢舊物資管理

（一）內(nèi)部控制審計(jì)

企業(yè)在開(kāi)展內(nèi)部控制或經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)時(shí)，會(huì)檢查企業(yè)內(nèi)控制度的建立健全情況，可在此關(guān)注廢舊物資內(nèi)控制度建立健全情況。若內(nèi)控制度健全完善，說(shuō)明企業(yè)在該業(yè)務(wù)領(lǐng)域規(guī)范管理存在基礎(chǔ)和依據(jù);若內(nèi)控制度缺失或未能根據(jù)變化及時(shí)進(jìn)行修訂，基本上可以確定企業(yè)在該業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在管理漏洞或薄弱點(diǎn)，廢舊物資管理很可能存在整體性問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，在設(shè)計(jì)審計(jì)程序時(shí)應(yīng)予以應(yīng)對(duì)，獲取充分適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)，為發(fā)表審計(jì)意見(jiàn)、提出審計(jì)建議提供依據(jù)。

（二）庫(kù)存物資監(jiān)盤(pán)

企業(yè)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)定期或不定期地對(duì)物資盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)盤(pán)。監(jiān)盤(pán)過(guò)程需觀察倉(cāng)庫(kù)環(huán)境，如果發(fā)現(xiàn)大量殘次冷廢物資或廢舊物資長(zhǎng)期堆放在倉(cāng)庫(kù)中未進(jìn)行適當(dāng)處置，則說(shuō)明企業(yè)廢舊物資管理流程或責(zé)任落實(shí)方面可能存在問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步獲取審計(jì)證據(jù)，揭示廢舊物資管理問(wèn)題并提出改進(jìn)建議。

（三）工程項(xiàng)目審計(jì)

內(nèi)審部門(mén)在開(kāi)展工程項(xiàng)目審計(jì)時(shí)，應(yīng)同時(shí)關(guān)注拆舊物資管理情況。檢查是否存在拆舊物資去向不明、回收量不足等問(wèn)題。另外，內(nèi)部審計(jì)人員可能會(huì)以其他方式參與工程項(xiàng)目管理，如要求審計(jì)部門(mén)參加工程項(xiàng)目初設(shè)評(píng)審，并承擔(dān)工程項(xiàng)目結(jié)算審核任務(wù)。初設(shè)評(píng)審時(shí)，應(yīng)關(guān)注初設(shè)文件是否包含拆舊物資清單，是否由資產(chǎn)管理部門(mén)出具處置意見(jiàn)、提出評(píng)審意見(jiàn)并監(jiān)督完善該方面內(nèi)容。開(kāi)展結(jié)算審核時(shí)，應(yīng)要求施工單位提供物資拆除、退庫(kù)的證明材料，如果不能提供，該部分金額在結(jié)算審核時(shí)應(yīng)予以扣除，由此控制施工單位完成廢舊物資拆除任務(wù)并足額交回。

（作者單位：國(guó)家電網(wǎng)有限公司技術(shù)學(xué)院分公司，

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