關(guān)于強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理策略的思考

孟蒙

摘 要： 現(xiàn)代社會(huì)產(chǎn)業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)單位為保障平穩(wěn)發(fā)展，將電子檔案管理工作著重加強(qiáng)，是提升市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)適應(yīng)能力的有效措施。事業(yè)單位電子檔案管理階段，需要將傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行調(diào)整，利用科技手段將電子化的管理模式構(gòu)建，提升各類(lèi)數(shù)據(jù)、信息的搜集應(yīng)用效率，為其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)步奠定良好基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位;電子檔案管理;策略

0 引言

檔案作為企業(yè)內(nèi)部的重要信息構(gòu)成類(lèi)型，不僅能夠反映在一段時(shí)間之內(nèi)的經(jīng)營(yíng)情況，也能對(duì)預(yù)測(cè)未來(lái)產(chǎn)業(yè)發(fā)展形勢(shì)帶來(lái)借鑒參考?，F(xiàn)如今人們對(duì)現(xiàn)代化、信息化的產(chǎn)業(yè)發(fā)展要求逐漸增多，人事檔案管理需要將高效性、便捷性提升，突破時(shí)間、空間的局限性，此時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息有效存儲(chǔ)，后期在信息調(diào)用的過(guò)程中也能獲得便捷條件，對(duì)提升企業(yè)工作效率有積極影響作用。因此探索強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理方式，是推進(jìn)事業(yè)單位改革發(fā)展，提升其產(chǎn)業(yè)影響力的必要措施，具體分析論述如下：

1 注重檔案管理的科技創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展建設(shè)需要將科技創(chuàng)新手段有效應(yīng)用起來(lái)，電子檔案管理階段探索創(chuàng)新實(shí)踐路徑，需要將新型的信息技術(shù)手段應(yīng)用到實(shí)踐之中，各類(lèi)信息資料利用信息化的手段措施，進(jìn)行人事檔案管理，此時(shí)內(nèi)部資料利用數(shù)字化的技術(shù)手段進(jìn)行分類(lèi)整理、匯總編制，在企業(yè)內(nèi)部能夠?qū)n案資料快速調(diào)用，也有助于企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享。這種技術(shù)手段能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案應(yīng)用階段的問(wèn)題，避免因紙張腐爛、存儲(chǔ)不當(dāng)?shù)葘?dǎo)致字跡模糊、信息丟失等情況。而且利用數(shù)字化的信息處理手段，還能將空間條件節(jié)約應(yīng)用，控制檔案資料室管理方面的一系列問(wèn)題以及經(jīng)濟(jì)投入。當(dāng)事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)科技創(chuàng)新，人事檔案管理部門(mén)的責(zé)任心也不斷增強(qiáng)，日常在個(gè)人技能拓展以及系統(tǒng)平臺(tái)的管理維護(hù)階段，都能確保檔案管理各項(xiàng)工作有秩序的開(kāi)展，經(jīng)過(guò)積極有效的溝通交流，資源的共享應(yīng)用效果也逐漸提升。

2 人事檔案電子化制度建設(shè)

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作期間，要認(rèn)識(shí)到其核心內(nèi)容的復(fù)雜性，需要將事業(yè)單位人事檔案管理制度建立起來(lái)，確保電子化管理的目標(biāo)能夠順利實(shí)現(xiàn)。按照現(xiàn)如今事業(yè)單位在實(shí)踐工作方面的基本要求，將人事檔案管理機(jī)制優(yōu)化建立起來(lái)，需要與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展緊密聯(lián)系，也需要做好各個(gè)部門(mén)的優(yōu)化管理，確保各項(xiàng)工作能夠協(xié)調(diào)性開(kāi)展。事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)在制度的影響之下，利用電子化的管理形式，能夠?qū)?zhuān)屬于事業(yè)單位的運(yùn)維管理模式建立起來(lái)，對(duì)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)步有積極影響作用。

還有一方面就是在獎(jiǎng)懲機(jī)制建設(shè)過(guò)程中，為避免基層的檔案管理工作人員出現(xiàn)消極倦怠心理，影響最終的工作效率，甚至對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)步帶來(lái)負(fù)面影響作用。所以需要建立適宜的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將員工的工作積極性、主動(dòng)性不斷提升。當(dāng)事業(yè)單位的工作熱情建立起來(lái)，且能夠認(rèn)識(shí)到自己在部門(mén)中并不是可有可無(wú)的，這樣一來(lái)員工注重自我的約束與管理，在完成本職工作的同時(shí)，能夠積極與其他部門(mén)員工配合，明確自身的發(fā)展定位，提升個(gè)人的專(zhuān)業(yè)技能、職業(yè)道德。在進(jìn)行人事檔案信息查找或搜集的過(guò)程中，能夠快速獲取相應(yīng)的信息內(nèi)容。按照制度要求出現(xiàn)工作失誤，也能及時(shí)進(jìn)行修改與調(diào)整，給企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)步提出建設(shè)性意見(jiàn)。

3 事業(yè)單位要高度重視人事檔案電子化管理

企事業(yè)單位在利用電子化管理模式能夠?qū)n案信息的利用率提升，對(duì)比以往的檔案存儲(chǔ)與應(yīng)用的基本形式，電子化的檔案信息在搜集、存儲(chǔ)、分類(lèi)等方面具備自身的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，最終人事檔案信息的利用率也顯著提升。電子化管理能夠依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及軟件平臺(tái)，從海量信息中查找出目標(biāo)資料條件，是從源頭控制檔案信息遺漏的有效措施方法，因此也需要在現(xiàn)代發(fā)展形勢(shì)之下，提升電子化管理的整體效率，將事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)步有效保障。

事業(yè)單位需要高度重視檔案電子化管理工作，日常加強(qiáng)對(duì)基層員工的宣傳引導(dǎo)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭將認(rèn)識(shí)檔案管理工作思路轉(zhuǎn)變。當(dāng)高層能夠足夠重視該理念，此時(shí)人事檔案管理人員的認(rèn)知能力就會(huì)不斷提升，在技術(shù)設(shè)備以及科技手段的引導(dǎo)之下將檔案管理的目標(biāo)有效達(dá)成?；鶎拥娜耸聶n案管理專(zhuān)員要具備良好的責(zé)任心與主動(dòng)性，基層工作對(duì)事業(yè)單位整體的管理、發(fā)展等有著關(guān)鍵影響作用。人事檔案管理人員擁有良好的責(zé)任意識(shí)，能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值影響作用展現(xiàn)出來(lái)。在基層員工的影響之下，企業(yè)內(nèi)部良好的工作風(fēng)氣形成，能夠?qū)T工的倦怠心理有效克服。

4 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)之下，信息技術(shù)對(duì)產(chǎn)業(yè)的建設(shè)發(fā)展有關(guān)鍵影響作用。事業(yè)單位應(yīng)該緊隨現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要，將戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)確立起來(lái)，著重加強(qiáng)人事檔案管理工作，將電子化的檔案管理工作有序推進(jìn)，通過(guò)技術(shù)引導(dǎo)的改革創(chuàng)新發(fā)展，提升自身的社會(huì)影響力。使得人事檔案管理工作，能夠給事業(yè)單位的各個(gè)階段運(yùn)營(yíng)管理奠定良好基礎(chǔ)條件。

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