信息化發(fā)展對行政事業(yè)單位檔案管理的影響

黃梅

摘 要： 在行政事業(yè)單位發(fā)展中，通過檔案管理能做好各項業(yè)務(wù)有效記錄。當前要注重全面分析行政事業(yè)單位檔案管理基本現(xiàn)狀，對檔案管理中存有的各項問題合理分析。整合信息技術(shù)應(yīng)用，全面提升行政事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)性。

關(guān)鍵詞： 信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;影響

行政事業(yè)單位在過去傳統(tǒng)化的檔案管理中主要是選取手工紙質(zhì)記錄以及管理方式，通過多項記錄、采集、整理方式，能對紙質(zhì)檔案有效整理，降低檔案管理綜合效率。在此類粗放化管理模式中，對檔案管理效能具有較大負面影響，將會導(dǎo)致行政事業(yè)單位多項費用升高。因此，當前要在信息時代發(fā)展環(huán)境中對原有的檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新。

1 行政事業(yè)單位檔案管理存有的問題概述

當前行政事業(yè)單位在檔案管理中選取的工作方式，主要是基于集中管理為主，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展推動中，能實現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)、分級管理模式。在此類發(fā)展原則中，有助于積極履行行政事業(yè)單位各項檔案管理職責(zé)。地方各層級檔案管理機構(gòu)要基于多項領(lǐng)導(dǎo)，積極接受相關(guān)檔案機構(gòu)指導(dǎo)和監(jiān)督。在行政事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)展中，針對檔案信息化管理重視度不足，有部分管理人員還是選取傳統(tǒng)化的檔案管理模式以及思維模式。對原有的管理思維缺乏有效創(chuàng)新，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理活動開展創(chuàng)新驅(qū)動力不足，不能有效適應(yīng)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。在目前行政事業(yè)單位信息化管理中，由于檔案管理中信息化設(shè)備與技術(shù)應(yīng)用不足，導(dǎo)致管理信息化發(fā)展屬于無序狀態(tài)。管理活動開展中盲目性、隨意性突出，將會對檔案管理信息化發(fā)揮咱建設(shè)產(chǎn)生負面影響，限制檔案信息化建設(shè)水平提升。在行政事業(yè)單位檔案管理中，未能擬定科學(xué)化的發(fā)展管理決策，對于檔案信息化管理辨識度認識不足。在傳統(tǒng)的檔案管理思維中難以實現(xiàn)全面創(chuàng)新，也會導(dǎo)致各項檔案決策實效性難以提升。

2 當前行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

2.1 創(chuàng)新檔案管理信息化思維

在現(xiàn)階段行政單位檔案資源建設(shè)中，要注重從思想層面上提高檔案信息化建設(shè)發(fā)展關(guān)注度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門以及管理部門要注重全面轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念以及利用觀念。通過創(chuàng)新化的互聯(lián)網(wǎng)思維以及發(fā)展意識展開檔案管理等各項操作。

2.2 建立檔案信息化管理理念

在行政事業(yè)單位檔案建設(shè)中，要促使信息化管理理念能全面深入人心，建立檔案信息化管理意識?；诟黜椏茖W(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，設(shè)定科學(xué)化的檔案管理流程，合理應(yīng)用各項規(guī)范化檔案管理技術(shù)，能推動檔案信息化建設(shè)發(fā)展。在檔案信息化管理中，要注重做好電子文件管理，擬定電子文件管理發(fā)展戰(zhàn)略。對各類新型文件材料合理歸檔，要求相關(guān)檔案管理人員能深入到文件管理領(lǐng)域中，對各類電子文件合理整合接收。掌握電子文件最佳的原始信息，獲取信息發(fā)展變化主要過程。基于各項采取技術(shù)應(yīng)用處理，能將電子文件設(shè)定為只讀式文件，通過識別與保護電子文件原始結(jié)構(gòu)，能提高電子文件可靠性。

2.3 構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

現(xiàn)階段要注重建立完善的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對于行政事業(yè)單位各項經(jīng)營管理數(shù)據(jù)進行創(chuàng)新，做好信息歸檔。通過計算機網(wǎng)絡(luò)對行業(yè)發(fā)展各項信息集中收集，能有效豐富檔案信息資源庫，促使行政事業(yè)單位在長期發(fā)展中，能基于信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實現(xiàn)多項資源有效共享，能全面掌握市場以及社會發(fā)展動態(tài)。管理部門要注重對檔案電子文件保存問題進行控制，其中針對部分基于化學(xué)磁性材料為基本載體的電子文件，從理論角度來看能長期進行保存。主要是由于其各項信息讀出屬于無接觸式，沒有磨損問題。電子文件記錄在介質(zhì)層中的各項信息能有效密封在塑料保護層中，不會受到外部磁場環(huán)境影響。針對部分需要長期保存的文件，要注重做好復(fù)制備份，避免產(chǎn)生較多信息損失。

2.4 實現(xiàn)資源最大化配置

為了對各項資源規(guī)范化配置，在行政事業(yè)單位發(fā)展中要注重全面實施檔案分級管理模式。對行政事業(yè)單位檔案布局合理優(yōu)化，促使較多復(fù)雜的檔案信息資料能有效簡化，各項資源排列更為有序。在快速、高效化的信息檢索模式應(yīng)用中，能有效優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理限制。有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案多層級統(tǒng)籌管控，對各類檔案資源分布限制規(guī)范化控制，突出行政事業(yè)單位檔案資源最大化利用。

2.5 對檔案信息化人才進行培養(yǎng)

從當前部分行政部門檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，檔案部門建設(shè)中缺乏較多專業(yè)化管理人才。其中檔案管理、多項信息高效化處理的復(fù)合型人才數(shù)量更少，檔案管理人員各項應(yīng)用技術(shù)水平較低。有部分檔案管理部門在發(fā)展過程中引入了較多現(xiàn)代化應(yīng)用設(shè)備，但是仍舊難以有效發(fā)揮作用，對檔案信息化發(fā)展具有較大負面影響。當前全面實現(xiàn)檔案信息電子化、數(shù)字化發(fā)展，對管理人員知識能力以及各項技術(shù)應(yīng)用具有較高要求，人員在工作崗位中要能全面利用各項計算機操作方式。管理部門要定期開展形式多樣化的素質(zhì)培訓(xùn)活動，保障檔案管理人員能有效掌握檔案工作發(fā)展規(guī)律，擬定先進、科學(xué)化的管理方式。通過更為先進的路徑強化檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)能力。

3 結(jié)語

綜合上述，在當前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展中，對行政事業(yè)單位檔案管理具有較大影響。通過對行政事業(yè)單位檔案系統(tǒng)合理優(yōu)化與完善，能實現(xiàn)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)。設(shè)定分級管理模式，保障行政單位檔案管理能朝著縱深化、智慧化、一體化發(fā)展。

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