企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)解決方案研究

杜文博

摘 要： 目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，會(huì)議管理系統(tǒng)通過信息化手段固化了企業(yè)重要會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃、議題提報(bào)與準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過與公文管理、會(huì)議室資源管理、督辦管理等功能集成實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后及決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會(huì)議組織及決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。

關(guān)鍵詞： 會(huì)議管理;信息化;會(huì)議室管理

0 引言

會(huì)議是一項(xiàng)集大家意見為一體的重要方法。在現(xiàn)代社會(huì)中由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件極為復(fù)雜，而一個(gè)人的能力、知識(shí)比較有限，因此只依靠少數(shù)幾個(gè)上層管理人員的經(jīng)驗(yàn)無法切實(shí)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，所以需要將團(tuán)隊(duì)精神發(fā)揮出來，將大家的智慧融為一體。會(huì)議正好可召集企業(yè)行業(yè)的有關(guān)人員一起來決策，可見會(huì)議是極為重要的。如何提升會(huì)議管理工作的效率就是其管理中的重點(diǎn)。

1 會(huì)議管理的重要性

（1）聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強(qiáng)與企業(yè)外部的聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時(shí)溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步運(yùn)行。（2）規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進(jìn)度，統(tǒng)籌全局。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，要解決這個(gè)問題就需要集眾人之所長(zhǎng)，這就需要會(huì)議去綜合各個(gè)方面，得到最有效的方法。一個(gè)企業(yè)正常的運(yùn)行需要各個(gè)部門有條不紊地進(jìn)行工作，不能耽誤工作的進(jìn)度，會(huì)議管理工作很好地解決了這個(gè)問題，將保證工作合理得到安排。

2 企業(yè)會(huì)議管理系統(tǒng)解決方案

2.1 提高整體會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)

企業(yè)之所以存在會(huì)議這項(xiàng)工作，就是希望通過會(huì)議來提升整個(gè)企業(yè)的進(jìn)步，那么，現(xiàn)在的企業(yè)想要制作出更加有價(jià)值的會(huì)議，就需要從會(huì)議整體的質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會(huì)議的準(zhǔn)備工作外，還需要配備相關(guān)的會(huì)議記錄人員，因?yàn)槿绻麊渭冎灰揽繒?huì)議內(nèi)容的文件是無法將所有因素都涵蓋進(jìn)去的。在整個(gè)會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)有領(lǐng)導(dǎo)或者員工提出建設(shè)性的建議，那么這個(gè)時(shí)候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會(huì)的人員無法及時(shí)的將整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容都記錄在案，因此，每個(gè)企業(yè)都需要安排專門記錄的人員來完整這項(xiàng)工作。會(huì)議的過程非常重要，但是會(huì)議的后期工作也是很重要的，企業(yè)可以在會(huì)議結(jié)束之后，針對(duì)會(huì)議過程中的討論內(nèi)容，再制作出一份詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容，分發(fā)給每個(gè)參加會(huì)議的人，讓員工們進(jìn)行消化和鞏固。另外，在每次會(huì)議結(jié)束之后，相關(guān)的管理人員應(yīng)該給每個(gè)參會(huì)人員發(fā)一份調(diào)查表，讓參會(huì)人員在調(diào)查表上寫出參會(huì)的感受，以及會(huì)議中的不足和問題，以及希望下次會(huì)議可以做到哪些改進(jìn)。這樣一來，會(huì)議的質(zhì)量和品質(zhì)就可以保證一次比一次進(jìn)步，一次比一次有效果。另外，整個(gè)會(huì)議的質(zhì)量還表現(xiàn)在會(huì)議的環(huán)境中，安排會(huì)議的人員要提前做好會(huì)議室的清潔，檢查相關(guān)的設(shè)備都可以使用，在任何情況下，都要給員工提供一個(gè)可以方便舒適的參會(huì)環(huán)境。

2.2 加強(qiáng)行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升行政人員辦會(huì)技能

企業(yè)中的會(huì)議管理大都由行政人員負(fù)責(zé)，加強(qiáng)行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升行政人員辦會(huì)技能對(duì)做好企業(yè)會(huì)議管理工作意義重大。一是行政人員要從思想上重視會(huì)議管理工作。會(huì)議管理工作是一項(xiàng)被動(dòng)型較強(qiáng)的工作，從會(huì)議議題的選擇、參會(huì)人員范圍的確定、會(huì)議時(shí)間的安排等等，行政人員都必須按照領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會(huì)議管理工作，認(rèn)為凡事聽從領(lǐng)導(dǎo)安排即可，必將無法做好會(huì)議的管理。只有真正從思想上認(rèn)識(shí)到會(huì)議管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到行政人員在會(huì)議管理工作中能發(fā)揮的巨大能動(dòng)性，才能進(jìn)一步在行動(dòng)中提升技能。二是行政人員要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議管理相關(guān)知識(shí)和最新政治要求的學(xué)習(xí)。會(huì)議管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、團(tuán)隊(duì)合作能力、隨機(jī)應(yīng)變能力、公文寫作能力，因此，加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)尤為重要。另外，新形勢(shì)下，中央對(duì)會(huì)議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)并掌握，在會(huì)議管理過程中嚴(yán)守規(guī)矩，避免在會(huì)議管理工作中“踩紅線”。

2.3 抓好會(huì)議決議事項(xiàng)督辦，切實(shí)提高會(huì)議質(zhì)量

會(huì)議的最終目的是解決問題，因此會(huì)議決議事項(xiàng)有沒有落實(shí)到位直接決定著會(huì)議質(zhì)量的高低。會(huì)議管理工作中一定要避免發(fā)生“決而無果”的問題。一是要及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議結(jié)束后行政人員要盡快將會(huì)議情況整理成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的高度提煉和概況，是會(huì)議議題內(nèi)容開展進(jìn)一步工作的依據(jù)。因此及時(shí)地發(fā)布會(huì)議紀(jì)要對(duì)指導(dǎo)相關(guān)工作進(jìn)一步開展具有重要意義。二是精心策劃督辦工作。根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)決議事項(xiàng)的督辦進(jìn)行精心策劃，及時(shí)發(fā)布督辦清單，明確責(zé)任人、完成時(shí)間。督辦過程中行政人員密切跟蹤，及時(shí)掌握決議事項(xiàng)完成情況，及時(shí)對(duì)完成滯后項(xiàng)進(jìn)行提醒。督辦完成后及時(shí)匯總完成情況并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。三是充分發(fā)揮企業(yè)中考核的“指揮棒”作用。將會(huì)議決議事項(xiàng)的完成情況作為相關(guān)單位和部門績(jī)效考核的一個(gè)重要指標(biāo)，對(duì)不按時(shí)完成會(huì)議決議事項(xiàng)、完成質(zhì)量差的單位或部門進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)，通過考核倒逼會(huì)議決議的執(zhí)行，切實(shí)達(dá)到“事事有回音、件件有著落”的效果。

3 結(jié)語(yǔ)

建立一套會(huì)議室管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化會(huì)議室的管理流程、實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的線上預(yù)約、實(shí)現(xiàn)多組多業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)交流、實(shí)現(xiàn)多個(gè)會(huì)議的交叉進(jìn)行。通過會(huì)議管理系統(tǒng)滿足群體會(huì)議交流需要并便捷的解決多方辦公協(xié)作。

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