大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)分析

劉向陽(yáng)

摘 要：隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)的發(fā)展都受到了極大的影響，高校的人事檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理發(fā)生檔案數(shù)量呈直線(xiàn)上升，人事檔案的來(lái)源趨向于多元化，檔案信息異構(gòu)化，檔案管理信息化等一系列的變化。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行研究和分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校人事檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.人事檔案信息更新不及時(shí)

由于檔案的特殊性，其檔案的內(nèi)容具有極強(qiáng)的保密性，且大多數(shù)都被掌握在組織的手中，不能在社會(huì)上擴(kuò)散和傳播，更不能使其公開(kāi)。所以，檔案的管理方式都一直較為保守，檔案的收集也一般都是通過(guò)“檔隨人走”的方式進(jìn)行，就是干部將自己的檔案主動(dòng)調(diào)到用人單位，用人單位也只能被動(dòng)的進(jìn)行接受。如果檔案人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)產(chǎn)生疏忽，導(dǎo)致某個(gè)或者某批檔案被“塵封”，那么這批檔案的信息內(nèi)容就無(wú)法及時(shí)進(jìn)行更新，必然會(huì)導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的不完整，使其管理也變得混亂。

2.人事檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)不到位

高校的人事檔案是高校干部工作、重要人才工作的重要信息，而且在干部或者是職工進(jìn)行晉升時(shí)是重要的依據(jù)之一。因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案的管理，加大對(duì)人事檔案管理的關(guān)注力度和人力、物力、財(cái)力方面的支持力度，但在實(shí)際情況中卻并非如此。許多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到人事檔案管理的重要性，就導(dǎo)致高校人事檔案在進(jìn)行管理過(guò)程中的問(wèn)題無(wú)法解決，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的發(fā)展和信息化管理平臺(tái)的建設(shè)。

3.數(shù)字化、信息化程度低

近幾年來(lái)，隨著國(guó)家干部人事檔案管理方面相關(guān)政策及法規(guī)的相繼出臺(tái)，在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代背景下，各大高校紛紛對(duì)人事檔案管理進(jìn)行了變革和創(chuàng)新，尤其是在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，努力跟進(jìn)社會(huì)發(fā)展步伐。但在實(shí)際情況中，由于各方面原因?qū)е赂咝Ｈ耸聶n案管理的信息化、數(shù)字化不能滿(mǎn)足日常的工作需求，如：數(shù)據(jù)庫(kù)的不完整、基礎(chǔ)設(shè)施的缺失、系統(tǒng)功能的欠缺等，從而導(dǎo)致檔案利用率低下、檔案管理工作效率低下等問(wèn)題，都嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案管理信息化的發(fā)展。

4.管理人員綜合素質(zhì)不高

高校人事檔案管理信息化的建設(shè)，對(duì)人事檔案管理人員也提出了更高的要求，相關(guān)的管理工作人員不僅要有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)，還要掌握一定的信息技術(shù)，從而才能通過(guò)軟件系統(tǒng)操作完成電子檔案的管理，并且還能夠?qū)τ布O(shè)施進(jìn)行日常的維護(hù)，這些都需要綜合素質(zhì)較高的創(chuàng)新型人才。但在目前高校對(duì)于人事檔案管理工作人員的招聘上，“門(mén)檻”設(shè)置的較低，對(duì)應(yīng)聘人員的學(xué)歷、知識(shí)技能等都沒(méi)有做出明確的要求，從而不利于檔案管理信息化進(jìn)程的推進(jìn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.加大人事檔案的收集、審核整個(gè)力度

首先，各大高校的人事檔案管理部門(mén)，要建立健全的相關(guān)管理制度，完善日常管理工作中存在的問(wèn)題，如制定高校人事檔案信息定期上傳制度、人事檔案管理規(guī)范制度等。通過(guò)相關(guān)的規(guī)定制度，嚴(yán)格規(guī)范管理人員的操作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作人員能夠及時(shí)的收集人事檔案資料，并定期按時(shí)的對(duì)人事檔案資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充，從而避免人事檔案信息內(nèi)容缺失甚至人事檔案丟失情況的發(fā)生。其次，高校對(duì)于人事檔案要進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致的全面排查，對(duì)于存在虛假信息、錯(cuò)誤信息、填寫(xiě)錯(cuò)誤等一類(lèi)的情況，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，從而保證人事檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

2.推進(jìn)人事檔案管理信息化、數(shù)字化管理

在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代背景下，人事檔案管理信息化、數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的重視，加大力度建設(shè)和完善相關(guān)的電子信息化平臺(tái)，保證相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目資金的充足，并將其納入學(xué)習(xí)的發(fā)展規(guī)劃。力爭(zhēng)將人事檔案管理的信息化、數(shù)字化水平提升上來(lái)，以此達(dá)到檔案存量數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化以及增量電子化。但是由于人事檔案的重要性和安全性，高校要特別注意對(duì)人事檔案的保護(hù)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的防火墻和安全系統(tǒng)，避免外界用戶(hù)侵入系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行惡意篡改和刪除，其次還要加強(qiáng)電子檔案的前端控制，將已經(jīng)歸檔的檔案設(shè)置成自動(dòng)上鎖，已經(jīng)上鎖的檔案就無(wú)法進(jìn)行編輯和修改，同時(shí)也不能被刪除，避免內(nèi)部人員進(jìn)行纂改，從而影響人事檔案的真實(shí)性。

3.加快信息化平臺(tái)的建設(shè)

高校在建設(shè)人事檔案管理信息化平臺(tái)時(shí)，要注意依托校園網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)共享特性，通過(guò)校園網(wǎng)對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)和校園的OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫銜接，從而實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程管理、查詢(xún)和利用，從而大大提高了人事檔案的利用效率，并省去了查閱、翻找等不必要的人力資源。信息化平臺(tái)的建設(shè)非常重要，它直接決定了人事檔案管理信息化水平的高低，而且信息化平臺(tái)的建設(shè)還有利于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建成，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

4.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校要積極組織相關(guān)的知識(shí)、技術(shù)、技能培訓(xùn)，并設(shè)置嚴(yán)格的上崗要求，只有通過(guò)相關(guān)的知識(shí)技能考試，人事檔案管理人員才能上崗，這樣不僅避免了因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T自身知識(shí)儲(chǔ)備不足，從而造成管理工作效率低下、管理質(zhì)量不強(qiáng)等問(wèn)題的發(fā)生，還能推動(dòng)人事檔案管理信息化的良好發(fā)展。其次，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理工作人員的思想培養(yǎng)，使其樹(shù)立正確的工作思想，嚴(yán)格、認(rèn)真對(duì)待自己的管理工作。防止管理工作人員因自己的工作性質(zhì)，而自暴自棄否認(rèn)自己的自我價(jià)值和工作價(jià)值，從而對(duì)工作產(chǎn)生厭惡和消極的情緒。最后，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的發(fā)掘和培養(yǎng)，通過(guò)提高待遇、校企合作、公開(kāi)招選等方式引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)型人才，從而為高校人事檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮的動(dòng)力，有效推進(jìn)信息化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代背景下，高校的人事檔案管理信息化建設(shè)并不是能夠一蹴而就的，而是需要長(zhǎng)期不斷地發(fā)展。因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人在這個(gè)過(guò)程中一定要有耐心和決心，并要做好充足的準(zhǔn)備，以此才能完美完成高校人事檔案管理信息化的建設(shè)。

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