新時期做好辦公室檔案管理工作的幾點思考

宮國裕

摘要：辦公室是當前單位以及各種組織機構運轉的中樞核心，辦公室作為這些單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的辦公室檔案管理工作對于提升單位的管理水平、提高員工工作效率、塑造單傳良好形象具有重要的現(xiàn)實意義。本文在闡述辦公室檔案管理工作重要性的基礎上，分析了當前辦公室檔案管理中存在的問題，提出了提高檔案管理工作效率的主要途徑。

關鍵詞：重要性;新時期;辦公室;檔案管理;思考

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作有利于單位持續(xù)發(fā)展

辦公室檔案工作從整體角度說，是單位總體發(fā)展軌跡的縮影和記錄，更是提高內部工作效率和工作質量的重要因素。它直接影響管理者對本單位實際情況的了解，是促進單位發(fā)展的重要參考依據[1]。在辦公室工作中，檔案管理具有重要的地位，不僅為各項工作提高了效率與質量，而且為單位的發(fā)展發(fā)揮著自身的價值。首先，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理的過程中，能夠依據檔案信息的特點進行儲存與管理，確保檔案管理的連續(xù)性，不斷創(chuàng)新管理模式與管理念，用科學合理的管理手段進行管理，既能夠滿足辦公室的工作要求，還能夠促進檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理工作能夠提升單位整體運行效率

通過日常工作及重要檔案的管理，可有效提高工作效率。這主要是因為辦公室的信息檔案與資料大部分是指導性的，對各部門的工作和思路有針對性指導作用。在使用信息技術實現(xiàn)檔案管理電子化后，可以通過搜索功能實現(xiàn)數據訪問，為查閱檔案資料提供諸多便利[2]。

二、新時期辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不夠

在當前的單位中，有很大一部分單位對于辦公室文書檔案的收集與歸檔工作重視程度較低，或者說對其較為輕視。就目前的情況來看，很多單位的管理人員認為，辦公室檔案管理的相關工作不重要，對于提升單位工作效率較為有限并且管理工作所消耗的時長較多，因此，這就導致了很多單位對于辦公室文書檔案的工作重視程度不夠。對于辦公室文書檔案工作的重視程度不足，就會使得相應的文書檔案的收集與歸檔工作效率降低，于此同時，單位不重視也會導致基層工作的員工更加忽視辦公室檔案的相關管理工作。這樣，不僅僅使得辦公室檔案無法為單位帶來切實有效的作用，還在很大的程度上制約了單位自身的發(fā)展，阻礙了單位的發(fā)展與進步。

（二）收集和歸檔工作的力度不夠

就目前來看，雖然部分單位單位已經開始逐漸重視起辦公室文書檔案的收集與管理工作，但是，在實際的管理實施與活動開展中，其管理力度是不夠的。很多的單位僅僅只是開展了文書檔案的管理工作，但是沒有實際的管理操作規(guī)范以及監(jiān)督管理機制。這就會造成文書檔案管理的相關工作流于表面，很多文件、檔案或者資料由于缺乏科學有效的檔案管理，就會出現(xiàn)損壞和缺失的現(xiàn)象。與此同時，檔案管理的工作人員不是機器，有時候難免會出現(xiàn)檔案收集與歸檔的錯誤，如果缺乏相應的監(jiān)督管理機制，就會造成錯誤無法被及時地發(fā)現(xiàn)，影響單位的工作效率。

（三）缺乏信息化管理

隨著科技的不斷進步，電子信息技術以及互聯(lián)網的大量普及，越來越多的行業(yè)開始采用數字化信息技術。在目前的檔案管理領域，大部分單位還是以紙質的檔案為主，實施電子檔案管理很多時候并不完全和充分。信息化技術給辦公室文書檔案的收集與歸檔工作帶來了極大的便利，但是，如果不能正確的運用反而會適得其反，給檔案管理的相關工作帶來不必要的麻煩。

三、新時期做好辦公室檔案管理工作的對策

（一）樹立現(xiàn)代化檔案管理思維

在開展檔案管理工作時，需要創(chuàng)新檔案管理工作理念，將檔案管理工作現(xiàn)狀與實際發(fā)展相結合，制定詳細的管理制度，跟上時代的發(fā)展步伐，從而有效地提高檔案管理工作的效率。與此同時，由于檔案管理工作的內容比較多，為了給檔案管理工作人員減輕工作負擔，在管理的過程中應用科學的管理手段進行現(xiàn)代化的管理，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展起到促進作用。

（二）優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化管理理念，是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中最重要的影響因素。首先，需要充分地了解與掌握檔案管理工作，明確檔案管理所具有的重要意義，對檔案管理工作的內容與管理職責都有所掌握，使管理人員在崗位中能夠恪盡職守，完全地投入到檔案管理工作中[3]。其次，在檔案管理工作中，對管理知識進行定期的培訓與管理，使辦公室內所涉及的所有人員都能具備專業(yè)的能力，充分掌握管理知識，并能在現(xiàn)代化的發(fā)展中，不斷改革與創(chuàng)新檔案管理理念及管理模式，把學習到的檔案知識正確地運用到日常的工作中，促進檔案管理工作的發(fā)展。最后，要以檔案管理工作為主題，定期開展交流會，針對問題制定詳細的解決方案，在商討的過程中明確檔案管理工作的開展方向，促進檔案管理工作的開展。此外，需要大力宣傳檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性。

（三）完善管理制度

不斷完善檔案管理工作的管理制度，是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要策略之一。其一，對檔案管理制度進行分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題以及不足之處，并且針對問題制定詳細的解決策略。其二，及時地搜集、整理信息資源，按照分類進行存儲，確保檔案信息的完整性。其三，對檔案進行分類管理，可以根據檔案類型、儲存時間等形式進行劃分管理，能夠為日后的查閱工作帶來方便，并且對于一些重點的檔案嚴加管理，提高檔案的安全性。其四，對檔案流程進行梳理，推動各項工作的發(fā)展，完善管理制度。

（四）推動信息化管理

檔案信息化管理，需要配置齊全的基礎設備，計算機、掃描機、打印機必不可少，設備的齊全為信息化管理的開展奠定基礎。與此同時，還要針信息資源進行處理，將紙質文件轉換為電子文件，方便儲存與管理，管理人員的專業(yè)能力與綜合素質為檔案信息化管理工作的開展提高保障，實現(xiàn)信息化管理。

四、結束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作對單位的發(fā)展具有重要的影響，不僅要與時代共同發(fā)展，還要優(yōu)化與創(chuàng)新管理制度，使檔案管理工作更加具有規(guī)范性，逐漸地把檔案管理工作發(fā)展為信息化、智能化管理，促進單位的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]談巍花.辦公室檔案管理優(yōu)化建設之我見[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[2]李佳.辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務，2019（21）：189-190.

[3]林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].單位改革與管理，2019（18）：29+35.