基于信息化背景的醫(yī)院基建檔案管理改革思考

張原鳳

摘要：基建檔案是醫(yī)院在長期發(fā)展建設(shè)過程中形成的一些文字、數(shù)據(jù)、圖片、影像、聲音等資料，是對醫(yī)院早期建設(shè)、運營活動的記載和過程的追溯，也是先進經(jīng)驗的總結(jié)，對醫(yī)院今后的建設(shè)發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用。檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，通過對檔案文件的查閱和學(xué)習(xí)，可以進一步了解醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展的歷程，對醫(yī)院的建設(shè)過程有一個明確的了解，對后續(xù)工作進行有效指導(dǎo)?，F(xiàn)代社會，是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)高速發(fā)達的信息社會，人們接收信息的方式、方法都在發(fā)生改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，信息化手段在醫(yī)院管理中展現(xiàn)出了更高的應(yīng)用價值，有著更高的管理成效，必須以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對醫(yī)院的基建檔案管理模式進行深化改革，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：信息化背景;醫(yī)院基建檔案;管理改革思考

醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院日常工作的一個重要組成部分，它對于把控醫(yī)院發(fā)展方向、提高醫(yī)院管理水平、促進醫(yī)療事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義，是影響和評價管理成效的重要因素。在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的步伐下，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行深化改革，以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的需要和新的社會發(fā)展形勢，已經(jīng)是迫在眉睫的大事?；谛畔⒓夹g(shù)的基礎(chǔ)上，對檔案管理模式進行升級優(yōu)化，既是一次對新技術(shù)實踐運用的挑戰(zhàn)，也是一次進步發(fā)展、改革升級的機遇。必須抓住這次機遇，在對傳統(tǒng)管理模式進行深刻反思，找出不足和弊端，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，進行優(yōu)化升級，以始終保持檔案管理在醫(yī)院管理活動中的重要地位和重要作用，充分發(fā)揮出檔案管理的寶貴價值。

一、醫(yī)院基建檔案管理的基本特征

醫(yī)院的基建檔案管理有著自身的顯著特征，主要表現(xiàn)在以下三個方面：①成套性特征。在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中，形成了較多基建檔案信息，為了便于后期管理和檢索查詢，必須要進行統(tǒng)一的管理，而且要做好資料類型的分類，一般都是根據(jù)基建工程的具體項目做成套整理分類。②現(xiàn)實性特征。醫(yī)院基建檔案，主要的記錄對象，就是醫(yī)院的改建、擴建、新建項目情況，這些行為發(fā)生在不同的時期，檔案整理通常是要分階段、分項目對具體的施工建設(shè)信息進行保存，通過這些建設(shè)歷史信息，可以給今后的醫(yī)院建設(shè)提供有價值的參考，具有極強的現(xiàn)實實用性。③具有極強專業(yè)性特征。醫(yī)院基建檔案和普通工程基建檔案記錄信息中最大的不同，就是專業(yè)性特征十分明顯，項目施工情況、設(shè)備、設(shè)施的記錄描述，都要用到專業(yè)術(shù)語，這也增強了它的實際應(yīng)用價值。

二、基于信息化模式下對醫(yī)院基建檔案管理進行深化改革的措施

（一）完善構(gòu)建基建檔案的業(yè)務(wù)流程

資料收集、分類整理、存檔保管、查閱使用是檔案管理的主要流程環(huán)節(jié)。檔案管理信息化建設(shè)，就必須要立足于這幾個基本環(huán)節(jié)進行優(yōu)化改革，重新梳理業(yè)務(wù)流程，建立新的、更加先進的管理辦法和流轉(zhuǎn)、保管、檢索、查閱方式，使之與信息化技術(shù)的運用形勢相匹配。①首先對基建檔案資料的收集過程、方式進行改革優(yōu)化。傳統(tǒng)模式下的基建檔案資料收集，多以紙質(zhì)版等實物形式進行交接，而信息化模式下，要充分利用信息系統(tǒng)進行任務(wù)下達并實現(xiàn)資料信息的數(shù)字化信息上傳，效率更高，信息量更大。②對基建檔案整理環(huán)節(jié)進行調(diào)整優(yōu)化。檔案的集中管理，一定要是檔案信息、形式的具體情況進行歸類劃分，按照文件類型的不同做好保存，并做好備份。此外，整理完成的基建工程檔案，必須要按照類型、生成時間、所屬部門做好錄入登記。為了保證信息數(shù)據(jù)的安全性，一定要設(shè)置管理員權(quán)限。③對日常保管環(huán)節(jié)進行完善。在日常管理中，一定要做好檔案信息的日常檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息存在殘缺，要及時與相關(guān)部門聯(lián)系做好信息確認，做好補充完善，以保證信息資料的完整性。④優(yōu)化檔案信息的使用環(huán)節(jié)。檔案信息的調(diào)閱，一定要經(jīng)過檔案管理人員的同意，并填寫檔案信息調(diào)閱申請表，注明目的、時間、調(diào)閱人等關(guān)鍵信息。信息檔案的調(diào)閱查看，一定要做好信息資料的安全和信息保密工作，防止信息外泄。在基于安全性基礎(chǔ)上，管理人員要給調(diào)閱人相應(yīng)的查看權(quán)限。

（二）進一步完善優(yōu)化基建檔案信息資源的收集與整合過程

要保證基建檔案信息管理的全面性和有效性，首先就要做好重要資料信息的收集，既要做到避免漏項，防止信息丟失，同時又要避免重復(fù)收集。在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的過程中，形成了大量的、重要的基建檔案信息。要做好各部門、各科室，各個時間段基建檔案信息的管理，就必須建立一套完善的管理辦法以及檔案收集程序。對于各個部門的檔案信息，一定要每天匯總，按照產(chǎn)生時間做好排序，檢查無誤后及時進行信息上傳。對于一些重要部門的重要信息，一定要設(shè)置控制權(quán)限。要做好檔案信息數(shù)據(jù)變動的及時更新，保證時效性。

（三）創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)方式

要基于信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，進一步優(yōu)化管理和使用的互動交流，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。在信息化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)高速發(fā)展，給基建檔案管理服務(wù)提供了更多的途徑和方式，人們查看基建檔案的習(xí)慣和方式都在改變。檔案管理者可以通過電子郵件、視屏?xí)h、電子公告等多種形式提供服務(wù)，以滿足多元化的使用需求。

（四）建立檔案信息化管理的標準體系

信息化管理標準體系體系的建立，要做好幾個基本工作。首先要建立檔案資料的收集流程和方式，以及信息錄入說明;第二要明確數(shù)字化檔案的接收標準，上傳時間要明確。第三要明確管理要求，對整理、歸類保存、刪除等環(huán)節(jié)進行規(guī)范。

三、結(jié)束語

基于信息技術(shù)的檔案管理活動，必須進一步建立完善檔案信息化管理制度，從收集、整理、錄入、保存、使用、銷毀的每一個環(huán)節(jié)，都要有明確的要求。此外，還要加快信息化技術(shù)的人才建設(shè)，并建立完善的激勵機制，做到責(zé)權(quán)利明確，才能充分調(diào)動相關(guān)人員的工作熱情、積極性和責(zé)任心。

參考文獻：

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