加強企業(yè)采購環(huán)節(jié)管控與制度建設(shè)研究

陳興茂 董小霞

【摘 要】企業(yè)采購環(huán)節(jié)存在的問題：采購部門、人員工作作風(fēng)不良;采購環(huán)節(jié)中競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)內(nèi)部控制散亂;采購時間內(nèi)部控制不科學(xué)。采購環(huán)節(jié)存在問題的原因：采購部門或員工可能在采購過程中“吃回扣”，或者存在慵、散、懶、怠、貪等行為;采購環(huán)節(jié)可能存在競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)內(nèi)部控制散亂;采購環(huán)節(jié)還可能存在時間控制制度及方案、實施管控等方面不合理、不科學(xué)等原因。解決方案或措施：加強采購環(huán)節(jié)工作作風(fēng)建設(shè)、管理;改善競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)措施與制度;加強采購到貨時間的管控。

【關(guān)鍵詞】機構(gòu)企業(yè);采購環(huán)節(jié);管控措施;制度建設(shè)

【中圖分類號】F234 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）05-0247-02

0 引言

每個企業(yè)都會面臨采購工作，而企業(yè)要提高產(chǎn)品質(zhì)量并盡可能降低成本，提高企業(yè)效益，就要加強采購環(huán)節(jié)的管控與相關(guān)制度建設(shè)，同時加強制度實施的監(jiān)督工作。加強采購環(huán)節(jié)及各個方面工作作風(fēng)建設(shè)與管理，采購環(huán)節(jié)中的競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)可能會遇到各種社會影響或干擾，故要加強這個方面的管控，不要弱化或忽視，這樣對企業(yè)提質(zhì)增效大有裨益。企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的時間管控具有重要意義，因為這關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)、運營等的正常運轉(zhuǎn)，關(guān)系到企業(yè)資金鏈、物流鏈的連續(xù)性、穩(wěn)定性問題，故企業(yè)需要加強采購環(huán)節(jié)的管控和相關(guān)制度建設(shè)，從而提高企業(yè)效益，達到做強企業(yè)的目的。

1 采購環(huán)節(jié)存在的問題

1.1 采購部門、人員工作作風(fēng)不良

采購部門或采購人員工作作風(fēng)存在的問題：采購部門或員工可能在采購過程中“吃回扣”，或者存在慵、散、懶、怠、貪等行為。

1.2 采購環(huán)節(jié)中競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)內(nèi)部控制散亂

在大批、大量、大金額采購行為（可以分批交貨及分批、分期付款）中，如果不引入競爭性采購或招標(biāo)可能會導(dǎo)致采購成本難以下降，采購質(zhì)量難以提高，滋生腐敗，使采購行為處于被動，局面不好控制，還可能造成簽訂的合同技術(shù)指標(biāo)及原料交付時間（及時性）較難達成等情況。公司存在對競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)應(yīng)用不足、流程不清、意識不強等問題。

1.3 采購時間內(nèi)部控制不科學(xué)

由于供貨商、運輸管理、采購方等各種各樣的原因，導(dǎo)致采購到貨時間延遲，對企業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展、運營等造成負(fù)面影響。

2 采購環(huán)節(jié)存在問題的原因或危害

2.1 采購部門或人員責(zé)任心不強

對于“吃回扣”及不為企業(yè)降低采購成本作貢獻，而用慵、散、懶、怠、貪等對待工作的行為，主要原因包括以下幾點：①對企業(yè)及國家的規(guī)章制度、法律法規(guī)不了解、忽視或者漠視;②企業(yè)管理者對這些行為制定的規(guī)章制度有漏洞、不合理、不嚴(yán)密及執(zhí)行不力或者操作性不好;③對企業(yè)相關(guān)制度或國家相關(guān)規(guī)定、法律法規(guī)的宣貫不到位，沒有達到入腦入心的程度;④沒有對違規(guī)人員進行恰當(dāng)懲罰或沒有對內(nèi)部控制制度執(zhí)行優(yōu)秀人員適當(dāng)獎勵，獎懲沒有起到“罰一儆百”或樹立標(biāo)桿典型的作用。

在采購工作中，工作人員責(zé)任心不強，對降低采購成本、提高采購質(zhì)量的要求、號召置之不理，當(dāng)做“耳旁風(fēng)”，沒有入心入腦，更沒有“內(nèi)化于心，外化于行”，對采購相關(guān)規(guī)定置若罔聞。企業(yè)應(yīng)采取正確的措施，對不顧公利、公義而為個人逐利如蠅嗜血的行為與采購人員要加以懲戒，否則會造成企業(yè)對其他員工的不公平，還可能導(dǎo)致其他人員憤怒，造成大量人員跟風(fēng)、跟進及塌方式腐敗行為發(fā)生，嚴(yán)重影響企業(yè)正常發(fā)展，甚至動搖企業(yè)生存和發(fā)展的根基。

2.2 采購環(huán)節(jié)處于被動局面

對于大批、大量、大金額采購行為不進行競爭性采購或招投標(biāo)等措施會造成被動局面，采購價格較高，質(zhì)量較差的原因：與單個供應(yīng)商談判，競爭性較差，討價還價較艱難，歷時較長，效果較差，可能導(dǎo)致貨品交付時間不及時，或者付款方式不利于采購方。

以上這些情況的危害在于采購成本較高，合同中關(guān)于貨品質(zhì)量、交付時間和付款方式對采購企業(yè)不利，合同較難談判，費時費力，效果不好，造成采購企業(yè)處于不利、被動局面，企業(yè)成本難以控制，企業(yè)成品競爭力不強，效益不好，利潤較薄，不利于企業(yè)生存與發(fā)展。

2.3 采購的時間管控不足

采購到貨時間延遲的原因：采購的時間較晚，采購申請批準(zhǔn)時間過長，供應(yīng)商發(fā)貨時間過晚，供貨商生產(chǎn)出現(xiàn)問題，貨物在路途中耽擱時間過長，運輸貨物時間過長，交通運輸工具或貨物運輸管理存在問題，或者與運輸部門的協(xié)商與溝通存在問題等。

采購到貨時間延遲的危害：影響企業(yè)生產(chǎn)和銷售，到貨時間嚴(yán)重延遲還會影響年度企業(yè)生產(chǎn)效率、生產(chǎn)進度及年度生產(chǎn)計劃、銷售業(yè)績，甚至影響企業(yè)訂單交貨期、聲譽與利潤等。

3 加強采購環(huán)節(jié)管控的措施

3.1 加強采購環(huán)節(jié)工作作風(fēng)建設(shè)與管理

（1）加強對國家相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)各項規(guī)章制度進行宣講與培訓(xùn)，運用相關(guān)人員容易入腦入心的語言認(rèn)真宣貫，并將此作為一項經(jīng)常性工作常抓不懈。

（2）針對違規(guī)、違章、違反制度等行為，制定易于操作、執(zhí)行且合理合法的規(guī)章制度。

（3）對違規(guī)人員進行適當(dāng)懲處，對優(yōu)秀人員加以褒獎，既要有精神上的獎懲方案、措施，也要有物質(zhì)上的獎懲方案、措施。對優(yōu)秀人員加以宣傳，讓優(yōu)秀成為一種文化。適當(dāng)懲罰有過失的當(dāng)事人，但處罰、宣傳不能過度，否則易導(dǎo)致惡性事故發(fā)生。

3.2 改善競標(biāo)、評標(biāo)或招投標(biāo)措施與制度

對于大批、大量、大金額采購的各種材料、原料、設(shè)備、裝備等，可以采取競爭性采購、招標(biāo)等方法，在招標(biāo)時要求供應(yīng)商提供樣品，承諾滿足企業(yè)技術(shù)要求的產(chǎn)品，并作出保證，簽訂合同，并承諾如果出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān)或者交貨時間延遲等違約行為需向采購方賠償違約金?？梢圆扇≌型稑?biāo)后再簽訂合同，確定數(shù)量、質(zhì)量、時間等，再分批交付貨品，以及分期、分批付款，以減輕交貨、支付壓力及節(jié)省投入生產(chǎn)的時間。

采購方采購數(shù)量、金額不大及采購能力不充足時，可以與有相同采購需求的公司（本公司與此公司沒有競爭或者輕微競爭、良性競爭）進行聯(lián)合招標(biāo)，通過量大優(yōu)勢進一步降低采購成本。當(dāng)然，聯(lián)合招標(biāo)要經(jīng)過細(xì)致的研究和審查，最大限度地降低影響，根據(jù)審慎原則與其簽訂相關(guān)合作協(xié)議后再聯(lián)合招標(biāo)，最后分別和供應(yīng)商簽訂采購合同（包括提出供貨時間、付款方式、供貨數(shù)量及質(zhì)量等要求）。

3.3 加強采購到貨時間的管控

到貨時間延遲會造成很多問題，故要采取以下措施防止采購到貨時間延遲。

（1）加強企業(yè)各項規(guī)章制度（關(guān)于及時到貨措施的制度）的研究與制定，采購、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)要有責(zé)任人，加以考核每個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，每個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時保持通信暢通。

（2）加強對訂單及市場部門進行管理，對產(chǎn)品、貨物訂單的交付期進行排序，加強對相關(guān)大數(shù)據(jù)及市場的研究與梳理，根據(jù)事情的輕重緩急，倒排工期，研究何時采購、何時出品，適當(dāng)提前采購時間，留有適當(dāng)余地。當(dāng)確定物品采購時間、數(shù)量、金額、付款方式等情況后，相關(guān)采購人員、部門要及時完成各項采購工作，企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)規(guī)定采購部門提出采購申請的時長與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字的時長等問題，并規(guī)定訂單或者簽合同的時長范圍。

（3）要在事先確定供應(yīng)商拖延交付期的懲處措施，簽訂拖延時間長度與賠償懲處措施的書面文件，以防采購雙方相互扯皮。

（4）加強貨物運輸途中管理，要求運輸部門對運輸過程的貨物數(shù)量、質(zhì)量及安全作出書面承諾，方便對違約行為進行追責(zé)，可以考慮貨物在運輸途中未安全、足量、保質(zhì)、按時、按承諾到達交付前不付清運輸費用全款。

參 考 文 獻

[1]楊明燕.ABC鋁業(yè)公司自制存貨內(nèi)部控制改進研究[D].長沙：湖南大學(xué)，2014.

[2]董小霞，陳興茂.企業(yè)采購環(huán)節(jié)質(zhì)量的內(nèi)部控制——以機械企業(yè)、SL加工企業(yè)為例[J].科技經(jīng)濟市場，2019（3）：94-97.

[3]董小霞.加強企業(yè)存貨內(nèi)部控制的研究——以制度創(chuàng)新與企業(yè)文化建設(shè)及組織創(chuàng)新、優(yōu)化為視角[J].納稅，2018（9）：137-138.