新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

范運英

摘要：檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。本文就新時期事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)問題進行了分析，并提出了有效的解決對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;對策

隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位不斷創(chuàng)新和改進檔案管理工作思路與模式，有利于促進其穩(wěn)定發(fā)展。然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問題，影響和制約著事業(yè)單位檔案管理工作的全面開展。為此，我們應(yīng)當對事業(yè)單位加強檔案管理工作創(chuàng)新，以提高檔案管理工作水平。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.事業(yè)單位檔案管理管理制度不完善。

檔案保管及使用管理制度不系統(tǒng)，管理方式雜亂無章缺少合理的可執(zhí)行性強的管理制度，相應(yīng)的章程和制度不夠細化，檔案審核環(huán)節(jié)不夠嚴格，檔案管理流于表面，檔案破損嚴重，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的利用價值，嚴重影響到檔案管理質(zhì)量。

2.檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)不足。

多數(shù)的事業(yè)單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴格、招收檔案專業(yè)人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業(yè)能力和素質(zhì)缺乏明確的規(guī)定，導(dǎo)致上崗人員的工作能力和素養(yǎng)不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓(xùn)工作，這些工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務(wù)職級晉升困難，也難以吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才。

3.對檔案管理缺乏科學認知。

檔案存在的價值是為管理者提供過去時期內(nèi)單位經(jīng)營的整體情況和數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)提供真實性和完整性的保障，使其成為指導(dǎo)未來實踐和探索的待查資料。而在當前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在管理人員認識模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者自身缺乏檔案管理認識指派一些文化素質(zhì)不高的臨時工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無法對文件和疑難資料進行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認知的缺失影響了員工的認知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學習檔案管理和相關(guān)法律知識的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位。

4.檔案信息化建設(shè)滯后。

由于事業(yè)單位對于檔案管理缺乏充分的重視，因此事業(yè)單位檔案管理的方式較為陳舊，諸多管理人員的管理思路和理念也較為傳統(tǒng)，對于檔案管理工作的經(jīng)費投入不足，導(dǎo)致檔案管理所用的各種設(shè)施與工具較為陳舊，硬件條件無法達到目前的客觀要求，缺乏專業(yè)能力較強的現(xiàn)代化檔案管理人才。因此在檔案管理工作中，部分工作人員仍舊沿用陳舊的管理模式，僅僅是搜集與歸納內(nèi)部的各種檔案數(shù)據(jù)，大多數(shù)工作是手動完成的。此種管理方式存在著諸多的制約因素，嚴重降低了檔案管理工作的效率與效果。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作有效對策

1.構(gòu)建完善的檔案管理制度。

對事業(yè)單位而言，要想切實提升檔案管理工作的效率，首先必須建立健全檔案管理機制，從而確保各項管理工作符合事業(yè)單位發(fā)展的新要求。因此對事業(yè)單位來說，首先必須深入認識和掌握檔案管理工作的固有特質(zhì)，結(jié)合目前的客觀工作需要，建立起適用于單位發(fā)展的、健全且科學的檔案管理機制，確定檔案管理改革和發(fā)展的路線。在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先應(yīng)該對相關(guān)的人員以及管理者給予適當?shù)谋O(jiān)督和約束，從而確保檔案管理工作的規(guī)范展開，并且充分確保其獨立性。檔案管理的相關(guān)管理制度，必須包含合理的獎懲制度，給予成績較為突出的檔案管理人員適當?shù)莫剟?，對于出于私利或其他動機擅自變更檔案信息的人員，給予相應(yīng)地懲罰，從而確保檔案管理工作有序且穩(wěn)步地推進。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在新時期下，要重點的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時期下新方法的應(yīng)用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業(yè)績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

3.更新檔案管理認知與創(chuàng)新管理體制。

意識決定行為，要提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，首先要從意識出發(fā)，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對于檔案管理的認知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案人才的結(jié)構(gòu)化、層次化管理。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案專管員要時刻關(guān)注文件管理方法，通過集中學習和員工交流的方式來強化自身的管理能力。此外，檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位的機構(gòu)保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強化其在事業(yè)單位日常工作中的地位。另外，還有必要對現(xiàn)有的檔案進行信息整理和全面歸檔，根據(jù)屬性建立一套全新的檔案整理、啟用制度，運用創(chuàng)新方法建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案的存與用，確保檔案整理工作的有效運行。

4.創(chuàng)新管理模式，重視檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位要積極引進先進的管理理念及檔案管理技術(shù)，順應(yīng)分散式管理向集中化管理方向的轉(zhuǎn)變;重視檔案管理信息化建設(shè)，擴展管理內(nèi)容，深度應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，創(chuàng)設(shè)檔案共享平臺，促進檔案信息的存儲、管理、收集信息化，并強化檔案安全保障措施;在日常培訓(xùn)中著力教授和引導(dǎo)管理人員借助計算機及信息化系統(tǒng)及時更新檔案信息，提高檔案收集、整理和利用的效率。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位要在殘酷的社會競爭中保持長久的發(fā)展，要善于利用檔案資料總結(jié)管理經(jīng)驗。事業(yè)單位檔案管理工作者要不斷總結(jié)檔案管理的問題，從上而下的改變認識，從管理制度、檔案管理方案、人員培訓(xùn)上著手，促進現(xiàn)代檔案管理方法的改革創(chuàng)新，促進制度的發(fā)展和社會的進步。

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