信息時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性

摘要：人事檔案能夠促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，其主要的管理對(duì)象包括工作經(jīng)歷、個(gè)人身份以及學(xué)歷等，記錄了各職工的成長(zhǎng)與發(fā)展，在社會(huì)保障以及職稱評(píng)價(jià)等方面起到的作用也不容忽視。信息化時(shí)代背景下，眾多行業(yè)開(kāi)始廣泛運(yùn)用大數(shù)據(jù)建設(shè)，事業(yè)單位也是如此。文章針對(duì)信息化速發(fā)展形勢(shì)下，探究了事業(yè)單位在管理人事檔案時(shí)進(jìn)行大數(shù)據(jù)建設(shè)表現(xiàn)出的重要性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;大數(shù)據(jù)建設(shè)

在事業(yè)單位不斷進(jìn)行改革的過(guò)程中，事業(yè)單位開(kāi)始對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求，人事檔案管理是否做單位，決定著事業(yè)單位是否能夠改革成功。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)建設(shè)是檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。從事業(yè)單位當(dāng)中人事檔案管理角度看，必須明確大數(shù)據(jù)建設(shè)在人事檔案管理當(dāng)中具有的重要性，然后根據(jù)事業(yè)單位目前檔案管理的實(shí)際情況，將人事檔案管理與信息化技術(shù)有機(jī)融合，從而使人事檔案管理的質(zhì)量以及效率有效提升。

一、管理人事檔案時(shí)進(jìn)行大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性

（一）歸檔流程變得更加簡(jiǎn)單

事業(yè)單位管理人事檔案是進(jìn)行大數(shù)據(jù)建設(shè)，可以根據(jù)類型把人事檔案劃分成眾多形式的信息模塊，然后根據(jù)時(shí)間不同進(jìn)行檔案排序。換句話說(shuō)，針對(duì)某一年度以前生成的一些檔案，能夠使用檔案管理軟件錄入有關(guān)數(shù)據(jù)，并以傳統(tǒng)案卷的方式對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理，然后再加上標(biāo)注“傳統(tǒng)處理”;而針對(duì)這一年以后生成的一些檔案，需要先了解事業(yè)單位針對(duì)人事檔案管理制定的法規(guī)，然后將其轉(zhuǎn)化為“軟件”的模式進(jìn)行整理，并運(yùn)用，管理軟件錄入有關(guān)信息，同時(shí)加上標(biāo)注“簡(jiǎn)化處理”，這樣歸檔流程變得更加簡(jiǎn)單，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“一鍵完成”的調(diào)檔借閱模式[1]。除此之外，通過(guò)大數(shù)據(jù)建設(shè)，可以使檔案的完整性得到保證，節(jié)省了大量的歸檔時(shí)間、整理時(shí)間以及錄入時(shí)間，而且此種處理模式具有高效檢索以及分門別類的優(yōu)點(diǎn)，這樣檔案的利用率變得非常高，同時(shí)管理人事檔案的工作效率也會(huì)逐漸提升。

（二）節(jié)約了管理成本

實(shí)際上事業(yè)單位在對(duì)人員信息進(jìn)行調(diào)查以及了解時(shí)，不但覆蓋面積非常廣，而且還極其嚴(yán)格。人事檔案信息主要包括人員的所有資料，因而傳統(tǒng)檔案管理方式中的紙質(zhì)檔案非常多，同時(shí)還需要非常大的儲(chǔ)存空間，此外還要做好防蟲(chóng)、防潮、防霉以及防火等眾多工作，管理成本自然而然非常高。而通過(guò)大數(shù)據(jù)建設(shè)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理以后，將不會(huì)再發(fā)生以上情況，只需要做好維護(hù)計(jì)算機(jī)安全工作以及資料備份工作，進(jìn)而減少了管理人事檔案的成本。

（三）多樣化管理檔案的設(shè)想得以實(shí)現(xiàn)

事業(yè)單位當(dāng)中傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式以照片記錄以及文字記錄等為主，保存檔案資料信息的方式比較單一，通常不能及時(shí)對(duì)一些有用的信息進(jìn)行及時(shí)記錄與保存?？纱髷?shù)據(jù)建設(shè)下人事檔案的管理，可以將人員的所有信息以圖片、音頻和視頻等多種方式進(jìn)行記錄以及儲(chǔ)存，使多樣化存儲(chǔ)人事檔案資料的設(shè)想得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)是人員信息資料變得更加豐富，進(jìn)而事業(yè)單位可以根據(jù)這些信息資料更好地進(jìn)行人員選拔工作[2]。

二、事業(yè)單位管理人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)方法

（一）對(duì)大數(shù)據(jù)建設(shè)理念進(jìn)行宣傳

信息化時(shí)代事業(yè)單位想要通過(guò)大數(shù)據(jù)建設(shè)管理人事檔案，必須轉(zhuǎn)變管理理念。因此，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代化的管理理念進(jìn)行樹(shù)立，積極宣傳大數(shù)據(jù)建設(shè)思想，不應(yīng)該只對(duì)檔案人員展開(kāi)，還應(yīng)該在其他部門進(jìn)行宣傳，讓事業(yè)單位當(dāng)中的所有人員都意識(shí)到大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要，進(jìn)而積極地進(jìn)行大數(shù)據(jù)建設(shè)。換句話說(shuō)，事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門兒需要定期組織培訓(xùn)，并倡導(dǎo)檔案管理人員積極參加，向他們講解大數(shù)據(jù)建設(shè)的概念、特征以及優(yōu)勢(shì)等，同時(shí)還要邀請(qǐng)?jiān)诖朔矫婢哂谐删偷膶＜?，為檔案管理人員講解目前大數(shù)據(jù)的實(shí)際發(fā)展動(dòng)態(tài)。

（二）基于大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案的管理平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)

信息化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)是主要的標(biāo)志，從事業(yè)單位當(dāng)中人事檔案管理角度講，想要規(guī)范有序的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，那么檔案管理部門必須歸納總結(jié)人員信息資料，這就需要做好收集工作、整理工作以及加工工作等，然后再讓其對(duì)接目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并將這些內(nèi)容歸納到大數(shù)據(jù)下檔案管理平臺(tái)當(dāng)中，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人員信息資料進(jìn)行管理，使其可視化得以實(shí)現(xiàn)，這樣就能夠深入分析一些有關(guān)數(shù)據(jù)。譬如：事業(yè)單位人員隊(duì)伍當(dāng)中所有職稱的具體占比情況，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以直觀地展示出來(lái)，同時(shí)還能夠與其他事業(yè)單位進(jìn)行直接比較，掌握自身存在哪些優(yōu)劣勢(shì)，然后針對(duì)劣勢(shì)進(jìn)行積極改正。

（三）深入挖掘和開(kāi)發(fā)人事檔案的信息資料

在信息化技術(shù)持續(xù)深入發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位當(dāng)中對(duì)人事檔案的管理不再是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的軟件運(yùn)用。云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)被廣泛運(yùn)用，因此挖掘人事檔案資料的工作面臨著新的挑戰(zhàn)，此形勢(shì)下，通過(guò)大數(shù)據(jù)建設(shè)管理人事檔案應(yīng)該以挖掘和開(kāi)發(fā)人員資料為主，全面歸納整理各部門當(dāng)中的所有人員信息資料，并將這些內(nèi)容歸納到同一個(gè)系統(tǒng)之中，然后建立與其對(duì)應(yīng)的檔案管理體系，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)良好溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)分級(jí)開(kāi)發(fā)以及挖掘人員資料的管理體系，進(jìn)而使開(kāi)發(fā)與挖掘人員資料的工作可以有序展開(kāi)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息時(shí)代事業(yè)單位大數(shù)據(jù)建設(shè)情況，會(huì)對(duì)人事檔案管理效果造成極大影響，所以，事業(yè)單位針對(duì)人事檔案的管理，必須積極進(jìn)行大數(shù)據(jù)建設(shè)，如：對(duì)大數(shù)據(jù)建設(shè)理念進(jìn)行宣傳;基于大數(shù)據(jù)對(duì)人事檔案的管理平臺(tái)進(jìn)行建設(shè);深入挖掘和開(kāi)發(fā)人事檔案的信息資料等，進(jìn)而在獲得高效的檔案管理效果的基礎(chǔ)上，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐義，應(yīng)鳴蕾，陳飛達(dá)等.按照"圖書(shū)情報(bào)與檔案管理"一級(jí)學(xué)科培養(yǎng)本科生的需求現(xiàn)狀——來(lái)自本科生的調(diào)查分析[J].圖書(shū)館論壇，2018，38（10）：78-84.

[2]高愛(ài)民，張長(zhǎng)林，劉芳等.檔案形成在前檔案管理在前——檔案形成在前理論在建設(shè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用[J].檔案管理，2017（5）：22-24.

作者簡(jiǎn)介：張彩云（1970.12）女，民族：漢，籍貫：內(nèi)蒙古赤峰市，學(xué)歷：本科，職稱：副高級(jí)，研究方向：檔案管理方面。