談加強(qiáng)機(jī)要文件管理的制度化建設(shè)

趙國(guó)聞

【摘? 要】文章介紹了如何做好機(jī)要文件的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還提出了培養(yǎng)到高素質(zhì)紀(jì)要人員、有效建立到機(jī)要管理工作長(zhǎng)效機(jī)制的方法。

【關(guān)鍵詞】機(jī)要文件;管理;經(jīng)驗(yàn)談

引言

機(jī)要文件能確定到了我國(guó)黨中央的路線(xiàn)以及方針等的紅色通道，同時(shí)也是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、溝通機(jī)關(guān)內(nèi)外的重要紐帶。為此做好機(jī)要文件管理的工作對(duì)我國(guó)黨中央發(fā)展具有了十分重要的意義，也是黨交給我們需要做好的工作。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好機(jī)要文件保密安全的前提

過(guò)去，我們單位沒(méi)有固定文件管理人員，也沒(méi)有固定專(zhuān)用機(jī)要文件室，硬件設(shè)施幾乎是個(gè)空白。對(duì)機(jī)要文件的保密安全留下重大隱患。對(duì)此，在全省軍工系統(tǒng)機(jī)要文件保密安全檢查時(shí)，對(duì)我單位提出了批評(píng)，并把我單位列為重點(diǎn)整改單位。這種局面引起了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，學(xué)院黨委立即把機(jī)要文件管理工作列入重要工作日程，在學(xué)院黨委會(huì).上作了專(zhuān)題研究。并提出了“領(lǐng)導(dǎo)重視，完善制度，提供條件，落實(shí)責(zé)任”的總要求，明確黨委委員、黨政辦主任具體分管機(jī)要工作，多次在黨委會(huì)和學(xué)院黨政辦會(huì)議.上安排部署加強(qiáng)機(jī)要文件管理工作。正是由于黨委領(lǐng)導(dǎo)的重視，并先后明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)機(jī)要文件工作，還設(shè)立了機(jī)要文件擬辦、保管專(zhuān)室，在硬件上徹底改變了過(guò)去的面貌，為學(xué)院做好機(jī)要文件管理工作提供了前提。為了使這項(xiàng)工作做得實(shí)而又實(shí)，細(xì)而又細(xì)，直接分管機(jī)要工作的黨委委員、黨政辦主任經(jīng)常到機(jī)要文件室實(shí)地檢查工作，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，提出指導(dǎo)性的工作意見(jiàn)，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)加以解決，初步形成了“領(lǐng)導(dǎo)重視，專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期檢.查”的長(zhǎng)效機(jī)制。

2.完善制度，是搞好機(jī)要文件保密安全的保障

俗話(huà)說(shuō)沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。機(jī)要文件管理工作是-項(xiàng)政治性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，為了使機(jī)要文件管理有章可循，我們根據(jù)上級(jí)要求和工作實(shí)際，從抓制度入手，使各項(xiàng)具體工作都作出了明確而嚴(yán)格的規(guī)定。在日常的工作中，我們發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)的丟失現(xiàn)象，主要根源在于錯(cuò)過(guò)了查找文件的最佳時(shí)間，因此加強(qiáng)機(jī)要文件管理工作，貴在平時(shí)，功在平時(shí)。我們堅(jiān)持以自查為主、領(lǐng)導(dǎo)督促為輔的方針，具體做到三查：一是查崗，就是定期不定期檢查機(jī)要員按時(shí)上下班情況，在崗值班情況，確保機(jī)要員一直處于待命狀態(tài)，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)以及秘書(shū)工作人員提供文件資料。二是查勤，就是堅(jiān)持每月檢查一次記錄本登記情況，文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及相關(guān)制度的落實(shí)情況。并將檢查結(jié)果作為年終考評(píng)依據(jù)，對(duì)于成績(jī)優(yōu)秀的實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于做的比較差的和錯(cuò)誤的地方進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。三是查漏，就是每季度檢查一次上級(jí)來(lái)文有沒(méi)有漏登現(xiàn)象，傳閱件有沒(méi)有漏傳現(xiàn)象，受文單位有沒(méi)有漏領(lǐng)現(xiàn)象，文件回收有沒(méi)有漏繳現(xiàn)象。通過(guò)平時(shí)的查漏，及早發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，以便贏得充足的時(shí)間，來(lái)解決這些問(wèn)題。

3.高素質(zhì)的機(jī)要管理人員是提高機(jī)要文件管理工作的基礎(chǔ)

3.1以馬列主義、毛澤東思想和科學(xué)發(fā)展觀

武裝機(jī)要文件管理人員的頭腦，提高機(jī)要文件管理人員的政治素質(zhì)和責(zé)任心要加強(qiáng)機(jī)要人員的馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個(gè)代表思想和科學(xué)發(fā)展觀的學(xué)習(xí)，堅(jiān)定其共產(chǎn)主義信仰，做到“任憑風(fēng)浪起，穩(wěn)坐釣魚(yú)臺(tái)，”任何時(shí)候，政治立場(chǎng)不動(dòng)搖。要經(jīng)常學(xué)習(xí)時(shí)事政治，洞察國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，培養(yǎng)敏銳的政治嗅覺(jué)，做到大風(fēng)大浪不迷航，嚴(yán)把黨的機(jī)密關(guān)。要反復(fù)學(xué)習(xí)有關(guān)政策、學(xué)習(xí)機(jī)要管理制度、學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)，做到“政策懂，制度熟、業(yè)務(wù)精。”

3.2倡導(dǎo)“三種精神，”提升機(jī)要人員的思想素質(zhì)

學(xué)院黨委在機(jī)要人員中大力倡導(dǎo)“三種精神”，即：不計(jì)報(bào)酬、樂(lè)于吃苦、默默奉獻(xiàn)的“老黃?！本?不計(jì)名利、扎實(shí)工作、腳踏實(shí)地的“馬前卒”精神;不計(jì)得失、忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的“螺絲釘”精神。正由于堅(jiān)持倡導(dǎo)“三種精神”，提升了機(jī)要人員的思想素質(zhì)，使我院機(jī)要工作做到“事事有人管，事事管到位”，機(jī)要工作有了質(zhì)的變化。

3.3貫徹“四到位”，為機(jī)要人員的工作提供全方位保證

為使機(jī)要人員做好工作，院黨委提出“四到位，”為機(jī)要人員的工作提供全方位保證。一是“人到位”。挑選政治思想好，責(zé)任心強(qiáng)，忠實(shí)可靠的專(zhuān)職機(jī)要人員配備到位。二是“工作場(chǎng)地到位”。配備專(zhuān)用的機(jī)要文件室，解決了過(guò)去“機(jī)要室、”“檔案室、”“閱文室”混雜的問(wèn)題。三是“設(shè)備設(shè)施到位”。為機(jī)要文件室配備了“三鐵二器一機(jī)，即“鐵門(mén)、鐵窗、鐵密碼柜、報(bào)警器、滅火器、電話(huà)機(jī)”等硬件設(shè)施。四是"待遇到位”。為解決機(jī)要人員后顧之憂(yōu)，堅(jiān)決按有關(guān)政策落實(shí)機(jī)要員崗位津貼，調(diào)動(dòng)了機(jī)要人員的工作積極性。

4.狠抓落實(shí)是搞好機(jī)要文件保密安全的關(guān)鍵

4.1來(lái)文登記，突出一個(gè)“細(xì)”字

對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的機(jī)要文件，專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)前去收取，對(duì)照清單逐份核對(duì)，準(zhǔn)確無(wú)誤后進(jìn)行登記。為此，我們做到：細(xì)查文件份數(shù)是否與清單相符，細(xì)看文件是否缺頁(yè)殘角，并對(duì)來(lái)文時(shí)間、來(lái)文機(jī)關(guān)、文號(hào)、份數(shù)、秘級(jí)、標(biāo)題都要作詳細(xì)的登記。

4.2文件分發(fā)，突出一個(gè)“快”字

按照上級(jí)發(fā)文范圍和編號(hào)，及時(shí)準(zhǔn)確地分發(fā)，并督促受文單位兼職機(jī)要員及時(shí)領(lǐng)取，對(duì)于出現(xiàn)文件滯留的單位在校內(nèi)辦公系統(tǒng)通報(bào)批評(píng)。對(duì)于需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件及時(shí)附箋，爭(zhēng)取學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天簽批。

4.3文件傳閱，突出一個(gè)“勤”字

由于文件傳閱過(guò)程中涉及人員多，既有院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也有一般的中層干部和文秘人員，文件安全存在著一定的隱患，因此文件傳閱是機(jī)要文件管理工作的重中之重，同時(shí)也是文件管理工作中最薄弱環(huán)節(jié)。因此，我們做到四“勤”。一是“腦勤”，即注意觀察領(lǐng)導(dǎo)同志工作特點(diǎn)，詳細(xì)了解各位領(lǐng)導(dǎo)的分工，力求掌握領(lǐng)導(dǎo)同志的工作規(guī)律，并根據(jù)機(jī)要文件的內(nèi)容和要求，把握好傳閱文件的最佳時(shí)機(jī)。二是“手勤”，即動(dòng)手記錄文件過(guò)程中的特殊情況，同時(shí)堅(jiān)持把領(lǐng)導(dǎo)未閱的文件放在最顯著的位置，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)批閱。三是“腿勤”，即要求機(jī)要人員給學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)同志送文每日?qǐng)?jiān)持兩送兩取，緊急文件第一時(shí)間當(dāng)面送呈，當(dāng)時(shí)取回，力爭(zhēng)每份機(jī)要文件能在一至二日內(nèi)傳閱完畢。四是“嘴勒”，即勤提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)閱文，經(jīng)常征求有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件管理工作的意見(jiàn)。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求相關(guān)人員在處理機(jī)要文件的過(guò)程中大力的弘揚(yáng)到求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，要能夠較大實(shí)體的從平凡的工作中理清思路，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)找出其中規(guī)律，才能做好機(jī)要文件保密安全的工作。

參考文獻(xiàn)

[1]李凌君. 加強(qiáng)機(jī)場(chǎng)安全管理制度文化建設(shè)在促進(jìn)安檢工作規(guī)范化發(fā)展中的重要作用[J]. 國(guó)際公關(guān)， 2019（8）.