新時(shí)期檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新

陳釗

[摘 要] 目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入高質(zhì)量快速發(fā)展軌道，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)中求進(jìn)的高質(zhì)量發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)有了極大的提高和進(jìn)步。但是面對(duì)當(dāng)前新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，特別是針對(duì)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的客觀需要，檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展也勢(shì)在必行，刻不容緩，特別是在理念、制度、體制機(jī)制、管理服務(wù)等諸多層面均需要加大創(chuàng)新力度，切實(shí)做到可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；創(chuàng)新

作為檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合客觀實(shí)際，深入調(diào)研，客觀分析和全面總結(jié)當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，并以此為基礎(chǔ)，積極探索檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新與實(shí)踐。

但從全局來(lái)看，檔案規(guī)范化管理的創(chuàng)新與實(shí)踐的重要途徑主要還是包括對(duì)檔案管理者理念觀念的創(chuàng)新、檔案管理制度的完善和創(chuàng)新、檔案信息化管理方式的創(chuàng)新、檔案管理服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新以及對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)等方面，真正實(shí)現(xiàn)在新形勢(shì)下檔案管理的新突破。

一、新形勢(shì)下檔案管理的思想觀念創(chuàng)新

檔案管理思想觀念的創(chuàng)新，要求檔案管理工作人員對(duì)自己專業(yè)的高度認(rèn)同與深入調(diào)研，這更是做到檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的靈魂，更是新形勢(shì)下所賦予檔案管理工作者的基本素質(zhì)。因?yàn)橹挥袌?jiān)持思想理念的不斷創(chuàng)新，才能更加有效地推進(jìn)管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新，才能真正做到與時(shí)俱進(jìn)，才能真正符合客觀實(shí)際的需求。

相反，如果作為檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，缺少積極探索的精神，就無(wú)法滿足檔案管理針對(duì)客觀實(shí)際的需求，就無(wú)法推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

同時(shí)，當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、智能化也需要我們不斷更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取。否則，盡管可能有一流的檔案管理?xiàng)l件，一流的辦公和存儲(chǔ)館舍等，也很難保證提供有價(jià)值、有水平、快捷高效的檔案服務(wù)。

檔案管理思想觀念的創(chuàng)新，首先要客觀分析當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，緊跟時(shí)代步伐，增強(qiáng)思想觀念理念創(chuàng)新的緊迫感和責(zé)任感。

其次要切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案重管理輕利用的錯(cuò)誤思想，以主動(dòng)服務(wù)的精神，讓沉睡的檔案活躍起來(lái)，不能在繼續(xù)執(zhí)行僵化、封閉式服務(wù)，真正在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中讓檔案發(fā)揮其實(shí)際作用，使檔案管理工作真正成為一種開(kāi)放式服務(wù)。

再次，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，切實(shí)提高檔案管理的信息化、智能化，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理+N服務(wù)”的智能化管理模式[1]。

二、積極探索檔案管理制度的完善與創(chuàng)新

制度是做好管理工作的首要前提，只有管理制度的不斷完善和創(chuàng)新，才能為管理工作的有效落實(shí)提供強(qiáng)有力的支撐。

科學(xué)規(guī)范檔案管理工作必須要明確工作職責(zé)，清晰工作流程，量化管理標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理的可操作性。做到分層次、分類別，區(qū)分結(jié)構(gòu)，形成體系。

第一，應(yīng)制定符合客觀需求，具有可操作性的規(guī)范管理制度。

制度的科學(xué)規(guī)范是做好管理工作的先驅(qū)條件。目前傳統(tǒng)的檔案管理制度和方式已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際需要，也不具備現(xiàn)實(shí)可操作性。

客觀實(shí)際需要我們堅(jiān)持新發(fā)展理念，積極探索建立完備的符合實(shí)際需要的可持續(xù)的管理制度。在制定檔案管理制度過(guò)程中，要結(jié)合工作實(shí)際，深入研究各類檔案的實(shí)際特點(diǎn)和存檔要求。

同時(shí)還要充分考慮當(dāng)前的各項(xiàng)法律法規(guī)，運(yùn)用法治思維制定出現(xiàn)實(shí)可行的管理制度，并以此為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，研究制定檔案管理工作的短期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，形成不同階段性管理目標(biāo)。真正使制定出臺(tái)的檔案管理制度更有價(jià)值，更具可操作性，更符合實(shí)際工作需要。

第二，科學(xué)建立檔案培訓(xùn)制度。

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該針對(duì)不同的管理群體，采取區(qū)分對(duì)象、劃分層次、測(cè)定需求等有效方式，制定有針對(duì)性按需培新計(jì)劃，并精準(zhǔn)實(shí)施培訓(xùn)，確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)得到全面提升。

在實(shí)施培訓(xùn)的過(guò)程中，要請(qǐng)專業(yè)人員講授檔案管理實(shí)際操作的技巧和注意事項(xiàng)，確保培訓(xùn)質(zhì)量，切實(shí)提高有效性。真正滿足參加培訓(xùn)者實(shí)際需要。

通過(guò)科學(xué)規(guī)范的教育培訓(xùn)，確保檔案管理人員切實(shí)提高管理水平，有效推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

第三，明確建立檔案檢查制度。

檔案主管部門(mén)及檔案主管人員應(yīng)嚴(yán)格明確檔案檢查的意義、檢查的內(nèi)容、檢查的流程等，確保檔案管理人員針對(duì)檔案管理工作高度重視，決不能應(yīng)付了事，嚴(yán)格要求檔案管理員了解檔案整理技術(shù)，要針對(duì)檔案的完備性、資料齊全性以及檔案的品質(zhì)及數(shù)量進(jìn)行不定期檢查，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的緊迫感和責(zé)任感。

第四，建立權(quán)責(zé)清晰的檔案管理責(zé)任追究制度。

依據(jù)相關(guān)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，建立嚴(yán)格明晰的檔案責(zé)任追究制。確保檔案管理人員針對(duì)檔案管理工作做到歸檔及時(shí)、資料齊全、建檔規(guī)范。層層落實(shí)監(jiān)督監(jiān)管職責(zé)，對(duì)于檔案管理失職失責(zé)的當(dāng)事人嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)[2]。

三、積極探索檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新

1.在用人方面建立以人為本的用人機(jī)制。

高度重視和積極培養(yǎng)高精尖檔案管理人才，并充分發(fā)揮他們的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和職能作用，真正做到人盡其才，確保檔案管理在人的作用下全面提升，逐漸使檔案管理人員真正成為“通用型”和“復(fù)合型”人才。

2.在競(jìng)爭(zhēng)方面建立優(yōu)勝劣汰的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。

針對(duì)檔案管理在頂層涉及上要明確管理目標(biāo)、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理范圍、管理要求，層層分解工作職責(zé)，做到權(quán)責(zé)清晰，責(zé)任到崗、到人。針對(duì)在檔案管理工作中有創(chuàng)新有業(yè)績(jī)應(yīng)大力給予表彰，對(duì)于檔案管理工作中管理有漏洞、失職失責(zé)人員嚴(yán)厲給予批評(píng)，適時(shí)做出崗位調(diào)整，形成優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，真正做到能者上庸者下的管理格局。

3.在服務(wù)手段上要在智能化信息化尋求創(chuàng)新突破。

要充分借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化手段，積極協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門(mén)，建立有效的銜接，實(shí)現(xiàn)資源共享、數(shù)據(jù)對(duì)接，充分借助電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和完善檔案管理的存儲(chǔ)、分類、檢索、查詢等功能，在法律法規(guī)的框架下，針對(duì)符合公開(kāi)且在當(dāng)事人授權(quán)的情況下適當(dāng)公開(kāi)和流轉(zhuǎn)部分檔案信息，最大限度地方便檔案使用者查詢和利用。真正實(shí)現(xiàn)讓信息數(shù)據(jù)多跑路，讓老百姓或?qū)嶋H需求者少跑腿[3]。

4.在服務(wù)內(nèi)容方面充分借助征信體系建設(shè)引入信用檔案建設(shè)機(jī)制。

在全面建立信用檔案管理制度的基礎(chǔ)上，科學(xué)規(guī)范開(kāi)展信用檔案建設(shè)是全面建立征信體系的客觀需要。通過(guò)科學(xué)合理的利用，真正能發(fā)揮出檔案資料的重要價(jià)值，切實(shí)使檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的實(shí)用性和優(yōu)越性。

四、積極探索創(chuàng)新檔案信息化管理模式

隨著信息化、智能化的飛躍發(fā)展，我們針對(duì)各類檔案的管理，應(yīng)積極探索信息化手段。

重點(diǎn)是針對(duì)各類檔案統(tǒng)一編號(hào)建檔，同時(shí)針對(duì)建檔人員基礎(chǔ)信息統(tǒng)一錄入電腦，形成電子名單及查詢目錄，詳細(xì)標(biāo)明每一份檔案所在的盒、架等位置信息，極大地方便了查詢。

同時(shí)我們會(huì)積極探索建立電子檔案，主要是針對(duì)建檔當(dāng)事人相關(guān)需要存檔材料全部掃描形成電子文稿，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案兩份材料，統(tǒng)一編制二維碼，逐步形成方便快捷的電子查詢手段。

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的管理模式不斷邁向新的發(fā)展階段，思想守舊和觀念落后必將阻礙檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此我們作為檔案管理的具體工作者必須要站在時(shí)代前列，與時(shí)俱進(jìn)，謀求創(chuàng)新，面對(duì)新的歷史時(shí)期檔案工作新的發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極研究探索檔案管理的客觀發(fā)展規(guī)律，充分利用信息化手段，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理+N服務(wù)”智能化管理領(lǐng)域謀求突破，以擔(dān)當(dāng)作為時(shí)代精神為檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的青春和力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展方向和管理方法[J].田鑫.辦公室業(yè)務(wù).2019（01）

[2]互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案管理存在的不足及應(yīng)對(duì)之策[J].唐越.中外企業(yè)家.2019（07）

[3]檔案信息管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用[J].李冰馨一.辦公室業(yè)務(wù).2019（10）

[作者單位]

白城市社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)管理局