淺析會計電算化的內(nèi)部控制

【摘要】本文的主要內(nèi)容是對會計電算化含義進行深層理解，了解企業(yè)在內(nèi)部控制方面的具體影響因素，分析目前的會計電算化系統(tǒng)環(huán)境和今后面臨的控制方面的問題，針對電算化會計系統(tǒng)進行針對性分析，提出解決方案，以保證會計電算化在實際的企業(yè)運用中安全、正常并有效。

一、對會計電算化含義的深層理解

會計工作應(yīng)用于電子計算機的過程被稱作會計電算化，在此過程中，運用電子科技將數(shù)據(jù)進行處理，在進行財務(wù)管理和會計核算過程時，為了提高工作效率和管理水平，計算機領(lǐng)域的新技術(shù)和理論、數(shù)據(jù)庫、控制論、系統(tǒng)論、信息論都會應(yīng)用其中，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，獲取最大的經(jīng)濟利益。

在數(shù)據(jù)處理程序、數(shù)據(jù)儲存形式、會計核算方法上，應(yīng)用會計電算化之后，發(fā)生了巨大變化，不但將會計信息質(zhì)量進行提高，同時將會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域拓寬，從會計技術(shù)和會計理論上改變了審計和內(nèi)部控制的技術(shù)和方法，逐步完善了會計管理制度，為今后的科技進步奠定了良好基礎(chǔ)。會計電算化的出現(xiàn)，實現(xiàn)了會計實物的徹底改革。雖然依照表面現(xiàn)象看，整個會計電算化過程僅是會計核算過程和電子信息技術(shù)的融合，但實際上會從本質(zhì)上提高會計核算精確程度和運算速度，實現(xiàn)自動化記賬，減輕工作人員的工作壓力。通過會計電算化的廣泛應(yīng)用，必將引發(fā)工作分工和組織分化的熱潮，不單單是將核算方法與工具進行改進，更是讓整體工作人員從自身出發(fā)，提高知識水平和工作素質(zhì)，從工作質(zhì)量和工作效率兩方面促進行業(yè)轉(zhuǎn)變，在增加企業(yè)經(jīng)濟效益的同時發(fā)展科學(xué)技術(shù)，從各個方面為會計行業(yè)帶來改變。

二、內(nèi)部控制如何受到會計電算化影響

（一）介質(zhì)的存儲

早前的會計工作環(huán)境，主要是以手工為主，即用紙張對公司的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記錄，根據(jù)處理過程的不同進行分類，具體有會計報表、會計賬簿、記賬憑證、原始憑證等。會計人員通過紙張進行工作記錄，將紙質(zhì)版文件作為會計過程的原始證件，一旦出現(xiàn)被修改篡改現(xiàn)象，工作人員很快就能根據(jù)修改痕跡發(fā)現(xiàn)問題從而在第一時間內(nèi)進行處理和解決，這便是紙質(zhì)會計記錄的一個特征，即容易辨識修改。相比于紙質(zhì)的記錄，會計電算化不容易識別，由于操作的過程都是在電腦上完成，因此進行修改時難以發(fā)現(xiàn)修改痕跡，從而對于工作和業(yè)務(wù)的原件記錄，容易產(chǎn)生不必要的麻煩和困擾。

（二） 交易授權(quán)

內(nèi)部控制的基礎(chǔ)過程是批準(zhǔn)控制和授權(quán)。在早前的會計系統(tǒng)下，手工操作造成進行經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，各項環(huán)節(jié)都需要手工完成，簽章審查成為每個環(huán)節(jié)必備的要素，因此每項過程都是嚴格進行，幾乎不會出現(xiàn)審查錯誤的情況。電算化會計系統(tǒng)的應(yīng)用，從操作過程上進行簡化，避免了層層審核的制度，整體過程快捷，但是對于復(fù)核、審查功能來說，功能的減弱成為不得不考慮的一個問題。

（三）內(nèi)部控制范圍

交易處理是內(nèi)容控制的傳統(tǒng)過程，隨著電算化會計的出現(xiàn)，將計算機技術(shù)應(yīng)用其中，從控制措施和工作內(nèi)容上都增加了新內(nèi)容。由于在系統(tǒng)的運行和建立過程中，內(nèi)部控制發(fā)生了巨大變化，主要表現(xiàn)在范圍上，增加了許多新的控制內(nèi)容，包括系統(tǒng)維護人員和管理員的崗位責(zé)任控制、計算機操作管理控制、計算機病毒防治控制、會計信息保護控制、磁盤保護控制、程序修改控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、系統(tǒng)安全控制等，都是傳統(tǒng)系統(tǒng)中沒有的內(nèi)容。

（四）內(nèi)部控制形式

電算化會計的出現(xiàn)，從兩方面影響了內(nèi)部控制形式。一方面，對于內(nèi)部控制的一些措施，電算化的應(yīng)用將操作過程進行轉(zhuǎn)移，從手工完成轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C完成；另一方面，電算化過程減少了先前不必要的操作過程。會計電算化的應(yīng)用，將程序控制與人工控制相結(jié)合，以最快捷、有效的方式將各類控制功能融匯于應(yīng)用程序中。

三、主要出現(xiàn)的問題

（一）復(fù)合型會計人才緊缺

對于一般的會計從業(yè)人員來說，所掌握的理論和知識僅夠傳統(tǒng)的操作和過程控制，對于電算化會計而言，現(xiàn)有的知識數(shù)量和管理理念不能滿足要求。因此，復(fù)合型的電算化應(yīng)用人員緊缺，需要在現(xiàn)有知識基礎(chǔ)上掌握更多的技術(shù)維修、財務(wù)軟件使用、計算機應(yīng)用知識。

（二）未能充分認識會計電算化

目前，人們對于電算化會計的認識未達到理想效果，究其原因，是因為電算化事業(yè)在我國起步晚，未能將電算化技術(shù)普及。很多應(yīng)用電算化的企業(yè)并不是真正考慮到了電算化對于行業(yè)帶來的影響，僅僅是考慮到工作效率和經(jīng)濟利益，對于整體行業(yè)的發(fā)展未能充分認識。因此，思想上的不到位為今后的電算化發(fā)展起到消極的影響。

（三）審計過程難度增加

電算化會計系統(tǒng)應(yīng)用之后，一改往日的傳統(tǒng)環(huán)境，不再遵照嚴格的程序要求，不能再直觀的進行審計線索審查，最直接的表現(xiàn)就是：手工完成的財務(wù)日記、明日賬目無從查找，程序過程的處理無法核查。因此，電算化審計相比于手工操作具有更大的風(fēng)險。

（四）遵照了職務(wù)分離原則

職務(wù)分工的原則不能在內(nèi)部控制的實施和建立上運行，因為在通常情況下，經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動步驟的第一項是授權(quán)、接下來是簽發(fā)、核準(zhǔn)，最后是執(zhí)行和記錄。如果將職務(wù)分工應(yīng)用于此，那么在電算化系統(tǒng)的使用過程中，工作人員只能接手一部分工作內(nèi)容，許多其他的重點工作步驟都無法同時進行，因此對于整體的運行和監(jiān)督管理來說，職務(wù)分工會使控制管理失去部分效用。

四、問題解決的方案對策

（一）人員管理

在系統(tǒng)運行過程中，要想對各類人員進行分離，就需要采用電算化系統(tǒng)的組織控制職能，將相應(yīng)的規(guī)章和管理制度相融合，為會計信息營造可靠、真實的環(huán)境，為制約和監(jiān)督增加可行性。對于問題解決，人員管理的加強是首要解決的問題，應(yīng)設(shè)立專門、獨立的電算化會計部門，對相關(guān)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)記錄通過電算化方式進行處理，其他的各個部門再進行更為具體的操作過程，從而將出現(xiàn)錯誤的可能性降到最低，有助于管理和控制。此外，適當(dāng)?shù)娜藛T分工也避免了越權(quán)現(xiàn)象和非法操作。

（二）思想認識

對于使用電算化系統(tǒng)，最終的目的是要進行內(nèi)部控制，但是如果出現(xiàn)通過非法途徑取得口令、私自修改數(shù)據(jù)、惡意篡改程序、不遵照系統(tǒng)制度等情況，即使有完整的規(guī)章制度和性能優(yōu)良的軟件，也不能達到最終的目的。所以，提高思想認識、提升能力素質(zhì)、行為準(zhǔn)則、道德規(guī)范是企業(yè)管理中的一項任務(wù)，對于管理的高層人員來說，普通員工的培養(yǎng)和選用，是應(yīng)該高度重視的。只有加強工作人員的業(yè)務(wù)水平和道德觀念，才能以誠信的形象從事工作，在現(xiàn)有的優(yōu)良系統(tǒng)環(huán)境下，為企業(yè)帶來更多的效益。

（三）安全控制對于系統(tǒng)的重要性

為了避免出現(xiàn)運行問題和潛在的安全隱患，必須加強安全控制。加強的主要內(nèi)容有：環(huán)境的安全和接觸控制。接觸控制是保證資源的安全，防止其他人私自使用資源，造成資源流失。具體的過程如下：對于企業(yè)內(nèi)部線訂立嚴格規(guī)范的操作制度，公司的電腦只能由專業(yè)人員進行操作；接下來是安全密碼的設(shè)置；然后是操作過程的分階段，將數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)儲存兩個階段相分離；最后的過程就是記錄，將每一次的操作過程都進行記錄。對于環(huán)境安全的保護來說，最重要的就是減少外界因素的干擾，從而減少影響。具體的操作過程:安裝供電操作系統(tǒng)、配備具有保護性質(zhì)的設(shè)備、對于機房的環(huán)境加強保護。通過安全控制，可以為未來的發(fā)展環(huán)境提供良好的基礎(chǔ)。即使在未來的發(fā)展過程中，出現(xiàn)了故障，也能夠及時找到事故原因，最快地解決問題，不會出現(xiàn)大面積系統(tǒng)癱瘓和眾多系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的情況。此外，在聯(lián)機系統(tǒng)中，多級口令系統(tǒng)的使用更能增加安全系數(shù)，增加一道身份識別的程序，從而更全面地進行系統(tǒng)保護。

（四）系統(tǒng)控制的重要性

對于電算化系統(tǒng)而言，要從源頭上進行安全加強和控制，應(yīng)該設(shè)立專門的系統(tǒng)，由專門的工作人員進行業(yè)務(wù)的審查和復(fù)審，防止錯誤的出現(xiàn)。此外，還可以采用編碼制度，在進行會計業(yè)務(wù)時，可以進行規(guī)范化的管理，同時提高業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和效率。對系統(tǒng)進行新的改革，建立適應(yīng)性控制，可以針對不同的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r作出及時的調(diào)整，同時，邏輯控制也應(yīng)加強，增強系統(tǒng)的差錯功能。在具體的操作過程中，失誤的出現(xiàn)是必然的，因此數(shù)據(jù)溢出性檢測是很有必要的，減少數(shù)據(jù)失真，為信息的存檔增強安全保護。因此，加強會計電算化系統(tǒng)十分重要。

五、建立內(nèi)部控制的相關(guān)制度

（一）對操作程序加強控制

針對會計電算化，加強程序操作是目前面臨的新要求。應(yīng)該制定相關(guān)的操作規(guī)范和上機守則，從而減少出現(xiàn)事故的概率，減少過程中的誤差。對于操作規(guī)程，主要的內(nèi)容是規(guī)定了具體的操作步驟、操作要求、情況處理、設(shè)備使用情況及說明，具體的內(nèi)容有：相關(guān)人員才能進出機房，未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)；數(shù)據(jù)錄入過程應(yīng)參照嚴格的要求，必須備有原始憑證；對于出現(xiàn)的疑問，不能擅自作出主張，應(yīng)與錄入人員及時核對；數(shù)據(jù)管理人員應(yīng)該恪盡職守，對于現(xiàn)有資料要嚴格保密；對于規(guī)定數(shù)據(jù)以外的資源，不擅自采用；發(fā)生錯誤時，應(yīng)依據(jù)系統(tǒng)及時改正；工作人員在進行操作時，應(yīng)嚴格遵照制度不能隨便離開；對于重要的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時做好備份。上機守則的主要內(nèi)容就是機房的一般性工作要求。雖然有相關(guān)的制度規(guī)范，但是隨著公司的不斷發(fā)展，也應(yīng)當(dāng)及時調(diào)整，才能從真正意義上加強操作程序的控制。

（二）對內(nèi)部控制進行有效實施

對于現(xiàn)有的制度來說，保證實施才是關(guān)鍵。企業(yè)對于內(nèi)部控制，在建立的基礎(chǔ)之上更應(yīng)該注重領(lǐng)導(dǎo)的能力，在高層管理人員的帶動下，才能有效實施內(nèi)部控制。與此相對的工作人員，從事會計行業(yè)，控制是最主要的。例如進行軟件程序時，出現(xiàn)了無法自動執(zhí)行的特殊情況時，就應(yīng)該及時對會計的原始憑證進行核對，將整體的過程進行細致的檢查和監(jiān)督，從而真正發(fā)揮工作人員的作用。依照目前的情況來看，財務(wù)人員的責(zé)任心和職業(yè)道德是控制過程實施的必要保證，只有具備了這些，才能在電算化會計系統(tǒng)中施展拳腳，才能滿足工作要求。因此，加強系統(tǒng)的維護和管理、加強工作人員的知識量和專業(yè)技能是保證系統(tǒng)高效、安全運行的條件。此外，對于電算化會計的審計過程，要想培養(yǎng)工作人員的能力，就要做到以下兩點：一是加強合作，為工作人員增加知識的灌輸，盡快成為知識復(fù)合型的人才，盡早成為專門的技術(shù)人員，為會計電算化增加貢獻；二是加強實際應(yīng)用，定期開展培訓(xùn)活動。

（三）內(nèi)部控制中，加強審計過程

要想知道管理控制和會計控制是否正常運行，充分發(fā)揮效用，就必須依靠審計人員進行系統(tǒng)調(diào)查，依據(jù)試驗進行內(nèi)部控制現(xiàn)狀的評價。在具體操作過程中，審計人員首先要征詢負責(zé)人的同意，然后進行操作，將每一步的工作內(nèi)容都進行記錄，最后利用系統(tǒng)制作內(nèi)部情況的調(diào)查報告，從而對以后的會計電算化審計做出參考依據(jù)。

（四）對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強控制

目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在飛速發(fā)展，加強公司的網(wǎng)絡(luò)安全控制是各個公司首要考慮的問題。針對網(wǎng)絡(luò)安全控制，應(yīng)用平臺、操作系統(tǒng)平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺、通信平臺都是需要規(guī)范和采取安全措施的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)層次。身份識別、訪問控制和數(shù)據(jù)保密都是網(wǎng)絡(luò)安全的主要性能指標(biāo)，像VPN，即隧道技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、訪問控制技術(shù)、加密技術(shù)等都是可以采用的安全技術(shù)，可以提高上述的性能指標(biāo)，從而多層次地為安全體系提供保護。在眾多的問題解決技術(shù)上，對于Internet安全問題的解決，VPN是最佳的選擇。此外，接入口的安全、網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)等都是應(yīng)該同步考慮的問題。因此，接入口保密、采用光纖傳輸都是提高網(wǎng)絡(luò)安全性的重要措施。

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作者簡介：呂新艷（1974-），女，河南商丘，本科，商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：經(jīng)濟類學(xué)科。

（責(zé)任編輯：劉影）