工程檔案開發(fā)利用的方法和途徑

徐華

【摘要】水利工程是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主要命脈，而水利檔案對(duì)于水利工程具有至關(guān)重要的使用價(jià)值。本文就水利工程檔案的開發(fā)和利用進(jìn)行探討，針對(duì)目前存在的幾個(gè)主要問題提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，以將工程檔案的價(jià)值最大化發(fā)揮。

【關(guān)鍵詞】工程檔案;開發(fā)利用;方法

水利工程檔案是國家寶貴的財(cái)富，更是考察水利建設(shè)的重要依據(jù)，其不僅能夠?qū)⑺こ探ㄔO(shè)的實(shí)時(shí)情況進(jìn)行記錄和反映，還能夠進(jìn)一步挖掘其潛在資源，有效開發(fā)和利用促進(jìn)對(duì)工程建設(shè)的積極影響，進(jìn)而推動(dòng)工程事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，為其提供重要的參考依據(jù)。因此，要總結(jié)工程檔案開發(fā)利用中存在的問題，有意識(shí)有計(jì)劃地做好相關(guān)開發(fā)工作。

一、水利工程檔案管理上存在的不足

（一）檔案管理制度不健全。由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門的重視程度不夠，認(rèn)為其只是一個(gè)資料整理和歸檔的簡(jiǎn)單工作，因此相關(guān)的規(guī)章制度制定不夠完善。一些基礎(chǔ)性的水文、氣象資料并沒有及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行收集和整理，甚至常常出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象，進(jìn)而對(duì)于水利工程的建設(shè)帶來不利的影響。與此同時(shí)，個(gè)別工作人員只注重工程現(xiàn)場(chǎng)的管理情況，對(duì)于檔案資料的管理流于形式，大部分水利工程項(xiàng)目在工程快要竣工的時(shí)候才進(jìn)行相關(guān)資料的收集整理，而很多關(guān)鍵之處的數(shù)據(jù)全部是亂寫，造成資料失真，對(duì)于后續(xù)的水利工程管理帶來負(fù)面影響。個(gè)別時(shí)候，工作人員借閱檔案時(shí)登記制度不健全，使得檔案資料存在丟失現(xiàn)象。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。大部分檔案管理工作人員對(duì)于自身崗位工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，重視程度不足。再加上個(gè)別水利工程檔案管理部門的硬件設(shè)施投入不足，很多地方通風(fēng)采光很差，受潮嚴(yán)重。對(duì)于十分重要的水利工程檔案沒有加密，使得其安全保密性不強(qiáng)，沒有經(jīng)過審批就隨意被借閱出去。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。目前大部分水利檔案管理部門缺乏檔案管理專業(yè)畢業(yè)的人才，老一輩檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)大都老化，尤其是信息技術(shù)的引入使得老員工不能夠熟練操作各項(xiàng)系統(tǒng)。對(duì)于電腦不熟悉，對(duì)于影像資料不了解，重要資料沒有及時(shí)進(jìn)行備份。還有個(gè)別部門對(duì)于檔案資料的維護(hù)缺少現(xiàn)代化管理方法，沒有構(gòu)建統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，進(jìn)而影響到檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理缺乏有效監(jiān)督。檔案管理工作離不開有效的監(jiān)督，這使得在實(shí)際工作過程中，工作人員對(duì)于檔案管理抱著散漫、消極的工作心態(tài)，使得工作效率和質(zhì)量得不到保障，各方面數(shù)據(jù)資料不能保證其準(zhǔn)確性和及時(shí)性。像水利工程檔案管理這種邊緣性的工作，常常容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，所以檔案管理缺乏有效的監(jiān)督是影響其開發(fā)利用的因素之一。再加上，越來越多的紙質(zhì)檔案變成了電子檔案得以儲(chǔ)存，雖然這種方式能夠在一定程度上提升檔案信息資源的快速檢索和利用，但是由于網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性和共享性，如果儲(chǔ)存方式不佳，就很容易造成檔案信息泄露，進(jìn)而帶來不必要的損失。

（五）檔案管理信息化程度不高。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已經(jīng)被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)中去?，F(xiàn)代水利工程的建設(shè)也需要大力引入信息技術(shù)，構(gòu)建專門的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以此來滿足現(xiàn)代工程的實(shí)際需求。這不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理部門物質(zhì)空間使用面積大的缺點(diǎn)，還能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳輸達(dá)到無紙化辦公的目的，大大提升了檔案管理人員的工作效率，減輕其工作負(fù)擔(dān)，解決了傳統(tǒng)檔案管理中滯后的管理模式。除此之外，水利工程的建設(shè)和其他的企業(yè)單位管理不一樣，相關(guān)的檔案管理模式和內(nèi)容資料不一樣。由于工期的限制，個(gè)別建設(shè)單位依然使用紙質(zhì)文件，有信息化意識(shí)的單位也是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為電子文件的形式。

二、水利工程檔案開發(fā)利用的方法

（一）引入信息技術(shù)，奠定開發(fā)基礎(chǔ)。在信息化時(shí)代，信息資料的利用具有重要的戰(zhàn)略作用。檔案管理部門必須要加大信息技術(shù)的引入力度，從硬件設(shè)施到軟件系統(tǒng)，都要著重進(jìn)行引入和管理。由此促使每個(gè)工作人員都能夠熟練操作系統(tǒng)，減少檔案存儲(chǔ)的空間，提升工作人員工作效率，促進(jìn)檔案資源走向現(xiàn)代化和智能化。組建專門的技術(shù)檔案工作室，形成分層管理的網(wǎng)絡(luò)，聘請(qǐng)專門的技術(shù)管理人員，帶領(lǐng)各個(gè)小組管理好自己的檔案。加強(qiáng)工程建設(shè)各個(gè)部門之間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，讓各個(gè)部門能夠進(jìn)行有效的交流和溝通，由此順利開展檔案收集工作。

（二）充分整合資源，提高開發(fā)活力。要想開發(fā)檔案資料，充分整合資源是發(fā)展的重要方向。檔案管理部門要做好工程檔案開發(fā)利用規(guī)劃工作，不僅要考慮到工程建設(shè)涉及的方方面面，還需要考慮到自身規(guī)模的大小和實(shí)際發(fā)展情況。注重梳理現(xiàn)階段檔案管理面臨的重要問題，針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘，認(rèn)識(shí)檔案在工程建設(shè)中的重要作用，由此激發(fā)檔案利用的活力，切實(shí)發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案管理部門要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章條例對(duì)資料進(jìn)行分類和歸檔，避免資料的遺漏和丟失，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，豐富檔案的編研成果，從而將分散的檔案資源進(jìn)行整合，讓利用者在第一時(shí)間享受多樣化的服務(wù)，將檔案開發(fā)工作變得更加開放多樣。

（三）積極拓展手段，提高開發(fā)水平。應(yīng)當(dāng)立足于水利工程行業(yè)，重視各個(gè)環(huán)節(jié)的服務(wù)內(nèi)容，注重檔案管理的變化以及實(shí)際對(duì)檔案的需求程度。重點(diǎn)開發(fā)針對(duì)性更強(qiáng)的檔案信息產(chǎn)品。例如，檔案管理部門可以在一些和水有關(guān)的活動(dòng)上印刷和本工程相關(guān)的內(nèi)容和圖冊(cè)，加大力度對(duì)社會(huì)進(jìn)行宣傳。通過工程檔案的介紹和展覽，有效將水利工程檔案資源盤活，同時(shí)積極拓展宣傳手段，豐富宣傳方式，基于數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)上，借助多種媒介吸引更多的閱讀者。相關(guān)水利單位不僅要宣傳水利工程的相關(guān)信息，還需要提醒廣大群眾注意保護(hù)生態(tài)環(huán)境，有效避免污染水資源，關(guān)注水利和人們的生活息息相關(guān)，切實(shí)提升大家對(duì)水陸一體的綠色認(rèn)識(shí)。密切聯(lián)系社會(huì)動(dòng)態(tài)，借助廣播電視等媒體形式完善檔案流程的對(duì)接服務(wù)，將以往的查詢檔案資料模式變成跟蹤服務(wù)，推廣檔案利用的價(jià)值和潛在功能。運(yùn)用完善的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)對(duì)工程檔案信息資源進(jìn)行利用，切實(shí)增強(qiáng)其利用水平。

（四）全面共享資源，提高開發(fā)成效。開發(fā)利用作為水利工程檔案龐大的系統(tǒng)性工程，工作人員應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮其主動(dòng)性和創(chuàng)造性，根據(jù)工程建設(shè)的緊迫性和重要次序，確定檔案開發(fā)利用的實(shí)際順序，然后按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)逐步開展相關(guān)工作。為了遵循檔案管理服務(wù)的基本原則，工程建設(shè)各個(gè)單位需要聯(lián)合起來，借助自身的電子信息權(quán)利，運(yùn)用快捷方便的方式提供基本檔案信息服務(wù)。組織和開展工程檔案開發(fā)利用工作，運(yùn)用統(tǒng)一的信息系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行高度共享。切忌用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去衡量檔案資源的管理過程，更不能脫離實(shí)際，而是要兼顧工程建設(shè)以后的發(fā)展道路，將目標(biāo)放長遠(yuǎn)，基于各自需求和實(shí)際基礎(chǔ)，進(jìn)一步開發(fā)適用的工程檔案信息資源。最終減少工作人員的工作量，切實(shí)提升檔案開發(fā)工作的成效。

三、結(jié)語

工程檔案管理能夠有效提升行業(yè)的建設(shè)管理水平，工作人員要積極拓展檔案開發(fā)利用手段，促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化與信息化，提高水利工程檔案開發(fā)利用的活力、水平與成效，使其更好地服務(wù)于水利事業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

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